航天产品档案数字化建设实践与思考_靳婷婷.pdf

现代办公Modern Office 第 178 页2023/2 （下）总第405期航天产品档案数字化建设实践与思考文/西安微电子技术研究所靳婷婷中国航天科技集团有限公司2018年工作会议上提出“建设数字航天，推动航天数字化产品、数字化研制、数字化管理和数字化产业协同发展。”数字化转型已成为集团公司发展的主旋律。航天企业档案部门应当抓住此机遇，逐步完成航天产品档案数字化工作，助力企业转型升级，提升经济效益。一、航天产品档案数字化工作困难与现状（一）档案数据只实现条目级管理。笔者所在企业所用档案管理软件为综合档案管理软件，截至2019年底已入库产品档案131182份，档案管理系统采集的数据有：档号、题名、编制单位、密级、图号、归档日期、阶段标记、页数、份数、责任者、保管期限、子项代号、立卷日期、地区代字、存放位置等信息，只完成档案数据库条目级管理，尚未开展馆藏航天档案数字化工作。（二）档案管理软件未充分开发利用。综合档案管理软件V3.5版本自带现行文件、预立案卷、档案管理、借阅管理、专题打印和系统维护6个模块，从软件安装起到2019年底，企业档案管理员只应用了档案管理这一模块的案卷新增和文件著录功能。航天产品档案日常管理基本还处于手工模式，未充分将档案管理软件与日常航天产品档案管理工作进行紧密有机联系，档案管理软件功能的实现和开发利用还急需探索应用。（三）对“人”“财”“物”投入还需加大。1.基础设备。航天产品档案数字化工作以前期大量的物质投入为基础，目前档案部门虽然每人都配备了电脑，为航天产品档案数字化工作配备了一台高速扫描仪和一台平板扫描仪，对已经入库需要进行数字化转换的近13万份传统载体档案基础设备明显配备不足。2.档案软件应用与升级。综合档案管理软件3.5版本，档案管理员只应用了档案管理模块中的部分功能，由于该软件不是本单位信息化部门自己做的，除了已经开启使用的档案管理这个模块外，如需使用其他模块并得到软件公司的技术支持，每年还需给软件公司支付系统维护费用。由于用户对档案信息化要求的不断升高，档案综合管理系统目前已有4.0版本，航天产品档案数字化建设必须有一个强大的档案管理系统支撑，更加需要企业在资金上对档案部门进行投入，用于购买系统模块、用户使用端口开放和升级管理软件等，需要充足的资金支持，早日实现航天产品档案无纸化管理。3.档案管理人员相对不足。随着国际上越来越多的国家投入对宇宙未知领域的探索，企业生产的航天产品必然每年成几何状翻倍增长，每位航天产品档案管理员每天都肩负着上百种航天产品档案的收集整理工作，为企业的科研生产和飞船、火箭等大型试验发射提供了完整准确的图纸资料。日常档案工作本已非常饱满，如果还要投入精力到航天产品档案数字化、信息化的工作中，只怕分身乏术。二、航天产品档案数字化建设具体实践（一）主动争取领导重视。由于本单位航天产品档案数字化建设起步较晚，此项工作十分有必要，不仅可以升级航天企业的管理水平，提高工作效率，而且由于信息化介入产品设计、生产、归档等一系列工作流程，利用现代化管理可以极大避免低层次错误发生，提高产品质量。可是航天产品档案数字化究竟该如何去建设，已经超出了档案管理员以往的工作经验，需要全新超前的思维去架构，具有很大的难度。该项工作能否顺利开展，领导的重视程度起到非常关键的作用，于是档案部门将自己预想的航天产品档案数字化建设目标和后期实现效果进行汇报，主动争取领导重视，期待此项工作得以快速开展和推进。（二）相关部门重组与融合，携手共同推进。1.合并部门，提高组织效率。以前档案部门在航天企业中是独立的部门，主要管理传统航天载体档案并做好档案信息资源的开发利用工作，由于航天产品档案信息化建设需要大量专业知识的复合型人才，仅凭档案部门和档案管理人员肯定无法完成此项工作，于是在企业领导的重视和支持下，档案部门和信息化部门迅速完成了合并工作，标志着档案部门具备适应现代化建设的特点，将航天产品档案数字化、信息化纳入自身业务范围，部门内部设备与人员根据工作需要相互调配，最大限度提高航天企业组织效率。2.加强部门内部培训和交流，夯实基【摘要】本文从企业航天产品档案数字化过程中遇到的困难、实践过程和思考方向三个方面展开论述，期待企业早日实现档案数字化管理。【关键词】航天产品；数字化；实践；思考第 179 页2023/2 （下）总第405期础。为了使信息化工作人员与档案管理人员在工作中充分融合摩擦出“火花”，从以前驾轻就熟的重复工作模式中跳出来，部门利用现有资源定期开展内部培训，进行知识资源的整合。以2020年培训计划为例，全体部门工作人员接受的培训内容涉及现行文件管理、档案管理和信息化管理的相关知识，为知识吸收不设边界，不断通过输出与输入的方式调整档案管理人员知识结构，努力从“单一型”人才到“复合型”人才的培养，提高档案管理人员自身价值和业务能力。（三）通过考察与调研吸取经验。企业每一项工作的开展必须严谨、有实践性和前瞻性，从方案的开始论证到建设绝不能纸上谈兵和空想，为此企业认真严格选取了本市档案数字化建设比较好的企业，不仅有同属航天系统的兄弟单位，也有来自各行各业的优秀企业，由负责航天产品档案信息化的领导带队进行考察与调研。考察与调研的内容包含：现场咨询兄弟单位全部应用档案管理系统V3.5达到什么样实际效果；把档案管理系统升级到V4.0的企业，调研该系统能否匹配本企业目前的科研生产和档案管控以及对企业未来发展是否具前瞻性。最后走访其他系统院所，看看使用其他档案管理系统的企业，在实际应用中产品档案管理能达到什么效果。（四）完成档案管理系统可行性方案的论证。论证的内容涵盖企业目前使用全部功能的V3.5版本是否能满足档案管理需求，如若升级到V4.0版本能否满足未来档案管理需要。档案管理软件与其他档案管理软件相比，论证报告充分总结归纳各个版本档案管理软件的优点和缺点，并用具体数据进行比对。全方位论证根据目前航天产品档案管理需求，哪个版本软件能更好地为企业花少钱办大事，最大程度完成与上级管理部门档案系统的对接，最快速度使企业航天产品档案管理信息化程度实现跨越，用最少的过渡时间完成航天产品档案管理无纸化，系统流程必须符合航天企业和上级机关各项规章制度等一系列的企业实际需求。（五）航天产品档案数字化建设目标。1.建立航天产品现行文件信息化管理模块。根据航天产品档案管理规定，档案部门具有航天产品文件材料的接收、整理和航天产品档案的保管、统计、鉴定、销毁、开发利用等工作。航天产品文件资料的预立卷部门在档案管理部门。所以我们要求航天产品档案管理系统应具备符合企业当前和发展需求的现行文件信息化处理能力。档案管理系统应对接到设计、工艺和生产部位，并对接到人，完成航天产品电子文件的在线归档、更改、分发、回收和预立卷功能。2.建立航天产品的档案信息化管理模块。航天产品档案管理模块目前只完成了条目级别的信息录入，远远不能适应现代化档案管理的需求，我们要求建立航天产品档案管理模块不仅能实现现行库到预立卷库和档案库的无缝对接，将以前录入的数据挂接全文实现检索利用，还要实现档案的在线查借阅，通过网上的审批程序，利用者可以在线进行档案的查借阅功能，设置借阅到时提醒和一键回收功能。把档案利用者从繁琐的签署审批手续中解放出来，节约时间，提高工作效率，释放工作热情。3.建立档案统计和档案开发利用模块。每年底航天企业档案部门都会往上级机关报送档案统计年报，这也是每年底档案工作的一项重要工作。我们以前的办法就是按照上级需要的统计数据，进行档案管理系统和人工相结合的方式，具体方法就是逐个输入需要的条目进行搜索统计。在航天产品档案信息化建设中，将档案统计这一项功能纳入其中，可以自定义需要统计的内容自动统计，提高工作效率。档案编研是档案部门根据利用工作的需要，按照一定的专题对馆（室）藏档案及相关资料进行研究、归纳、提炼、整理、加工，编写成有用的编研材料，提供给用户使用的工作。档案编研工作是档案工作的重要组成部分，是开发利用档案信息资源的一种重要形式。以笔者撰写的档案编研成果为例，企业产品质量问题统计与分析课题就是编者和质量主管一起查阅了库存22262卷产品质量档案提取的基础数据做积累，航天产品档案信息化管理还需有档案开发利用模块，让存于库中的档案数据可以根据选题自由统计和选择，让撰写档案编研课题的档案管理人员从海量的传统载体档案查阅工作中解放出来。4.实现档案在线进馆。航天产品档案有别于一般门类档案，我们的产品遍布祖国的星辰大海，覆盖面广阔浩瀚，企业每年都会向上级机关部门进行档案移交，未来趋势将会逐步减少传统载体的移交，增加电子文件移交，最终传统载体档案将会被电子文件替代。所以档案管理系统是否能实现与上级管理部门的档案管理系统对接，成为企业能否使用该系统的重要依据。三、航天产品档案数字化建设思考（一）加强顶层设计，完善规章制度。由于我们档案信息化起步较晚，要想追平或赶超不是心急就能完成的，需要有严慎细实的工作作风和逻辑严谨的顶层设计，经过多次开会，我们决定有步骤地分批实现航天产品档案信息化管理，今年购买启用符合企业发展需要的档案管理系统，年底实现航天产品档案在线归档，现行档案的在线更改分发，查借阅系统与档案利用人员无缝连接。库存档案开始逐年分批扫描进行数据挂接，最终完成百分百提供电子查借阅的目标。早在2002年8月，档案部门就发布了涵盖各门类的档案综合管理文件汇现代办公Modern Office 第 180 页2023/2 （下）总第405期编，但都是针对传统纸质载体档案，电子档案缺少相关规章制度。我们决定组织大量档案管理人员和相关人员参考国家标准和航天标准进行企业内部相关电子文件标准规范撰写符合企业实际发展需要的管理文件，为航天产品档案数字化建设提供标准依据。（二）双轨制长期并存。以产品档案归档上报进馆为例，我们部门不仅完成了用氨水晒图机晒制航天产品纸质设计文件档案的归档上报，还使用了产品定型电子文档上报管理系统进行电子文档的上报，这个产品使用了双轨制归档和上报，可见在档案上报进馆系统中双轨制仍是重要的档案管理模式。由于航天产品以“高”“精”“尖”品质代表了国家实力，档案的保存尤为重要，所以企业档案管理双轨制必然长期并存。因库存纸质档案数量巨大，且会不断有新的纸质档案产生，为应对这一情况，企业积极想办法实现资源突破，目前已经完成库房扩建改造工程，按照技术保密等各项要求完成了配备指纹、刷脸、刷卡门禁系统，视频监控、红外感应和烟感探头等安保防护，为长期双轨制做好充分准备工作。（三）航天产品传统载体档案数字化。经统计，截至2019年底，库存档案为13万多份，根据我们用高速扫描仪的速率统计来看，一天最多扫描数量为2000多页，对已装订档案的拆装和扫描后的校对等工作都耗费了档案员大量时间，海量库存仅仅数字化工作就需要10年以上时间，严重制约了档案数字化进程。以企业生产的民用运输车产品为例，其制订的产品保证时间为26年，但是在合同中写明产品出厂19年后都要全部进行返厂大维修，从目前的档案存放保管经验来看，约20年档案存放时间，会有档案发黄、变脆、黏连、字迹不清、纸张变色模糊等风险，将其数字化扫描保存成为保护档案的最好方式，于是我们拓展思路，在符合上级机关和企业各项规定的条件下，积极寻找符合规定的档案数字化公司，将专业的事情交给专业的人去做，为早日实现航天产品档案数字化管理积极探索。（四）制订人才培养和储备机制。人才培养是企业发展战略，产品是企业的硬实力，那人才就是企业最重要的软实力。对于航天产品档案信息化工作，我们不能只局限于自我学习的圈子里。一方面，我们每年都会专门招聘符合岗位需要的研究生进行此项工作；另一方面，我们采取走出去参观、调研和参加上级培训等多种手段进行人才培养，鼓励大家多思考、多学习。将在册人员进行人才库分类，将档案信息化知识的掌握纳入考核，并成为评优、职称晋级的必要条件。（上接第160页）健全培训评估与考核机制，保证从业人员在职培训的质量，将继续教育学时纳入考核范围，成立考核制度执行委员会，监督制度的实施，评估实施效果。继续教育机制的建