2023年生物公ۥ司文件控制程序范文.docx

生物公司文件操纵程序 1、目的 加强对平安标准化治理体系所要求的所有文件予以操纵，确保在平安标准化治理体系运转中起重要作用的各个场所都可获得并使用适用文件的有关版木。 2、适用范围 本程序适用于本公司对平安标准化治理体系所要求的所有文件进展操纵。 3、职责 3.1、平安部科是平安文件操纵的归口治理部门，负责分工的平安标准化治理体系文件的编制、审核，负责平安标准化治理体系文件的标识、发放、保管、更改、回收、作废治理。 3.2、平安部科负责分管治理文件的编制、审核，并负责外来文件适用性的审核和操纵。 3.3、总经理负责平安标准化治理手册的批准和发布。 3.4、主管平安副经理负责程序文件和治理文件的批准。 3.5、各部门负责本部门与平安标准化治理体系有关的治理文件的编制、审核和本部门所有文件的治理和操纵。 4、工作程序 4.1、文件的编号 治理手册手册： GSTG（ANQ）-SC-2023 程序文件： GSTG（ANQ）-CX-XX 治理文件： GSTG（ANQ）-GL -XX 记录： GSTG（ANQ）-JL -XX 4.2、文件的编写、审核、批准、发放 4.2.1、文件发布前应由受权人批准，以确保文件是充分、适宜的； 治理手册、程序文件由平安科编制，经平安副总审核，总经理批准、发布； 其它治理文件由主管部门编制，本部门经理审核，主管领导批准。 4.2.2、文件的发放由总经理办公室负责，并填写文件发放记录由收文人签收，应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本，同时备案存档。 4.2.1、因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丧失补发的文件应在原分发号后标注“一补a〞，并注明已丧失文件的分发号作废，发放部门做好相应签发记录。 4.3、文件的评审和更新 当发如今用的平安标准化治理体系文件的充分性与适宜性存在征询题时，应由文件的构成部门及时组织对其评审与更新并按规定再次批准。 4.4、文件的受控情况 4.4.1、文件分为“受控〞和“非受控〞两大类。凡与平安标准化治理体系运转严密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再批准、标识、回收、作废等均应遭到操纵，各主管部门按本程序执行。 4.4.2、受控文件应在文件封面上加盖红色“受控〞印章井注明分发号。 4.4.3、“非受控〞文件指如发给外部的平安标准化治理手册等无法跟踪操纵的文件。 4.4.4、平安部应编制本公司平安标准化治理体系文件的受控文件清单。并公布以便使用部门随时堂握和使用文件有效版本。 4.5、文件更改和现行修订状态的操纵 4.5.1、平安标准化治理体系文件需要更改时要由相应主管部门填写文件更改处置单，经原审批部门审批，再由相应部门指定该文件负责人进展更改。假设指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需按照的有关背景材料。 4.5.1、文件更改和现行修订状态应在所更改的文件和受控文件清单上进展标识，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 4.5.1、文件更改后，应按该文件发放范围及时收回失效或作废文件，以确保有效文件的唯一性。 4.6、文件的保存、回收、作废与销毁 4.6.1、文件的保存 （1）所有文件都必须分类存放在单调、通风、平安的地点； （2）所有平安类原始文件都必须在公司档案室存档，各部门文件由本部门保管，安监室对各部门平安类文件保管情况进展检查； （3）任何人不得在受控文件上涂改、乱划，确保文件清洁和明晰，易于识别和检索。 4.6.2、文件的回收、作废与销毁 （1）平安科及时从文件使用场所收回失效和作废文件，加盖“作废〞印章，防止作废文件的非预期使用； （2） 假设因任何缘故需保存的作废文件，应在文件封面上加盖“作废留用〞印章加以标识并单独保存。对要销毁的作废文件，由相关部门写明作废文件目录，经主管副总批准后，由总经理办公室进展销毁。 4.7、外来文件的操纵 外来平安文件与法律法规由主管副总审批其适用性并确定发放范围平安科统一编号，加盖受控章，报总经理办公室纳入受控文件清单中，操纵其发放并跟踪其修订状态，适时对修订或换版文件进展更换确保在使用途可获得适用文件的有效版本。 4.8、文件的借阅、复制 需借阅、复制文件时，经相关部门负责人按规定权限审批后向文件治理人员借阅、复制。借阅文件应在文件借阅记录上签字，借阅者应按期归还，复制的受控文件必须由文件治理人员登记编号，并加盖“受控〞印章。 4.9、记录是一种特别文件，应按记录操纵程序进展操纵. 4.10、总经理办公室应每季度对各部门受控文件治理情况进展一次检查，并构成记录。 5、相关文件 记录操纵程序 受控文件清单 文件发放记录 文件更改处置单 文件借阅记录