高校纸质档案归档管理常见问题及对策.pdf

纸的应用高校纸质档案归档管理常见问题及对策李林林(山东医学高等专科学校,山东 临沂 )摘要对高校纸质档案归档管理常见问题及对策进行探究,分析了高校纸质档案归档内容,并从档案保护、档案收集、整理等方面分析高校纸质档案归档进程中的问题所在,以问题为导向,制定相关对策,以期在解决问题的同时,提升高校纸质档案管理水平,确保归档管理的稳定推进,优化管理进程、提升管理效果.关键词高校;纸质档案;归档管理;常见问题;对策收稿日期:作者简介:李林林()女,山东临沂人,本科,馆员,研究方向:高校档案管理.进入新时期以后,高校发展迅速,与此同时,也产生了更多的纸质档案,对比电子档案来说,纸质档案更加复杂,尤其是在档案归档管理阶段,会涉及多个部门、多项影响因素,有必要对其经常出现的相关问题进行归纳、总结,提出可行性解决对策,降低相关问题带来的负面影响,推动高校进一步发展.高校纸质档案归档内容分析高校纸质档案归档内容主要是各类重要资料、文件,其对高校可持续发展、文化传承来说极为重要.学生档案作为档案管理中的核心组成部分,学生档案主要涉及:学生个人信息、学习成绩、入学材料、毕业证书及奖惩记录等,记录了学生学习状况、成长记录,是高校对学生加以评价、管理的关键依据.教职工档案教职工档案主要指的是教师、相关工作人员的基本信息、职称评定、工作经历及考核记录等,记录了教职工的相关成就、工作记录,是高校对教职工开展考核、奖励、晋升评定的关键参考项.科研档案科研档案涉及科研项目的申请材料、成果证明及研究报告等文本资料,记录了科研人员整体的科研进程、数据和成果等,是高校科研管理、评价的关键依据.其他除了上述需归档的纸质档案外,还包括其他类型:行政管理档案、校史档案、财务档案、建筑档案、合作交流档案、学术期刊及学术会议论文集等.高校纸质档案归档管理常见问题档案保护问题档案在归档前需细致检查其有无破损、毁坏,若质量不达标,严禁归档,但纸质档案在长久的放置过程中,会因温度、湿度、光线、空气等因素影响而出现水解、霉变、污染等多种问题,未能达到归档标准,影响了正常归档.此外纸质档案管理不善、管理技术限制等,亦可能损坏档案.档案收集、整理问题档案收集、整理质量直接关系到最终的归档效果,但该阶段却可能出现以下问题.重视程度不足在布置年度档案归档工作后,部分科室因比较忙碌,未将档案归档提上日程,并简单地认为档案应置于科室查询,非必要不必收集上交,在经档案室多次催促后再上交,对档案归档推进产生较大的不利影响.归档范围不明确高校纸质档案应有明确的规定、范围,以此确定各阶段档案搜集的重点项目,按照轻重缓急进行档案资料的逐层收集、归纳,但就实际而言,很多高校在档案资料搜集时充满随意性,不利于后 年第期 造 纸 技 术 与 应 用续的分类整理、归档.材料甄别不到位档案搜集,并非各类材料单一的堆砌,而是根据其使用价值进行分类,科学堆放,留存其中有价值的部分,剔除不具备保留意义的档案,但显而易见的是,很少有高校能做好该方面的工作.档案组卷、立卷问题分类错误部分档案室工作人员因缺乏经验,在分类组卷时,按照年度分类立卷进程中发生跨年度文件归入错误年份,应当归属到此问题立卷的文件反而出现在其他的问题卷宗中,给整体化管理带来较多麻烦.案卷外观不过关案卷外观对于归档管理同样重要,部分案卷在组卷时出现页码漏页、空白页打码、纸张折叠等问题,严重影响了档案的归档效果,且在后续保存时也会引发新的麻烦.著录、验收不合格档案著录、验收作为归档的最后工作,可能出现标引错误、漏录、错录等问题,如同一份材料对应多个时间标识,未准确录入档案形成日期,还可能出现文号录入不全、忘记抄录红头文件等问题,比如在著录一些留学生档案时,应在题名中同时标引中文名、英文名,若是只标引中文名,忽略了英文名或者是英文名拼写不正确,会给该名学生带来较多麻烦,在档案管理时也会出现问题.高校纸质档案归档管理优化对策注重档案安全管理加强档案室管理合理调节档案室温湿度,加装隔板、窗帘等,避免阳光直射;对档案进行定期检查,发现有档案损坏时及时处理;防尘防潮,安排专人定期清扫档案室,确保环境卫生、整洁,减少灰尘;使用捕鼠器、鼠药,避免蚊虫叮咬.档案修复去污,针对档案上一些较小污渍,用柔软的布蘸上温水,轻轻擦拭污渍,针对较大污渍,需用专业清洁剂或者无污剂.补救,针对严重破损的纸质档案,可用透明胶带、纸张修补破损的页面,再用特殊材料加固.还原,针对褪色、墨迹模糊的文件,用化学技术、试剂加以还原.装裱,对特别重要、珍贵的纸质档案,装裱处理,延长寿命.若档案破损严重,已经不具备修复条件,应到指定部门复制一份原件.完善档案收集、整理机制提升高校各部门对档案收集、整理的重视程度,安排好各阶段的档案收集、整理工作.优化档案收集机制要求提升高校档案室与其他部门间的密切关联程度,形成长效化档案收集体系,制定相关制度,要求在档案资料搜集阶段,其他相关部门有义务配合档案室的相关工作.可参考国外常态化档案搜集机制,如在学生档案搜集时,从学生递交申请报告即开始搜集各类材料,其后关于学生的入学登记表、护照信息、学籍卡、奖惩记录、社会实践记录、休学请示批复、毕业登记表、四六级考试成绩单、学历学位证书复印件等,在不同阶段完成持续性的搜集工作,以此避免纸质档案归档时产生较大的压力,并保证档案的完整性.明确档案搜集流程以 高等学校档案管理方法 等政策文件为指导,确定档案搜集流程,制定符合高校档案管理机制的 各门类档案归档范围与保管方法 条目,将档案分为以下类型:党务综合类、纪检类、组织类、宣传教育类、工会类、团委类、行政类、人事类、监察审计类、后勤类、档案图书文博类、招生类、学籍管理类及课堂教学类等,并将保管期限按照短期、长期、永久三类进行分别保存,方便及时更新.将条目张贴在档案管理室,确定各岗位的具体工作范畴,以此督促档案管理人员做好不同时期的档案搜集工作,保障档案材料形成的逻辑完整性.做好材料甄别可由档案材料形成部门负责对相关材料的甄别工作,因形成部门对该项材料的了解程度是档案室无法比的,如在某毕业国外学生档案资料搜集时,其护照信息页的复印件具备存档价值,但护照中涉及的签证页、出入境复印件却不具备保存意义,在短暂存放后可予以销毁,减少所占档案室空间.规范档案整理工作归档档案以“件”为单位,一般来说一份文件为一件,装入软卷皮中,正本在前、定稿在后,原件在前、复印件在后,正文在前、附件在后,按照固定的顺序依次排列各项文件,比如按照事由发展、时高校纸质档案归档管理常见问题及对策间等顺序排列,再基于此给出文件对应的件号.保障组卷、立卷科学性保障组卷、立卷科学性,在解决现存问题的基础上,为集中归档提供更大的便利性.制定科学合理的立卷指南结合相关部门的工作任务、活动特征、档案形成规律等,由档案室负责指导拟定本年度的立卷方案、归档文件及资料类目,进行文件资料整理,直接生成相应的案卷,作为立卷指南使用.若无其他因素影响,建议可按照以下方式组卷:年度、机构、问题、保管期限,最大限度地避免不同保管期限的资料存放于同一卷宗中;保证案卷内容量适中,若一个问题涉及的材料较多,可将其进行分化、细化,形成若干相关联的案卷,同理,材料较少,内容类似的文件资料,可整合为一卷,方便管理.此外在案卷题名时,尽量做到简单、准确,精准地概括卷宗主题.提升案卷外观质量在案卷装订时,采用档案局统一监制的归档文件目录夹、全引目录夹、科技档案目录、会计档案登记清册、案卷目录纸、会计报表夹、会计账簿盒、文书档案盒及档案卷皮架等,准备档案装订工具,如塑料螺钉、打孔机、小型缝纫机、棉线及剪刀等,按照固定规范完成装订工作,避免出现外观质量问题.在完成装订后,检查有无压字、掉页、文件损坏及妨碍阅读等问题,并及时调整.此外还应保证准确填写案卷封面,拆除文件材料上的大头针、曲别针及订书钉等金属物,一些不宜装订的照片、图表及珍贵档案等,可直接存入档案盒中.规范档案记录、验收工作做好案卷层面、卷内目录著录在对卷内每件材料标引、抄录时,关注标引正确性,给定题名、副题名,细致化描述对应档案材料的内容特征,如此可在归档时以条目或者关键词的形式来查找.检查案卷标题,尽量简单、明确,给档案分类、利用创造条件,大部分行政文件可选择以发文标题为标引,其他文件档案结合内容拟定相关题名.档案抄录要细致、全面在档案抄录时,对案卷各条记录形式特征加以细致描述,包括但不限于形成日期、保存条件、保存时间、密级及责任者等.档案验收要严格、认真在档案验收时,主要对档案质量、完整度、外观等加以验收,可结合国家相关政策条例确定验收标准,以此来确保各类档案符合归档条件.其他优化管理对策落实领导责任制以高校档案室馆长为直接责任人,全权负责对纸质档案的归档工作,确定馆长下各级人员责任,确保不同岗位人员在档案整理、拆订、页码编写、归档章加盖、填写、归档文件目录编制、装订成册及装盒等阶段的责任.进行人员培训很多高校的档案归档工作基本上是由办公室人员兼职负责,虽然能完成工作,但效率低下、难以保证质量,基于此,有必要对档案室工作人员进行系统化培训,提升其对档案归档工作的了解,了解档案归档方法、流程及注意事项等,以此来避免因人为因素而影响到正常的归档工作.归档评估以校领导层组成评估小组,定期对归档工作加以评估,从归档率、合格率和完整率三个层面展开评估工作,督促档案室工作人员及时调整评估中出现的相关问题,将评估结果纳入人员考评的重点参考项目中,以此来提升档案工作人员的重视程度,切实完成岗位任务,协同做好归档工作.结语研究分析高校纸质档案归档管理常见问题及对策,给予足够重视,明确各项对策在实际落实中的具体反馈,从高校档案归档所需出发,进行相关对策的持续性调整、优化,以此来提升纸质档案管理水平,顺利完成档案归档.参考文献王心学生纸质档案资料生物变质防治研究J造纸科学与技术,():牟海霞民办高校教学档案规范化建设初探J兰台内外,():潘伟高校档案管理的现代化建设J黑龙江人力资源和社会保障,():门育宁高等院校档案管理价值探索与路径选择J传媒论坛,():章桂韶纸质档案保护工作的重要性及其未来发展研究J新丝路:上旬,():王辉文,陈娟,惠佳蓓,等高校纸质档案归档管理中的问题与对策分析 以国际教育学院为例J中医药管理杂志,():年第期 造 纸 技 术 与 应 用