2023年工程物资设备采购管理方案范文.docx

学海无涯 工程物资设备采购治理方案 1.采购治理 1.1采购原那么和策略 1.1.1概述 工程采办部全面负责合同范围内的工程建立所需物资的采购、供应、效劳以及相关事务的组织和治理工作，并向业主提供所需治理文件，包括：采办部组织机构规划、岗位职责、采购进度打算、采购执行打算及施行方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE治理体系、采办合同治理程序和措施、驻厂监造和出厂验收治理方案、催交催运治理方法、现场物资收发存治理程序、现场仓库和露天堆放场地的治理方法等。 1.1.2采办分包商的工作原那么 采办分包商将本着竭诚为业主效劳的思想，以业主的利益为出发点，严格操纵采购工程所需产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的平安；保证满足工程进度的需要；选择合格的供应商，保证提供的产品满足业主的要求；积极支持和协助业主的免税和退税工作，为业主节约资金，最大限度的维护和保证业主的利益。 1.1.3采办分包商的工作策略 按照中俄原油管道漠河-大庆段工程和物资采办供应治理工作的需要，采办分包商按照精干高效，职责明确的原那么设置，并在工程PC工程部的领导下，按照工程部的总体部署和施工打算，对工程所需物资〔包括业主提供物资〕的采办、催交、检验、运输、清关、储存、调拨、结算、核销等工作统一安排、统一协调、统一治理。其主要职责包括： 〔1〕负责物资供需打算的编制和供应进度打算的编制； 〔2〕负责物资采购资金使用打算编制及资金操纵治理； 〔3〕采办分包商设物资采购招标办公室，负责大宗、关键物资供货厂商询价、资历预审、招标文件的编制出售、招标会议组织、技术和商务会谈、合同签订以及物资采办招标的日常治理工作； 〔4〕负责工程建立物资的质量监控信息反响工作； 〔5〕负责PC非招标物资的竞争性询价、采购工作； 〔6〕负责工程物资抵达中转站后的物资保管工作及物资现场治理和办理物资供应的收发交接手续等工作；业主应为免税和退税工作提供各种相应的文件支持； 〔7〕负责物资供应有关治理、组织、协调等工作； 〔8〕负责组织供货厂商的售后效劳和现场调试工作； 〔9〕负责物资核销和剩余物资的回收工作； 〔10〕负责物资采购竣工材料的编制、治理、归档工作； 〔11〕负责编写物资采购完工报告。 1.2. 组织机构 1.2.1采办分包商的组织机构 1.2.2关键岗位职责 〔1〕采办经理 采办经理由PC工程经理批准、任命。采办经理在PC工程经理领导下，负责采购及其相关的全面工作。 〔2〕综合打算及治理 按照工程物资材料汇总表编制物资采购打算。进展市场调查及询价，编制采购资金使用打算。按照施工工期的安排，编制采购进度打算。对采购打算、采购进度打算进展治理和调整。掌握采购合同的执行情况。编写采购工作报告。 〔3〕采办工程师 接受材料请购文件，包括：请购单、数据表、采购说明书、询价图纸等。按照请购文件编制商务询价文件，包括：询价函、报价须知、订货合同的根本条件、运输、包装要求等。确定询价厂商名单，负责询价、报价工作。组织报价评审，组织召开厂商协调会。确定供货厂商，发出订单，签订订货合同。 〔4〕督办〔催交〕工程师 负责编制督办〔催交〕打算，及时理解供货厂商的消费进度，催促供货厂商按合同规定的交货进度组织消费、运输，保证按期交货。负责编制采购状态报告和定单状态报告。 〔5〕治理与统计治理员 参与采办所签订的物资采购合同的评审工作，负责合同的审查和盖章。建立物资采购合同台帐，对采购合同进展归档治理。定期理解合同执行情况，编制和按规定报送合同执行进度报表和物资收、发、存报表。参与对其他竣工材料的搜集、整理及存档。 〔6〕文控治理员 负责采办所涉及的所有文件材料的接收和传递工作，对接收和传递的材料进展编号、登记，以及整理、归档工作。 〔7〕质量、HSE治理员 负责采办的质量、HSE治理，熟悉并认真执行有关质量和HSE治理文件；遵纪守法；努力作好本职工作，实现本工程的质量和HSE目的；按质量和HSE治理文件要求填写各种记录；接受有关培训；执行相关规定，接受各相关方对工程部的质量和HSE治理运转情况进展检查监视。 〔8〕现场调度 负责物资到达的接收工作，做好到货记录，平安、及时组织装、卸车，指挥现场作业，觉察征询题及时处理并向有关部门汇报。统筹安排物资装卸、倒运、堆码工作，按规定存放物资。组织物资发放，配合保管员现场监装，做到24h保消费。每天做好调度记录，各种材料齐全、精确、标准。 〔9〕仓库治理员〔保管员〕 仓库治理要认真执行国家物资工作法令、法规和EPC工程部制定的采购文件，保证本工程建立的物资需要，做好物资的接收、保管与发放工作。运用科学的保管保养方法建立各种标识和记录，使所收物资记录明晰、标识正确、码放有序、材料存档合理；所管物资不腐、不损、不丢；所发物资手续正确、数量精确、时间准时、记录明晰、可追溯性完好。运用现代化的治理手段和操作规程，提高工作效率和治理水平，确保物资完好供应到位。最大限度的提高相关方的满意程度和降低事故的发生。 1.3采购程序 1.3.1采购工作按照 〔1〕业主批准或确认的设计材料表、图纸及材料。 〔2〕业主批准或认可的采购打算和采购进度打算。 〔3〕业主确认的更改打算。 〔4〕业主或采办监视部门审核批准的临时采购批准单。 1.3.2采购申请和审批 〔1〕编制采购申请 按照采办打算和工程进度，采办部应预备每份订单的采购申请。设计标准、相应的数据表和工程请购单等文件得到业主批准后由设计部返回给采办部。工程请购单包括日期，产品名称、设计标准、参考标准图纸、供货商数据要求、材料清单、备件要求等。接到工程请购单文件后，采办部立即预备采购申请。 ①采购申请内容 A.业主批准的技术规格 B.商务要求 C.设备材料清单 D.业主批准的ER文件 E.邀请投标商清单 F.询价函 ②采购申请格式 采购申请封面应包含工程名称，承包商名称和地址，采办经理和PC工程经理的签字。 ③检验技术规格书和数据表 采办部应该检验设计部门提交的技术规格书和数据表，并严格按照业主已经批准的技术规格书和数据表进展采购活动。 ④采购申请的批准 当采购申请内容完好并包含了所有要求相关附件后，采办部将向业主提交采办申请，业主予以批准和签字。 〔2〕询价单 在向业主提交采购申请的同时，采办部将向供货商发布询价单。采办部确保考虑业主关于采购申请的所有意见并及时将意见传达给供货商。供货商接到采办部反响的意见后应给采办部以确认意见收到，不适宜以或邮件的方式传达的意见应通过快递或信件方式。 在发布询价单之前，采办部应审核询价文件内容以确保技术和商务文件的完好性。询价单里包括产品规格、参考标准、图纸、数据表等。询价单中应要求供货商报两年运转备件价格。 采购询价单将按照采购申请书来提出。按照业主提供的合格供应商名单及工程采办部推荐的、由业主批准的供货商名录选择投标者。不管招标仍然议标采购，每一类材料设备至少选择三个投标者，以确保获得在商务和技术上都最具竞争力标书。当出现以下情况而至使采办分包商无法按照供货商名录进展采购时，如： ①列出的供货商没有投标〔没有响应〕和/或不能保证最少三个投标者。 ②要求的设备或材料不在任何一家供货商产品目录中。 ③列出的任何一家供货商不能满足技术规定和数据表供货的才能。 采办部将以书面方式向业主推荐可选项、供货商或技术规定，提请业主批准，在接着施行采购活动之前，应获得业主对所提建议的书面回复。业主将对每一个如此的建议逐一予以考虑。 除现场采购材料和议标采购外，询价将采取邀请招标方式，报价采纳密封标书。报价只适用于现场采购材料和议标采购。 〔3〕单一资源推荐 假设某项特别设备材料需要推荐单一资源，需恪守以下准那么： ①预备一份详细的清单唯一资源论证材料，并由业主批准。 ②单一资源供货商应从批准的供货商目录中选择。 ③没有业主批准之前禁止进展单一资源招标活动。 1.3.3详细采购方式 〔1〕招标采购 招标采购的程序： ①确定招标文件纲要。按照需要招标的物资的名称、数量、规格、技术标准、交货期限等，编制招标文件纲要。 ②确定标底和确定评标原那么。标底的计算和中标原那么确实定应按照采购打算，由专业人员制造。标底应对投标人严格保密。 ③发投标邀请/招标公告。按照需要确定业主批准的合格厂商名录中的投标人范围，并对其分别发投标邀请函。 ④资历预审或资历审查。在招标开场之前或开场初期，由招标机构对申请参加投标的卖方企业的资历进展审查。审查内容包括：经历和以往承当类似工程的业绩；为承当招标的工程将装备人员、设备和工厂设备的才能、财务情况、企业资质，以认定其投标资历。这一程序是保证招标质量的前提和必备手段。详细步骤是： A.通知资历预审。可与招标通告同时寄发资历预审通告，通知投标人进展资历预审。 B.编制及出售资历预审文件。 C.进展投标人资历审查。由资历审查部门按照预定的考核指标对收回的资历预审文件进展全面、客观、公正的审查评定，如需要还应到卖方企业验证核实，以保证投标人资历的真实性。 D.确定合格投标人名单。投标人假设完全通过以上审查，同时按规定出具了各种有关的资信证明，那么可被认为是合格投标人，最终确定出一份合格投标人名单。 ⑤编制招标文件。招标文件是招投标双方的行动准那么与商定，是投标人编制投标文件的按照，是最终合同签订的根底。它应由以下几局部构成： A.投标邀请函。 B.投标人须知。 C.物资需求一览表。 D.投标书格式。 E.质量标准及技术标准。 F.合同条款、合同格式及签订时间、地点、方式。 ⑥印制、包装、定价并出售招标文件。出售时间、地点及定价应在投标邀请函中专门通知。 ⑦需要时对投标人进展资历审查和企业实地调查。 ⑧最终确定合格投标人名单。 ⑨投标人按照招标文件的要求编制投标书，并在有效期限内向招标机构报送投标文件。 ⑩开标。在截止投标后指定时间内，由招标机构主持公开开标。按照招标机构规定的时间、地点，通知所有投标人自愿参加开标仪式。开标过程应有监视人员现场监视。 ⑾评标。即由采办分包商组织的评标委员会对投标书的买卖条件、技术条件及法律条件进展评审比较，选出最正确投标人的过程。评标工作应在投标有效期内完成。 ⑿定标。各项投标的征询题已经澄清、条件的评估已经完毕之后，由评标委员会进展综合分析，写出评标报告，交招标主管部门审定，最后按照审定意见确定中标人，这个过程称为定标。招标机构将把招标工程的合同授予中标人。 ⒀通知中标。通过对投标文件的评审，确定中标人后，招标机构应立即以方式在投标有效期内通知中标人，后以正式书面通知递交中标人。中标通知是招标文件的一局部，具有法律效力。同时也应对未中标人发出通知告知评标结果并退还其投标保证金。 ⒁签订并履行合同。按照招标文件有关规定签订并履行合同。 〔2〕竞争性询价采购 竞争性询价采购的根本程序： ①评定合格供货厂商； A.评定合格厂商的原那么： a.产品制造资历或专利技术； b.装备才能； c.有无质量保证体系； d.地理位置及运输条件； e.主要产品