公立医院电子会计档案管理系...究——以武汉市XH医院为例_熊琴.pdf

通信作者:张晓玮，2017829647 qq com公立医院电子会计档案管理系统应用研究 以武汉市 XH 医院为例熊琴张晓玮刘波华中科技大学同济医学院附属协和医院湖北武汉430200【摘要】近年来，随着信息化手段和智能化技术在财务管理领域的广泛应用，传统的会计档案管理模式已不能适应会计数字化转型的趋势。电子会计档案管理系统是打通财务数字化转型的“最后一公里”。文章首先对电子会计档案的政策背景和实施必要性进行了概述，然后分析了我国公立医院电子会计档案管理系统应用现状，通过研究某大型公立医院电子会计档案管理系统的应用经验，提出在公立医院领域应用电子会计档案的建议，对指导会计档案电子化的落地实施和综合管理具有一定的现实意义。【关键词】公立医院;电子会计档案;财务数字化转型中图分类号:-058;197 32文献标志码:Bdoi:10 3969/j issn 1671 332X 2023 02 031Electronic accounting file management system for public hospitals taking XH hospital in Wuhan forexampleXIONG Qin，ZHANG Xiaowei，LIU BoUnion Hospital，Tongji Medical College，Huazhong University of Science and Technology，Wuhan 430022，China【Abstract】With the wide-spread application of information means and intelligent technology in the field of financial man-agement，the traditional accounting file management model can no longer adapt to the trend of digital transformation of accountingin recent years The electronic accounting file management system is the“last kilometer”to cover for opening up the digital trans-formation of finance In this paper，firstly，the policy background and implementation necessity of electronic accounting files aresummarized，and then the application status of electronic accounting file management system in public hospitals in China is ana-lyzed By studying the application experience of electronic accounting file management system of a large public hospital，sugges-tions for the application of electronic accounting files in the field of public hospitals are proposed，which has certain practical sig-nificance for guiding the implementation and comprehensive management of electronic accounting files【Key words】Public hospitals;Electronic accounting files;Financial digital transformation1电子会计档案概述11电子会计档案的定义及内容根据国家档案局 2022 年 4 月最新发布的电子会计档案管理规范，电子会计档案是指在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档，记录和反映单位经济业务事项，具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料1。电子会计档案的内容包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。随着会计电算化的普及和电子票据的推广，越来越多的会计资料以电子化的形式存在，与此同时，全球各行各业正以极快的速度向无纸化办公时代迈进。当下电子会计档案的内容既包括本身以电子形式存在的会计资料2，也包括利用各种信息化手段转化为电子形式的会计资料，进而推动会计档案电子化的发展。12电子会计档案的政策背景十九届五中全会提出，中国的经济社会发展应准确把握新发展阶段，深入贯彻新发展理念，积极构建新发展格局。习总书记指出:“绿色发展，就其要义来讲，是要解决好人与自然和谐共生问题”。在会计领域，绿色发展主要体现为传统的纸质会计档案向电子化会计档案转型，大大减少纸张、纸质档案存放地的使用。2015 年 12 月 11 日，财政部、国家档案局正式发布新的 会计档案管理办法(财政部、国家档案局令第 79号)，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法 规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案3。2022 年 4 月 7 日，国家档案局发布了电子会计档案管理规范，规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。以及2020 年3 月财政部和国家档案局联合发布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，2021 年6 月4 日，国务院办公厅发布的 关于推动公立医院高质量发展的意见，2022 年 4 月 19 日，国家卫健委发布的公立医院运营管理信息化功能指引 等一系列文件都展示了新形势下对公立医院财务管理提出了新的要求，电子会计档案管理系统是其中不可缺少的组成部分4。1 3实施电子会计档案管理的必要性近年来，随着信息化手段和智能化技术在财务管理领域的广泛应用，传统的会计档案管理模式已不能适应会计数字化转型的趋势。随着 CA 认证、电子签名等技172现代医院 2023 年 2 月第 23 卷第 2 期Modern Hospitals Feb 2023 Vol 23 No 2术、OC 等人工智能技术在电子会计凭证和电子会计档案管理的应用，电子会计凭证和电子会计档案的大规模推广和运用成为必然趋势，会计凭证无纸化和会计档案无纸化管理模式成为未来发展趋势5。与此同时，数字技术浪潮席卷全球，数字化正在重塑和赋能财务服务6。财务云、会计大数据分析与处理、中台技术、商业智能等等，都离不开基础数据的支持，电子会计档案工作是数字化未来不可忽略的基石。2公立医院电子会计档案应用现状21医院信息化发展程度不够我国各级公立医院信息化发展进程有先后，信息化水平参差不齐7，而电子会计档案管理系统的应用需以信息化发展为基础。当下，少部分公立医院已经开始尝试搭建电子会计档案系统，但大部分信息化发展程度不够的公立医院一时难以达到理想效果。另一方面，如果信息化程度不高，电子会计档案的应用和推广，就只能够利用现有的信息技术收集档案数据资料，后续并不能进行数据挖掘、分析利用，不能发挥大数据的有用价值，则失去电子会计档案管理工作开展的意义8。22电子会计档案管理意识不足财务档案管理工作是整个财务流程的末期环节，会计档案管理工作往往被财务科室负责人员边缘化，在一定程度上阻碍了会计档案管理工作的改进。医院整体对会计档案尤其是电子会计档案管理的必要性认识不足9，导致在前期信息化工作顶层设计时，一般未将电子会计档案纳入考虑，后期开展电子会计档案系统应用工作时，需花费更大的人力物力来修正调整前期的工作。23信息壁垒严重，数据整合困难近年来，公立医院会计信息化发展迅速，各个信息系统也应运而生，一家公立医院仅财务相关的信息系统就有几十个。信息系统独立分散，数据井喷，且内外部业务系统未进行平台化管控，未实行基础数据的顶层设计和统一，各个系统之间存在信息数据难统一、信息运用难共享、信息处理难协同的信息屏障和隔阂现象10。“信息壁垒”是电子会计档案的推进工作中的顽疾和羁绊11，主要有以下原因造成:跨系统操作多，数据整合利用率低;内外部业务系统未进行平台化管控，不能根据统一的门户进行单点登录，数据的即时同步或集成传递难度较大;缺乏准确性与时效性，往往需要人工跨多个系统和岗位获取数据，这种手工处理存在一定的误差率;医院未建立规范化规则库，导致信息规范性不强，业务尺度不一，难以进行标准化流程管理。这些原因都导致了电子会计档案在集成系统时存在难度，数据整合困难。3电子会计档案管理系统的应用成果31XH 医院电子会计档案的系统架构XH 医院以预算、核算、成本、绩效、医保、物价、OA等系统为基础，构建全套的电子会计档案管理系统，整合串联了网上报销电子单、发票数据、合同数据、银行回单数据、电子 CA 凭证数据等各系统中的各类重要信息，有效优化和解决了会计档案数据分散、文件整理标准不统一、信息重复整理等痼疾。XH 医院电子会计档案分为三个层级，第一层应用层、第二层组织层、第三层聚合层。根据类型的不同，将电子会计档案的用户分为三类:档案管理员、系统管理员以及普通用户。档案管理员和普通用户主要聚焦在第一二层级，系统管理员主要聚焦在第二三层级。3 1 1第一层应用层应用层包含了原始会计资料的生产以及会计数据整理再造的过程。电子会计档案系统应用层囊括了从档案收集到档案整理到档案鉴定最后到档案销毁的全生命周期管理流程，既包含电子档案，也包含纸质档案。同时，在会计原始资料的基础上，通过档案利用、档案检索、档案统计强大电子会计档案系统的功能和效用。3 1 2第二层组织层为了电子会计档案有效地被利用，需要档案管理工作者从系统设计早期参与进来，设置前端控制。组织层包含全宗管理、门类/分类管理、元数据管理、角色管理、权限管理、日志管理等基础设置，根据部门及人员类别赋予不同权限进行组织管理。3 1 3第三层聚合层电子会计档案系统是一个相对独立的平台，但随着近年来会计信息化的飞速发展，一个单位仅财务领域就有各种各样的信息系统12。为避免资源的浪费和数据冗余，XH 医院电子会计档案集成各类相关系统，包含了OA、CM、HP、HM 等各类信息系统，打造绿色平台。3 2XH 医院电子会计档案的系统功能XH 医院电子会计档案系统实现了以下业务功能:OC 识别。采用先进的 OC 识别技术，对纸质档案的数据进行实时识别提取。发票验证查重。所有发票自动与税务系统进行实时交互，通过提取发票的发票号码、检验码、开票日期等信息，对发票真伪进行识别，实时反馈给职工，便于及时处理。另外，对于电子发票的重复报销进行严格控制，进一步加强内控管理。会计凭证自动生成。通过 HP 系统与业务系统的互联互通，会计凭证由业务数据自动生成，同时与预算系统、成本系统、绩效系统实时连接，同时完成预算、成本、绩效核算。会计凭证的 CA 认证。所有的会计凭证都通过电子签名和 CA 技术进行认证，具有法律效应。电子银行回单即时对账。通过与银行系统对接，每日 8 点，银行系统自动传输电子回单到电子会计档案系统，并与核算系统进行自动对账。与物资系统、HIS 系统、医保系统、物价系统等实现对接，实现医、教、研、防、人、物等与财务的业财融合。自动生成不同维度财务报表和财务报告，满足各级管理层决策支撑。支持多维度统计查询。支持医院各类会计档案实时查阅。支持分权限管理，相应业务人员、财务人员智能查阅自己权限的数据，保证数据安全。3 2 1银行回单数据自动收集整理银行回单系统自动与银行进行数据交互，获取相关回单数据并形成台账。电子会计档案管理系统每晚从272现代医院 2023 年 2 月第 23 卷第 2