对人事档案管理信息化建设的探索_金在莹.pdf

2 0 2 3.1 人才资源开发 43信息一体化、办公自动化、数字化全球化的发展，不断刺激着人事档案管理工作的优化与完善。传统的档案管理工作往往存在信息不全、档案工作量庞大、占用空间广、资料整理困难、不利于保存等问题，长此以往的工作状况，让工作者形成一种定势思维。而信息化的到来无疑会给人事档案管理工作带来更多的机遇和挑战，面对当今市场环境的复杂变化和各行各业的快速发展，传统的人事档案管理工作已经跟不上时代的发展步伐，不得不进行改革和创新，因此，探讨如何进行人事档案管理信息化的建设具有重要意义。一、人事档案管理信息化建设的意义分析1.便于档案的快速流转。首先，信息化建设可以建立沟通交流的平台，有利于人事部门与其他部门工作的碰撞，提高工作时效性，有利于资源的共享，便于其他人员随时查阅档案，实现了资源的有效利用，对事业单位的发展也有重要意义。其次，信息化建设能加大对电子档案的充分利用，有利于档案的快速流转，电子档案不仅能避免因为人工交接时出现的信息失真问题，还可以实现实时传输，解决纸质档案传送时间长、流程复杂的问题。另外，档案的快速流转可以让职工及时享受相关的福利待遇，提升职工工作的幸福感和优越感。2.提高档案的有效利用。人事档案工作与信息化的结合，可以借助大数据的特征存放更多的数据，及时更新职工档案信息，对职工的查询需求提供精准服务，自动识别形成标签，这种技术已经逐步运用到当前的档案信息化管理工作中，还有待深入挖掘更深层的服务，以更好地提高档案的有效利用率。3.有利于档案的长期保存。一份人事档案材料会涉及职工一生的学习、工作、奖惩等信息，在查阅、更新、流转档案时可能会造成档案缺失，几十年档案的纸质存放经常会出现纸张发黄、字迹模糊、信息缺失等现象，未来办理退休手续时经常会遇到各种问题。另外，传统的纸质管理方式对档案室要求很高，需要配备除湿除尘设备，对环境的温湿度也有要求，所以，传统的纸质档案管理方式极其不便。档案管理信息化建设融入了互联网、大数据、数字化等先进技术，档案的传送、更改、流通等均以电子化实现，有效减少了对纸质档案的频繁翻阅，有利于纸质档案的长期保存。4.实现无纸化办公。无纸化办公的实施实则是与传统的档案管理方式告别，通过信息化的管理平台形成档案数据的传输和分享，有利于适应灵活变化的档案交接形式，随时更新档案信息，让工作流程更简易、工作方式更轻松、工作效率更高效，在节约人力和物力的同时，做到了环保。所以，人事档案管理信息化建设，可以全面实现无纸化办公。|人社天地 公共服务|对人事档案管理信息化建设的探索金在莹DOI:10.19424/ki.41-1372/d.2023.02.00544 人才资源开发 2 0 2 3.1 二、人事档案管理信息化建设的现状分析各地的信息化建设正在如火如荼地大力开展，政府部门开始推行电子政务平台，事业单位也开始进行信息化建设的改革和创新，力争将人事档案管理工作做到更规范、更便捷、更科学，让档案的利用率更高。当下，很多单位更加重视大数据的开发、互联网的应用，将这些新技术与档案管理工作进行融合，确实取得了可喜的成绩，比如 OA 的使用、实名制的系统、电子档案的应用等，明显简化了档案管理工作的流程，建立了专业技术人才信息库，有利于选拔人才、发现人才，实现了单位各部门的有效沟通。这些优势都会明显高于传统纸质档案管理，但是在纸质化向电子化的转型过程中，还存在一些问题和不足，阻碍着档案信息化建设的步伐和质量，经过分析总结，主要包含如下几个问题：1.工作人员的意识不足。首先，人事档案的信息化管理工作已经在事业单位中运行了一段时间，但还是存在部分管理工作者轻视信息化、重视纸质化的情况，因为大多工作者都已经工作很多年，对传统的纸质管理方式了如指掌，突然“闯入”的信息化管理方式，让他们有点措手不及，虽然也能看到信息化档案管理的优势和好处，但是遇到问题，依然首选他们熟能生巧的传统档案管理方式。其次，部分档案管理工作者认为信息化建设加重了工作量，既要做好纸质档案管理工作的交接，又要重新整理电子化档案，由于缺乏发展的眼光，他们看不到信息化建设未来的发展前景。另外，在档案的流转过程中，通过网络平台调档已是大势所趋，但有些单位还是要求进行纸质档案的交接，这样僵硬的思维意识，是不可能有效推进档案管理工作信息化建设的。2.标准规范不统一。信息化建设是档案管理工作改革的必然趋势，是实现电子化办公的根本，由于当前信息化建设的时间较短，实践经验不足，很多工作人员表现出不重视的态度，对信息化建设的认识和理解不够，很大程度上影响着信息化建设的稳步发展。而不同城市、不同单位在开展信息化管理工作时，会出现工作方法、流程规范、制度建设不一致等差异化现象，整体的档案信息化管理工作存在差异，出现了存储格式、文件命名方式不统一等问题，这样不利于人事档案的流通，不利于档案工作的全国化、统一化。3.软硬件设施引入不够。档案管理信息化的建设一定离不开配套的软硬件设施，但是，就当前来看，很多软硬件设施不达标，设备过于老化，很难满足信息化建设的要求，比如单位内网网速过慢或不稳定、电脑老化经常卡顿、软件平台不稳定等问题，影响了信息化建设的速度和进程。目前，很多单位已经看到了信息化管理的优势和发展，也在积极制定档案信息化管理的相关制度和规范，但由于软硬件设施的投入不足，导致很多时候还是要以传统的纸质化管理方式为主，使得信息化管理的利用率不高，无法挖掘档案管理信息化建设的更多优势。4.专业技术略显不足。当前，很多单位的档案管理工作归属于人力资源部门，有些档案管理工作者也是从人力资源部门调过来的，对专业的档案管理学了解不够，缺乏基础理论知识。档案管理系统是很强大的系统，分布了很多功能板块，有很多值得深入挖掘的信息。而单位不重视对职工的培训，致使他们对人事档案管理系统的认识不足，只会简单的日常工作，实际操作不够熟练，很多功能板块也没得到充分利用。造成人事档案资源的利用率很低。三、探索新时代人事档案管理信息化建设的方法1.建立档案信息化管理的意识。从传统的纸质档案管理时代到当今的电子档案信息化管理时代，是重要的变革时期，这就要求工作人员完全转变以往数十年的工作模式、方法和流程，重新建立信息化管理的思想，适应新的工作环境，彻底摒弃以往的工作态度和习惯，尽快转变工作模式和思维，这对所有工作者来讲都是一种巨大的挑战，对推进档案的信息化建设具有重要意义。所以，在信息化建设的进程中，需要转变工作者的工作意识：其一，建立新时期的档案管理意识，加强对工作人员的培训，将互联网+、大数据、数字化等概念植入人们的头脑中，让他们认识到新时期档案管理工作改革的必要性；其二，提高主动服务意识，加强各部门的有效沟通，人事档案管理工作与财务、组织等部门联系较为密切，作为档案管理工作者需要有主动服务的意识，深入了解每个部门的不同需求，以提高后续档案管理的利用率；其三，提高责任感，在人事档案信息化管理工作中，可以根据人员进行责任划分，制定对应的评价制度，激励每个工作者都能认真、负责地进行信息化的建设。2.统一信息化平台建设的标准。首先，信息化平台的建设，首先应该有统一的标准和制度，以保证档案的顺利流转，档案图片上传的格式、存储方式、模板建立等模式应该具有统一化标准，另外，软件要具有较强的兼容性，可以方便用户随时查询、应用。其|人社天地 公共服务|2 0 2 3.1 人才资源开发 45|人社天地 公共服务|次，还要注意权限的设定，针对不同的管理者和用户，要设定不同的使用权限，便于用户在各自的领域获取更及时的信息。建设好的软件平台，工作人员要及时更新档案信息，确保电子档案信息的全面性、及时性、准确性，可以将人事档案服务端口并入事业单位的官网，供内部人员应用。最后，要建立统一的管理制度，根据单位的实际需求，开放部分档案的阅读、下载权限，要求所有职工遵循档案管理制度。还要建立考核制度，加强对档案管理工作人员的考核和激励，加强其责任心和自信心。总之，统一化平台标准的设定，可以更好地兼容各个平台，实现档案信息的一体化，降低工作人员的工作强度，提高用户的满意程度。3.完善档案信息化管理制度。完善的管理制度可以为工作提供重要的理论依据，所以要重视对档案信息化管理制度的优化。其一，人事档案的信息要全面、细致、准确、可靠。以国家档案法及其他政策为理论根本，制定信息收集、管理、编撰、保管与利用等各个流程的标准，标准的内容要详细、明确、细致，对于档案的保管年限、借阅流程、销毁流程等都要有明确的说明，以更全面地指导实际工作。其二，建立全面的责权制度，针对不同管理岗位，制定出不同的工作任务、责任、权利等，为后续工作考评提供理论帮助。全面制度的建设，可以让档案管理工作有章可循、有据可依、有理可凭，切实加快档案管理工作的稳定化、高效化。4.加大对软硬件设施的投入。人事档案管理的信息化建设一定离不开现代化的设施设备，包括高清相机、高配置电脑、高清扫描设备、打印机等相关设备，以及单独的网络端口、平稳的档案管理平台，以保证档案管理系统快速、稳定、安全地运行。其中，档案信息化管理的软件建议可以从专业的公司定制，当然，有能力的单位也可以自己开发。另外，要注重这些软硬件设施的更新换代，电子产品的更新速度很快，如果遇到政策变化，软硬件设施的投入就要及时，软件系统的升级和维护要紧跟时代的变化。在实际工作中，难免会遇到一些软件操作不便、功能应用性不强的情况，要及时将问题记录下来，定期与系统维护人员沟通，以提高软件的最大利用价值，实现系统的服务功能。5.优化工作人员的技能和素质。首先，作为档案管理信息化建设的管理者，要有更高的综合素质，具备敏锐的市场分析能力和先进的思维意识，对信息化的建设要有很高的自信心和责任意识，思维灵活，敢于创新，同时还要具备专业的管理知识，熟悉档案管理工作的流程、模式和困难等。其次，作为档案管理工作人员，要注重个人专业技能的提高，以及对新事物新思想的快速适应能力，要尽快适应信息化时代的工作模式，要有终身学习的意识。最后，单位要定期组织不同的培训，包括对档案理论知识的培训，对档案管理系统的培训，以及对新思想新技术的培训，以充实员工的思想，提升员工的工作能力。另外，还可以邀请其他模范单位来指导信息化管理工作，深入挖掘档案管理系统更多的利用价值。6.注重档案信息安全。档案信息记录了职工一生的重要数据，档案管理工作是一项机密性工作，所以，在信息化建设进程中尤其要注意信息安全的防护。比如，可以建设网络防火墙，对重要内容进行杀毒检测，在数据输入输出时，要严格遵守相关规定。档案信息量庞大，后期的存储要及时备份存储，定期检测硬盘的可靠性。存储到硬盘的信息，可以安排专人保管，定期检查信息的存储情况，确保信息准确无误。同时，纸质档案管理工作仍需进行，以备不时之需。7.深入挖掘更多的应用价值。一份档案信息除了是对职工各项信息的记录之外，还可以为人力资源管理提供更多帮助，这才是人事档案管理的最重要目的。传统纸质化的档案管理模式，缺乏对档案信息的有效分析，导致档案的利用率较低，也很难服务于人力资源管理。在实现档案管理的信息化建设后，根据系统的分析和计算，工作人员可以深入挖掘和发展更多有价值的内容。比如，大数据和人工智能技术的应用，可以将人事档案信息进行比对分析，自动打上相关标签并分析出职工的技能、素质等情况，这对今后单位的人才选拔、评优等提供数据参考，有利于人才资源的合理配置。四、结语信息化建设是当前人事档案管理工作改革的必然趋势和发展方向，是实现现代化强国的重要部分。因此，作为档案管理工作者，要用发展的眼光看新时代的到来，认识到新技术发展的必然性，重视软硬件设施的与时俱进，通过建立规范的管理制度和统一的技术标准来实现档案管理系统一体化，同时更要注重挖掘更深层次的档案利用价值，充分发挥平台的最大利用率，为人力资源管理和企业的发展提供有力的保障。（作者单位：国家广播电视总局机关服务中心。）编辑 赵京龙