2023年展览会策划方案展览会策划实战策略怎样进行展览会策划.doc

展览会筹划方案、展览会筹划实战策略、怎样进行展览会筹划 第一局部  展览会前的准备工作 展览会的筹划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的筹划，而是要涉及到众多行业和部门的，因此我们在筹划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。 一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路 从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的开展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策 划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会到达圆满的目的。否那么其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。因此要求筹划者本着以上实际出发，真正意义上筹划一场全面而又深度的展会。 二、项目经理制 目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。它要求〔如图1〕所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。   项目经理筹划会议的前期工作 市场调研 市场调研对于筹划者来说，尤其第一届展览会的筹划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷： 1、没有成功召开的经验和现有模式。 2、没有创造出品牌 3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群 4、不了解行业市场的开展动态 要求项目经理 1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说：“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头〞。这是一个最直接的形象比喻。筹划者在筹划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。京某展览中心，在筹划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型，我们可以作为思考。项目经理在准备筹划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国开展趋势,而成功的筹划了这届展览,并取得了展会的延续性。 2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反响，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性〞或“不可行性〞做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案，因此书写报告也是项目经理非常主要的环。因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。 项目场地确实定、规模及时间 项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间确实定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而开展壮大的。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会筹划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业兴旺的国家〔以国家际展览会筹划为例〕必须要充分考虑到国际展的要求： ⑴国外参展商必须要到达整体参展对象的20% ⑵展会召开期间，邀请的国外参观者要到达整个参观人数的20% 在国内很多研展会，号称国际但大多数达不到这个要求，因此并不算是一个真正的国际展会，而只能是区域性的。因此必须考虑拓展力度和能力等因素，要考虑多方面的因素。 场馆整体的因素： 1、硬环境的考虑： Α、场馆的交通是否便利； Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全 C、场馆的交通运输方式是怎样安排的 ①是否有货运电梯 ②场馆仓库的库容量有多大 D、场馆的面积及场地的合理化分配〔制定展位图做考察〕与相关租用配套设备。 E、研讨会的场地安排 2、软环境的考虑 ①场馆内部保卫设施是否到位 ②场馆的停车场及休息场所是否合理 ③场馆的水电供给情况 ④场馆的卫生清理工作 ⑤会议期间场馆提供的相应效劳 租赁方式一般分两种情况： 1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。 2、按场地实际搭建展位〔标准3x3〕即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是筹划展览的一项很大的费用投入。 建议：①首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。控制在一万平方米以内为宜，南方某展览公开发中心在筹划展会时估计失误，过于乐观，预定了两万平方米，但最终只招了4000平米的场地，结果损失了将近1.6平方米定金。 ②建议要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。 三、项目招展 展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同： A、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通群众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点： ①实力比拟雄厚，重视产品和品牌的宣传； ②技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身； ③规模和档次都要比拟高； ④注重参观对象 ⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会 ⑹注意参展的同行 例如：在我国每两年举办的汽车展，全球汽车厂商为抢占中国市场，在展览会期间把上述6点展示得淋漓尽致，做到完美无缺的地步，因此筹划者在进行招商筹划时，要充分考虑到参展商即我们的客户的心态，进行仔细而又深入的研究，才能做好招商工作的过程。 B、建议 ①重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。 要求特装修，把整个展览会场装饰起来。 ②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。 ③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。〔因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现〕 ④“以会带展，以展带会〞突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。 C、具体操作 ①项目经理根据展会情况制定好招展方案〔因为这样有利于安排展会进程，合理安排时间。〕 ②分配具体招展对象公关工作〔按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户〕。 ③资金运作的到位〔展览是以展位租赁的形式进行交易的。确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。〕 ④广告宣传：广告宣传是非常重要的，一般分两阶段 a.前期招商宣传 b.后期的品牌宣传，即观众的宣传 Ⅰ、普通群众的宣传                 Ⅱ专业观众的宣传 c.会期会场广告宣传 ⑤展览会的效劳：企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的效劳。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加合理的安排时间。 第二局部      展会期间的组织协调工作 一、展览会布展期的工作安排 1、设立场地前台接待 ⑴负责参展企业报到登记 ⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认 ⑶派发参展企业在参会期间的参会指南 ⑷进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况 2、酒店接待处 ⑴设立前台接待处 ⑵进行参展展商住宿登记 ⑶住宿表要求 a.企业名称     b.房间号码    c.酒店联系     d.房主姓名 ⒊场馆现场协调工作 ⑴负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工 ⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作 ⑶为企业协调现场租赁业务 ⑷根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传〔一般为参展企业根据要求而设立的〕 ⒋交通运输安排及搬运工作 ⑴企业运输展品的接待及装卸 ⑵搬运工作协调 二、展览会的开幕式组织工作        在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。 1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单 2、确定邀请参展企业的记者名录 3、开幕式的场地搭建要求 ⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方 ⑵要求布展的庄重大方 ⑶要求放音设备到位 ⑷相关的礼仪及场地气氛设计要求 ⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定 要求：简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心 ⒌开幕式时间建议为10-15分钟 ⒍开幕式结束后，带着嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作 三、展览会召开期间的组织工作      展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在于几闰的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。     要求： ⒈做好大会的参观人数的统计、分类。 ⒉发放大会的展览会刊〔每天定时发放，要根据参观对象的身份发放〕 ⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 ⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业效劳 ⑴为企业提供洽谈间〔休息室〕 ⑵为企业提供签订合同场所 ⑶及时将参观者的信息反响给企业 ⑷积极与企业沟通，了解企业的想法及要求 ⒌统计大会的成交额做好记录 ⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议 ⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会 四、撤展      展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。 派送撤馆通知要求：      1、保持馆内秩序     2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好     3、按照先后有序的组织出馆工作     4、进行最后的清理工作 五、会后总结     展览会的会后总结，是以后展览会的延续，也是成功案例的表现，因此项目经理在结束整个展会后，要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。 第三局部  展览会的筹划         会议，无论是国际性会议还是国内会议，包括两种情况：  1、以技术交流为主的学术会议〔内容主要是从技术的角度探讨，交流某一领域的最新技术〕 2、以产业开展动态为主题的会议〔政府的导向性比拟浓厚，以政府对产业政策的开展动向进行交流探讨，以什么样的宏观形式促进某领域的开展〕 会议的筹划者，首先要给自己的会议进行定位，这里就会议筹划流程作如以下列图表：   一、筹划会议前应考虑的因素 ㈠组织者自身的实力 1、与政府间的交流及所处的位置      目前在我国，很多会议的召开是得到政府机构、行业协会的审指和支持的〔企业自身组织的本企业技术研讨会除外〕，行政主导占有很大比重，在未来几年即使中国展览市场有所改观，也不会出现较大的变化的。而会议的召开〔特别是产业动态的会议〕，如果得不到这一领域的机构的认可和支持，其收效就很难估计了。因此在筹划会议无论是技术会议还是筹划政府民向会议必须权衡自己的对外实力，如上海“财富论坛〞得到上海市政府的支持，因此，会议的召开在很大程度上支配地位还处在政府行为之中。 2、是否有承办组织会议的资格      主办出国展需要贸促会，国家经贸委等的审批。会议召开也同样经过审批，核定才能最终确定能否召开。举办会议的组织者本身是否合法。有权组织会议必须要有展览经营许可证。现在有很多民营公司也在参与国际会议的筹划，因此在筹划会议的时候，要审视自己的公司或组织是否有办会的业务。 ㈡组织者内部的组织机构 1、审视自己的机构是否有优秀的组织筹划者。会议成功的召开在很大程度上取决于筹划者的筹划及组织工作，一名优秀的筹划者一般应具备几下几个