公路工程档案资料管理现状及其信息化管理创新_赵海英.pdf

342023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新前言在公路工程施工中，道路施工质量受到多种因素的影响，而公路建设项目的质量问题，也会对社会各领域的发展产生一定的影响。社会运输的发展与道路的发展息息相关，道路质量是一个国家发展和经济发展的主要标志。本文对当前公路工程档案工作开展了系统的研究，着重论述了公路工程档案管理的发展情况，及其在我国道路施工中所起到的作用，并对其进行了创新性探索。一、公路工程档案的特点1.专业性较高公路工程档案是科学技术档案中的一种，公路工程档案具有专业性、技术性特点，与其他档案相比其内容不相同，表现形式也不同，应根据其专业特征进行分类。公路工程档案有具体的工作目标，也就是公路工程建设管理，还有一定的工作流程，如收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。其中，对机械、建筑、勘察、设计、桥隧、养护等方面需要有很高的专业技术，有些大型公路工程往往是多部门合作，涉及的专业和学科也比较多。2.要完整成套公路工程档案是一个工程建设完整的生命周期和全过程的综合体现。从投资立项、勘察设计到工程完工，工程的各个环节都要连续进行，文件资料和设计要配套齐全，工程的各个专业工作环节要密切联系，形成一个有机的体系。3.实际应用公路工程档案中的图纸、图表、声像、文字等含有大量的科学技术资料，既具备了档案的一般性特征，又能作为文件的原始依据和证明，还能转换成实际的生产要素，从而改善项目的施工质量和效益。4.频繁循环使用工程档案是公路后期使用、维护、管理、扩建、改建最直接、最关键的基础资料，无论在设计、养护、质量、安全、道路产权维护等，都要不断参照和运用原始资料。5.种类繁多，数目众多由于施工过程中往往涉及众多的单位，项目的施工过程较慢，承载能力较强，在不同阶段、不同专业领域中，往往会产生大量的文件、文字、档案、图片、音像等，这些资料要分类、整理，呈现出明显的复杂性和多样性。二、公路工程档案资料管理的重要性公路建设项目的档案资料是从开工建设至竣工后所形成的各种图表和文本数据，具有重要的保存意义。第一，工程档案属于档案管理工作，可以为工程施工提供科学的基础，保证工程施工顺利进行。第二，许多公路工程施工周期长，涉及多个施工单位，施工过程中所积累的各类数据，如检测、施工、变更等，可为今后的养护和运行工作提供重要依据。第三，提高了档案管理的工作质量。对公路工程的档案信息进行改革，使其达到信息化的水平，对各类数据进行有效处理，从而提高了项目的工作效率和效益。与人工管理操作相比，信息技术可以将资料转化为电子版文件，并在网上进行管理，方便了项目数据的及时存档和分类，为实现档案资料的集成提供了便利。工程档案信息化使传统的纸质文件通过扫描、微缩等手段转化为电子版，并建立了一个档案信息库，实现了对档案的综合利用。该系统将大量的数据传输至内部网络，方便了档案资源的分享。为此，相关项目施工企业要加强对档案材料的管理，明确各部门职责，加深对档案管理的认识，确保与公路工程施工相公路工程档案资料管理现状及其信息化管理创新文/赵海英摘要：随着科学技术的进步，社会各个方面都在持续发展，我国的道路体系也更加完善，公路系统的发展也能够促进社会的快速发展。在道路工程施工中，不仅要考虑到施工等外在因素，还要考虑到其自身的内在环境因素，如在公路工程中的档案管理。因此，这一环节必须得到强化。本文就公路施工过程中的档案管理问题进行了论述，结合当前的情况，提出了创新档案管理信息化等更加高效的管理方法，使公路工程管理更加完善。关键词：公路工程档案；信息化；创新方法作者简介：赵海英（1973）女，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理、档案信息化、档案信息资源开发与利用。352023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新协调。三、公路工程档案管理现状1.缺乏足够的重视由于道路施工质量的好坏直接影响以后的使用效果，所以，各个施工单位都比较注重施工的品质，并在这一领域下了很大的功夫，但是对于施工档案的管理却关注不够。目前，我国许多有关单位都对工程档案管理有明确规定，并取得了一些效果。但是，从实际的发展状况来看，还存在着很大的提升余地，主要是因为没有足够重视文件管理，缺乏相应的管理规范，使得人力、物力、财力等不能得到有效利用，从而制约了公路工程的发展。2.公路工程档案管理制度不够规范公路施工工程档案的编制要经过一个长期而复杂的过程，从项目立项到竣工，每一阶段的档案资料都来自不同的单位、部门，这就增加了档案编制的难度。因此，加强档案信息管理，对于提高工程档案管理工作具有十分关键的意义。然而，在道路建设项目中，一些部门虽然在档案管理上已有了一定的基础，但还不完善，难以保证其资料的完备。例如，对项目完成数据的需求不明确，缺乏对施工数据质量的控制。由于相关单位、部门在资料收集、整理、保存方面的工作水平不高，档案工作缺少统一标准和体系，制约了公路档案管理信息化发展。3.档案管理人员综合专业技能不高公路工程档案信息化建设要求档案管理人员有过硬的专业技术、丰富的知识储备，才能使档案管理信息化工作有条不紊地开展。然而目前，我国许多公路工程档案管理人员往往出现专业知识匮乏、技术水平不高等问题，有的甚至无法熟练使用电脑软件进行档案信息化工作。在公路工程档案管理工作中，一些拥有良好档案专业技术的人员，却缺乏对道路施工相关的认识，还有的则是具有一定的工程建设经验，而对档案管理的相关法规却不甚了解，因而缺少全面的道路工程档案管理人员。4.公路工程档案归档质量不高在公路工程档案管理工作中，往往会遇到一些档案数据资料不完整的问题。有的项目完工后，只留下了几张设计图、竣工图和几份报告，几乎没有中间的基础资料，也没有项目的联络和监督质量证明。另外，档案存档不够严谨，因为项目建设周期较长，导致后期无法查证。例如，在施工中经常出现一些建材已用过但未留存书面的材料品质证书，从而造成质保资料与施工进度不相符，会造成质量问题，无法真实反映工程质量情况。四、公路工程档案管理信息化创新策略1.加强对公路工程档案管理的重视公路工程档案工作是为了实现档案信息的管理，需要运用计算机、互联网等新技术，从而有效解决了以前的各种处理弊端。要加强对工程档案管理，就要结合工程资料的实际情况，建立相关的档案资料管理机构，配备专门的档案管理人才，建立相关档案管理制度，把工程进度计划、现场资料、资料检查等工作结合在一起，使工程档案管理工作更加科学合理，为建立“实地数据+审核+申报”的信息管理体系奠定坚实的基础。同时，要有效利用技术手段把档案信息录入编制系统中，以便在发现问题后及时做出调整，从而降低项目验收过程中的档案数据工作量。对项目档案资料进行审核、审批，同时，统计、分析、处理有关资料，保证档案资料的完整性与准确性。另外，要重视公路建设项目的档案管理，做好档案信息系统的维护，建立合理防火墙和使用权限，并定期检查和维护信息系统。在一开始就把问题弄清楚，然后采取相应的解决措施。2.构建更为科学、合理的信息化管理系统公路工程档案管理信息化建设，关键是要通过现代计算机技术和网络技术来解决以往人工操作方法的缺陷，让档案信息化管理变得更科学、更细致。首先，道路施工单位的管理人员要根据实际需要，建立一个专门的信息管理机构，并派出一批出色的管理人才，将公路工程的进度、数据生成、数据核查等方面，构建比较完备的数据系统，运用事前规划、事中控制、事后检查等多种方式，逐步建立一种科学化的资料、审批、填报、检查的信息体系，为提高档案资料的质量提供支持。其次，采用特定的技术手段，使文件数据能够自动引导，形成一个完整的档案管理体系，确保数据的正确和标准化，及时纠正和改进。此外，公路工程的档案数据也要与公路施工进度保持同步，并逐渐在电脑上进行智能审核和网上审批，同时，可对道路施工期间所产生的信息进行实时分析和汇总，从而增强档案信息的完整性、系统性和精确度。另外，要更加注重档案资料管理的安全性，除设置防火墙、操作权限、口令存取之外，更要定时、不定时地对档案资料系统进行检查和维护、更新，出现问题能够及时被发现、处理和改善。3.提升档案管理人员的业务能力随着信息化进程的加快，对档案管理工作人员提出了更高要求，需要不断提高档案管理的技能水平，为今后的工程档案工作顺利进行提供人力资源的保证，以推动企业的持续发展。为此，要加强对档案管理工作人员的培训，组织开展工作研讨、培训、专家讲座等多种形式，不断提高档案管理员的专业素质和问题处理水平，促进档案工作人员主动应对工作中出现的问题。首先，要对其进行具体的培训，不仅学习相关的政策法规等，还要具备相关的技术和信息设备的使用能力。其次，加362023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新强档案信息化管理，提高档案管理人员的信息化管理水平，提高档案信息的使用效率。在此基础上，应将其与以往的管理模式相融合，积极探讨多种管理模式，以提高档案管理的信息化水平，从而推动企业经营活动的顺利进行。最后，要确保档案管理人员的专业素质不断提高，保证其工作成效。对管理部门的各个层面进行绩效评估，包括工作态度、业绩、重视信息化管理程度、电脑操作水平等，并将绩效考评与档案管理人员的个人兴趣相结合，转变档案管理人员的工作态度，使其认真完成工作，在提高各种档案资源使用效率的同时，实现对企业信息化管理工作的最优化。4.加强公路工程档案管理基础建设工作引进信息技术可以推动整个公司的发展，并为档案资料的管理提供支持。加强信息系统的建设，可以为档案信息化工作和信息系统的运行奠定坚实的基础，加快我国公路建设稳步推进。因此，在道路施工中，有关部门要加大对档案管理基础设备设施建设的关注，做好档案资料的查找、接收、归还、存档等工作，使档案资料真实、完整。在这以后，必须进行硬件设备设施的改进，安装电脑，定时对机房进行清洗，由专门人员进行维护，防止人为干扰而造成数据篡改。同时，要实现信息系统的稳定和安全运行，必须建立数据核查制度，在数据录入之前进行相应的检查和比对，最终由负责人对数据信息进行验证，从而保证数据的真实可信。另外，需要道路施工主管深入基层，与基层员工加强沟通，促进基层员工参与档案信息化管理，提供个人意见，做好基础工作，与档案管理员搞好关系，并切实做好档案资料的信息化工作。5.加强档案管理保密工作在道路工程档案管理中，重点是进行施工机械和设备的档案管理，在公路工程中，机械设备在项目中起着举足轻重的作用。另外，公路建设项目档案通常都涉及商业秘密，所以，在设备出借和存放的时候，要综合考虑多种因素，不仅要经过有关部门的审核，还要有相应的证书，以保证机械设备的安全。此外，要经常对其进行档案检验和特殊的安全保护工作。6.建立健全档案借阅制度关于道路工程档案资料经常会有相关单位借阅，企业档案管理部门应建立健全借阅制度。比如，需要提供相应的借阅文件，包括仪器、设备、产品的采购协议等，要保证资料的完整，同时，通知借阅人不要破坏文件，必须尽快归还。另外，在一些需要借用原始资料的情况下，必须经过有关部门批准，避免商业机密泄露，还须让借阅者采取必要的保护手段，以保证原始文档的完整，这样既能保证信息的隐蔽性，又能起到最大的保护作用。7.公路档案管理信息化的发展前景在企业整体管理水平日益提高的今天，档案管理信息化系统已成为时代发展的需要，也是整个企业发展的必由之路。因此，企业应高度关注其项目档案的信息化管理工作，并将其档案管理的工作进行改革创新，这是当今企业发展的必然趋势。五、结语信息化是目前公路工程档案管理的发展方向。目前，公路工程档案管理工作中出现了许多问题，要以信息化为依托加以处理。因此，在档案管理工作中充分利用科技的优势，提高档案信息化管理能力，是当前道路建设工程档案管理的主要问题。企业应确定档案信息化管理目标，加强对公路工程档案管理的重视程度，提高公路工程管理人员的整体能力，运用信息化技术，以提高公路工程档案管理水平，提高公路工程管理和使用质量，促进公路工程的可持续发展。参考文献：1王海英.公路工程档案资料管理的信息化创新J.前卫，2021（16）：0061-0063.2刘伟，徐莹.公路工程档