法治环境下档案管理工作体系建设研究_李益乐.pdf

档案工作archives work第 126 页2023/2 （下）总第405期法治环境下档案管理工作体系建设研究文/航空工业昌飞公司李益乐李小春坚持全面依法治国是档案职业发展面临的新环境，企业档案工作要全面推进依法治档，提升档案管理法治化水平。新一代信息技术与企业生产制造的不断融合，进一步导致企业档案面临的法律环境更加复杂、多变。2019年修订的档案法总体思路中明确提出要加强档案信息化建设，明确电子法律效力，完善监督检查措施，使档案法适应国家治理体系和治理能力现代化建设战略部署。档案事业要想长久生存和发展，就必须立足实际完善相关制度，寻求新时代档案管理工作体系模式，告别“头痛医头、脚痛医脚”的管理思维模式，形成一个不断应变、不断发展的“生命体”。一、依法治档的基本内涵企业依法治档是指在发展中国特色社会主义法治过程中，坚持以全面依法治国为指导，建立完善的档案工作法律法规体系，以法律为尺度和准绳，严格按照档案各方面的工作制度执行，形成档案管理依法而治的法治工作状态，促进企业发展。档案法治是依法治国在档案事业领域的重要体现，也是档案事业发展的必然选择。一方面，依法治档要建立一个完善的档案管理工作体系；另一方面，档案管理要做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，最终创造一个档案工作法治化的健康发展生态环境。二、依法治档的必要性新时代在全面依法治国环境下，全面推进依法治档工作，是贯彻落实依法治国战略的重要体现，有利于档案工作法治化，推进新时代档案管理工作体系构建。（一）依法治档是档案事业发展的必然选择。在依法治国战略、建设法治企业全面深入实施的新背景和新环境下，依法治档是保证新时代档案工作健康有序发展的要求，也是贯彻落实依法治国方略的重要体现。依法推进档案工作建设，助推法治深入企业的方方面面，提升企业市场的竞争力。（二）依法治档是构建新时代档案管理工作体系的客观要求。档案法治建设，是新时代档案工作健康开展的重要依据。依法治档要求我们不断完善相关法律法规体系，促使企业档案工作规范化、健康化、信息化，推动档案工作适应新时代企业“走出去”战略的进一步推进和企业智能制造发展的要求，化解和防范档案工作中遇到的新问题、新情况，构建新时代档案管理工作新模式体系，促进档案事业的可持续发展。三、法治环境下档案管理工作体系构建目前，在法治环境下，企业制造向着数字化、网络化、智能化的方向主攻，智慧档案管理成为企业发展的必然趋势。建立智慧型档案管控模式，规范化管理档案资源，形成法治环境下生态健康的档案管理工作体系，成为档案职业发展研究的方向。要在依法治档的环境下智慧管控档案工作。其本质在于档案数据被赋予背景后成为信息，规则化的信息经过整合形成知识，知识运用于决策形成智慧，从而实现档案管理的自组织、自驱动、自适应、自创新、自进化、自约束。智慧档案管理工作体系（见图1）要求把部门当作一个智慧生命的组织，建立起档案业务域综合管【摘要】如何在法治环境下构建一套符合企业智能制造发展的档案管理工作体系，是目前档案工作者亟待解决的问题。笔者在深入学习依法治档内涵的基础上，从依法治档的重要性出发，研究构建一个不断发展的档案工作管理体系，促进档案事业长远发展。【关键词】依法治国；依法治档；档案管理工作图1智慧档案管理工作体系“五步走”模式第 127 页2023/2 （下）总第405期理的数据、信息、知识和智慧系统，不断整合积累各业务域的大数据，防范业务域管理的风险，分析业务域管理工作的失误与员工状态特征的相关性，逐步形成管理的智慧，走向落细落小、抓易抓早的预防式管理，最终提升管理的效率，对价值创造形成有力的支撑，为企业核心能力建设工作保驾护航。（一）构建依法治档工作体系环境。根据全面依法治国的要求，要强化依法治档在档案工作中的主导作用，积极构建依法治档工作体系环境。一是以标准化业务建设为抓手，规范化管理企业档案。通过规范企业档案管理的种类，方便档案的收集、整理和查阅利用。加大企业档案管理与信息化技术规范的融合，推进档案资源在新技术环境下的数据融合、业务融合，实现跨部门、跨业务的档案协同管理服务，建立规范化的档案数字资源管理。如在规范化管理工具方面推行综合平衡积分卡、管理者标准化作业、管理信息化；在规范化管理业务流程方面，按照业务模块之间的关系运用表单传统业务流程，使业务工作显性化，让“表单办事”成为全员行为准则，推动企业档案管理“法治化”真正落地，实现流程中的“事找人”，并从“流程、规范、表单、制度、信息系统”五个维度管理档案，固化管理标准。二是以制度化管理举措为重点，健全档案管理制度和流程，档案业务融入企业科研生产流程中去，使档案工作在法律法规中健康运行。（二）构建档案管理工作业务域的“生命组织”。人才是档案管理的主体，在档案法治管理工作体系构建中起建立作用，要不断完善体系，使之成为一个不断应变、不断发展的“生命体”。规范化档案人才管理开发标准，建立起一套完善的档案人才管理开发系统，规范化档案管理主体之间的关系、职责、发展方向，使之能健康生存和长久发展，而不是改造自己，使自己成为一个“超人”。按照档案工作各业务发展方向及需求，修订完善档案部门人才发展规划，包括组织架构、人员分工、工作职责、长短期目标、奖励机制等内容，建立起生命组织的“脉搏”，将档案人才发展纳入企业人才发展的标准化内容中去。培养档案法治人才，保证企业档案法治建设的进度和质量。目前，随着时代的发展，对档案人员提出了更高的要求，由于对先进信息技术掌握能力的缺失和依法治档理解的偏差，造成档案馆复合型人才比较欠缺，导致法治环境下企业档案管理工作体系建设中出现需求与设计脱节。另外，部分档案管理人员缺乏学习专业知识的主动性，碰到实际问题时，缺乏创新意识。构建合理的人才发展规划，加强依法治档人才的可持续培养。在实施依法治档的过程中，依“法”是前提，而依“法”的前提是要档案人员学习知道“法”，懂“法”，了解“法”，才能依法治档。在工资待遇方面，不断提升档案人员待遇，肯定工作内容，激发档案人员潜力。这些都直接加快了企业档案管理工作体系建设。提升企业人员法治意识，有利于依法治档工作的持续开展。通过“69”国际档案宣传日、档案培训等强化档案法治宣传，丰富企业员工对依法治档的知识，营造和谐的企业档案法治环境。（三）构建档案管理工作业务域的“数据系统”。企业规范化档案数据系统建设包括档案数据的产生收集和数据资源结构的开发利用两方面。档案数据接收必须清楚企业有哪些业务流程，每个业务流程中有哪些数据需要归档保存，档案管理人员要在哪个业务流程环节管控数据归档，归档由哪个责任者完成，并由谁来对数据进行审核等一系列问题。如构建流程引擎，将档案数据收集定义到企业流程引擎中，完成与企业各流程信息接口搭建，实现数据归档，收集单位各流程信息系统的数据。企业业务流程是公司生产运营管理的现在反映，也是公司进行管理创新活动的基础，只有对管理现状彻底了解，完全掌握，才能发现档案数据管理工作中的问题，找出影响效率、质量、成本的关键瓶颈和环节，进而有针对性地进行改善，最终彻底解决问题。加强业务流程梳理，建立企业基于流程驱动业务模式的信息系统。将档案工作纳入企业信息化流程当中，实现各业务数据自推送到企业档案数据资源管理系统。企业可以通过编制各业务域相关“应知应会”手册、各业务域涉及人或物等动态维护工作信息库；通过整理集团、公司及部门的各业务域档案利用类型、次数，把部门和同行业需求纳入部门的各业务域问题大数据库；通过采集部门各业务域管理小组和全员的各业务域相关行为数据，形成部门各业务域行为事件库，方便档案资源的开发和利用。（四）构建档案管理工作业务域的“信息系统”。把有背景的数据转化为信息，搭建档案信息知识化表现平台，活化档案信息，从管理驱动到利用驱动的角度，促使档案数据全周期一体化，即充分利用现代科技手段和信息技术对这些非结构化信息、多媒体信息和用户信息进行分析。高效组织数据，从单一平面到立体多维形式化表达数据，及时传递出业务域综合管理工作的状态信号。制订各业务域综合管理评价办法，自主开展各业务域管理。（五）构建档案管理工作业务域的“知识系统”。把有规则的信息转化为知识，形成管理经验。信息的知识化是知识与信息技术融合起来应用到（下转第138页）档案工作archives work第 138 页2023/2 （下）总第405期短；密切与驻地档案管理部门的联系，提升单位档案管理水平的专业性，新入职的专兼职档案工作人员要对单位档案规章制度有系统全面的了解，熟悉单位档案工作流程，进行岗前档案培训，合格后方可上岗。要邀请数字化档案方面的专家进行现场指导和数字化档案知识的普及，深入了解数字化档案建设的优势和过程，促进数字化进程的加快。3.强化对档案数字化系统的升级和安全管理。聘请专业人员加强对档案数字化系统的管理，对档案数字化管理系统进行升级，解决系统漏洞问题，对档案安全加以重视，加装防火墙和杀毒软件，防止档案资料被窃取和破坏。要对档案信息的存储设备加强日常维护，防止数据的丢失。对重要的档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术等手段。对内部工作人员要根据不同的工作环节设置相应的访问限权。建立数字化档案查阅管理台账，做到有据可查，追根溯源。四、结语综上所述，在当前大数据时代，地勘单位档案数字化建设势在必行，但是要想建设好，单位领导重视是关键，地勘单位要结合实际现状，重点从前期准备、建设中和后期维护管理三个阶段入手，考虑全面提前准备，制订具体实施方案，在建设中遇到问题，要有据可依，按照制度规范，不断完善改进，要把档案数字化建设当作一件持续性的长效工作去抓，达到实现全面提升档案管理水平的目的，更好地发挥出档案服务地勘单位转型发展的功能。【参考文献】1全国档案事业发展“十三五”规划纲要J.中国档案,2016(05):14-17.2中办国办印发“十四五”全国档案事业发展规划J.中国档案,2021(06):18-23.3朱阳明.办公自动化系统与档案管理系统整合开发J.办公室业务,2018(12):185.4王清云.事业单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析J.兰台内外,2019(07):38-39.5郑立国.地勘单位档案管理的数字化应用J.兰台内外,2021(12):36-37.（上接第127页）数字档案馆建设中去，汇集企业各业务域档案信息，通过数据挖掘分析与各业务域相关档案，形成各业务域知识库；在各业务域知识库的基础上，及时修订二级管理制度；完善部门各业务域培训教材、试题和各业务域相关手册，提升各业务域相关知识的传承效率。档案管控系统将深度感知的数据通过档案平台，展现共享给利用者，把信息变成知识，把知识变成智慧，形成活档案，吸引和满足利用者需求。（六）形成法治环境下档案管理工作的“智慧系统”。在数据、信息和知识系统的基础上，通过特点研究，结合利用者实际情况，建立多种检索方式，逐步走向精准管控。按照设定好的要求自动汇总各类文件，定期推送给相关人员利用；将数据库中数据进行结构化分析，深入挖掘档案知识，为档案人员编研工作提供素材；建立面向企业档案服务对象的信息库，分析利用者利用数据进行预测性服务，能够明确企业智慧档案建设重点。选用标准性、有效性和高效性组号的数据检索方法，笔者推荐自适应ACA算法，高效推进档案利用效率。面对不确定的时代，企业档案工作坚持在“依法治国”的框架下依法治档，在新一代信息技术的冲击下开展“智慧档案管理”探索研究，永远走在服务企业战略目标和档案事业规划发展的路上。技术是把“双刃剑”，物联网、云计算、大数据等新一代信息技术加大了企业档案管理工作的风险。同样，我们也可以借助新技术及其思维，完善档案管理法治环境，推动企业档案工作顺应时代，在依法治档环境下实现“智慧档案管理”，推动法治化的档案管理工作体系构建。企业档案管理工作只有在新时代顺应历史潮流，找准发展定位，吸收先进管理理念，运用新技术，不断努力完善管理体系，档案事业才能突破自我，更上一层楼。【参考文献】1李墨,郭号林.以十九大精神为指引做好依法治档工作的思考J.兰台世界,2018(07):77