数字化时代财务共享模式下高速公路管理企业的电子会计档案管理.pdf

中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS238 中国经贸 2024年1月下数字化时代是指随着信息技术的快速发展和广泛应用，数字化成为社会经济发展的主要特征和趋势的时代。财务共享模式是指在组织或企业内部或跨组织之间，通过数字化技术和信息系统，实现财务信息的共享和协同处理的一种管理模式。电子会计档案管理是指将传统的纸质会计档案数字化，并通过信息技术和电子化手段进行管理和存储的一种会计档案管理方式。数字化时代优化财务共享模式下的电子会计档案管理，能够提高工作效率、提升数据准确性、实现数据共享与协同、改善决策支持和提高合规性。提升电子会计档案管理成效的瓶颈数据安全水平无法达到标准企业受到技术漏洞和网络攻击的威胁不断增加，这对数据安全构成了严重风险。随着科技的不断发展，黑客攻击和数据泄露等安全事件层出不穷，企业面临着越来越多的网络安全威胁。网络攻击手段日益复杂，企业的网络安全防护措施往往难以完全应对，导致财务数据容易被窃取或破坏，从而造成严重的经济和声誉损失。企业数据安全水平无法达到标准的主要原因是受到技术漏洞和网络攻击的威胁不断增加，以及企业内部安全措施不严和员工行为的不当。为了提高数据安全水平，企业需要加强网络安全防护措施，不断更新和升级安全技术，同时加强对员工的安全意识教育和培训，推行严格的权限管理制度，为企业数据安全提供有力保障。无法彻底摆脱传统纸质档案的桎梏纸质档案与电子会计档案并行的管理模式存在信息冗余的问题。同样的信息需要同时在纸质和电子中存储，导致了不必要的重复工作，增加了管理成本。其次，由于纸质档案的存在，企业在管理中往往难以摆脱传统的流程，限制了电子会计档案管理的流程优化。再者，实施财数字化时代财务共享模式下高速公数字化时代财务共享模式下高速公路管理企业的电子会计档案管理路管理企业的电子会计档案管理 文/魏丽敏务集中管控模式的高速公路管理企业由于归集了多个下属单位，纸质财务会计档案通常无法大批量集中存储，如在临时保管期限内，现有的财务部门临时档案室无法满足大批量的纸质财务会计档案的存储保管等，需要异地存储。这就导致存储和检索纸质会计档案较为繁琐和不便，不利于工作的高效开展。提升电子会计档案管理成效的可行性优化资源配置，缩减管理成本在传统的财务会计档案管理方式下企业通常需要大量的纸质文件和手工记录，导致了大量的人力、时间和物力投入在档案整理、存储和检索上。这些繁琐的工作不仅消耗了大量资源，若管理不严或者主办人员责任心不强，还容易引发人为错误和信息丢失，增加企业的管理成本。通过引入电子会计档案管理系统，企业可以本文以高速公路管理企业为例，针对数字化时代财务共享模式下的电子会计档案管理瓶颈以及可行性展开详细分析，从以“企业”为核心，建立健全制度标准；以“风控”为手段，建立关键环节安全机制；以“数字”为依托，建设数字处理平台几个层面入手，以财务人员、财务会计档案全集中的财务管控模式为研究背景，对财务共享模式下提升电子会计档案管理成效的有效途径进行系统论述，为有效组织和管理企业财务信息、提高财务管理效率和准确性、推动企业高质量发展提供有力支持。区域经济 JAN.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 239 Jan 1 2024CHINA GLOBAL BUSINESS实现会计档案的数字化存储和自动化管理。所有的财务数据和文件都可以以电子形式保存在系统中，便于快速查询和访问，不仅节约了纸张和存储空间的成本，还大幅度减少了人力投入和时间成本，提高工作效率。另外，电子会计档案管理系统还能够提供数据自动备份和安全加密功能，有效保障了会计档案的安全性，减少了数据丢失和信息泄露的风险，降低了企业的风险管理成本。分类管理文档，实现精细化管理企业可以通过电子会计档案管理系统实现文档的分类管理，提高管理精细程度，根据文档的性质和用途进行分类，如财务会计报告、会计账簿、发票凭证等，确保文档被正确归类；按照文档的时间顺序进行分类，建立起历史档案和最新档案，便于追溯和查询；结合部门和责任人划分文档分类，明确每个部门或责任人对文档的管理责任，避免混淆和丢失。通过分类管理，企业能够更好地组织和管理文档，减少冗余和重复文档，节约存储空间，降低存储成本，确保文档的完整性和安全性，避免丢失或泄露重要信息。电子会计档案管理系统还可以设置权限控制，限定不同岗位和人员对文档的访问权限，进一步提高精细程度。利用系统提供的搜索和检索功能，快速找到所需文档，提高查询效率。共享财务数据，强化管理成效通过数据的统计和报表功能，财务数据的实时更新和在线查询，一方面可通过联通财务信息系统深挖财务数据，限定不同岗位和人员对文档的访问权限，为企业管理层、其他业务部门和下属单位等提供以预算科目、会计科目、单位和时间等关键要素生成的如通行费收入、管理成本和人工管理成本等横纵向比对的财务数据分析报表、报告，提升企业整体协作，助力资源的共享和优化，促进企业降本增效。另一方面企业管理层可以深入了解经营情况、资金流动和成本结构，管理层可以基于系统提供的准确、及时的财务数据进行决策分析，更好地把握企业的经营状况和财务风险，做出科学合理的决策，为企业的高质量发展提供有力支持。提升电子会计档案管理成效的有效途径以“企业”为核心，建立健全制度标准明确电子会计档案的地位和重要性，加强各部门的配合与沟通，确保档案管理的责任落实。要明确高速公路管理企业电子会计档案工作中的各项条款，可以按照以下步骤建立适合工作实际的电子会计档案管理办法：第一，明确归档内容和范围。明确需要归档的会计文件、财务报表、合同、发票等财务相关的文档，同时确定其他涉及企业财务管理和决策的重要文档也需要归档。第二，规定移交流程。明确文档的移交流程和责任，规定负责将文档归档的责任人，并要求在移交时填写必要的文档信息。第三，设定保存期限。根据法规要求和企业实际情况，设定文档的保存期限，区分长期保存和短期保存的文档，并规定保存期限届满后是否需要审查并延长保存。第四，建立备份制度。明确电子会计档案的备份周期和方式，规定必要的备份频率，确保数据的安全性和可靠性。第五，规定查询和借阅流程。制定明确的查询和借阅流程，规定查询和借阅的权限和条件，同时要求对借阅文档进行登记和监控，保障文档的安全性和防止遗失。第六，确定销毁规定。明确文档销毁的条件和程序，规定销毁时需要进行的审批和记录，以及销毁的方式和周期。制度化方面涉及的内容包括管理流程、权限设置、数据安全保障、审批制度等。建立完善的制度化体系，确保电子会计档案的管理规范和有效性。定期对电子会计档案管理办法进行评估和修订，以适应企业的实际需求和管理变化。只有建立科学规范的电子会计档案管理制度，才能更好地发挥电子会计档案的作用。以“风控”为手段，建立关键环节安全机制通过前端系统的自动化和接口的无人工干预，确保档案的准确性和时效性，减少纸质档案的使用、分开存储和备份，采取相应的防护措施，保障档案的安全和完整性。在硬件设施和信息系统方面，通过质量过硬的硬件设施和强大的内网信息和技术体系，确保会计档案的信息安全。会计档案前端需要“缝合”系统间的接口，确保档案的自动生成，不允许人工干预传递过程。通过建立自动化的档案生成和传递系统，减少人为操中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS240 中国经贸 2024年1月下作的错误和延迟。在合规的前提下，推进电子会计档案管理，减少纸质档案的使用和存储，提高效率和节约资源。存储和备份应分开保存，并采取相应的防护措施，如防尘、防水、防火和防腐蚀等。借助合适的存储设备和环境控制，确保电子会计档案的安全和完整性。质量过硬的硬件设施是会计档案管理的重要保证，但安全高效的信息系统同样是必要前提。比如，某高速公路企业采用先进的数据加密技术，确保财务数据在传输和存储过程中的安全性。通过权限控制，只有特定授权人员可以访问敏感财务信息；建立实时监测系统，对财务数据的访问和操作进行监控，及时发现异常行为，并采取相应措施；实施定期的数据备份和灾备计划，确保财务数据不会因为意外事件丢失，提高了数据的可靠性和可恢复性。构建“大共享”平台，减少纸质财务档案通过将财务共享系统与其他管理系统相连接，建立“大共享”平台，如将财务共享系统与综合后勤管理系统、人力系统、营运管理系统和收费系统等相接，实现信息的无缝传递和共享，减少纸质档案的线下流转。例如，企业综合部门计划采购电脑等物品，设定线上审批流程进行采购申请，审批通过后实时自动推送至财务共享系统，业务人员才可启动对公备用金支付或报销流程，减少纸质审批流程，提高效率。高速公路管理企业应制定合法合规的财务管理制度，明确哪些外部文件需要以纸质形式归档，哪些内部审批文件可以作为电子档案存档。在确保合法合规的前提下，尽量减少纸质档案的存储，将更多的文件数字化处理，提高电子会计档案管理系统的使用率。此外，企业应鼓励外部监督审查机构直接利用电子会计档案管理系统进行审计工作，实现审计过程的信息化。高速公路管理企业可选择适合的电子发票管理软件或平台，兼容不同格式的电子发票，如 PDF、XML 等，借助财务共享系统、税务系统，建立电子发票工作流程，利用自动化技术，自动接收、审核电子发票；通过关键词识别、发票号码匹配等技术，自动将发票信息与交易记录关联，降低人工错误的风险；通过建立智能算法和模型，实现电子发票与交易数据的关联，准确系统识别电子发票中的关键信息，如发票号码、日期、金额等，将其与相应的交易数据关联，通过比对交易描述、客户名称等方式，确保电子发票与实际交易一一对应；借助人工智能和数据分析技术，对大量电子发票数据进行智能化分析；利用 AI 算法可以自动检测和识别模式、趋势以及异常情况，帮助企业快速发现潜在的成本节约机会。以“数字”为依托，建设数字处理平台高速公路管理企业需要建立一个完善的数字化档案管理体系,该体系应包括电子会计档案的收集、整理、存储、利用和保管等环节,通过制定相应的管理制度和操作规范，明确各个环节的责任和操作流程，确保电子会计档案的真实性、完整性和可用性。利用云计算、大数据、人工智能等技术手段，建立一个高效、稳定、安全的数字化档案处理平台,该平台应具备数据存储、数据分析和数据挖掘等功能,能够对电子会计档案进行深度处理和利用，提高档案的利用效率和价值。在数字化档案处理平台建设过程中，高速公路管理企业还需建立数字化档案的利用和服务机制,通过数字化档案处理平台，实现电子会计档案的远程查询、复制、打印等功能，提高档案的利用效率和服务质量。利用数字化档案处理平台开展数据分析、数据挖掘等工作，通过“大共享”平台，电子会计档案管理系统联通企业财务信息系统、人力系统和收费管理系统等多个业务管理系统，定期自动抓取各业务系统的数据，为企业总部业务部门、下属单位管理层、企业总部管理层定期报送数据报表、生产经营分析报告等，为企业决策提供数据支持和参考。通过对这些数据进行深入分析和比对，数字处理平台能够为业务部门和下属单位提供准确的财务数据支持，帮助他们了解企业的财务状况和经营绩效，实时地制定和执行降本增效的措施。将各类财务数据进行分类、整合和关联分析，数字处理平台能够发现数据中隐藏的规律和趋势，为业务部门和下属单位提供更全面、更准确的财务信息支持，如对历年高速公路的养护维修费用进行比对分析，数字处理平台可以为业务部门提供养护维修费用的趋势分析报告，帮助业务部门制定预算和安排工作计划。通过数字化、集中化和共享化的特点，电子会计档案管理提高了财务信息的处理效率和准确性，降低了管理成本和风险。未来，随着信息技术的不断进步和应用，电子会计档案管理将进一步完善和发展，为财务管理提供更加高效和智能化的解决方案。期待数字化时代财务共享模式下的电子会计档案管理在实践中得到广泛应用，为企业和组织的财务管理带来更大的价值和效益。（作者单位：广东省南粤交通投资建设有限公司）