高校行政管理标准化模式的构建与实践探索_林珊.pdf

第 35 卷 第 11 期2022 年 11 月江西电力职业技术学院学报Journal of Jiangxi Vocational and Technical College of ElectricityVol.35 No.11Nov.2022高校行政管理标准化模式的构建与实践探索林 珊（福建幼儿师范高等专科学校，福建 福州 350007）摘 要：新时期高校行政管理标准化模式的构建思路集中在四个方面：适当转变行政管理理念、精准定位管理标准、注重管理标准落实工作并杜绝“形式主义”、管理系统运行必须有迹可循。高校行政标准化管理体系的构建的总体框架以“质量标准”为核心，以“管理标准”为支撑，以“岗位标准”为保障，形成完整的科学管控体系。基于PDCA循环理念，围绕高校行政管理标准化模式进行实践探索，结果显示：基于总体框架和11项具体内容的高校行政标准化管理体系具备可行性和可持续性，可在高校推广应用。关键词：高等院校；行政管理；标准化模式；科学管控体系；PDCA循环理念中图分类号：G647.2 文献标识码：B 文章编号：1673-0097(2022)11-0099-030 引言行政管理是指运用特定的权力，对相关事务开展的管理工作。其中，用于行政管理的系统是一类组织系统，也是社会整体运行系统的重要分系统之一。高等院校是一类具有特殊功能、特殊性质，能够为社会提供特定类型公共服务的场所。因此，高校的行政管理属于公共行政管理的一部分。为提高高校毕业生的质量，在全社会范围内形成良好的社会风气，必须不断提升高校的行政管理工作水平。基于此，探索高校行政管理标准化模式的构建十分必要。1 新时期高校行政标准化管理的构建思路1.1 适当转变行政管理理念当前，构建标准化管理模式已经在各行各业如火如荼地实施。所谓“标准化”是指引入国际标准化组织ISO9001质量管理标准体系，与所在行业的客观实际相结合，使一个组织机构在运转期间，除了管理者、组织经营者，组织内部其他成员自上而下地均能自觉参与管理过程1。对于高等院校而言，在新时期构建行政标准化管理的首个思路为适当地转变管理理念，如高校领导人员应全面增强“服务管理”意识，将广大师生及其他员工视为高校的服务对象，切实关注并满足全校师生、员工的合理诉求，为所有人创造出和谐、健康的学习和工作氛围。1.2 精准定位行政管理标准作为核心管理者，高校领导必须保证自身对“管理标准”定位的精准程度，即基于标准化的行政管理模式需要达成的目标2。对我国高校而言，现阶段的发展重点主要集中在三个方面。第一，学科建设。学科建设并不仅仅是“学科开设”，还是以学科定位、学科队伍、科学研究、人才培养、学科基地、学科管理等为要素的一项系统工程。高校在学科建设过程中应遵循与时俱进的原则，可通过行政管理标准化模式，持续关注社会上新成果、新经验、新动态，动态优化本校的专业设置，进一步优化学科布局，切实提升学科综合实力和竞争力，推动高等教育高质量发展。第二，产学研的融合创新。现阶段，部分高校的学科设置、教学内容选择等方面不能与时俱进，书本上的内容过于落后，无法匹配相关产业的实际发展水平，导致高校毕业生的综合能力不能满足用人单位的需求。因此，高校的人才培养必须与行业产业的发展联系紧密。总体而言，高校设定行政管理目标时，既要做好本校发展规划，又要对学生负责、对社会负责、对国家负责，使培养的学生真正具备毕业及就业的水平。高校可依靠行政管理标准化模式，加强部门之间的交流和合作。例如，各专业、各学科的教育工作者应具备相应的能力和技能；高校与社会企业的专项对接部门应掌握相关行业产业的实时发展水平，对相关信息进行高质量整理后，提供给高校教学研讨部门，结合教育部颁布的指导意见，当调整教学内容，最终达到促进产教研一体化发展的目的。第三，高校管理者应定期组织各职能部门的领导人员召开专项会议。该项会议的主要目的是讨论现有行政管理制度中的某些内容是否适用于当下。删除无实际效用的管理内容，并真正赋予某些行政管理部门管理权力，做到放权与管理相结合，放权但不分权，实现整体性管理。1.3 注重管理标准落实工作，杜绝“形式主义”标准化行政管理是一个动态的过程，要求管理机制必须持续处于“制定管理政策、落实管理政策、修正管理政策、检验修正后的管理政策”循环之中3。贯彻落实管理标准是关键性的环节。高校管理者必须明确每项工作、标准化管理每个环节的标准，最终达到细化每个岗位的职责与权限的目的，使所有参与者都能够自觉遵守相关规定，将“标准”牢记在心。在此过程中，高校要杜绝一切“形式主义”，应详细制订管理标准、管理方案，透彻分析高校当前发展运行过程中存在的问题，但如果无法有效落实，即使完善程度再高、可行性收稿日期：2022-08-10作者简介：林珊（1985），女，福建福州人，助理研究员，主要研究方向为高校党建、教育管理。100江西电力职业技术学院学报第 35 卷再强，也缺乏实际意义。1.4 管理应“虚实结合”，系统运行要有迹可循现阶段，我国很多行业都推出了“终身责任制”。例如，建筑行业，负责审核某个工程建筑质量的单位及具体负责人一旦签字通过后，必须负责到底如果房屋建筑出现问题，只要当时批准通过之人还在世，即使已经退休，也应该追究其责任。这种高责任性、高关联性的管理无疑符合广大人民群众的期许。高校作为重要的教育场所，各行政部门、管理人员所作出的每个决定都有可能对广大学生的学习和未来发展产生影响。从这个角度来看，高校行政管理标准化机制运行后，高校行政管理相关的每项制度的制定、落实；有关领导在正式场合提出的指导性意见；批准通过的每项申请（包括某些教科研项目的资金；某些学生申报学历学位的申请等）都应以文件档案的形式加以记录，从而使管理虚实结合、有迹可循。2 高校行政标准化管理体系的框架构建和具体内容设置2.1 高校行政标准化管理的总体框架高校行政标准化管理体系的总体框架：一方面，标准化行政管理工作的基础内容为法律法规、指导政策、发展方针4。另一方面，行政管理标准化体系主要体现在三个方面：第一，岗位标准。包含行政管理岗位设定及岗位职责、组织架构设定（管理上下级设定及管理责任制）、人力资源清单（涉及的部门、人员，以及每个部门的职能及责任等）。第二，质量标准。包含对高校内发生重大事项时所做决定和所参照的依据的管理；相关事务的审批流程和汇总等，工作方案的清单、负面事务的清单。第三，管理标准。一个周期的事务督办清单、工作年历、核心成员的主要工作安排、管理制度全清单、部门展示文档、廉政及风险评估措施等。2.2 高校行政标准化管理的具体内容2.2.1 行政管理组织架构、管理岗位设置及职责高校标准化行政管理模式下，相关部门应完善管理组织架构，明确并定期公示领导班子构成、下辖的行政部门和人员配置，每个部门及岗位的设置意义和运行状态等。然而，部分高校的行政管理组织架构相对松散，职责划定不清。如某个负责具体工作的职能部门究竟应该对谁负责，同一份工作总结应该提交给哪一位分管领导等均不明确，导致很多领导会对同一个部门提出批评意见，而这些意见之间不乏矛盾与冲突，致使后续难以开展工作。基于此，在建立高校行政管理标准化机制过程中，高校在完成管理岗位设置和职责划定后，还应明确具体的分管领导，将每个部门与对应领导直接进行交接，除了某些特定事务，这种对接方式不应出现“交叉”情况，否则会导致管理冗余、行政效率低下。针对组织架构进行顶层设计时，设计人员还应全面梳理本校各部门当前的建设水平、人员构成等，切实了解各部门的能力，杜绝“一刀切”式的任务分配。2.2.2 人力资源相关清单的设置人力资源清单编制方面的标准化管理：第一，应以“岗位所在部门”为基础，完成管理模式的划定5。并按照每名工作人员所担任的岗位职务顺序（部门主任、副主任），依次将所有人员的姓名、所在办公室（应有具体编号和注释：如1楼1层101室等）、办公室电话、手机电话、微信号、电子邮箱等能够及时联系到对应工作人员的所有信息完整、清晰地显示在清单中。第二，以3个月或1个学期为周期，管理人员需要定期核查人力资源全清单信息，及时更新发生变化的信息，避免清单存在迟滞性的问题。第三，当高校内部出现工作人员借调、有人因故暂时脱离工作岗位（如遭遇交通事故、生病、请长期假等无法到岗工作）等事件时，应实时更新人力资源清单，使高校管理者、广大师生均能及时获悉相关信息，避免影响办事效率。例如，某高校为贫困学生开辟了奖助学金“绿色申请通道”，长期负责该项工作的人原本为A，高校官网公布的信息中明确了A的各项联系方式。但A因身体原因需要长期住院治疗，在之后一个学期内，该项工作暂时由B代理。如果没有及时更新人力资源清单，高校内部广大师生就无法及时获悉这一情况，在遇到奖助学金申请相关事情时，会出现“很多电话依然打到A处，B处几乎没有接到任何电话”的情况，在影响A疗养的同时，极有可能耽误办事进度。基于此，应按照标准管理流程，定期更新维护人力资源清单，从而避免发生很多问题。2.2.3 针对重大事项的决策处理及依据编制针对重大事项的决策处理体现一所高校的综合管理水平，也是高校行政管理文件化、程序化、过程控制的有效体现。高校应做明确重大事项范围，明确拥有处理重大事项权限的部门，编制处理重大事项时应参照的标准、规章制度、处理过程中的所有控制环节等。总体而言，处理重大事项时应遵循“事物驱动”原则，将所有的重大事项都纳入标准化，在办理任何事情时都有法可依、有法必依、有迹可循、有据可查，使每项处理章程都处于公开、透明的状态，避免某些部门随意处置，确保处理重大事项时的严肃性。2.2.4 管理制度清单管理制度的标准化主要体现在调整方面。高校每间隔一段时间后均需梳理管理制度的应用效果，找出其中的不足之处并予以弥补。具体而言，高校应结合法律法规的变动，校长办公会、党委会上多次出现的指导性内容，在充分考虑本校实际情况后，及时调整管理制度，并在清单上予以公示。第 11 期高校行政管理标准化模式的构建与实践探索1012.2.5 工作方案清单工作方案清单标准化管理机制：每个部门均要围绕自身的职责，定期将每项具体的工作内容记录在册。其中，应包括基本任务目标、问题产生原因、解决思路及主要方式、操作步骤等。在事情结束后，还应详细、真实地记录结果，以供日后查询。2.2.6 事务审批要素不同级别的行政管理部门围绕各项事务进行审批时，应使用同一份申请表。表中涉及的重点内容：第一，事务类型，需在对应的中打“”。第二，逐层上报，每一级别的管理人员如果予以批准，则应进一步提交上级部门；若未通过，应给出确切理由。事务审批流程需经由高校OA管理系统，每个步骤的审批均有后台记录，有效提高管理效率并划清责任，避免出现环节丢失和互相推诿责任的情况。除了上述内容，还包括不同部门工作年历建立、核心管理岗位基于不同周期的工作安排表、高校行政管理廉政风险分析及防控措施、高校行政管理负面清单的建立及定期回顾机制、不同行政管理部门有关文档的展示等具体的行政管理标准化模式分项构建 内容。3 高校行政管理标准化模式的实践应用探索3.1 高校行政标准化管理的可行性实施方案基于PDCA工作循环理念PDCA工作循环理念是近年来得到广泛应用，被认为效果显著的新型工作理念。一项工作的开展需要设定不同的周期。每个周期均应进一步分成四个阶段，包括计划阶段（Plan）、执行阶段（Do）、检查阶段（Check）、处理阶段（Act）。高校按照前文所述思路和内容，完成行政管理标准化模式的构建后，可以按照PDCA工作循环理念开展实践分析。第一，P阶段。高校需要明确标准化行政管理的目标与方针，在国家有关法律法规的允许范围内，完成三大类子体系的构建。在此基础上，还应进行“6个提问”为什么要制定此种管理模式？基于此种模式需要达成什么目标？此种管理模式适用于哪些部门？具体负责落实的直接责任人是谁？如何设定运行周期？怎么样才能有效完成？第二，D阶段。高校需要评估行政管理标准化体系的完整程度、简洁程度、准确程度、对关键环节及节点的指标量化程度，以确保在高校内部落实标准化行政管理模式。第三，C阶段。高校实施标准化管理