酒店行业财务团队建设探讨——以W连锁酒店为例.pdf

Comprehensive综合38编辑：赵新江邮箱：酒店行业财务团队建设探讨以 W连锁酒店为例文/梁俞泽 随着人们生活水平的不断提高，酒店行业内各个品牌的酒店如雨后春笋般涌现，各个品牌的酒店想在竞争中生存下去，就必须加强内部机构的管理与建设，而在酒店中，财务管理部门是非常重要的一个职能部门，财务管理部门可以通过内部控制、GOP 报表分析等工具，有效改善公司的经营成果，本文以 W 连锁酒店为例，共同探讨如何打造一支可以有效改善公司经营成果的财务团队。W 连锁酒店财务团队建设背景W 连锁酒店是酒店行业龙头企业，其子公司与分公司遍及全国，W 连锁酒店在成立之初，就极为重视酒店内各类管理组织团队的建设工作。而财务团队作为 W 连锁酒店的重要组成部分，财务团队的工作质量在极大程度上影响了 W 连锁酒店未来的发展情况，提升财务团队的质量，打造一支有效改善公司经营成果的财务团队，对于从整体上提升酒店竞争力，保持行业龙头企业地位都有着重要作用。近几年来，W 连锁酒店在秉持做大做强的宗旨上，先后收购了 A 集团、B 集团，加上之前自己持有的 W 连锁酒店，W 连锁酒店财务部更面临着如何将三支财务团队融合成为一支财务团队的问题。财务团队建设方向W 连锁酒店财务部秉持公司“基因不变、后台整合、优势互补、共同发展”的团队建设理念，致力于打造一支可以有效改善公司经营成果的财务团队。W 连锁酒店财务团队建设存在的不足从 W 连锁酒店财务团队的整体建设情况来看，财务团队中每一个财务成员的综合素养都相对较高，但是由于整合后 W 连锁酒店财务部对财务团队的管理欠缺，导致财务团队在落实具体的财务管理工作时没有统一的工作理念和工作目标，缺乏有效的沟通。同时，作为财务主管的人员管理负荷重、精力分散，导致财务团队无法形成合力，具体表现如下：一、没有统一的工作理念和工作目标从 W 连锁酒店财务团队的实际运行情况来看，团队成员缺少统一的工作理念，在工作中仅仅只是处理分内事情，没有统一的工作理念，也没有对财务工作总体目标有一个较为清晰的认知，甚至很多 A 集团及 B 集团的财务团队成员虽然人整合在了一起，但依旧按照原来公司的工作理念做事，这样就造成 W 连锁酒店财务团队内部在处理财务工作时经常出现摩擦。例如：W 连锁酒店财务部提出对内部控制管理方案进行优化，原 A 集团的同事认为应该维持各个公司原有的内部控制管理模式，原 B 集团的同事则认为应该重新梳理业务，明确控制点，这样就使 W 连锁酒店财务团队内部意见出现了分歧，并且导致团队凝聚力降低。二、团队成员间缺少沟通渠道W 连锁酒店整合后，子公司及分公司数量急增，财务团队成员分布在全国各地，即使同在一个城市工作，但由于原隶属于各个不同的公司，彼此之间缺少有效的沟通，最明显的表现是：一方面，基层财务成员日常业务中遇到需要解决的问题，不知道该如何反馈；另一方面，财务部管理人员也不知道基层财务成员的困难，导致财务团队内部沟通不畅。三、财务主管人员管理负荷重、精力分散，财务团队未形成合力W 连锁酒店整合后，财务部每个主管人员管理压力均成倍增加，每个主管人员都分别负责核算管理、预算管理、资金管理等各个模块的所有子公司与分公司日常业务38综合Comprehensive39的对接，由于子公司与分公司数量庞大，每个主管人员每天都忙于日常业务，疏于管理，根本没有时间统一协调团队内各个成员的工作，这就导致 W 连锁酒店财务团队建设质量有待提高，总体管理水平相对较低，财务团队没有形成合力。W 连锁酒店财务团队建设优化措施针对以上 W 连锁酒店财务团队在整合过程中存在的问题，为提升财务团队建设质量，进一步优化财务管理工作，保障 W 连锁酒店的长远、可持续发展，就务必要加强对 W 连锁酒店财务团队的建设，本文将从以下几个方面进行改进：一、塑造财务团队工作理念，明确财务团队工作目标针对财务团队中没有统一的工作理念和工作目标这一问题，W 连锁酒店财务部明确财务团队统一的工作理念为：服务监督，精益创新；工作目标为：有效地改善公司的经营成果。（一）服务监督的含义财务团队首要任务是服务酒店运营团队的日常需求，包括但不限于：日常促销方案财务建议、缩短日常费用报销时间、增加每月发票申购量等业务，在服务的基础上与运营团队建立信任，建立信任之后再对运营团队进行监督。（二）精益创新的含义财务团队的成员尤其是管理者，针对日常业务应该秉持以下三点：1.行动原则，不迷信预测财务团队在落实具体的财务管理工作时，应该与运营团队进行沟通，了解运营团队的需求，例如：GOP 报表分析报告中，是以全部子公司及分公司排名还是以城区为单位，在城区内排名，应该了解运营团队的需求，而不是主观预测应该以哪种模式进行排名，了解并确定好运营团队的需求后，财务团队就可以及时输出 GOP 报表分析报告。2.试错原则，不断改进财务团队在提出并实施财务管理方案时，一定要先推出一个基础方案，财务团队在基础方案实施过程中发现问题后再不断改进，基础方案类似于一个操作系统的基础版本即 1.0 版本，试算过程相当于升级过程，迭代后进入较为完善的 5.0 版本，例如：W 连锁酒店财务部的 酒店行业内部控制操作细则表 就是根据业务不断更新以适应新的市场环境。3.聚焦原则，重点突破财务团队在推进财务管理方案时不可能针对所有日常业务均花费均等的时间推行，可以针对重点业务集中优势人员及充裕的时间去督导完成，例如：将工作分为日常工作及项目制工作，日常工作正常推进完成，项目制工作重点突破。（三）有效改善公司的经营成果的含义改善公司经营成果可以从多个指标进行衡量，除了利润指标，还包括应收账款总额下降了多少，预付账款减少了多少等，各个财务指标的改善最终构成了经营成果的改善。财务团队所有的项目制工作均应该是围绕有效改善公司的经营成果进行开展。W 连锁酒店财务部在明确了以上工作理念及工作目标后，召开全体财务人员会议，由 W 连锁酒店财务部负责人将以上理念及目标传达到每一名财务人员，从而让整个财务团队在思想上达成一致。二、建立团队成员定期会议机制针对 W 连锁酒店财务团队中存在的缺少沟通渠道、沟通不畅等问题，W 连锁酒店财务部实行定期会议制度。（一）城区财务周例会城区财务周例会由城区财务发起，所属城区的子公司与分公司财务人员共同参与，自下而上搜集与解决子公司与分公司财务日常的工作问题，并将无法解决的问题由城区财务在财务部管理团队的周例会上进行汇报。自上而下部署 W 连锁酒店财务部的日常工作要求。（二）财务部周例会W 连锁酒店财务部周例会由财务部发起，财务部主管成员与城区财务参与，主要解决城区财务无法解决的日常工作问题及部署 W 连锁酒店财务部日常工作要求。（三）全体成员半年度会全体成员会议由财务部发起，全体财务人员参与，主要由财务部负责人讲述财务管理团队整体工作总结及下一步工作方向。三、建设可以有效改善公司经营成果的财务团队针对财务主管人员管理负荷重、精力分散，财务团队未形成合力这一问题，W 连锁酒店财务部经过讨论一致同39Comprehensive综合40意进行项目制管理，而推行项目制管理的前提是建立一个步调一致的财务团队，而想要在连锁酒店建设一个步调一致的财务团队，则需要通过层级管理来实现。（一）通过层级管理建立步调一致的财务团队W 连锁酒店财务部将数量庞大的子公司及分公司进行城区管理，每个城区公开内聘并任命城区财务，并在 W 连锁酒店财务部实行三级层级管理。自下而上工作职责为：1.第三层级：子公司及分公司财务对所在公司日常财务工作的管理子公司及分公司财务的工作职责为：需做好对所在公司每一项日常业务的服务与监督，并将最真实完整的情况反馈给城区财务。2.第二层级：城区财务对所属城区子公司及分公司财务的管理城区财务的工作职责为：需做好对所属城区各个公司财务的管理工作，搜集、汇总、检查并督导日常财务管理工作。3.第一层级：W 连锁酒店财务部对城区财务的管理W 连锁酒店财务部的工作职责为：做好对城区财务的督导与检查，搜集、汇总、检查 W 连锁酒店各个城区工作的完成情况，以内部控制货币资金循环前台备用金盘点为例说明层级管理实施方案。周一子公司及分公司财务需对前台备用金进行监盘，并填写备用金盘点表，注明差异，并于周二下班前将盘点表及 前台备用金盘点情况表 一并反馈给城区财务；周二城区财务督导收集各个公司备用金盘点表并检查 前台备用金盘点情况表 填写是否有问题，如有问题及时要求整改，并在周三将收集汇总好的 前台备用金盘点情况表上交 W 连锁酒店财务部；周四 W 连锁酒店财务部督导并抽查子公司及分公司的备用金盘点表并与城区财务检查后的 前台备用金盘点情况表 结果是否一致进行比对，来判断城区财务的日常工作是否合格。这样就通过层级管理建立了一个步调一致的财务团队。（二）区分日常工作、项目制工作W 连锁酒店财务部将财务工作区分为日常工作及项目制工作，区分标准是：基础的每月必做的工作为日常工作，重要的且可以有数据衡量的工作作为项目制工作。1.日常工作将日常酒店行业每月必做的工作明确工作结果上报表格，并通过层级管理督导各个子公司及分公司完成，例如：物资盘点、货币资金盘点、纳税申报、发票检查、银行卡对账等。2.项目工作将应收账款管理、预付款、个人借款管理、大额费用管理等作为项目制管理，通过 W 连锁酒店财务部主管人员作为项目负责人推进，并每月汇报成果改善报告。（三）优化财务团队成员绩效管理W 连锁酒店财务部考核秉持有奖有罚，奖励为主的总原则，围绕财务团队的人员结构、工作质量等设置合理的考核与激励机制，并依据团队成员的变动、工作成果以及W 连锁酒店自身的发展情况进行调整，切实发挥考核与激励机制的作用，具体方案为：W 连锁酒店财务部结合业务梳理财务团队成员绩效考核指标，除了业务外，还包括团队成员的工作态度、工作成果、岗位重要性、工作人员日常工作表现情况，并对不同的考核指标合理设置权重，既看到团队成员的工作成果，又看到团队成员日常工作状态与努力情况，合理实施绩效考核与评价，并将成员的工资、福利待遇、晋升等与之挂钩，落实考核与激励机制，提升成员的工作积极性与工作质量。W 连锁酒店财务部通过以上方案，逐步将 W 连锁酒店、A 集团、B 集团三个团队融为一体，最终打造出了一支可以有效改善公司经营成果的财务团队。酒店行业业务灵活多样，对于财务团队的建设显得更加重要，尤其是财务部主管成员更应该给自己提出更高的要求，不仅自己做好职责内的工作，而且要去监督整个财务团队的运作，因为所有的成员都是有习惯性的，习惯性去做自己熟悉的、常做的事情，而不一定愿意去改进去试错，所以更加需要财务部主管成员去督导财务团队共同朝着改善经营成果的目标不断前进。本文以“服务监督、精益创新”为工作理念，通过层级管理建立了一个步调一致的财务团队，并通过定期会议机制、项目制管理及绩效管理作为工具，最终建立了一个可以有效改善公司经营成果的财务团队，希望本文可以对酒店行业同行有所启迪，并最终让整个酒店行业财务团队建设水平不断提高。（作者单位：上海维也纳酒店管理有限公司）40