会展活动的风险分析与应急机制构建_余芳菲.pdf

2023年2月007商展前沿DOI：10.19995/ki.CN10-1617/F7.2023.04.007会展活动的风险分析与应急机制构建余芳菲(广州工商学院 广东广州 510850)摘 要：大型会展活动，包括会议、展览、节事活动和奖励旅游等，由于人口大规模聚集的特点，往往存在潜在风险源多、现场管理难度大等难点，导致组织与运营工作屡遭挑战。如2022年11月初万圣节庆祝活动举办期间，韩国首尔梨泰院因群众过度聚集发生踩踏事故，造成共157人遇难的严重后果，暴露出展会活动潜在风险预测不精准、应急预案不充分等问题，对参加现场活动的人员健康与安全造成重大威胁。为了更好地应对展会活动的潜在危机与突发事件，本文以2022年12月举行的深圳碳中和产业博览会为例，探讨研究会展活动风险分析与应急管理机制构建，以供行业参考。关键词：风险管理；风险分析；旅游电子商务；会展策划；应急管理本文索引：余芳菲.会展活动的风险分析与应急机制构建J.商展经济，2023(04)：007-009.中图分类号：F423 文献标识码：A当前，学术界和行业领域普遍从广义角度来理解“会展产业”的内涵，即MICE，包括会议(Meeting)、奖励旅游(Incentive Tour)、Conferencing(大型企业会议)、节事活动(Events)和活动展览(Exhibition)1。由于会展活动具有人员密集、空间限制等特征，给现场安全管理和应急事件处置增加了难度。台风、火灾、爆炸、人员踩踏等意外事故会给展会活动带来负面影响甚至使活动停滞。过往，学术界对会展产业的研究大多是围绕其如何提高展会经济效益，加强展馆建设、展会推广策划与城市营销等，忽略了众多非经济因素对会展活动造成的影响，如展馆的人文环境、参展的安全性及可信赖度，还有天气、火灾、治安等突发公共安全事件的冲击2。本文将以2022年举办的深圳碳中和产业博览会为例，探讨构建会展活动风险分析与应急机制构建。1 会展活动风险分析1.1 宏观风险分析会展活动的宏观风险，可以从政治因素、经济因素、社会因素、政策因素与自然因素五个方面展开，把握会展活动风险的整体情况。1.1.1 政治因素会展活动是人流、物流、资金流高度密集的活动，对外界环境安全要求极高，在战乱频繁的国家或地区，不可能有长期、稳定的会展活动。深圳正在建设中国特色社会主义先行示范区，政府廉洁高效，努力构建公平、透明、宽松的营商环境。社会和谐，政策支持，会展活动所处的政治环境较好。1.1.2 经济因素会展业作为第三服务产业，深受举办国家和城市整体经济状况的影响。只有经济快速发展、产业体系完备、人均收入增长、消费市场繁荣的社会，才能带动会展活动蓬勃发展；而经济衰退、通货膨胀、利率变化等则可能增加会展活动的风险。深圳是国内四大一线城市之一，城市GDP全国排名第三、广东省内排名第一，2022年的经济增长速度虽然有所放缓，但新能源、医药制造、电子信息等优势产业增速仍保持较高，大力拉动了经济增长。中央经济工作会议提出要“保持稳增长、促改革、调结构”，实行积极的货币政策和财政政策，经济形势稳中向好。1.1.3 社会因素目前，在“碳中和”新能源产业领域，深圳市低碳发展已经取得了显著成绩。深圳是全国首批“低碳省市”试点城市、碳交易试点城市、可持续发展议程示范区，单位GDP碳排放量跻身全球先进城市行列，率先实现了城市公交和出租车辆电动化，地铁网络、城际铁路加紧建设，绿色建筑发展快速，为成功举办“碳中和”博览会奠定了良好的社会氛围，“绿色环保”理念深受当地群众认可和支持，展会面临的社会风险较小。1.1.4 政策因素一般情况下，展会活动是否能顺利举行有赖于公安、消防、交通、卫生等众多部门的支持与配合；政府相关部门在活动期间需要到现场检查，一旦发现险情立即处理；当发生突发公共事件时，必须联动相关的公安、消防和医疗部门抢救险情。展会由中国贸促会主办，主题聚焦“碳中和”产业，属于作者简介：余芳菲(1988-)，女，汉族，广东广州人，经济师，硕士，研究方向：新媒体营销、旅游电子商务。0082023年2月 商展经济国家大力扶持发展的新兴科技产业，可以获得当地政府部门的许可与支持，面临的政策风险较小。1.1.5 自然因素深圳地处北回归线以南，属亚热带海洋性气候。深圳在12月的平均温度是1322，处于旱季，降水较少，气候温和，日照时间长，发生台风、暴雨等自然灾害类突发事件的概率较小。1.2 微观风险分析会展活动的微观风险，可从会展场馆风险、会展组织风险、会展服务供应商风险、现场群众风险四个方面展开，把握会展活动风险整体情况。1.2.1 会展场馆风险会展活动的常见举办场地包括展览馆、会议室、室外展区和周边环境，其风险源往往来自这些建筑物的规划和建设。会展场馆的设计师和施工方须保证建筑设计布局的安全性，确保不发生任何安全事故；会展活动组织者须组建安保团队，对所有进入展馆的人员做好严密的安全检查工作，通过开展日常巡逻和电子监控设备扫除场馆周边的潜在治安隐患，维护场馆内部和周边区域的治安环境，保障参加展会活动人员的人身和财产安全。1.2.2 会展组织者风险会展组织者主要包括会展活动的主办单位和承办单位，组织者必须对可能发生的突发事件进行预测，并做好相应的应急预案；提前预测参加活动的人数，并评估由此可能带来的风险；严格遵守相关法律法规，落实对知识产权的保护工作，保障参展单位和个人的知识产权不被侵犯；如果有参展单位需要对展台进行加建或改造，督促其办理临时搭建许可证，督促施工安全，落实建筑安全防范责任；在信息时代，会展活动组织者还须提防网络安全风险，组织网络工程师给服务器建设防火墙，维护参展机构及人员的信息安全。1.2.3 会展服务供应商风险会展服务供应商包括餐饮服务企业、物流运输企业、旅游接待企业和酒店住宿企业等，共同为会展活动的顺利运营提供协助与支持。他们亦在各自的业务范围内承担安全责任，例如，餐饮服务企业须保证食品卫生安全；物流运输企业须保证展品准时安全、完好无损地送达目的地；旅游接待企业和酒店住宿企业须做好安保工作，以防入住宾客的财物被盗，共同承担展会活动的安全责任。1.2.4 现场群众风险当公共突发事件发生时，如火灾、集体食物中毒或群众踩踏事件，会展活动现场群众往往处在被伤害的弱势位置，因此是被保护对象。会展活动组织者应在展馆现场派发应急安全手册，把关键的应急讯息如火灾发生时的紧急逃散路径、人员受伤后的急救措施告知每位参与活动的群众，引导他们参与现场应急救援工作，减少可能带来的伤亡。此外，还可以引入保险公司，通过保险公司提供的保障服务，为会展活动主办方和承办方分担和转嫁风险。1.3 会展风险整体分析1.3.1 定性分析：SWOT分析法在识别和描述会展风险后，我们需要对会展活动风险进行整体评价与分析。进行会展风险的整体评价分析，可以用定性分析法和定量分析法。本文选用SWOT分析法对会展风险进行定性分析。(1)Strength优势：主办单位有中国贸促会，会展活动组织经验丰富，有足够能力应对展会突发公共应急事件；展会举办场馆是2019年建成的深圳国际会展中心，展馆建筑体楼龄新，设备先进，出现建筑物和设备老化故障等问题的概率较低。(2)Weakness(劣势)：该展会是首届举办，主办单位和承办单位过往没有共同合作组织活动，尚需时间互相磨合，默契度不足；展会规模较大，涉及众多参展机构和服务供应商(餐饮经营单位、物流运输商、展台搭建商、周边酒店等)，管理协调难度大。(3)Opportunity(机会)：国家大力支持“碳中和”新能源高科技产业发展，出台产业扶持政策，展会的组织工作可以得到政府相关部门的大力支持与积极配合；该展会的参展机构工作人员、受邀嘉宾和专业观众多为高科技从业者，文化素质较高，有足够的意愿和能力配合展会的现场应急救援工作。(4)Threat(威胁)：国内下半年天气干燥，容易引发火灾等意外事故，主办方须小心防范；参加展会活动的人员较多，可能造成人员过度聚集甚至发生治安、踩踏事故等风险，主办方须做好现场的安保和人员分流工作。1.3.2 定量分析：风险分析表风险的定量分析是设法对风险的严重程度进行量化，以确定风险的等级。为了量化风险，本文运用风险严重程度的计算公式进行分析：风险的严重程度(RS)=风险发生的可能性(RP)风险发生后的危害程度(RI)其中，风险发生的可能性RP分为5个递增等级，1表示发生的可能性最低，5表示发生的可能性最高；同理，风险发生后的危害程度(RI)也分为5个递增等级，1表示危害程度最低，5表示危害程度最高。因此，本文列出风险分析表，对风险的严重程度进行计算(见表1)。 2023年2月009商展前沿表1 风险分析表风险可能性对人的影响对财产的影响对业务的影响风险严重程度(一)自然灾害类台风24236高温22112.6暴雨22234.6(二)事故灾难类火灾355515客运电梯故障21122.6环境污染31113(三)公共卫生类食物中毒14122.3(四)社会安全类恐怖袭击15555观众踩踏25258根据计算结果，在四类突发事件(自然灾害、事故灾难、公共卫生、社会安全)中，发生火灾和观众踩踏事件的风险严重程度较高，会展活动组织者须高度警惕并做好相应预警机制和应急预案，以减少其发生的概率，并把可能带来的伤亡和损失降至最低。2 会展活动潜在风险应急管理机制构建根据罗伯特希斯提出的“4R”危机管理理论，会展活动管理者应建立危机预警机制，以提高对会展危机的防范能力，做好应急防范工作3。会展活动现场瞬息万变，人员密集，如果活动主办方没有建立顺畅的沟通路径与完整的应急预案，一旦发生意外，参会人员在没有统一明确的指挥下很可能惊慌失措，导致现场混乱，酿成严重的后果。会展活动主办方应构建完善的应急管理机制，针对可能发生的突发公共事件制定应对措施，防患于未然。完善的应急管理机制应包括：2.1 培训与演练机制首先会展活动的主办方、承办方和协办方应该居安思危，树立正确的会展危机意识，从长远战略角度出发，在日常管理和运作中就抱着遭遇和应付危机状况的心态，预先考虑和预测可能面临的各种紧急极度困难的形势，在心理上和物质上做好准备，预测潜在风险并做好相应的培训和演练工作4。对参与现场活动管理的团队成员开展会展应急知识培训，培训内容涵盖会展活动可能面临的各种危急状况，包括但不限于消防安全、人员踩踏、治安事件、恐怖袭击、台风防汛等，同时在会展活动正式开幕前做好各种危机状况演练工作，让现场管理团队成员熟悉自身的职责范围和应急工作流程。一旦发生突发事件，可以迅速镇定地指挥现场观众撤离，尽量减小突发事件可能造成的损失。2.2 监测与预警机制会展活动出现的危机往往是突发性的，无论主办单位在活动举办前是否做好详细的风险分析与培训演练，外部环境的动态变化都可能不断地给会展现场带来新的危机，这就需要我们建立实时监测与预警机制。预警机制应根据会展特点，考虑会展活动可能出现的所有危机情况，将可能对会展活动造成威胁的各种潜在危机一一列举出来，并加以分类，根据其危害性的大小定级，有针对性地设计特殊应对指引、预计所需经费、准备相关物资、明确责任人选。通过宣传与教育让人们一目了然，保证公众接收准确预警信号，同时能够准确了解其含义，一旦发生意外事故，人员能对症下药，遵循预先设定的程序快速进入状态，有序开展会展危机处理工作。2.3 救援与处置机制一旦发生突发事件，现场管理团队成员应严格按照应急预案流程要求，采取相应措施进行现场处置，快速调动应急物资，及时指引群众紧急疏散，并对受伤人员实施救援工作，坚持把人的生命安全放在首位，同时尽力守护财产安全，力求把突发事件对会展活动造成的危害和损失降至最低水平。2.4 监督与媒体沟通机制由于会展危机往往发生在活动场馆内部，与外界交流存在信息不对称的现象，会展主办方在处理突发事件时，如果不能及时公布危机信息或故意隐瞒，容易造成谣言四起、参展商和公众恐慌的局面，使自身陷入被动处境，因此主办方应与媒体建立起良性的监督与媒体沟通机制，确保信息的及时发布与澄清，从根源上消灭谣言5。同时，会展主办方和场馆方应在