开展“人的全生命周期”档案一体化数字管理的实践与探索.pdf

4020238档案馆2023年是习近平同志作出关于档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化重要论述20周年。为全面推进档案工作现代化先行，有效解决人民日益增长的档案利用需求与数智时代民生档案服务供给之间的矛盾，浙江省湖州市档案馆聚焦“大走访大调研大服务大解难”活动，围绕健全完善以人民为中心的档案资源和利用体系，探索开展“人的全生命周期”档案一体化数字管理调研，提出对策建议，打造民生档案治理的“湖州样本”。背景意义“人的全生命周期”档案一体化数字管理是“坚持以人民为中心”的发展思想的必然要求；是深入贯彻党的二十大精神，回应民生诉求、保障民众利益、增进民生福祉的重要举措；是贯彻落实习近平总书记对档案工作“四个好”“两个服务”重要批示精神的具体体现；是主动服务“数字政府”建设、探索长三角一体化档案合作发展的创新实践；是融入中心工作、打造“实干争先”标志性成果、助力幸福新湖州建设的重要举措。把档案数字化、一体化、现代化贯穿到人的全生命周期，可以推动民生档案公共服务均等化，不断提升人民群众获得感、幸福感、安全感。主要做法市档案馆依托“全国示范数字档案馆”基础，巩固省级民生档案资源整合利用试点成果，推进“人的全生命周期”档案一体化数字管理，探索建立“1+7+N”（“1”即市档案馆数据资源中心，“7”为出生、教育、置业、婚姻、就医、养老、身后7个人生阶段的涉民单位数据分中心，“”为基于“人的全生命周期”档案数据的应用场景）的工作体系，推动“人的全生命周期”档案数字化管理走深走实。1.摸清底数，构建“一端收集”图网成立民生档案数字化归集利用工作领导小组，围绕“人的全生命周期”档案资源归集，绘好一张市域民生档案分布图。聚焦“应归尽归，应收尽收”目标，重点对接卫健、民政、教育、公积金、人社、医保、自规7个涉民单位，解决婚姻、不动产、社保、公积金、土地确权等重点民生电子档案进馆难题。截至目前，馆藏民生档案57.29万卷，数字化率达100%。对保存在馆外的民生档案通过上门指导和跟踪服务，推动殡葬档案和学籍档案数字化。依托“电子文件单套归档与电子档案单套管理”国家级试点成果，探索构建存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系。2.先行先试，打造“一键归档”通道聚焦“归什么”“在哪归”“怎么归”问题，依托全省“浙里数字档案”重大应用试点“湖州市域数字档案管理服务一体化平台”（以下简称“市域一体化平台”），围绕“收、管、用、治”业务切口，开发了档案挂接、“四性”检测、归档整理、开放鉴定、移交进馆审批等在线档案管理功能，在全省率先打通了涉民单位的数字化归集通道。同时，开发统一归档接口标准的“电子归档预审”组件，率先在全省上线使用。截至目前，已在线归集出生医学证明等“人的全生命周期”档案6.3万件，数据量达80GB。3.服务升温，推进“一网通办”建设为满足群众“最多跑一次”要求，积极构建“一网一端”共享服务体系。搭建“湖州市档案利用专网”，实现全市各级综合档案馆数字资源共享利用。开发手机端应用，上线“网上查档大厅”，在“浙政钉”平台上线“湖档直通车”，初步实现机关内部线上查、部门单位协同查、基层站点就近查和群众查档“掌上办、马上查”。据统计，市本级民生档案查档量占全年总量的70%以上，年均到馆查档利用者2000余人次，档案调阅量超万卷（件），“一网通办”查档利用率不断提升。文/陆利明开展“人的全生命周期”档案一体化数字管理的实践与探索41202384.安全保障，提升“一屏监管”水平市档案馆将馆内重要档案数据全部纳入“湖州市数据安全检测预警及保全平台”监管，同时在“市域一体化平台”建设档案智能监管应用，推动涉民单位登记备份全覆盖，初步实现馆内外档案数据“一屏监管”。此外，依托“浙里档案监管指数”，建立以档案“四个体系”建设为统领的湖州市档案工作评价指标体系，制定湖州市档案馆电子档案利用规范 等管理制度，有效保障了“人的全生命周期”档案安全管理。问题和挑战1.“数据烟囱”导致归集共享难一是管理主体多。“人的全生命周期”档案被分散保存在市档案馆和不同的涉民部门，尤其是未进馆的学籍档案等资源较为分散，难以形成集聚效应。二是归集整合难度大。大数据环境下数据呈指数级增长，大量档案散存馆外导致档案不完整和不连续。部分档案未移交进馆且数字化率和数据化率未达标等。三是建设共享数据库面临挑战。各涉民单位开发不同的基础信息数据库，重复建设和“数据壁垒”“信息孤岛”等问题仍是归集难点。2.系统融合度低导致查档利用难一是系统兼容性问题凸显。各涉民单位业务信息平台分布在不同的网络环境，在接口设置、数据共享、系统集成等方面存在瓶颈，如学籍、社保、婚姻档案的应用系统权限设置较为复杂，共享难度较大。二是用户体验的滞后性问题。平台缺少基于大数据分析的智能问答、关联提示等增值服务，掌上查档等应用系统还需反复实践、迭代升级等。3.观念束缚导致协同管理难一是缺乏协同管理的理念。各单位共享意识不强，在线归集通道已建立，但存在“高速路建好了、核心数据缺失或跑的很少”的情况。同时，部分单位没有将核心数据归集到档案室，制约了共享质量。二是缺乏协同机制的建设。在民生档案管理机制、数据共享、标准协调等方面，没有统一的标准和完善的制度体系。4.安全风险制约高质量发展一是数据传输、利用过程中存在安全隐患。计算机网络存在一定的安全漏洞，如木马病毒、黑客等造成的数据篡改、数据泄密等问题。二是平台存在安全风险。平台作为数字档案的存储设备具有易损坏的特性，且硬件淘汰周期短、软件更新速度快、维护管理专业性强，平台若产生故障将很大程度上影响归集利用。有关建议1.牢固树立“市域共同体”理念一是凝聚协同管理共识。各单位要从思想认识上认同“为民建档、档为民用”的理念，达成“市域档案共同体”建设共识，“一盘棋”推进数字化归集与利用，确保“人的全生命周期”档案的完整性和连续性。二是培养开放共享理念。坚决破除本位主义，建立馆际之间、馆室之间的互联互通新机制，建议成立由市档案馆、市大数据局、涉民部门共同组建的工作团队，配备专业人员，建立工作指标体系，形成上下联动、横向齐动的开放共享工作机制。三是增强全社会档案意识。加大档案法和档案工作的宣传力度，增强群众共建共享民生档案资源的积极性，为档案工作凝聚强大合力。2.着力建设“高质量”数字资源库一是探索建立全市民生档案数据中心。开设“人的全生命周期”档案专题数据库，实现“收、管、存”基本功能。系统外的数据通过人工归集方式上传平台；业务系统产生的数据通过建设“数据接引系统”实现批量、实时多源异构数据的便捷同步或接入，通过“市域一体化平台”在线归集移交。二是统一数据标准。制定“人的全生命周期”档案数字归集的标准制度，明确归集范围、数据格式、数据存储、加工标准等，加速部门间的业务协同。梳理并开展数据格式统一转化工作。三是维护数据质量。通过系统匹配完善、数据比对碰撞、人工核对修改、专业软件检测等方式进行数据校核，形成高质量的档案数据资源库。探索“人工+智能”的组合应用，强化数据开放审核。3.全力构建“多维度”平台体系一是升级完善“市域一体化平台”。完善“1+7+”的“人的全生命周期”档案一体化数字管理应用框架，由民生档案主管部门牵头将市建系统与“市域一体化平台”彻底打通，真正实现跨区域跨部门的互联互通、共建共享。二是打通政务服务事项“一键式”在线归档。将浙江政务服务一体化平台上的民生政务服务事项电子文件通过省档案交换平台推送至“市域一体化平台”进行预归档，再通过设置归档模块转换为符合进馆要求的电子档案。三是推出多场景的数字化利用模式。推广“湖档直通车”应用，打通市档案馆与部门、区县间的查档通道，实现全市域互查利用。对接“浙里办”查档服务端，加快移动设备档案互动平台建设。4.坚决拧紧“安全感”责任链条一是健全安全管理体系。在“湖州市数据安全检测预警及保全平台”基础上，建立健全“一屏监管”的档案安全防范体系，建立完善档案安全工作机制，提供统一、实时、智能的安全服务。二是加强数据安全管理。增加安全设备和技术投入，通过电子加密、电子签章等身份认证技术确保信息传输安全。运用“区块链+数据保真”技术确保数据安全。三是规范安全共享流程。完善档案智能监管应用，制定共享利用安全管理制度，实现“任务指派办理反馈分析”的全流程管理。5.切实提升“满意度”服务指数一是开展信息推送服务。通过微信公众号、“浙里办”平台、“浙政钉”平台等开展集中推送服务，根据大数据分析开展个性化推送服务。二是提升智能化服务。完善“浙里档案”的“我的档案一键通”“档案通查出证”等湖州模块。依托“市域一体化平台”实现线上“一网通办”、线下“一门通办”、推行“一站式服务”。三是建立满意度评价机制。加强查档利用跟踪问效，建立满意度绩效考核，一次查档一次评价，形成与群众双向互动的回应机制。作者单位：浙江省湖州市档案馆责任编辑：王玥