2023年无锡金蝶K3_ERP系统管理制度.doc

- 版本/版次：A/1 文件编号：20231125/QR 第 9 页 共 9 页 金蝶K/3 ERP系统管理制度 〔试行稿〕 1. 目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加标准、高效，特制定本制度。 2. 适用范围：全公司纳入ERP系统管理的部门和事项。 3. 权责： 3.1. “K3〞 ERP系统推行实施小组负责本制度稿的制定和修改。 3.2. “K3〞 ERP系统推行领导小组负责本制度的审批。 3.3. “K3〞 ERP系统各操作岗位负责执行制度。 4. 定义： 〔无〕 5. 工作程序： 5.1. ERP业务流程图： 图示说明 图表色别 责任部门 图标 说明 资产管理中心 流程次序 从上到下、从左到右。 营销中心 制造中心方案 上下业务具有承接关系，或下一个业务可由上一个业务直接下推生成。 制造中心仓储 制造中心采购 下一个业务必须以上一个业务的结果为根底展开，过程要严格控制。 制造中心生产 根据业务实际由资产管理中心或制造中心采购填制 下一个业务可以上一个业务结果为参考数据展开，过程给予适当灵活度。 销售订单 系统MRP运算 系统MPS运算 方案管理 系统自动生成委外加工任务单 系统自动生成半成品生产任务单 系统自动生成采购申请单 系统自动生成成品生产任务单 采购申请单 系统自动生成投料单 采购订单 生成凭证 入库核算 钩稽 采购发票 外购入库单 费用发票 领料单 半成品入库 委外加工出库单 出库核算 钩稽 采购发票 费用发票 委外加工入库单 核销 销售出库单 销售出库通知单 销售发票 成品入仓 领料单 固定资产管理 销售费用发票 其它外来发票 应收帐款管理 应付帐款管理 总帐管理 期末处理 结帐 关帐 过帐 对帐 5.2. ERP业务操作规程： 5.2.1. 销售管理： 5.2.1.1. 跟单员将确定的订单按独立核算单位的不同分别录入到各自帐套中。 5.2.1.2. 对录入的订单，业务员、业务主管、资产管理中心要对订单内容的正确性、订单业务的受控性、接单过程的合法合规性进行审核。 5.2.1.3. 经审核的订单要与其它订单信息的附件一起，及时打印、分发给相关部门人员，发现订单错漏后必须立即停止ERP业务流程并要及时反响给营销中心跟单员纠错。 5.2.1.4. 当出现因根底资料缺失而导致业务无法录入到ERP系统的情况时，操作人员应立即依照5.3根底数据管理的规定向相关部门提出。 5.2.1.5. 根据出货方案跟单员开出出货通知单通知出货，出货通知单必须经业务员、业务主管、资产管理中心审核后才会生效。 5.2.1.6. 错误订单经计算后系统限定是不能删除的，纠正时先执行订单修改操作〔只能改数量和备注〕，在错误行备注栏注明“错误单据作废〞让后执行单据关闭或行关闭操作，同时在补做一张销售订单录入被作废的内容，补入订单的表头信息要保持与原单一致。 5.2.2 方案管理 5.2.2.1. 实行生产模块管理的帐套必须在接到订单后由制造中心方案部门进行MPS〔主生产方案〕和MRP〔物料需求方案〕计算。 5.2.2.2. MPS和MRP运算的参数设定由系统管理员会同方案人员按公司ERP系统管理的阶段性要求进行设定，ERP系统管理员和方案人员不得单独修改运算参数。 5.2.2.3. 方案部门在进行MPS和MRP运算前要再次核对销售订单的正确性，防止错误订单被运算，同时计算时先进行低位码维护，使新生成或新变更的BOM得以自动维护；订单被运算后订单将因有关联单据而无法反审核修改，因此出现错误订单运算后按5.2.1.6的规定处理。 5.2.2.4. MPS运算后在MPS维护界面对生成的方案订单进行审核、投放；投放后对生成的生产任务单进行确认、下达，任务单未完成，但因故不需要再生产的，那么对该生产任务单采用手工结案。 5.2.2.5. MRP运算同5.2.2.4的操作方法。 5.2.3 采购管理 5.2.3.1. 物料方案人员〔或承当物料方案的仓储管理或采购人员〕以系统自动计算生成的物料采购申请单为根底，依据实际需求修改后提出物料申请，经核准审批后提交采购。 5.2.3.2. 采购人员依据采购申请单下推生成采购订单，采购订单可根据与供给商的协商情况作适当修改，经核准审批后打印出并 给供给商。 5.2.3.3. 物料入仓后，采购人员根据外购入仓单下推生成采购发票，并填制相应的费用发票。直接到财务报账的费用由财务填制相应的费用发票，经审核后由资产管理中心核算员钩稽。 5.2.4 仓储管理 5.2.4.1. 办理物料外购入库手续时，仓管人员由采购订单下推生成外购入库单，并以此检查采购的物料和数量是否符合采购订单要求。对实际入仓数量超过采购订单需求的，其差额在系统设置允许范围的，必须经相关领导批准，补录采购订单将差额录入系统；对没有采购订单的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。 5.2.4.2. 车间选择生产任务单或委外加工任务单下推生成领料单或委外加工出库单，领料单或委外加工出库单的物料品种及数量，由系统根据MRP运算自动生成的投料单反映出来。 a) 在全面实施ERP方案控制之前，车间可在允许的范围内修改系统生成的领料单或委外加工出库单上的数量。 b) 未实施方案控制的帐套，由车间提前开出手工领料单据交仓库备料，仓库根据车间的领料单在ERP系统中录入领料单或委外加工出库单。 c) 录单时要在“本钱对象〞栏注明成品品名，在表头“领料用途〞栏录入xxxxx订单编号，以便财务进行本钱核算。 5.2.4.3. 对于同种材料不同长度、面积的钢材未按照BOM规定的混用现象，鉴于工厂实际生产活动中的要求，在月底需要进行对同种材料不同长度、面积的物料进行核对盘点，对总长度、面积帐实一致的直接由仓库分别以红字、蓝字领料单作调帐处理；对总长度、面积帐实不一致的按盘点规定办理。 5.2.4.4. 实行生产管理模块控制的帐套半成品和成品的入库必须由生产任务单或委外加工任务单下推生成产品入库单或委外加工入库单，对生成的单据可依据实际入库数量进行修改，对数量缺乏任务单要求数量但因客户同意无须再生产的要进行手工关闭生产任务单或委外加工任务单的操作。 未实行生产管理模块的帐套在手工录入产品入库单或委外加工入库单时，必须录入xxxxx订单编号。 5.2.4.5. 要求销售出库单必须由发货通知单生成，数量可以根据实际出货情况进行修改，特殊情况下需要通过其它方式生成销售出库单的，必须经相关财务人员同意并告知ERP系统管理员。 5.2.4.6. 内部领用或免费提供给客户的物料，或不同核算单位之间的物料调拨须填制其它入库单或其它出库单，以便于报表归集和财务核算。 5.2.4.7. 实行批次管理的物料，入库和出库时必须录入批次号，否那么单据不能保存。 5.2.4.8. 对委外加工的业务，仓储或采购人员要对每次收发委外加工物料进行核销业务的处理，以正确反映实际存放在供给商的物料数据。 5.2.5 财务核算管理 5.2.5.1. ERP 系统财务核算操作遵循国家财务法令法规、地方和行业规定以及公司各项财务制度规定，采用公司制定的符合本企业实际运作的会计方法。 5.2.5.2. 根据公司规定的各独立核算单位，ERP系统采用多帐套独立核算，各独立核算单位间调拨均作往来核算，以正确反映各单位经营结果。涉及分厂未能采用ERP系统的，其之间调拨在系统内也作往来核算，在合并时财务通过手工调整来剔出由此产生的资产和损益。 5.2.5.3. 财务人员要认真核对采购发票各项内容防止出现过失，要做好各往来应付款项的核对，及时协同相关部门处理错漏。对与采购相关的费用，采购人员或财务核算员要及时填写费用发票，费用发票要与相关的采购发票进行钩稽处理，以确保存货核算的正确性。 5.2.5.4. 财务核算员要及时处理当天单据，对相关单据进行审核〔参见5.2.1.2和5.2.1.5〕，根据销售出库单填制销售发票。 5.2.5.5. 财务在存货核算时要对物流单据进行检查监督，查出错漏并催促相关操作人员纠正。a〕 对已结帐后发现的问题，核算员要提出调帐报告，经资产管理中心经理批准后在系统“期初余额调整〞等功能界面调帐。 b) 期末盘点按财务制度执行，确认盘盈盘亏的，财务将签字审核的盘点表交由仓库输入ERP系统内，财务在系统内确定单价。 5.2.5.6. 财务核算员根据财务规定和ERP系统操作顺序进行财务核算工作。 5.2.6 系统管理员管理 5.2.6.1. ERP系统管理员和公司网络管理员按本规定要求维护ERP系统，保障系统运行顺畅。 5.2.6.2. ERP系统管理员负责解决或与金蝶参谋联系解决ERP操作系统自身的技术问题，并根据ERP系统使用状况，对相关操作人员进行指导、培训工作。 5.2.6.3. 随着公司对ERP系统完善和功能的增强，根据项目实施的进度和深度配合公司金蝶K/3 ERP项目组的实施工作。 5.2.6.4. 公司ERP项目管理参见金蝶“K3” ERP系统推行暂行管理方法。 5.3. 数据安全管理 5.3.1. 帐套备份：为保证数据的安全，确保使用帐套不被破坏，根据实际工作要求，每周五或周六下午17：00系统重新启动后，由系统管理员或指定的管理人员执行帐套备份操作；当需要对ERP系统数据库进行操作时或执行其他不可逆转操作前，操作人员必须报告ERP系统管理员先进行完全帐套备份。备份帐套文件名为工厂简称加日期，除特殊要求的帐套外，备份帐套保存期不超过一个月。 5.3.2. 日志备份：为了有效追溯在ERP系统里的错误操作和非法操作情况，系统实施日志管理，当日志记录到达一定量时，需要引出记录数据保存在设定的文件夹内备查，同时去除系统内的记录。 5.3.3. 密码管理：为了维护业务流程各职能岗位权责的独立有效性，防止其他人员误用、盗用本岗位操作权限，各岗位ERP系统操作人员必须设定开机密码、个人进入帐套密码。a〕 开机密码及用户名必须在ERP效劳器上注册后才能与效劳器相连，改动开机密码及用户名前必须先告诉系统管理员同时在效劳器里修改。 b) ERP操作人员请长假或离职时必须同时将开机密码和个人进入帐套密码同相关人员办理交接手续。 5.3.4 权限管理：根据各岗位业务需要，系统管理员初步设定各岗位的权限，并通过一定时间的调整后，系统管理员将各岗位已设定权限表提交给各部门主管确认并存档。经确认的各岗位权限的变更需由各部门主管提出书面申请方可更改。离职人员在ERP内的名称需在其业务处理完毕后及时禁用。 5.3.5 业务操作要求及单证管理 5.3.5.1. 公司使用ERP系统管理的部门业务必须按照规定的流程采用ERP单据运作，禁止背离ERP工具而采用原来的模式。自本制度执行之日起，除确需保存的手工单据外，如车间开具的领料单、原生产任务单可作为ERP系统领料单销售订单的附件使用，其它单据不再作为有效单据使用。 5.3.5.2. 修改单据必须先在系统内修改后再打印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。 5.3.5.3. 各岗位业务操作必须遵循严谨、细致、主动、及时地原那么，确保本岗位业务能正确、及时地流向下个环节；各岗位对上环节要起到跟催、监督的作用，对下环节要起到跟踪、效劳的关系。各岗位职员要做到今日事今日毕，确保系统即