2023年内部控制具体制度采购与付款管理.doc

采购与付款管理制度 1. 总那么 1.1. 为了加强对单位采购与付款的内部控制，标准采购与付款行为，防范采购与付款过程中的过失和舞弊，根据中华人民共和国会计法、上海证券交易所上市公司内部控制指引、内部会计控制标准——根本标准〔试行〕和企业内部控制具体标准——采购与付款〔征求意见稿〕等法律法规，并结合本公司的实际情况，制定本制度。 1.2. 本制度适用于晋城蓝焰煤业股份〔以下简称晋城煤业〕本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司〔以下简称各单位〕，参股子公司可参照执行。 2. 采购管理的组织机构和职责 2.1. 股份公司财务部的相关职责 （1） 负责对付款方案的审批； （2） 负责对供给分公司以及各矿财务部门的采购资金结算监督检查； （3） 负责对设备配件采购货款的结算。 2.2. 股份公司财务部方案部门〔以下简称“方案部门〞〕相关职责 （1） 负责设备、配件的需求方案的汇总、审核，并编制采购方案。 2.3. 股份公司秘书处下属法律工作室〔以下简称“法律部门〞〕的相关职责 （1） 负责对采购合同的审核； （2） 负责对采购过程中的法律纠纷进行处理。 2.4. 股份公司设备租赁部相关职责 （1） 负责各单位设备、配件需求方案的汇总、审核和上报； （2） 负责按照审批后的设备、配件采购方案实施对设备、配件采购工作； （3） 负责设备、配件进货检验和不合格品的处置； （4） 负责编制设备、配件采购的付款方案； （5） 负责对设备、配件采购的合格供方评价和管理。 2.5. 供给分公司采购部门的相关职责 （1） 负责公司管材料采购方案的汇总、编制和审批后的实施； （2） 负责进入总库材料的进货检验； （3） 负责公司管采购材料的不合格品处置； （4） 负责保证发生灾害事故时抢险救灾物资的提供； （5） 负责对公司管材料采购的合格供方评价和管理。 2.6. 供给分公司财务部门的相关职责 （1） 负责编制供给分公司会计资料，并上报股份公司财务部； （2） 进行材料本钱分析，并上报股份公司财务部； （3） 负责付款方案的编制； （4） 按照审批的付款方案办理货款结算。 2.7. 供给分公司监控办的相关职责 （1） 对材料采购的价格和质量进行监督； （2） 对招投标采购进行跟踪和监督； （3） 对供货厂商的调查论证卡、供需合同等工作进行审核和监督。 2.8. 各矿物资供给部门的相关职责 （1） 负责采购需求方案的编制； （2） 负责自购材料、设备、配件采购工作； （3） 负责自购材料、设备、配件进货检验和不合格品的处置； （4） 负责股份公司采购直接送达本单位的材料、设备、配件的进货检验和不合格品的处置； （5） 负责对自购材料、设备、配件的供方评价和管理。 2.9. 各矿财务部门的相关职责 （1） 负责编制各矿的会计资料，并上报股份公司财务部； （2） 进行材料本钱分析，并上报股份公司财务部； （3） 负责自购物资付款方案的编制； （4） 按照审批的自购物资付款方案办理货款结算。 2.10. 采购管理岗位分工原那么要求 （1） 单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互别离、制约和监督。 （2） 采购与付款业务不相容岗位至少包括： l 请购与审批； l 采购与付款； l 采购合同的订立与审计〔评审〕； l 采购、验收与相关会计记录； l 付款的申请、审批与执行。 （3） 单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。 （4） 单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 （5） 单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 （6） 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 （7） 单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单〔或采购合同，下同〕、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 3. 授权审批规定 3.1. 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。 3.2. 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 3.3. 经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 3.4. 授权审批内容可以参见下表： 采购付款审批权力矩阵 审批部门及人员 审批事项 矿 运供给分公司 股份本部 高管层 董事会 供给科 财务科 分管副 矿长 矿长 采购部 财务部 设备 租赁部 机电部 财务部 分管副 总经理 总经理 总经理 办公会 董事长 全体成员 年度材料采购方案 提出 审核 审核 汇总 审核 审核 审议 审批 月度材料采购方案 年度采购方案内 提出 审核 分管领导审批 年度采购方案外金额在50万元人民币以内 提出 审核 审核 主管领导审批 年度采购方案外金额在50万元－100万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在100万元－500万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在500万元－3000万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在3000万人民币以上 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度设备配件采购方案 提出 审核 审核 汇总 审核 审核 审核 审议 审批 月度设备配件采购方案 年度采购方案内 提出 审核 审核 审核 分管领导审批 年度采购方案外金额在50万元人民币以内 提出 审核 审核 审核 审核 主管领导审批 年度采购方案外金额在50万元－100万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在100万元－500万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在500万元－3000万人民币之间 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 年度采购方案外金额在3000万人民币以上 提出 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审核 审批 采购合同签订、变更审批 单项合同额<50万元人民币，且属于业务单位采购范围的 比价 审核 审批 单项合同额<50万元人民币 主管领导审批 主管领导审批 单项合同额50万元－500万元人民币 主管领导审核 主管领导审核 审批 单项合同额500万元－3000万元人民币 主管领导审查 主管领导审查 审核 审批 单项合同额>3000万元人民币 主管领导审查 主管领导审查 审核 审议 审批 预付款审批 50万元以下，且属于业务单位采购范围的 审批 50万元以下，且属股份公司采购范围的 主管领导审批 审核 50万元以上 主管领导审核 审核 审批 付款审批 业务单位采购项目 提出 审议 审批 股份公司材料采购项目 审议 审核 审核 股份公司设备配件采购项目 审议 审核 4. 采购与付款管理内控程序 采购部门 采购部门 仓储部门 财务部门 请购单位 采购部门 财务部门 需用方案 采购方案 采购 签订合同 验收 1 2 3 4 5 付款 6 图：采购方案的制定与实施内控程序 4.1. 公司各业务单位根据公司的生产方案、根本建设方案、更新及大修等专项资金方案、库存管理、厂商情况等编制需用方案，经主管领导审批后，根据物资采购主体的不同分别报业务单位采购部门、股份公司设备租赁部和供给分公司。 4.2. 供给分公司汇总各业务单位的材料需用方案，形成公司的材料采购方案；设备租赁部汇总各单位的设备、配件需用方案，报股份公司财务部的方案管理部门形成公司的设备、配件采购方案；各业务单位的供给部门汇总本单位自购物资的需用方案，形成自购材料采购方案；所有采购方案经主管领导审批后交由采购人员实施采购。 4.3. 供给分公司、设备租赁部、各业务单位的供给部门根据采购项目、金额不同，分别实施比价、邀请招标和公开招标的采购。 4.4. 供给分公司、设备租赁部、各业务单位的供给部门负责与供方签订订货合同，并按照合同管理方法实施审批和备案。 4.5. 对到货物资，由仓储部门实施验收，并出具验收报告，对验收不合格的物资要协同相关部门进行处理。 4.6. 采购部门每月汇总、上报应付款项目，财务部门进行审核，对验收合格，符合付款手续的项目编制付款方案，在付款方案经过审批后执行付款结算。 5. 需用方案与采购方案的制定与实施内控要求 5.1. 采购方案必须按照公司生产方案、根本建设方案、更新及大修等专项资金方案、库存管理、厂商情况及采购管理的实际编制，使用单位编制需用方案，各方案编制主体审核汇总后编制公司采购年、月采购方案。 5.2. 采购方案的编制 5.2.1. 请购单位根据生产实际、工程预算、参酌库存情况，真实、准确填写所需材料、设备及配件的名称、数量、规格型号、需求日期及本卷须知，需要图纸的必须提供必要的图纸，经请购单位主要领导或主要领导授权人签字后，递送至供给部门。 5.2.2. 生产维修材料采购方案 （1） 队组材料需用方案：由各生产队组每月月底以前进行编制，并同时向本单位供给部门报送，以作为各矿、厂、处供给部门对生产队组进行材料分配的依据，以及编制自购材料采购方案和股份公司材料需用方案的根底资料。 （2） 自购材料采购方案：由各矿、厂、处供给部门每月5日前在汇总队组材料需用方案中属矿、厂、处采购权限的材料的根底上进行编制，以作为供给分公司向矿、厂、处分配自购材料采购资金和矿、厂、处供给部门组织自购材料采购订货的依据。自购材料为晋城煤业公司材料采购目录以外的材料。 （3） 股份公司材料需用方案：由各矿、厂、处供给部门每月5日前汇总各生产队组报送的队组材料需用方案中所需股份公司采购的材料，编制需要方案，并同时向供给分公司报送，以作为供给分公司向各矿、厂、处分配股份公司材料的依据和