大数据技术视域下档案馆业务流程重组及实现路径_李顺东.pdf

2022年第12期档案大数据技术视域下档案馆业务流程重组及实现路径李顺东（天津财经大学档案馆天津300300）摘要：传统档案馆业务流程主要是被动的满足用户利用需求，具有明显的单向性。大数据时代，档案馆应打破传统“重藏轻用”的管理模式，由单向变为双向，主动优化重组档案挖掘、利用、共享流程，使档案管理的各环节围绕利用展开。研究重点提出了档案馆的业务流程重组的目标、理想业务流程以及流程重组的实现路径。关键词：大数据技术；档案业务；流程重组；实现路径中图分类号 G271文献标识码 A文章编号：1004-2733（2022）12-0004-05近年来，关于大数据时代档案馆理论的研究呈现井喷式增长，主要集中在档案馆资源建设、管理提升、服务创新、安全保障等诸多方面。通过对文献的分析不难发现，目前国内档案界已基本达成共识，作为大数据时代档案馆的传统业务将向档案资源的数据分析、数据挖掘方向转移，对大量数据的分析与处理将成为档案馆的主要业务。大数据时代档案馆业务流程重组研究，属于档案学应用理论研究范畴，目的是提出大数据时代档案馆的理想业务流程，为各级各类档案馆在大数据时代的生存与发展提供思路。重组研究的最基本的思路包括以下三个方面，即“目前是什么”，弄清档案馆传统业务流程；“应该是什么”，分析大数据时代档案馆业务的理想流程；“如何重组”，提出从目前状态变为理想状态的实现路径。1 传统档案馆业务流程分析浏览各类经典档案学教材能够发现，档案管理整个流程一般被划分为六个或八个环节，以六环节为例，档案管理分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案统计，从整体上看，这六大环节均是以馆藏为中心，任何档案管理业务均是围绕馆藏资源展开，除档案鉴定外，各流程均呈现出明显的单向性特征，如“图1”所示：图1.传统档案馆业务流程在档案利用领域，档案用户与档案馆藏资源建立联系往往通过两种途径，一是档案利用流程，用户按照档案馆的利用部门制定的档案利用流程规定，与馆藏资源取得联系，档案馆处于被动接待的地位；二是档案馆的编研部门通过编辑出版档案专题材料，使档案用户与馆藏资源建立学术研究04档案2022年第12期学术研究联系。这两种连接方式往往是单向运行的，如“图2”所示：图2.传统档案用户与馆藏资源联系的途径第一种连接方式的起点在档案用户，档案馆在整个流程中处于被动接待的地位，而档案利用流程是用户与馆藏资源连接的桥梁，在用户通过档案利用流程与馆藏资源建立联系后，整个利用流程即告结束。档案利用流程往往包括诸多环节，如证件查验、信息登记、检索提档等，这就决定了用户要与馆藏资源建立联系，往往要花费较大的时间成本与经济成本，利用的结果往往也受到查档时间、检索方式等环节的制约，具有很大的不确定性，整个档案利用效率较低。虽然在部分档案馆存在利用效果反馈机制，但反馈的信息受到客观条件的限制往往无法发挥其作用。第二种连接方式的起点在档案馆，档案馆通过档案编研或政府信息公开，将档案编研或利用部门作为馆藏资源与档案用户交流的媒介，档案馆处于主动的地位。但是，这种利用方式的难点在于受众的选择，信息公开或档案编研成果公布后，缺少受众选择的环节，对档案利用的效果产生了直接的影响。综上所述，传统档案馆模式下，档案用户与档案馆藏资源的连接呈现出明显的单向性特征，档案馆在满足用户信息需求时，其地位是被动的，而档案信息需求者虽处于主动地位，但其利用档案时往往需要较大的时间成本，其利用效果也具有不确定性。现代档案管理理论已经深刻认识到，档案管理的最终目的是档案利用，任何档案管理活动均应服务于档案利用工作，传统档案馆中“重藏轻用”的思想已无法满足用户需求。大数据技术为档案的利用工作带来了良好的机遇，利用大数据技术重组档案馆业务流程，成为档案馆适应大数据时代的关键所在。2 大数据时代档案馆业务流程重组目标从利用这一环节来讲，用户应成为档案利用的核心，将搭建好的大数据处理平台作为用户与馆藏资源交换的中转站。这里档案用户是广义的概念，包括各级各类政府机关、企事业单位、社会组织及个人等。2 2.1 1 以用户为根本以用户为根本,打造服务型档案馆打造服务型档案馆大数据时代档案馆业务流程重组目标是以用户为核心，从管理程序、服务操作程序、服务手段等方面，进行符合用户利用需求的业务流程模式改造，以实现个性化的共享服务。服务型档案馆要求以用户为中心，一方面要以用户的需要和共享服务作为组织行动的指导，使资源的配置和利用能够达到用户期望的效果；另一方面要注重用户的满意度评价,强调服务质量控制和服务属性，建立反馈机制，不断优化共享服务流程。2 2.2 2 以效率为导向以效率为导向，打造回应型档案馆打造回应型档案馆效率是档案馆管理的核心问题之一。效率原则包含两层含义：第一，从内部流程整合而言，应提升档案馆内各部门协同效率、信息共享程度和组织反应能力，让数据跑腿代替人工跑腿；第二，从外部服务供给的角度出发，要提高回应用户诉求的速度。2 2.3 3 以技术为支撑以技术为支撑，打造智慧型档案馆打造智慧型档案馆随着移动互联网、大数据、人工智能、物联网等新兴技术的崛起，档案馆进入了以信息技术为基础，以数字化、网络化、移动化与智能化为特征的智慧档案馆的发展阶段。大数据、互联网和人工智能技术是智慧档案馆的外在特征,其技术实现了对档案馆人员和物体的全面感知。智慧档案馆既是案卷互联、人档互联、人人互联的档案馆,也是任何时间可用、任何地点可用、任何052022年第12期档案方式可用的档案馆。智慧服务是智慧档案馆内涵的核心,一方面要通过对信息的组织、加工、推荐、管理等将资源主动推送给目标群体；另一方面要打破时间和空间的限制,为用户提供全天候、全方位、多形式的知识服务。3 大数据时代档案馆的理想业务流程大数据时代档案馆业务流程重组目标的达成，首先需彻底改变传统档案馆的服务模式，以档案服务利用为中心，开展档案业务流程的重组工作。理想的业务流程如“图3”所示：图3.大数据时代档案馆的理想业务流程由图中可见，大数据时代档案馆业务流程的最大特征是双向性。双向性的业务流程，彻底改变了档案馆在档案利用中的被动地位，要实现整个业务流程的双向运行，对原有流程进行小修小补已无法满足需求，需对业务流程进行彻底的重组。3 3.1 1 档案数据采集档案数据采集档案数据采集对应传统档案管理中的档案收集与整理环节，形成的主要产品是各类数据库，包括传统的档案数据库、档案目录数据库等关系型及各类非关系型数据库等。数字档案馆模式下，档案数据采集的最主要途径是电子文件归档及馆藏档案数字化。结合大数据技术，除上述传统采集对象外，还应包括用户信息、系统日志及互联网资源采集。除数据采集外，该阶段的一个重要任务是对采集数据的标引与著录。规范化的元数据深度标引与著录，是其后一切环节的基础。3 3.2 2 档案密级划控档案密级划控与图书馆、情报研究所等机构的管理对象相比，档案馆的管理对象有着较强的政治性特征，而机要性是这一特性的重要体现。虽然大数据时代对档案馆产生了影响，但档案的政治性特征不能弱化。因此，档案密级的划控在大数据时代不应被忽略。档案密级划控，应参照 中华人民共和国政府信息公开条例 要求，对档案进行主动公开、依申请公开及非公开的划分，只有主动公开的档案，才应进入大数据处理平台，经数据挖掘后向用户主动提供。3 3.3 3 档案管理平台档案管理平台档案管理平台在整个流程处于桥梁地位，管理平台既是其他各个环节产品的聚集地，又是后面各环节的所需产品的来源。一般而言，档案管理平台是多个子系统的集成，应具有良好的扩展性，能够为后续各类子系统的开发提供具备良好兼容性的接口。3 3.4 4 档案数据管理与统计档案数据管理与统计该环节的主要任务是传统档案实体及档案数据存储载体的管理与维护，对应传统档案管理中的档案保管与统计环节。与传统档案管理不同的是，该环节应注重档案数据存储载体的维护与安全，尤其是在开放环境下需制定多种安全策略支持档案数据的安全管理，常用的数据安全策略有档案信息对象访问控制策略及基于角色的访问控制权限策略。采取档案信息对象访问控制策略，有助于更好地确保数据信息的真实性、完整性与保密性。根据档案密集划控的结果，档案馆应采取不同的措施维护其开放性与安全性，同时依据档案管理的相关法律，合理建立安全保护机制。针对处于公开级别档案信息，应主动提供给档案数据挖掘学术研究06档案2022年第12期学术研究平台处理，针对有密级的相关档案信息，必须要进行授权后才能访问。对于属于数字档案馆内部的信息，在数字化管理系统中，可以关闭外在端口，只针对内部网络授权进行访问。针对密级较高的档案数据，必须要进行更加严格的管理，对访问途径和访问人员进行严格的审核与控制。在信息安全管理中，只要属于非公开的信息，必须要采取严格的授权，充分考察用户的权限。例如基于角色(role-base)的访问控制就属于访问控制系统中的一种。在访问控制系统管理工作中,档案管理人员必须要严格区别职责与权限,将特定的用户与特定权限一一匹配起来,保证权限与用户角色的统一性。3 3.5 5 档案用户管理与档案数据挖掘档案用户管理与档案数据挖掘档案用户管理包括用户信息管理和用户检索行为管理。该环节对用户注册信息等特征及检索行为进行组合分析提取，形成用户的利用需求偏好，为档案数据的挖掘提供适当的方向。此外，该环节是档案数据收集闭环中的重要组成部分，挖掘产生的数据将作为档案收集的新目标，重新进入收集环节。档案数据挖掘环节是将档案数据挖掘的结果与用户信息挖掘的结果相结合的过程，通过用户类型特征的分析提取，不断迭代数据挖掘和收集环节，在档案数据库中产生符合用户偏好的档案资源。3 3.6 6 档案鉴定档案鉴定档案鉴定的实质是档案价值的重新判定。将档案鉴定环节置于档案数据挖掘之后，是由于经过档案数据挖掘，档案馆能够更加直观的判定档案的价值。但是，档案不能单纯的依靠某一个标准来确定其价值，档案数据挖掘工作仅能作为档案价值判断的参考标准之一。档案鉴定工作本身是一项复杂的工作，还应根据档案年龄、来源、职能等标准综合分析，鉴定结果应重新进入档案密级划控环节，重新确定其密级。3 3.7 7 档案展示平台档案展示平台现今，各类新媒体传播形式不断发展，通过微信、微博、APP等新媒体形式传播档案文化资源已在实践中广泛应用。通过社交媒体构建的档案传播平台主要目标是使用民众喜闻乐见的形式传播档案文化，让大家更加深入地了解档案工作，提高档案文化意识。人们热衷于利用微信、微博等自媒体进行社交，分享生活，共享资源，同时通过转发的功能实现文化的迭代传播。因此，各级各类档案部门应充分利用技术优势，开发维护微信公众平台、微博等多种新媒体模式，实现档案文化推广，提高档案文化的影响力。在传播内容方面，第一，利用大数据技术挖掘档案资源，搜集提取用户的需求，以馆藏档案资源为基础，整理编辑推送符合用户需要的资料。第二，档案文化传播的内容应具备本馆特色或聚焦历史文化，形成某一主题的独特资源，聚拢特定读者。第三，内容应不仅限于文字，还可以采用视频、动图、语音等形式，使民众通过直观的渠道了解相关知识。4 大数据时代档案馆业务流程重组实现路径大数据已不再是一个技术名词，而更多的是一种理念，一种改变传统技术和思维的理念。实现大数据时代的档案馆业务流程重组，应从档案馆自身着手，提升档案馆基础设施水平，对内部进行组织重组与人员重组，并加强各部门之间的通力合作，为大数据时代档案馆业务流程重组提供保障。4 4.1 1 加强档案基础设施建设加强档案基础设施建设实现大数据时代的档案馆业务流程重组，档案基础设施建设是其最基本的条件。数字档案馆模式下，档案馆对服务器及存储设备的需求量较小，一般一至两台服务器附带本身存储即可满足档案馆日常业务需求。而大数据时代的智慧档案馆，服务器、磁盘阵列等基础设施的需求量大大提升，且对其性能有着较高的要求。因此，重组大数据时代的档案馆业务流程，基础设施建设是首先需要解决的问题。4 4.2 2 档案馆组织重组与人员重组档案馆组织重组与人员重组组织重组是以档案大数据处理流程为指导