档案数字化外包多元化质量监控策略研究_徐一男.pdf

5今天，信息内涵与形态日益的多元化，加速推动了资源的量问题。然而，由于缺乏对外包过程中多种风险因素的深层次整合利用。档案作为文献信息资源中不可或缺的组成部分，其分析，许多策略流于浅表。关键时刻、关键阶段等思路在关注科学化管理和利用受到长期关注。新媒体、大数据挖掘、区块细节因素影响的同时，却忽略了过程整体性，尤其对外包多元链技术等纷至沓来的新技术理念，给档案事业发展注入了持久风险之间的关联性认识不足。为此，本文通过对档案外包的数性动力的同时，如何高效完成大量纸本档案数字化转型，已成字化前期（规则制定、基础鉴定、档案整理），数字过程（调为未来发展的重中之重。卷、数字化加工）及收尾期（还卷、挂接）等多环节过程中各档案数字化通常采用自主数字化或数字化外包模式。许多类风险的归类与深入分析，提供了针对性优化方案和策略。档案管理单位面临设备缺乏、技术力量不足等外部问题，最终2 档案数字化外包的流程及风险选择了外包模式。据案例显示，该模式在具有极大便利性的同2.1 档案数字化外包的流程各级档案馆或其他档案收藏机构，存在服务职能、属性及时，也有诸多影响其质量的风险存在。而现阶段大多数质量管范围等多维度的差异，其对档案数字化的外包策略、实施途控模式，尚未能就过程多环节间深度关联性，提出普适性动态径、数字化目标、个性化需求以及数字化流程等诸方面造成动质量监控策略。本文尝试以档案信息生存周期为基础，探索档态影响。当前的档案数字化外包缺乏更具普适性的标准和权威案数字化外包中规避风险，提升质量的智慧化管控途径。性界定，按照通常经验，大致包含了数字化前期准备、数字化1 档案数字化质量管控的研究进展过程以及数字化收尾三个部分。传统纸质档案管理中，中外档案学者提出了前端控制理念，即控制文件形成的源头，以保证档案的质量,而当电子档案广泛被应用后，该理论也常被用于数字化质量管理。加拿大档案学者特里库克也指出：在电子文件时代，由于传统的文件概念和物质形态已经不复存在、待鉴定的文件数量庞大，必须图1 档案数字化外包流程1在文件产生之前系统涉及阶段完成对电子文件的鉴定。此外，如图1所示，档案数字化前期是指数字化加工前的准备期。全程管理的理念贯穿于文件生命周期的各个阶段。包括规则制定、基础鉴定、档案整理等工作内容。基础鉴定部近年来，档案数字化外包中所产生的诸多问题，逐渐被业分是指对特定档案加以管控，由划控鉴定、开放鉴定组成。划界所关注。目前，国内外研究成果较多从基本性质、可行性、控鉴定是指档案机构依据相关法令和规章，对馆藏档案在可接必要性以及外包风险等方面展开分析，而对质量管理的研究相触人群、可传播范围、使用目的、开发形式等方面加以严谨划对较少。截止到2018年，针对质量管理策略、关键点、办法以分和清晰界定的一项工作，目的是保障含有敏感或涉密信息的7及路径等多个维度的研究成果共13篇。其中，魏振国建议从档档案安全可控。开放鉴定需要系统梳理所属档案，剔除过于陈案数字化的标准体系入手，提出了通过外部因素管理来实现外旧、破损严重、失效档案，并根据自身人力、资金、时间、利2包风险管控；罗娟、卢秀英等从不同方面，提出了关键阶段控用率高低及影响面宽窄等因素，挑选出适宜数字化的档案集3-4制的思路；钟国文、童霞等试图从整体上提出了深入分析自合，其涉及行政管理、公共管理、专业技术、知识产权、法律8身情况，在全程中坚持责权分明、加强制度管理等，尽可能从关系、信息安全等，需要由多部门协同合作完成。5规范、标准角度对数字化外包质量进行管理；而郄红岩则通过规则制定是指全过程中操作规范、服务协议及数据标准的对档案数字化过程中的质量控制问题的分析，提出了全程控确立。操作规范是指档案的交接、使用规则，如调卷手续等。6制、前端控制及动态控制等原则。服务协议是指外包中需要遵循的原则和制度，如记录数字化纸综上，既往研究者尝试从多种途径出发去解决存在诸多质质档案的细节（卷名、页码、标题及内容描述等）。数据标准档案数字化外包多元化质量监控策略研究 四川音乐学院档案馆 徐一男 四川大学图书馆 李 禾在档案数字化外包中，存在“基于前端监管”“全程监控方式”“关键时刻监控”等多元质量管理策略，但这些方式研究目标大多集中于外包环节本身，而未从不同的风险入手探索适应性的策略。为此，本文通过深入分析档案外包过程中各环节所面临的风险型态，并针对性的提出多元化的数字化外包动态质量管理策略，以期对从事档案数字化质量管理研究的工作，提供一定的借鉴和参考。科学管理62023 年 第 2 期是指档案数字化元格式、著录标准等。我们思考能否通过对一些策略，精准定位到卷面问题，从而降档案整理是指数字化加工前对纸质档案的清理与核查。主低质量管理的成本。要针对纸质档案的卷页码混乱、缺页、页面模糊、污迹及破损3.1 加强可控因素的监管如前所述，实体风险、环境风险以及系统风险等因人工、程度等问题，并完成适当处理。设备或其他因素的不稳定性所产生的一系列疏漏。实际上，要如图2所示，档案数字化过程是利用扫描技术、数字成像技完全杜绝上述因素中的各类细小问题，难度很大，但通过一定术、多媒体技术将选定纸质档案转换成为数字化信息资源，并的措施和策略进行干预，可降低其中可控因素部分的风险。其对其进行标引的加工过程，即调卷、加工、著录。而档案数字具体内容包括：在严格遵循纸质档案数字化技术规范DA/化收尾则包括挂接数据库及归还纸质档案的过程。T31-2005等各类相关标准制度的基础上，针对数字化过程中的这三部分并非独立过程，而其环节间存在密切关联性，如不同环节，制定严格管理办法，实行专人负责责任制。如严格组织机制的影响贯穿了整个数字化流程，对操作规范及数据标执行文件传递管理办法，包含基础鉴定、档案整理等环节准等进行了界定；纸质档案整理效果直接影响数字化的实施质中的文件传递制度。数字化设备管理办法则要求负责参与量，不良预处理必然导致数字化结果存在多种问题。数字化实施过程的人员，定期监控网络、设备的运行情况，如2.2 档案数字化外包过程中存在的风险在档案数字化外包中，根据属性和产生机制不同，数字档有异常立即上报，并督促数字化实施单位及时解决。通过一系9列严格的规章和制度，实现对各环节可控因素的管理。另外.要案质量受到实体、环境、组织机制及系统四个方面 的风险影求实施单位制定突发事件紧急预案，针对数字化过程中可能出响。现的问题提出解决方案。3.2 通过内容标注，加强偶然因素的监管如上所述，严格制度管理可以进一步加强对可控因素产生的风险误差的管理。而对于过程中所产生的偶然性风险误差，如前文所提到的偶然性失真，可针对前期、中期和结尾等不同阶段的工作，采取内容标注的方式进行管理。（1）档案数字化前期内容标注。管理数字化前期的内容，可采取内容的标注方式：将待数字化档案卷宗文件所属档案页的集合记为A。鉴定前，按档案页的原顺序标注序号记为 。根据页面评级标准（包括普通档案信息要件、页面图2 档案数字化外包环节中的风险类型实体风险包括纸质档案在调用、归还、审阅等交接环节残损度以及内容等要件），逐页进行标注。例如：普通基建档中，人为因素所造成损坏、遗失、混乱以及页面污染等情况。案所有信息要件完备且页面清洁、无损可计为10分、有折皱扣环境风险是指在数字加工中，物质因素（如设备、技术及1分、页面由污损扣1分（可污损或字迹洇染的程度而定），缺网络环境等）所隐藏固有不足或漏洞，会对最终质量造成影少信息要件扣1分等。通过该方式，对混乱、缺失、皱折及污损响。等原始档案中的卷面信息进行量化标注，建立档案初始信息集规则风险是指因协议标准存在缺失或实施中违规操作造成合 。将整理后的页面同样按照评级规则进行标注（集合 包档案遗漏扫描、目录著录错误、关联错误、显示有误、元数据含整个过程中，每个变化过程的卷面评级信息及鉴定人操作信9息）。例如：集合 为“鉴定”过程后的标注数据集。丢失等问题。（2）档案数字化过程中内容量对比。在纸质文档的数字化系统风险是指在数字化加工中，因非特定风险产生的、偶加工中,偶然性风险增加。为改善字体模糊、错杂、重复等内容然性质量下降风险，如扫描中图像歪斜、污染、字迹洇透、拼失真，实现对错误地点的精确定位纠错，同样可采用人工方式接缺损以及模糊等偶然性失真；偶然性著录误差等。建立标注对照表。通过数字化加工中不同卷面状况集合表如图2所示，在外包过程中，档案管理方通常存在实体、规与 的一一对比，查找到问题卷页。毫无疑问，面对卷帙浩则等风险，而外包方则通常存在规则和环境等风险。其中，双繁的档案文献，进行人工逐一标注，具有相当难度。为此可利方需共同面对风险是规则风险、实体风险，与之相对应的是制用信息技术手段，可利用高清摄像采集和图像技术获取每页待定标准、调卷、还卷等环节。而系统风险仅存在于外包方数字数字化加工的卷面图像元素，并加上页面序号组成新表 和加化加工环节中。i工后的图像表 利用图像算法进行自动比对，有页面扭曲、页针对上述风险，只有建立科学化的、动态关联的质量管理i+1面模糊、字体洇染等卷面情况，则自动将信息标注到数字加工模式及依靠可信沟通渠道，才能加以规避，实现档案数字化质监管信息集合。待文件i所有页面都加工完毕，通过对初始集合量的控制和监管。和加工后集合的计算：3 档案数字化外包质量监管策略 -可筛选出存在问题档案页集合当前对档案数字化的监管策略，通常还是采用一定数量的 ，从该集合可进一步查看到无法匹配的卷面存在的问抽查和分析。然而，该方式依然存在诸多不便。当数字化量较 题，也可以根据操作轨迹查找问题责任人，进行后续处理。上大时，如抽查量大，其工作量依然较大，性价比较差。而抽查述思路中图像对比、自动标注及集合运算均有成熟算法可实现量不足时，又带来了漏检的风险。比较理想的方式是进行一一自动完成，可极大提升效率，具有较高可操作性，但需要注意检查，但显然该方式需要花费时间和人力的巨大代价。为此，7的是由于调卷环节实体风险存在，加工中信息元集合可能存实证方面展开更深入的研究。在序号不连续的情况，因此在与进行比对时，缺页和乱序是 需要首先被考虑和处理的。1 特里.库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相而对于著录环节，则是在相应的数字化平台完成，可以通互影响M.第十三届国际档案大会文件报告集,北京:中国档案出过该数字化平台调取著录信息，并通过OCR等技术抽取档案提版社,1997.名等关键字信息与之对比，完成相关核查。2 魏振国.浅谈数字档案馆建设工作中档案数据库质量管（3）档案数字化结尾的监管策略。数字化结尾的各环节控、标准规范体系研究及项目外包风险防控策略J.机电兵船档中，主要面临风险的是还卷环节，其涉及实体风险和规则风案,2017(2):74-76.险。它与数字化加工的结果无关，为进一步加强监管，一方面3 罗娟.档案数字化业务外包中的“关键时刻”管理J.北京严格执行之前建立的制度，另一方面，可将还卷的纸质档案与档案,2014(3):26-28.数字化前所收集文件页信息量表 进行比较，如出现页码缺4 卢秀英.浅论档案数字化外包质量的关键控制点J.办公室失、页面情况变化等，则查找相关责任人进行处理。其具体分业务,2014(11):258-259.析策略与上述相似就不过多赘述。5 钟国文,童霞.提高档案数字化外包质量的策略探析J.机综上所述，针对不同的风险形态采取多元化的方式，有利电兵船档案,2012(1):48-50.于寻找更优化的实施手段。其中，内容标注以量化方式对外包6 郄红岩.我国档案数字化外包质量控制研究文献综述A.质量监管，具备了两方面优势：其一，通过对前后档案输出结2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集IV,2016果的标注和对比，找出问题，提升档案收集、整理和归档等各(12):385-386.环节的质量。其二，建立完备档案数字化过程量化信息，以便7 庞海涛,马振犊.档案数字化前处理工作概论M.北京:中发现普遍性的问题，优化后续材料的数字化。国文史出版社,2018:35.4 结束语8 刘乃蓬,张伟.档案数字化外包项目安全风险分析J.中国档案数字化