“区块链+”电子档案单套制管理：共建、长存和同治_王平.pdf

档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-13-“区块链+”电子档案单套制管理：共建、长存和同治*王平1，2，3 刘漫漫2 李沐妍2 杨寒沁2（1.武汉大学信息资源研究中心 武汉 430072；2.武汉大学信息管理学院 武汉 430072；3.中国人民大学档案事业发展研究中心 北京 100872）摘 要：电子档案单套制管理正在稳步开展，其中电子档案真实性、完整性、安全性和可用性保障依然是亟待解决的关键问题。区块链作为新兴的可信管理技术，在档案管理领域的应用优势愈发凸显。在与电子档案单套制管理的应用结合上，深入剖析区块链技术应用的理论逻辑和实践逻辑，揭示技术和管理融合的内在关联和外在呈现，并从共建、长存和同治三个方面探讨电子档案单套制管理中区块链应用的思路和策略。关键词：电子档案；单套制管理；区块链中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)04-0013-0080 引言2020 年 6 月新修订的中华人民共和国档案法确立“电子档案与传统载体档案具有同等效力”的原则1，为电子档案单套管理提供了法律支持。到 2022 年 7 月，中华人民共和国档案行业标准电子档案单套管理一般要求开始正式实施，为实现来源可靠、程序规范、要素合规的单套制管理提供了具体要求和标准支撑2。与此同时，电子档案单套制管理的推行脚步一直向前，自 2015 年起，浙江、上海纷纷开展电子化归档和电子档案管理试点工作，近年北京市互联网法院3、深圳市中级人民法院4、辽宁省档案馆5等纷纷通过试点验收，稳步推进各类专业电子档案单套制管理工作。然而电子档案单套制管理还未全面覆盖，试点工作居多，主要还是考虑到当前数据化背景下，电子档案单套制可能会面临的真实性、完整性、安全性、可用性问题。有学者指出，在单套制环境下，长期保存技术的可信问题，新技术的应用能力问题等都会影响电子档案单套制管理的进程6，此外电子档案对存储设备具有较高的依赖性，使其面临了较大的真实风险和安全风险7。为此，档案及相关领域的学界和业界开始着手引入新兴信息技术方法区块链，来解决档案管理中存在的上述可信问题，例如探讨区块链在电子文件四性维护方面的适用性8，构建文件档案管理可信生态9，探索区块链应用于电子档案管理的实施策略10，还有中国石化11、中国电力建设12、广州互联网法院13等开展契合业务需求的区块链实践等。其中虽然已有关于区块链在电子档案单套制管理中的应用研究，但是专门针对电子档案单套制管理进行技术应用逻辑和应用路径的深入剖析较少，如何保障区块链在电子档案单套制管理中发挥应用优势还需具体探讨。在此背景下，本文从理论和实践两个层面，梳理区块链技术与电子档案*【基金项目】本文系国家档案局科技项目“区块链技术在电子档案管理中的应用研究”（项目编号：2020-X-13）、国家档案局科技项目“湖北省新冠肺炎疫情防控档案资源建设及平台研发”（项目编号：2021-X-60）研究成果之一。【作者简介】王平（1981-），男，武汉大学信息管理学院教授、博士生导师，研究方向：区块链+文件档案管理；刘漫漫（1995-），女，武汉大学信息管理学院硕士研究生，研究方向：电子文件管理；李沐妍（1995-）,女，武汉大学信息管理学院博士研究生，研究方向：数字档案与现代技术；杨寒沁（1998-），女，武汉大学信息管理学院博士研究生，研究方向：数字档案资源管理。2022 年第 4 期 总第 264 期-14-SHANXI ARCHIVES单套制管理结合的内在逻辑关联和外在逻辑呈现，并基于共建、长存和同治的思路，提出区块链在电子档案单套制管理中的应用路径，为后续学界研究和业界实践提供参考思路。1 电子档案单套制管理中区块链应用逻辑电子档案管理系统是单套制管理实施的平台环境，而区块链系统与电子档案管理系统是具有相似之处的。首先，二者功能相似，都是一种记录文件数据信息的结构。其次，二者存储对象相似，存储的都是有价值的电子形式的信息数据，区块链系统上存储的是文件、记录、数据等交易信息，电子档案管理系统存储的是单套制管理的档案信息，虽然信息类型不同，但本质上都是数据。最后，二者管理目标相似，都是为了一定程度上维护所存储数据信息的可信。此外，本文从理论和实践两个层面，构建应用逻辑框架，如图 1 所示，进一步分析区块链应用于电子档案单套制管理的可行性。图 1 电子档案单套制管理中区块链应用逻辑1.1 理论逻辑：区块链技术特性契合可信需求区块链的技术特性能够较好契合电子档案单套制的可信管理需求，保障真实性、维护完整性、保证可用性、提升安全性。在单套制管理中，电子存储方式使档案面临着更长时间的数据丢失或恶意窃取风险，更容易被伪造和篡改，而区块链的防篡改机制则正好能够解决这一问题。利用哈希函数进行哈希运算获得代表档案真实性的唯一哈希值，将其作为电子档案真实性的唯一标识，区块链中的每一区块都存储着前一区块的哈希值，链上的数据通过哈希值可以互相验证。只有当存储在区块链上电子档案的哈希值与实际存储在星际文件系统（Inter-Planetary File System）或者其他数据库中的电子档案哈希值一致时，文件才是真实的。由于流转频繁、捕获不及时、存储结构复杂、不可抗破坏等原因，单份电子档案出现内容、结构和背景信息不齐全，整体电子档案出现数量残缺等问题。针对完整性需求，区块链上的数据加盖时间戳，档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-15-能够实现对电子档案接收、保管、利用全过程管理的实时、准确记录，确保电子档案管理过程的可追溯、可查源。此外，分布式存储方式具备较大优势，冗余度高，可以多次备份、异地备份，同时发挥共识机制，即使面临攻击，只要半数节点不同时崩溃，档案数据都不会产生损失。由于系统故障、硬件破损、病毒攻击、设备换代等缘故，电子档案出现不可读取，呈现乱码状态，部分信息内容无法显示等可用性问题，是单套制管理中需要引起高度重视的管理风险。引入区块链技术后，通过保障真实完整，使得电子档案各项内容被完整呈现。同时，通过智能合约、非对称加密、时间戳等机制，防止电子档案数据在多方传输和利用过程中遭到破坏，构建较为稳定可靠的电子档案单套制管理环境，尽可能避免影响电子档案的可用性。电子档案单套制管理所面临的安全风险主要体现在存储载体是否可靠、管理过程是否可控、人为因素是否可免三个方面。区块链可信特性能够提升安全性，采用点对点网络，使互相连接的节点之间是对等的关系，也无需建立信任关系就可以共同进行数据交互、传输、存储、利用等工作。共识机制保证链上的任何档案操作行为只有被一定数量的节点认可才有效，有效降低电子档案管理系统被外部恶意攻击或者恶意操作的可能性，从而保证了电子档案的安全性。1.2 实践逻辑：区块链实践项目彰显管理成效结合前期调研的区块链电子档案项目应用场景特点分析10，本文将电子档案管理领域的区块链实践项目划分为四个阶段，其特点和成效都为区块链技术在电子档案单套制管理中的应用提供了实践经验支撑。1.2.1 应用起步阶段聚焦真实完整的保障。2016 年 5 月，特拉华州率先在美国实践区块链“智能文件”项目，使用分布式账本技术对政府档案进行存档、编目和加密14。英国国家档案馆在2017年6月实施的ARCHANGEL项目，是世界上首个旨在维护数字档案完整性而开展的区块链档案项目，经过 6 个月的努力，成功开发出用于验证数字档案真实性的技术原型，目前，正在通过英、美、澳等有关国家的政府档案网络进行测试15。这一阶段聚焦于电子档案的真实性和完整性，多以政府部门和档案馆为主导。1.2.2 应用试行阶段注重业务型系统对接。中国石化建立内部私有链，将电子文件档案的哈希值和必要性元数据上链保存，通过比对哈希值的一致性来判断电子文件档案是否被篡改，并提供数据核查验证接口和业务系统调用接口。该项目实现了财务、公文、招投标 3 个业务共 7 个业务系统中电子文件的统一安全管理，于2019 年通过验收11。未来，他们希望档案部门、司法部门、相关企业等通过多方合作构建电子文件存证联盟链，更好地保护和发挥电子档案的法律凭证价值。这一阶段试点单位以大型企业为主，将区块链与业务系统或者电子档案管理系统进行集成，但是应用场景相对单一，并未覆盖电子档案全生命周期。1.2.3 应用深入阶段融合单套制管理模式。中国建设电力有限公司基于区块链技术实施开展电子文件单套归档和电子档案单套制管理的试点工作，搭建联盟链基础平台，融合电子文件自形成到归档后电子档案管理，直至最终销毁的全业务处理场景，并在系统集成中开发电子文件验真平台，实现了单套制管理业务在区块链系统中的完整呈现，同时保障电子文件和电子档案的真实性，向构建生态级跨链融合目标迈进一大步12。2021 年，南京市建邺区以“互联网+政务服务”为核心，建成了“一链贯穿电子公文全生命周期”的“区块链+协同办公+档案管理”电子公文单套运行环境，并搭建“建邺区档案联盟链”部署在智慧建邺政务云上，实现全流程、全过程、全周期管理16。这一阶段区块链技术已与电子文件单套归档和电子档案单套制管理相结合，以全生命周期可信为目标进行深入探索。1.2.4 应用拓展阶段构建生态级联盟共享。电子档案单套制管理相继推行，区块链电子档案管理项目参与主体、参与范围进一步扩大，电子档案管理领域的区块链应用共识逐渐形成，电子档案的共享利用也愈发受到重视。2022 年第 4 期 总第 264 期-16-SHANXI ARCHIVES2020 年，浙江省以省档案馆为依托，对各地档案馆数据成果进行整合，基于区块链搭建省级档案数据中心总库和一体化应用平台17。东北三省四市签订民生档案跨馆查询合作协议，沈阳市档案馆创新提出建设基于 Hyperledger Fabric 联盟链技术的民生档案跨馆利用平台，提供跨馆检索等服务，最终建成沈阳市民生档案共享联盟18。2 电子档案单套制管理中区块链应用路径本文在理论和实践逻辑基础之上，从共建、长存、同治三个维度构建区块链应用于电子档案单套制管理的路径，如图 2 所示，具体阐释电子档案单套制管理业务中实现区块链技术优势发挥的保障策略：优化单套制档案数据上链管理方案，提高单套制运行数据长期保存能力，完善单套制与区块链深度结合条件。图 2 电子档案单套制管理中区块链应用路径2.1 共建：优化单套制档案数据上链管理方案在数据无处不在、无处不有的大数据时代，需要巨大的存储空间来适应电子档案数据的增长趋势。而区块链主要解决的是多方信任问题，但是单从数据存储的角度来讲，其数据资源存储量是有限的，而且存储容量局限也会影响数据交易处理效率19。目前，区块链存储的数据类型多为文本形式，单个文件的数据量都不是很大20。面对庞大的电子档案数据量，区块链可能在一段时间后出现数据过载而难以运行。再者，不同层级、不同类型的档案主体机构的管理条件和能力并不是对等的，甚至存在较大差异，随着区块链系统上电子档案数据规模的不断扩大，不是所有的节点都能够承受强大的存储负载。因此，若要实现基于区块链的电子档案单套制管理长久稳定地运行，就需进一步考虑优化区块链电子档案数据分布存储方案。首先，合理规划档案数据上链方案。不同档案机构的电子档案管理对象、管理流程、管理方式存在差异，加入到区块链上的电子档案数据也应有所不同，目前，采取“哈希值+核心元数据”的形式进行档案学基础理论ARCHIVAL BASIC THEORY-17-上链存储的方式获得普遍认同。但具体哪些是高频利用档案、哪些是核心元数据、哪些是电子档案的关键信息、哪些电子档案不能上链保存，都需要根据档案机构的具体情况来判定。与此同时，电子档案相关数据一旦上链就不能被撤回或者被删除，不恰当的电子档案数据上链可能会造成难以挽回的后果。因此，在电子档案数据上链之前，需要全方位评估本机构的电子档案单套制管理情况。这需要管理者对本机构的档案管理情况具有全面的认知，制定完备的电子档案上链数据方案和突发问题应急预案，全面把控上链数据内容、上链流程等。其次，构建新型档案数据存储结构。随着