档案与数据协同管理的历史溯源与现实动因_何思源.pdf

2023年第1期（栏目编辑：卢艳霄）摘要：档案与数据有着千丝万缕的联系，但在数据如火如荼的当今社会，却呈现割裂发展的状态，亟待协同管理。从档案管理与数据管理关系演变的角度来看，虽然二者在信息化发展过程中各有侧重，但同根同源，协同管理有着深厚的历史根基；从现实发展的角度来看，档案与数据的法理联系和现实差异以及共有的资产视角要求协同，数字化转型发展需要理念协同，面临的共同难题促使协同，优势互补和方法相通支持协同，管理体系的相对割裂呼唤协同。关键词：档案管理 数据管理 协同管理 数字转型Abstract:Recordsanddataareinextricablylinked,but in todays society where data is in fullswing,the two have developed in a fragmentedmanner and are in urgent need of collaborativemanagement.From the perspective of the evolution of the relationship between records management and data management,although the twohave their own focus in the process of informatization development,they have the same root and origin,and collaborative management has deep historical roots.From the perspective of realistic development,the juridical links and realistic gaps betweenrecords and data and the common asset perspective require collaboration,the digital transformationrequires the concept of collaboration,the commonchallenges faced by both prompt collaboration,thecomplementary advantages and common methodssupport collaboration,and the relative fragmentation of management systems call for collaboration.Keywords:Records management;Data management;Collaborative management;Digital transformation在数据成为新型生产要素的数据时代，政府和企业纷纷成立数据管理部门，浙江、广东等地率先在政府部门设立首席数据官，开展数据治理。档案与数据有着千丝万缕的联系，却呈现割裂发展的状态。一方面，档案部门面临来自数据部门的冲击与挑战，档案工作如何融入数据生态已成为摆在档案工作者面前的现实问题；另一方面，纸质环境中档案管理的线性思维模式和静态管理方式不再适用，1数据管理能为档案领域带来新的思维和方法。档案与数据协同管理逐渐成为档案领域的重要议题，“十四五”全国档案事业发展规划 明确提出“大力推动科学数据与科研档案协同管理”的任务要求。目前，档案与数据协同管理相关研究主要涉及概念关系2、法律协调3、机构设置4、实施策略5、科研档案和科学数据协同管理6-7等，但都侧重应对之策，较少涉及动因分析，缺乏历史维度的考量。本文追溯档案管理与数据管理的发展历程，在历史维度探析二者关系的演变脉络，使档案与数据的协同管理能够厚植历史根基，在此基础上从组织机构的视角出发，进一步分析协同管理的内外动因，以更深刻地认识协同管理的重要性和必要性。需说明的是，本文中出现的文件及文件管理均指英文语境下的records及records management，可在一定程度上将其作为中文语境下档案及档案管理的对应词，但由于中外体制差异，无法完全对等，故将其翻译为文件及文件管理，以示区分。档案与数据协同管理的历史溯源与现实动因*何思源1,2刘越男1,2祁天娇1,2理论探讨82023年第1期一、档案管理与数据管理的历史溯源（一）传统环境中的档案管理与数据管理同根同源从历史发展的角度来看，文件管理就是前数字时代的数据管理，其起源可追溯至公元前4000年。8在前数字时代，现代数据管理所谓的结构化和非结构化数据都以统一的形式存储在各类介质中，且都通过文书工作进行手工管理。9在两河流域的苏美尔文明中，人们用楔形文字在泥板上进行刻写，记录数据，形成文件。这些文件通常与经济活动有关，如记录贸易、销售等的数量，以跟踪货物交易、存储等活动，10类似于现代的货物清单或ERP系统中的数据表。随着社会的发展，文件的制作和使用逐渐从经济领域扩展至政治、法律等领域，包括皇家信件、官员名单、法律案卷、法律规范、外交协议及关于出生、死亡、婚姻等的记录。11-12在古埃及，文件也被用于记录土地所有权、作物产量、税收等经济及宗教问题。13在中世纪的欧洲，王公贵族和封建领主保管着关于人口出生、死亡、婚姻、税收、商业和银行交易等的文件。随着各国君主制的巩固和强化，行政类的文件有所增加，14例如英国的 末日审判书（DoomsdayBook）。到17世纪，商业发展需要精确的人口和贸易数据，对留存和查阅文件提出更高的要求。15此时，制作文件的书写人员的地位与当今社会的计算机系统分析师或编程人员的地位相当。16从我国档案管理的发展历程来看，档案也是数据的记录形式。商朝有记录生产、政治、军事、谱系的甲骨档案，西周有记载册命、赏赐、志功、征伐的金文档案，秦朝出现大量律法档案和石刻档案，隋唐时期出现关于科举及官员的甲历档案，明代有专门记录人口、土地和赋役的黄册和鱼鳞图册。17从现代意义上的档案与数据视角进行审视，可发现上述人类活动形成的各种原始记录既符合档案的要求，也符合数据的特征，既是档案，也是数据，制作和管理这些原始记录的业务活动既是档案管理，也是数据管理。（二）数字环境中的档案管理与数据管理渐行渐远进入 20 世纪，政府职能日益扩大、商业活动更加复杂、新的文件制作工具层出不穷，文件数量激增，组织机构希望以适当的格式、在适当的时间，以尽可能低的成本获得准确的信息，18开始产生有效和全面管理数据及信息的意识。19虽然二者都积极应对这一新挑战，但采用了不同的思路和方法，文件管理开始分化，现代意义上的文件管理和数据管理逐渐形成。在某种程度上，二者的分化首先表现在发展思路的差异上，文件管理采用“做减法”的思路，数据管理采用“做加法”的思路。源于美国的现代文件管理侧重控制数量和文书削减，致力于留存核心的文件，维护其证据和记忆价值，消除不必要、重复或无价值的文件，核心举措是基于文件保管期限表的鉴定与处置活动。这种传统得到 文书削减法 等法律的强化，并一直延续至今。我国民国时期的机关档案室管理工作，亦体现出这种思想，如文书档案连锁法的“目的是想通过几道简便的手续，把文书工作和档案工作连锁起来，以改变文书运转迟缓和档案管理分散、垄断的状况”20。数据管理则“另辟蹊径”，构建了全新的管理体系，致力于运用现代信息技术解决信息爆炸式增长的问题，侧重技术应用，逐渐脱离手工管理模式。文件管理强调文件的凭证性和文化性，从长远角度开展生命周期管控，只有少数文件才需要永久保存；数据管理强调文件的资产性与现实性，将文件视作一种可用多种方式进行开发利用的资源，21倾向于管理更多的数据，致力于拓宽数据的范围和边界。在数据管理独立发展的初期，二者仍保持一定联系，早期信息系统和数据库中的数据通常来自传统载体形态的档案。但随着信息化的深入推进，二者的差异愈发明显。时至今日，档案管理和数据管理相对割裂已经成为普遍现象。在宏观层面，数据法规政策很少将档案管理纳入其中，而档案法规政策也很少考虑数据管理的需求。在微观层面，企事业单位等组织机构内部相继建立数据管理体系，虽在管理对象上与现有档案管理体系存在交叉、重叠，但在体制、制度、业务、资源、服务、技术、系统等多方面都存在相对割裂的问题。二、档案与数据协同管理的现实动因虽然档案管理与数据管理存在分歧，但同根同源，在数字化转型和智能化发展走向纵深的时代，二者又一次面临交汇融合的问题。从理论层面来看，数据与档案之间的法理联系和现实差异以及共有的资产视角要求协同；从实践层面来看，数字化转型发展需要协同理念，面临的共同难题促使协同，优势互补和方法相通支持协同，管理体系的相对割裂呼唤协同。92023年第1期（一）档案与数据之间的法理联系和现实差异要求协同从法理层面来看，档案与数据存在天然联系。档案法 规定“档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”22；数据安全法 规定“数据是指任何以电子或者非电子形式对信息的记录”23。对比发现，除档案界所谓的“实物档案”外，其他类型档案都符合数据的定义，因此，可在很大程度上将档案视为数据的一部分，即近似地认为档案属于数据、数据包括档案，如图1所示。从现实层面来看，档案与数据存在显著差异。数字时代，档案管理系统通常采用非结构化数据解决方案。即 便 是 结 构 化 数据，通常也会被转为 非 结 构 化 数 据（如 PDF 等版式文件）进 行 归 档 保存。而在数据管理领域，虽然既包括结构化数据，也包括非结构化数据，但解决方案主要面向结构化数据，非结构化数据管理往往通过元数据等结构化数据实现。因此，实际工作中的档案与数据各有侧重、互不相同，档案资源以非结构化数据为主，数据资源以结构化数据为主，如图2所示。档案与数据的法理联系和现实差异之间的“落差”要求协同。因为对组织机构来说，既需要非结构化数据，也需要结构化数据，需要在两种不同类型的资源之间建立关联，实现协同治理和开发利用。（二）资产视角要求链接档案与数据管理在数字化转型过程中，档案领域和数据领域都积极引入“资产及资产管理”视角。共同的资产视角要求将档案管理与数据管理链接起来。在档案界，国家标准 信息与文献文件（档案）管理概念与原则（GB/T 261622021，采标自 ISO 154891：2016）将“文件”定义为“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和资产的信息”24，将其理解为组织机构的业务活动凭证和信息资产。在数据管理领域，“数据资产（data asset）”首次出现于1974年；25国际数据管理协会（DAMA International）明确指出“数据是一种组织资产，如今的组织依靠数据资产做出更高效的决定，并拥有更高效的运营”26。在资产视角下，档案和数据都需要满足权属清晰、可流通等条件，都关注如何确权、如何增值、如何流通等问题，迫切需要展开合作与协同。（三）数字化转型发展需要采用协同管理理念信息技术与经济社会的交汇融合引发数据迅猛增长，数据已成为国家基础性战略资源。全球范围内运用数据推动经济发展、完善社会治理和提升政府能力正成为趋势。在数字化转型背景下，各类组织机构都面临着巨大变化和不确定性，机构内各部门、各领域、各要素无法“单打独斗”，亟须更新理念，迫切需要采用协同管理的思路实现跨部门合作、跨领域发展。档案和数据都在整个组织机构范围内形成和使用，二者应协同高效、相互配合。为服务整体数字化转型，档案部门需积极探索融入数据管理整体框架的路径方法，充分发挥档案管理在数据管理中的作用，将成熟理论、方法和工具运用到提升数据治理能力、推进数据共享等方面，激发数据要素活力，并将数据管理的方法、技术与工具引入档案管理活动中，释放档案管