资金系统与核算系统对接实践——以H集团为例_郭春阳.pdf

194资金系统与核算系统对接实践以H集团为例郭春阳（河南日报报业集团有限公司，河南 郑州 450008）摘要：信息化背景下，H集团深入推进财务信息系统建设，逐步依托金蝶系统构建业、财、税、资金一体化的会计信息平台，近年来H集团陆续建设和应用了“财务核算系统”“预算系统”“供应链管理系统”“固定资产条码系统”等信息化系统，为打通资金结算系统与财务核算系统，实现财务信息闭环管理，H集团将已运行15年的资金结算系统切换至金蝶平台，并与核算系统实现对接，提升了财务管理工作效率和管理水平。本文旨在通过资金结算系统与财务核算系统的对接实践，探讨企业会计信息化升级转型过程中不同系统对接可能会遇到的问题及解决办法。关键词：系统对接；会计信息化；集团公司一、背景介绍H集团为省管重要骨干文化企业，下属各级子公司73家，经营范围覆盖新闻和出版业（报刊）、户外广告、印刷业、住宿和餐饮业、房地产业、租赁和商务服务业、互联网信息服务、非金融投资业以及高等教育等，主辅业涉及国民经济9个门类15个小类，以媒体融合为契机，探索多元化、数字化经营之路。随着集团资产规模的扩大以及所属子公司的数量不断增加，出现了银行开户多且资金分散、资金调配难等问题，内部资金沉淀较多，为实现资金的统一调配，提高资金的使用效率，H集团于2006年依托拜特资金结算系统建立了资金结算中心，实现了在单一平台上对不同银行的资金调配及资金明细的实时监控，大幅提高了工作效率。并开展了针对下属公司的定期存款、内部资金调剂等业务，初步形成了集团内部的资金蓄水池，节约了整体资金成本。随着互联网信息技术的不断发展，更多银行开展了银企互联业务，为优化资金结算流程，提高资金管理效率，2015年对拜特资金结算系统进行了二次升级。为解决原有财务核算系统内各公司数据库造成的信息孤岛，集团于2018年依托金蝶系统实施了财务核算系统的信息化升级，实现了财务核算一套账，从而能够对各所属公司的会计数据标准、流程控制环节实现统一管控，利用统一的平台对财务数据进行查询、汇总，进而对各子公司、各业务板块的经营情况进行有效、及时的分析和考核。财务核算系统已平稳运行2年，为进一步推进财务信息化，解决会计核算系统与资金结算系统割裂的现状，形成财务信息管理闭环，资金结算系统与核算系统的对接势在必行。二、资金结算系统与核算系统对接项目的设计与实施（一）项目的需求调研与实施方案确认资金结算系统与核算系统对接项目由H集团董事会批准纳入当年预算后，由财务部门负责此次项目的实施，财务部就此项目牵头成立了项目实施小组，项目实施小组主要包括资金结算中心、会计核算科以及金蝶项目实施人员。需求调研先以项目组成员为主和软件供应商进行面谈，再扩大到集团重点板块企业的财务骨干，通过软件供应商上门进行功能介绍、演示操作，确定了两种实施方案：第一种是将资金结算系统也纳入金蝶软件平台，依托金蝶平台实现核算、预算、固定资产、资金结算、供应链一体化；第二种是更换原拜特资金结算系统为更为专业的浪潮或用友，可以与金蝶核算系统通过接口交互，实现系统对接。最终通过招标采购的方式确定第一种方案，将资金结算系统切换至金蝶软件平台，也有利于后续同一软件供应商提供售后服务，保障服务质量。（二）项目实施内容1银行账户清查项目组于2021年10月启动了各所属公司银行账户自查工作，要求各公司在2021年10月底前到基本户打印开户清单并填写银行账户自查表，自查表内容包括银行账户基本信息、是否开通网银、是否已在结算中心上线、银企互联是否开通等内容，通过银行账户清查，保证各所属公司银行账户全部迁移至金蝶资金结算系统，并对闲置的银行账户进行销户处理，确保资金集中管理。2基础资料整理根据金蝶资金结算系统功能，需要对用户、审批权限、银行账户、银企互联协议、客户供应商财务资料等信息进行整理。通过对银行账户自查表、财务核算系统、拜特资金系统中的银行账户进行整理核对，确定所有应上线银行账户全部上线，对结算中心已开立的定期存款账户、大额存单账户以及内部资金调剂账户进行统计，确定有余额的部分账户；用户角色方面，通过数据授权等方式，设置了资金角色组25个，针对资金结算业务设置了工作流，满足各所属公司不同审批权限和流程的需求；整理已签订案例分析195银企互联协议，与银行电子银行部对接，确定所需前置机配置、服务环境及银企互联接口配置，确保测试环境的顺利搭建。3会计科目与现金流量项目设置金蝶资金结算系统与财务核算系统共用一套科目表，资金结算系统会计科目仅资金结算中心使用，且资金业务较为单一，故只设置资产、负债及损益三个类别的科目，年末资金结算中心损益结余全部转入集团本部结算中心内部账户，通过客户和银行账户的辅助核算，可筛选统计不同公司在结算中心的理财以及内部资金调剂余额。现金流量项目也不同于标准格式的现金流量表，分为现金流入和现金流出两类，并根据科目预设了现金流量的主附表项目，提高业务处理效率和准确度。4核算流程梳理与业务规则设置H集团原有核算流程为先制证后付款，即业务部门将原始凭证交至财务部门后，由财务人员审核原始凭证并根据原始凭证在金蝶EAS系统中生成记账凭证，再由出纳根据记账凭证内容通过拜特资金管理系统进行款项的支付，处理流程相对较长且会出现付款金额与记账凭证金额不一致的情况，增加了期末银行存款对账的困难。切换资金结算系统后，资金结算系统与财务核算系统均在金蝶EAS系统中，核算流程变更为先付款后制证，缩短了处理的流程，为确保审批手续的完善，保障集团资金安全，增设了原始凭证审核岗，原始凭证经审核后通过付款单进行款项的支付，并在系统中预设了8种不同业务场景下的业务转换规则，覆盖所有业务类型，例如录入付款单时可选择录入对方科目，款项支付成功后可在付款单序时簿中转换生成包含对方科目和银行存款科目的凭证，大幅提高了记账效率，同时避免了付款金额与记账凭证金额不一致的问题，减轻银行对账人员的工作量，同时提高了工作效率和会计信息质量。5培训财务人员资金结算系统相较于财务核算系统，其应用对不同行业的公司来说差异较小，关键在于操作无误，保障资金安全。集团下属各级子公司财务人员200余名，财务人员素质参差不齐，为保障资金结算系统平稳升级，集团于2021年10月召开了项目启动会，及时向所属公司传达资金结算系统升级的信息，在新系统上线前后通过腾讯会议组织线上全员培训11次、分版块组织8人以下线下培训26次，在系统上线前协同项目公司人员编写完成适用于本集团的资金结算系统操作手册，并由项目组成员在系统上线一个月内为操作人员答疑，确保系统平稳对接。（三）项目实施过程中遇到的主要问题和解决办法1工期和资源的协调项目实施主要工作时间不足3个月，涉及70余家公司、15个项目模块、7个银企接口和7个电子回单接口，资源和工期矛盾非常突出，项目组通过对项目实施的条件和环境进行整体规划，以次年年初上线目标为引领，以问题为导向，倒排项目实施工期，制定详细实施计划，每周召开项目碰头会，汇报进度并敲定下周工作计划，以保证系统按时切换。2资金结算系统切换时间的确定资金结算业务的特殊性，决定了银企互联系统不可在两个系统中同时运行，确定核算系统与资金结算系统切换的时间成为难题，为不影响2021年度年末结账以及所得税汇算相关事宜，项目组决定先在测试环境中调试各银企互联接口，确保正式上线后可正常收付款，保障集团资金安全。经过项目组成员多次沟通，确定原拜特资金系统停止服务时间为2022年1月7日，金蝶资金结算系统上线时间为2022年1月10日。3系统衔接问题信息迁移方面，拜特资金系统的客户供应商付款信息储存于后台服务器中，累计三万余条，经与拜特资金系统服务人员协调，将所有历史付款信息导出，包含账户名称、银行账号以及开户行，经去重和与银行行号信息匹配后，作为客户供应商的辅助财务资料，导入金蝶系统八千余条，进一步提升了基础数据的完整性，同时提高了支付效率。数据衔接方面，资金结算中心各科目余额牵涉到存款及内部资金调剂的计息，故资金结算中心各科目余额确定为2021年12月31日余额，由于所得税汇算对票据的时间要求，2021年度票据的截止报销时间为2022年1月5日，为防止新系统上线运行不畅，经协商决定，2022年1月1日-7日拜特资金系统正常使用，其间发生的影响资金结算中心各科目余额的业务在金蝶资金系统中补录，以保证新旧资金结算系统顺利衔接，确保2022年1月会计信息的准确和完整。三、资金结算系统与核算系统对接项目的实施效果（一）工作效率的提升为实现资金集中管理，保障资金安全，提高资金使用效率，H集团要求各所属公司通过结算中心银企互联进行款项的支付以及明细的查询，不允许各单位开立网上银行，故各单位须至银行网点进行银行回单的打印，此次资金结算系统升级实现了银行电子回单及内部电子回单的在线查询及打印，缩短获取电子回单的时间，减少了财务人员匹配业务单据与银行回单进行档案归集的工作量，大幅提升了工作效率。为保障资金安全，拜特资金系统通过天威诚信证书密码加密的形式对资金支付进行控制，带来的问题就是需要随时携带实体介质，且证书需要每年更换。随着线上办公的不断普及，此次金蝶资金系统采取了在付款单提交以及提交银企互联环节增加了二次身份认证，并开启强密码策196略，不再需要实体介质的密码验证，为后疫情时代的居家办公提供了更多的便利。（二）信息范围的扩大与信息分享本次资金结算系统升级实现了财务核算系统和资金结算系统的有机互联，整合银行、企业双方的系统资源，屏蔽不同银行数据格式、连接方式的不同，将其转换为统一的内部标准数据格式和统一的连接方式，解决了原有财务核算系统和资金结算系统割裂的情况，财务人员同一用户名和密码登录即可处理核算业务和资金业务，资金结算系统可共享财务核算系统维护的金融机构、银行账户、职员、客户供应商等基础资料，同时实现了通过核算系统联查上游资金系统单据，资金结算中心通过金蝶EAS平台上报法定报表，并初步建立费用报销单线上管理体系，为后续的费用报销共享系统奠定基础，为进一步建设业财税资金一体化的财务信息系统，此次升级中还通过定制化开发，打通了资金结算系统和税务开票系统，实现内部资金调剂利息的自动开票功能，加快形成业务、预算、核算、资金、纳税、档案、共享的信息系统闭环。（三）流程的标准化和规范化H集团资金结算中心经过十余年的发展，目前为所属子公司提供内部电子回单打印、内部资金调剂、定期存款、大额存单等多项服务，这些服务覆盖公司多，涉及金额巨大，资金结算中心之前一直使用EXCEL表进行管理，部分单据为手工出具，效率较低且容易出错，内部资金调剂合同等档案管理工作量较大。此次资金系统新增了融资管理模块，对内融资业务方面，实现了内部资金调剂额度申请、额度批准、内部资金调剂合同签订、放款、内部资金调剂计息、还款以及定期存款开户、定期存款提前支取以及计息等全流程的线上办理，各子公司可实时查询筹融资业务办理进度，并实时查询内部资金调剂余额及内部理财余额，实现结算中心业务的流程化、规范化，提升各所属公司的服务体验，有利于进一步减少资金沉淀，加强资金集中；对外融资方面，可通过系统实时掌握银行授信额度的整体情况，计算应还本金和利息，并可对融资相关消息设置预警，防范信贷风险，全面实现集团信贷业务的流程化和规范化。四、经验总结信息系统建设是一个长期的、需要持续投入的过程，建设目标应当符合企业的战略目标，要充分评估企业的管理现状和发展水平，选择适合自身的信息系统建设，既不能落后于企业发展规模和管理需要，对企业管理造成掣肘，也不能超越现实、盲目求大求全，造成企业资源的浪费，甚至是项目的失败。项目要根据企业的发展战略制定整体规划，避免孤立的设计或实施管理，防止形成信息孤岛和重复投资。集团公司的信息化系统建设涉及部门较多，需要决策层的大力支持和参与，以实现资金、人力、技术等方面的保障，同时需要专业团队的配合，做好项目的时间管理、质量管理和资源管理。H集团信息化系统建设目前已成功上线财务核算、预算、资金结算、供应链管理及门店销售系统、固定资产条码管理系统等信息系统，未来计划逐步完善税务系统、业务合同管理、项