晋城职业技术学院学报二○二三年第十六卷第一期︵总第八十七期︶一、高职院校档案信息化建设的意义（一）档案工作相关含义档案工作相关含义档案：是指各种形式的原始记录。各类国家机构和社会组织、以及个人在社会活动中形成的，需要通过一定方式保存下来，供备查的文字、图片、影像以及其他各种形式的具有保存价值的历史记录。职业院校档案：职业院校档案是指职业院校在学校管理、教学活动、招生就业、实习实训等各类管理和教学活动中形成的对学校具有查阅考证和保存价值的各类资料的原始记录，职业院校档案也是国家档案的有机组成。档案信息化：通俗地讲，就是指对原始的档案资源通过与信息化技术的有效融合和全面赋能，实现对原始档案资料的共享和交换，从而提高档案资源的使用价值、实现档案资源的便利共享，拓展档案的应用范围。（二）高职院校档案信息化建设的重要意义高职院校档案信息化建设的重要意义随着社会发展和科学进步，信息化成为当今时代发展的大势，这给高职院校档案工作带来了革命性的变化，只有充分认识到开展档案信息化建设对档案工作的重要意义，才能从根本上做好这项工作。1.提高工作效率高职院校档案既包括学校各项会议、重要活动的记录及学校发展过程中产生的各类信息，也包括教师、学生的基本信息，内容庞杂，种类繁多，其中具有保存价值的资料需要通过档案形式统一保存和管理。过去学院留存的各类档案资料主要是传统的纸质档案，空间占用大，需要人员多，日常管理费时费劲，日常查考很不方便，而且随着档案年限越来越长，受学院档案室环境和条件所限，保存和管理难度也越来越大。信息化建设可把传统的纸质档案分类转变为数字档案，不同用户可以非常便捷地获得所需档案信息，不会受制于时间和地点，不会因使用不当造成损坏或丢失，管理和应用更加方便、快捷和高效。2.实现资源共享随着高职院校信息化技术的普及和数字化校园建设的深入发展，当前各类高职院校普遍建立了高校办公自动化系统和对外官方网站，实现了可公开档案资料校园网络的全覆盖。通过有效的管理手段和信息化技术的应用，进一步规范高职院校在教学和办公过程中形成的各类电子文件信息，转换成为数字档案，通过档案馆（室）进行网络数字化管理和必要的安全认证，实现学院各类档案信息和资料的相互交流、资源共享，进而实现学校档案管理系统和教学办公系统的全面接轨。3.便于查阅利用传统的学生学籍纸质档案，分属于多个部门收集汇总，学籍信息的收集整理需...
