公共就业人才档案管理工作优化策略_刘红妹.pdf

2 0 2 3.1 人才资源开发 55人才档案管理作为公共就业服务的关键内容，其管理质量关系到人才就业质量。因此，要研究公共就业人才档案管理工作优化策略，分析公共就业人才档案管理现状，找出档案管理存在的问题。针对相关管理问题，提出完善公共就业档案管理制度保障、丰富人才档案管理工作内容、强化档案管理工作的信息化建设、充实公共就业人才档案资料、重视公共就业人才信息隐私权等优化策略。通过以上研究旨在提高档案管理质量，为人才就业质量提供保障。一、概述就业质量与人民收入关系密切，为提高就业质量，需要将基础工作做好。档案管理工作作为基础内容，其管理质量至关重要。公共就业服务是一种促进人才就业的制度，能够提升人才就业质量。人才在企业中占据着重要地位，是企业转型与壮大的关键。人才档案是人才信息最直接的收集方式，能够将人才的基本信息掌握在手中，也是人才技能的体现，能够为企业提供基础保障。公共就业人才档案是一种专门档案类型，记录人才的人生轨迹，能够客观、真实地叙述人才的学习就业情况。企业通过人才档案内容，能够了解人才的基本情况，并针对其实际能力配置相应的职能，保证人才能力与岗位相匹配。公共就业人才档案管理工作面向企业人事部门与社会公共部门。在人才进入企业工作之前，企业拿到人才档案，对人才的基本能力进行评估，作出一系列的培训指导，使人才与企业的工作环境更加适配。在人才离职之后，人才档案重新归到社会公共部门，等待人才的下一次就业。此种管理方式能够保证人才档公共就业人才档案管理工作优化策略刘红妹|人社天地 就业创业|DOI:10.19424/ki.41-1372/d.2023.02.02556 人才资源开发 2 0 2 3.1 案信息的安全性，公共部门与企业人事部门合作时，档案信息资源达到共建、共享的目的。为了更进一步提高人才就业质量，本文重点研究公共就业人才档案管理工作优化策略。二、公共就业人才档案管理现状公共就业人才档案管理是“公共”与“档案管理”相结合的服务模式，管理工作具有“公共性”。公共就业人才档案管理的主要目的在于促进就业，利用公共制度，完成人才档案的高效管理，从而提高就业质量。目前，企业需求与人才就业存在矛盾，企业需要技术性人才，而刚毕业的学生并不具备应用的技能，导致企业无法招聘新员工，学生无法获得新技能，造成企业招聘困难的局面，学生就业困难。公共就业人才档案能够为双方提供适配的通道，从而提高就业质量。在人才档案管理工作中，配备专门的管理人员，为企业提供相应的服务。人才档案管理部门主要分为前台与后勤两个业务组，前台组主要对接企业、学生的招聘、应聘业务；后勤组主要收集人才档案材料，并对档案信息进行整理，为人才适配企业，为企业适配人才。公共就业档案管理服务效能满意度情况如图 1 所示。图 1 公共就业档案管理服务效能满意度情况如图 1 所示，目前档案管理过程中，不满意占4.0%+28.4%，满意占 17.6%+35.4%，一般占 14.6%。由此可见，公共就业档案管理服务存在一定的问题，亟须进行优化，保证人才就业质量、企业招聘质量。本文将造成人才档案管理效能满意度低的问题归纳为三类，分别为公共就业人才档案管理能力、信息化建设、隐私权等。管理能力主要包括管理制度、管理内容；信息化建设包括管理平台、档案资料等；隐私权为人才档案信息的隐私管理。人才日益增长，高校毕业生、再就业人才，均需要在公共就业服务部门进行档案信息整合，导致档案资料较多，收集更加复杂，影响管理质量。另外，在企业与人才对接的过程中，更容易出现人才信息泄露的现象，对当事人的隐私造成极大影响。针对上述问题，本文对公共就业人才档案管理工作进行优化。三、人才档案管理工作优化策略1.完善公共就业档案管理制度保障。本文针对档案管理问题，将完善管理制度保障作为首要步骤。档案管理制度从三方面完善，第一，分类管理制度。针对不同类型的就业人才进行不同类别的帮扶，结合政府制定的就业制度，带动就业能力一般的人才深造或进行其他职业技能培训，从而实现正规的就业。对于就业能力较高的人才而言，根据人才的实际能力，推荐更加适合人才发展的企业，并将企业中适配的岗位圈定，保障人才的基本就业质量。第二，企业与人才的招聘就业衔接制度。以鼓励就业为前提，推动人才进行创业创新，提高人才的创业积极性。在此制度推动进行时，根据人才的实际需求，注重该制度的实效性，达到良好的公共就业服务效果。第三，监督管理制度。针对管理漏洞进行不定期排查。公共就业人才档案管理部门时刻做好接受上层领导检查的准备，不断完善自身服务能力，将企业资源、人才资源分配的更加合理，努力帮助企业实现人才招聘的目标，完成人才就业的目标，真正意义上促进人才就业。2.丰富人才档案管理工作内容。公共就业人才档案管理的优化，离不开管理方式的创新。就档案管理部门而言，需要强化内部信息共享与外部数据交换。也就是说，内部丰富管理内容，外部强化信息化建设。人才档案管理工作内容需要从被动的方式转变为主动，通过推动企业人事部门的人才信息共享，使公共就业档案管理部门与企业人事部门之间紧密联合，实现主动推送服务。除此之外，人才档案管理工作主要包括为人才提供就业指导，为企业提供人才选拔等内容。公共就业人才档案管理的主要目的在于推动人才就业，因此，需要在管理部门中开展就业服务专项培训。通过开展培训项目的方式，激发人才就业心理，主动承担社会责任。同时，档案管理部门根据人才的技能需求，向企业寻求岗位开发的帮助，为新兴人才的就业提供保障。在收集人才档案信息的过程中，按照人才的专业技能进行分类，找出人才的优势，并加以整理与分析，为就业人才做到分类指导，达到更好的就业援助效果。建立公共就业人才档案管理部门与社区档案信息管理部门的合作关系，人才前往公共就业区域时，往往不能获得实时就业就职消息，与社区档案信息管理部门建立合作关系之后，可以立即通知人才到岗就业，保证就业效率。另外，人才档案管理工作内容还包括鼓励人才自主创业的部分，通过高额补贴、降低注|人社天地 就业创业|2 0 2 3.1 人才资源开发 57|人社天地 就业创业|册资金等制度，激发人才的创业积极性，丰富档案管理内容。3.强化档案管理工作的信息化建设。强化档案管理工作的信息化建设，才能使其更好地服务公共人才。本文从加快人才档案管理平台智能化升级、推进档案管理数字化建设、建立完善的档案统计模式等方面进行强化。首先，加快人才档案管理平台智能化升级，能够提高档案管理工作的效率，在一定程度上减少档案信息失误的现象。对于外借的档案而言，档案管理平台的智能化升级，能够在临近归还时间作出智能提醒，并以发送短信的形式提醒借档人群，在规范档案管理的同时，也能规避一些档案归还失误。同时，智能化的档案管理平台还能够将档案证明输入模板中，申请人需要出具相关证明时，仅需要一键打印即可。在平台使用权限方面，设置多种管理员身份，通过用户名、密码的形式，规避档案信息泄露的风险。其次，推进档案管理数字化建设。数字化建设与信息化建设息息相关，日常档案信息量较大、人手不足时，很容易出现信息上传失误的现象。而管理工作可以根据档案信息的收集时间、人才的实际技能、人才所属年代等情况，制订出一个完整的方案。通过识别条形码或二维码的形式，快速识别档案信息，既能节省信息查询时间，又能提高信息查询效率。最后，建立完善的档案统计模式。在人才信息日益增加的年代，单靠人工、纸张材料进行查询，很难实现高效统计。因此，本文将信息化技术应用到档案信息统计中。在信息化平台中，对人才登记的电子数据进行分类，并对每份档案的调入、调出、查阅、打印、证明等工作内容做到实时登记，实时更新，要求数据必须真实有效，最大限度地提升公共就业人才档案管理工作的效率。4.充实公共就业人才档案资料。公共就业人才档案管理工作中，档案资料的收集至关重要。人才档案信息收集确认时，类似党团资料、聘用资料、辞职资料、考核资料、培训资料等与人才信息有关的档案资料，均需要做到实时归档与更新。另外，还需要根据人才职能的变化，不断更新、充实人才档案资料，保证人才档案资料的完整性。各个公共就业服务中心的管理人员，需要对档案资料进行鉴别，确认属于个人档案信息的资料予以归档，无法确认个人档案信息或不符合归档条件的资料予以退回，保证所有归档材料均真实有效。同时，需要适时地添加一些反映个人能力的资料，如运动爱好、专业能力、性格特征等资料，能够更进一步反映人才的适配岗位。除此之外，档案的重建工作也需要牢牢把控。每一个放在公共就业人才档案管理部门的档案，均需要做到一人一档，档案资料不能拆分处理，也不能两个人放在同一档案中共同管理。重建的档案需要认真鉴别，重新归档与管理，对于无实质内容的档案资料进行删除改正，尽可能地保证档案资料处于协调管理的状态。5.重视公共就业人才信息隐私权。按照公共就业服务理论来讲，公共就业人才档案管理工作十分重要，档案信息的隐私性神圣不可侵犯。隐私权是每一位公民应有的权利，公共就业人才档案管理部门的基础能力就是保护人才档案信息的隐私权。公共就业服务中心更应该重视人才当事人的隐私权。档案管理部门根据人才的实际需求，强化对员工的隐私培训，明确要求员工档案管理环节，均需要保障人才的隐私，不能随意泄露人才的隐私，如有发现必将严厉惩处。同时，档案管理人员需要增强自身道德素养，以身作则，绝不外泄就业人才信息。可以通过彼此监督的方式，激励员工对周围泄露信息的员工进行举报，营造出良好的档案管理工作环境。档案管理部门在隐私保障的前提下，按照工作需求，进行公示活动，使人才能够根据自身信息查找到属于自身的档案信息内容，为人才就业提供更加优质的服务。四、结语近年来，公共就业服务质量逐渐提升，人才就业率随之提升。档案管理作为公共就业服务的关键工作，其工作内容、管理方式均需要进一步优化。因此，本文通过研究公共就业人才档案管理工作优化策略，从管理制度、管理手段、管理内容、信息化建设、资料管理、权利管理等方面，对原始管理工作进行优化。利用上述优化内容，使人才档案管理工作更加全面，面向企业、面向社会、面向人才均具有良好的保障，达到人才就业与企业招聘共赢的目标。（基金项目：本文系 2022 年度高校哲学社会科学研究一般项目/思政专题项目“疫情防控常态化下高职院校学生就业指导与就业路径研究”研究成果；作者单位：苏州高博软件技术职业学院。）编辑 田玉萍