2023年工贸企业档案管理制度范文.docx

学海无涯 工贸企业档案治理制度 一、目的 平安消费治理文件使用及档案治理的失控将会给平安消费治理工作带来严峻的阻碍。为加强对档案材料的治理，明确责任部门/人员、流程、方式、权限及各类平安消费档案及保存要求等，确保材料保存的完好性、连续性、真实性和精确性，以便后续借鉴；使档案治理工作进一步标准化、制度化、科学化。 二、 适用范围 本制度适用于本公司的平安消费治理文件使用及档案治理。 三、 机构与职责 3.1公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案治理员，负责档案材料的归档催促和日常治理工作。公司制定明确的档案治理员岗位职责，档案治理员必须严格履行职责，按照档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准标准进展分类，有标准的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 3.2 各部门材料治理：所属各部门必须设兼职的材料治理员，制定明确的材料治理员岗位职责，标准部门档案治理，实行部门档案与公司档案归口治理。档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司治理规定执行。 四 、档案治理程序 4.1平安消费档案归档范围包括： 〔1〕平安消费治理委员会人员名单及变动记录，平安标准化体系各类文件。 〔2〕平安机构设置情况及专职、兼职平安员名单； 〔3〕特种作业人员操作资历证件及人员名单； 〔4〕特种设备清单及有关档案材料； 〔5〕危险源〔点〕材料及三级危险源〔点〕治理清单； 〔6〕作业环境监测材料〔地压监测、岩石挪动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等〕； 〔7〕职工健康档案及健康监护材料； 〔8〕职业病人档案及监护材料； 〔9〕平安消费检查记录及整改情况； 〔10〕平安例会及平安日、月活动记录。 〔11〕职工代表大会关于平安消费的提案及整改落实情况； 〔12〕平安消费事故记录和统计材料； 〔13〕职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故治理的档案材料； 〔14〕平安消费治理制度及岗位操作规程及作业平安规程，并汇编成册； 〔15〕平安措施费用的提取和使用情况； 〔16〕平安教育培训记录； 〔17〕事故应急救援预案，事故应急救援演练及施行记录； 4.1.1档案质量 4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，明晰，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。 4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进展修复处理。 4.1.4档案必须遵照文件材料构成的规律和特点，保持文件材料之间的联络，区分不同的价值，便于保管和利用。 4.1.5档案盒外表为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员按照内容拟定标题。 4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 4.2立档 4.2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件陈列在定稿之后。 4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 4.2.3档案文件材料按时间顺序陈列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 4.3 归档类别 4.3.1 企业平安消费档案整理应按照本身实际情况设立类目。平安消费档案类目设置要层次明晰，概念明确，案卷陈列应反映本企业平安消费档案的分类体系，便于科学治理与利用。 企业平安消费档案按档案的范围宜设置以下类别： 〔一〕平安组织 〔二〕平安规章制度 〔三〕监视执法检查 〔四〕平安检查 〔五〕教育培训 〔六〕平安投入 〔七〕工伤保险 〔八〕职业病防治 〔九〕劳动防护用品 〔十〕三同时“治理 〔十一〕平安防护设备治理 〔十二〕平安用电治理 〔十三〕特种设备治理 〔十四〕事故治理 4.3.2 特别载体平安消费档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体方式、所反映征询题或构成时间进展分类编目。 4.3.3 特别载体平安消费档案要遵照有照顾片、声像、电子档案的标准，按其载体方式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。 4.4档案编号 4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次陈列，以便查阅。 4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修正，如确有修正必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的搜集、整理，按照档案登记目录表条款对号入座“，各部门要积极配合公司档案治理工作。 4.5归档及保存年限 4.5.1归档的文件材料，应按自然构成，保持历史联络的原那么和归档要求特征及文件内容进展归档，在一个卷内要按征询题或者文件构成的时间，系统的陈列并填写卷内目录。 4.5.2归档的同类文件材料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。 4.5.2.1 永久 平安技术治理制度、方法、总结，自然灾祸、消费平安事故抢救、调查、处理文件材料； 4.5.2.2 30年 平安技术治理规划、打算、通报、会议记录、平安体系建立文件材料等 4.5.2.3 10年 平安、消防教育、应急演练活动文件材料 4.5.3 公司可按照实际情况拟订文件材料保存期限的补充规定。 4.5.4 归档的文件材料品种，份数以及每份的页数均应齐全完好，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字构成的同一文件，均不得分开。 4.5.5 按归档要求进展装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一陈列并编写档号。 4.6 档案日常治理 4.6.1借阅 4.6.1.1借阅手续： 〔1〕各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 〔2〕档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 〔3〕档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，在记录上写明已还“字样。 4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、互换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 4.6.1.3借阅人确因工作缘故需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。 4.6.1.4借阅人应于规定期限内归还。如有其别人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 4.6.2销毁 4.6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人前方可进展销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 4.6.2.2销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。 4.6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事项；正在工程建立期间的建立单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完毕时为止。 4.6.3移交 4.6.3.1需要进展移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进展移交。档案移交登记表需注明： 移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交缘故。 4.6.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 4.6.4保密 4.6.4.1 档案室的任务是集中统一治理公司已构成的全部文件材料档案，维护档案的完好和平安，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。 4.6.4.2 档案员应忠于职守，恪守纪律，保守机密，树立全心全意为公司各项工作效劳的思想，主动，精确，迅速地为利用者提供档案材料。 4.6.4.3 保护档案室的一切设备设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。 4.7档案库房治理 设置专门的档案库，对上述要求档案治理的材料进展治理，档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房平安治理要求，装备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设备、遮光窗帘、防虫药品等档案平安保管设备和用品。应关注电子媒体文件和档案的治理，确认是否有规定，能否及时修正等。 4.8附那么 在本制度框架下，公司各部门可按照实际情况制订更为详细的施行细那么，但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。