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中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生 12 精细化管理在医院档案管理中的应用效果分析 汪秀红 新疆和田地区人民医院，新疆 和田 848000 摘要：摘要：目的 在医院档案管理过程中使用精细化管理模式，研究探索其临床应用效果。方法 择取新疆和田地区人民医院 2021.01 至 2022.12 管理的医院档案（样本数量为 400 份），根据管理模式的实施时间，将其分为两个对照小组，各组 200 份，即对照组（2021.01 至 2021.12，常规管理）、观察组（2022.01 至 2022.12，精细化管理），探索研究应用效果。结果 与对照组（常规护理）相比，观察组（精细化管理）档案缺失率、破损率均显著更低，档案表示规范评分、档案室清洁评分以及满意度均显著更高（P0.05）。结论 将精细化管理模式应用在医院档案管理过程中，可显著减少档案发生破损或异常缺失等消极状况的概率，提高档案标志规范度与档案室清洁度，有利于提升档案室管理人员的满意度，值得推荐。关键词：关键词：精细化管理；医院档案管理；满意度；应用效果 中图分类号：中图分类号：R197 医院档案是医院诊疗、管理中相关工作的关键信息承担载体，档案管理质量作为保障医院日常运行正常性、展开溯源追寻等有关工作的强有力保障；同时能够深度发掘、使用有关档案资料，最大化发挥好档案利用价值，对医院可持续发展给予良好的方向1。按随着医院高质量、高水平的现实发展需求，各个医院尽管提升了对档案管理的重视度，但是也暴露出当前管理模式的不足之处，难以满足医疗系统改革的现实需求2。精细化管理是一种立足于数据分析、研究的管理方式，通过建立健全对应的信息化管理系统、规范化管理模式，对医院组织框架、环节、工作人员等各方展开观察与探索，寻找出其中所蕴含的各种问题，同时实施标准化、精细化的措施，缩短就医时间、优化与细化医疗服务环节，提升医院整体服务水平、服务效率。鉴于此，本文探索分析精细化管理在医院档案管理中的应用效果，旨在为临床给予一定借鉴，现报道如下。1 资料与方法 1.1 基本资料 随机选取新疆和田地区人员医院 2021.01 至2022.12 管理的医院档案（样本数量为 400 份），根据管理模式的实施时间，将其分为两个对照小组，各组200 份，即对照组（2021.01 至 2021.12，常规管理）、观察组（2022.01 至 2022.12，精细化管理）；两组档案类型无统计学差异（P0.05），见表 1。在此期间从事医院档案管理的工作人员共计 30 例，男性 17 例、女性13例，年龄27岁至45岁（均值36.152.49岁），观察期间无任何人员变动。1.2 方法 对照组采取常规管理模式，即管理人员定期（1次/周）对档案柜展整理、清洁、擦拭、消毒等常规工作；检查档案室的各项安全隐晦，1 次/月，避免由于隐患问题而造成档案出现破损等不良情况。观察组采取精细化管理模式，具体内容如下：健全与完善医院档案管理制度：结合医院实际状况，联系之前医院档案管理经验、管理环节中所存在的各种问题，对各个管理流程加以梳理，提高档案管理内容的规范化与系统化，确定档案移交的详细流程，档案调查选取方式等一系列制度。例如，每个季表 1 医院档案管理类型n,(%)组别 例数 行政事务 党群工作 医疗管理 设备档案 基建档案 对照组 200 98（49.00）24（12.00）28（14.00）26（13.00）24（12.00）观察组 200 99（49.50）23（11.50）29（14.50）25（12.50）24（12.00）2-0.010 P-0.920 中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生 13 度对档案进行整理，定期（1 次/d）清洁与打扫医院档案管理室，在放假前、放假后对医院档案保存规柜、隐秘角落等地方进行清洁、打扫，保障档案管理环境的干净、整洁。确定各个类型档案的存放区域，并运用不同颜色、字体的标识进行区分。重要档案需存放于密封塑料袋中，避免其受潮。严格禁止在档案室内吸烟、饮酒、饮食，避免火灾等不良情况的发生，保障档案管理的清洁度。严格贯彻、落实各个档案的移交管理制度，将档案移交到对应管理科室中进行考核、评价。强化医院档案管理培训力度：针对有关医院档案管理制度，定期（1 次/月）对管理人员实施培训、学习活动，安排管理人员外出接受系统化、先进化的管理培训或者前往知名医院学习与了解其档案管理经验与优秀成果。同时建设内部档案管理工作交流群，若如遇到难以解决的问题时，可及时在交流群中寻求同事的帮助，以便从容面对各种问题。及时更新维护硬件管理条件：定期（1 次/周）检查与维护档案管理室线路，将档案室室内温度与湿度控制在合理区间。及时更新与维修空调、除湿器、密封袋等物品，避免由于环境因素而对档案管理、存放带来消极影响。考核评价：将档案管理的工作责任落实到医院各个科室中，使得各个科室清楚地了解自身工作责任，树立良好的档案管理意识、增加其管理能力，有利于提高医院档案管理的有效性、科学性。定期（1 次/月）对档案工作完成状况进行考核评价，根据考核制度、奖惩制度进行对应的奖励或惩罚。另外，发挥制度的激励、引导作用来提高档案管理的质量与水平，有利于提高管理人员参与档案管理的主观能动性、积极性。运用信息化技术实施精细化管理：搭建医院档案管理信息化管理平台、管理系统，并开展日常平台、系统维护工作，保障软件、硬件设备配置的完善性、使用的可靠性。档案管理人员需灵活运用系统，以便及时进行档案追寻、溯源。1.3 评判标准 档案管理安全性评估：详细记录精细化管理实施前后档案缺失、档案破损、档案标志规范、档案室清洁情况，其中档案缺失率、破损率=实际缺失或破损的档案/分组管理例数100.00%。档案标志规范度：根据标识、标号等清楚情况对应评分，分数在 0 分至 10分之间，分数越高，表示规范度更高。档案室清洁度：分数在 0 分至 10 分之间，分数越高，清洁度更加良好。满意度评估：采取新疆和田地区人民医院涉及的满意度评自评量表对从事档案管理工作的人员（n=30）展开问卷调查，分数最小值为 0 分、最大值为 100 分，分为满意（最大值为 100 分，最小值 80 分）、一般满意（最大值 79 分，最小值 60 分）、不满意（最大值 59分，最小值 0 分）三种状况。满意度=（满意例数+一般满意例数）/管理工作人员例数100.00%。1.4 统计学方法 运用统计学软件 SPSS21.0 对研究数据展开探究，运用双侧验证方式，检验水准以 a=0.05 为主要依据，P0.05 表示对比差异存在统计学意义。计量资料（满足正态或类似正态分布，）、计数资料（百分数）采取 t（组间独立样本、组内采取配对样本）、x2（组间对照）对应表示。2 结果 2.1 档案管理安全性评估 与对照组（常规管理）相比，观察组（精细化管理）档 案 缺 失 率（0.50%Vs6.00%）、破 损 率（1.00%Vs7.50%）均显著更低，档案标志规范评分（8.460.32 分 Vs7.890.23 分）、档案室清洁评分（8.650.36 分 Vs8.120.22 分）均显著更高（0.05）。见表 2：2.2 满意度评估 与对照组（常规管理）相比，观察组（精细化管理）满意度（100.00%Vs86.67%）显著更高（P0.05）。见表 3 所示：表 2 档案管理安全性评估 组别 例数 档案缺失率n,(%)档案破损率n,(%)档案标志规范度（，分）档案室清洁度（，分）对照组 200 12（6.00）15（7.50）7.890.23 8.120.22 观察组 200 1（0.50）2（1.00）8.460.32 8.650.36 t/2-9.620 10.382 20.455 17.766 P-0.002 0.001 0.000 0.000 中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生 14 表 3 满意度评估n,(%)组别 例数 满意 一般满意 不满意 满意度 对照组 30 11（36.67）15（50.00）4（13.33）26（86.67）观察组 30 13（43.33）17（56.67）0（0.00）30（100.00）2-4.286 P-0.038 3 讨论 工作医院档案管理工作是指对医院各项工作、各种活动出现的文件资料、影像学资料、各实物资料（如奖杯等）所开展的一系列管理3。伴随着医院可持续发展速度的不断加快，档案管理由于各种原因而受到显著，大多数医院档案管理工作难以跟上4。医院档案管理问题一般表现在以下几点中：员工对档案管理的重视度较低，制度落后。由于档案管理室不是医院一线科室，不能直接创造收入，导致医院对其的重视度较低5。常规档案管理模式具备粗放性，且现阶段大多数医院未制定合理化、科学化的管理制度；在实际工作中一些管理人员是根据自己经验或者不成文规定来开展工作，随意性、盲目性显著。另外，档案管理工作没有正式纳入在医院整体运营考核中，导致其监管力度较低。管理信息化水平较低。未建立健全统一化的档案管理信息平台，大量的纸质版档案还未收录于信息管理平台中，导致纸质档案或者实物档案的管理检索难度较大，档案使用了较低，还可能会导致多次阅读而导致档案破损或异常丢失，最终造成难以补救的风险出现6。档案管理人员个人能力交叉。医院档案管理室是一个附属科室，对人超多吸引力交叉，导致档案管理人员长时间出现“青黄不接”的不良现象7。甚至部分医院档案室管理人员同时兼任其他职务，无法将大量的时间、精力投放在档案管理工作中，另外，在职档案管理人员未参与有关培训学习活动，不能及时了解、更新档案管理专业知识，运用以往管理经验已经难以满足新时代下医院工作、档案管理工作可持续发展需求8。并且由于管理人员自身专业能力较差、未规范其日常工作行为，可能会发生在面对复杂化、繁琐化的档案整理时工作效率较低、管理手段不恰当、档案使用率较低等不良情况。针对上述情况，提高医院档案管理质量、管理水平十分重要。通过使用精细化管理模式对医院各种信息、资料进行统一、有效地分类与管理，促使其能够有序化、高效化地完成各种医疗卫生服务工作，提高医院和外界交流的畅通性，使得医务人员能够快速调取、查阅有关档案资料9。精细化档案管理是一种新型管理方式，在当前社会专业化人工不断增强的情况下，开展精细化管理能够最大化满足时代发展需求，与常规管理模式相比，具备较为显著的应用优势。有研究表示，精细化管理对于档案管理工作所存在的各种问题均具备较为良好的应用效果10。本研究在医院档案管理工作开展环节中应用精细化管理方式，研究表示：与对照组（常规护理）相比，观察组（精细化管理）档案缺失率、破损率均显著更低，档案表示规范评分、档案室清洁评分以及满意度均显著更高。从中可知，精细化管理模式可以显著提升医院档案管理工作水平与工作效率。分析其具体原因：可能是因为精细化管理重视员工培训活动与学习活动、各种制度的完善情况、信息化管理平台的建设效果等，提高管理人员对相关规定、信息技术技能的掌握度、运用灵活度；同时奖惩激励制度能够调动管理人员的主动性与积极性，有利于降低档案缺失率与破损率，提高满意度。综上所述，将精细化管理模式应用在医院档案管理工作中，可以显著提升档案管理工作质量与工作效率，降低档案缺失率、档案破损率；同时信息化管理平台的建设，为档案查阅、浏览提供便捷条件，提高人员对档案管理的满意度，值得推荐。参考文献 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