会议及会谈实务.ppt

会议及会谈实务,（一）文秘人员与会议（二）会议的基本知识1、会议的目的2、会议以目的分类：；3、会议以形式分类4、会议以职称来分类5、会议用语（一般了解）,（三）会议的计划和准备（重点掌握）,1、举行会议的决定2、参加会议的人选3、会议日期、时间的决定4、会议场所的选择5、议程表制作和执行方法（基本掌握）6、会议通知的写法和传达方法（基本掌握）7、会议资料的准备（重点掌握)A、宣布议程 b、宣读并通过上次会议的会议记录 c、财务主管报告 d、其他报告 e、恢复旧的议题 f、讨论新的议题 g、委员会人事任命 h、提名并选举行的负责人 I、通知 j、休会8、会议场所的布置：圆桌型：口字形；U字形；V字形；教室型9、出席者的位置（一般了解）10、会议用品的准备（一般了解）11、为来宾安排膳宿等,（四）会议中的实务,1、接待实务2、会场的管理及茶点招待3、会议中的电话或来访者4、宣读和做会议记录5、遵循会议议程的顺序规则,（五）会议后的实务（重点掌握）,1、会议结束后的处理出席者离去时；文秘人员离去前2、会议后的工作 制作议事录并分发；制作发送答谢卡；议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；会议有关文件的整理和保管3、会议业务的检查和总结,（六）会议记录的制作（基本掌握）,1、会议记录的制作方法2、会议记录的内容和格式3、修改会议记录4、为会议记录编制索引（七）编写会议简报报道式；转发式（八）拟写会议记录（九）为上司参加会议作安排会议预定计划管理；正在开会中的工作（十）和同事一起开会,（十一）召开各种形式会议的方法（基本掌握）,1、办公会议2、代表会议3、联席会议4、学术会议5、新闻发布会、记者招待会6、报告会7、座谈会8、国际会议9、电话、电视会议10、签约仪式,（十二）提高会议效率,1、遵循法律法规2、合理确定会议目标3、确定必要的与会者4、减少会议数量5、缩小会议规模6、简化会议程序7、缩短会议时间8、控制会议经费9、分析会议成本（一般了解）,第八章 日程安排,（一）日程安排与文秘人员（二）日程安排的意义（三）文秘人员在日程安排中的工作（四）日程安排计划表的种类和管理 1、日程安排计划表的种类（基本掌握）年预定表；月预订表、周预定表、日预定表 2、约会 3、日程安排计划表的制作和填写（基本掌握）4、日程安排计划的确认 5、日程安排计划的变更和调整（一般了解）,（五）日程安排计划管理（基本掌握）,1、提示工作电子提示系统 人工提示系统：基本办公日程表 固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件,第九章 差旅事宜（一般了解）,（一）文秘人员的职责1、准备旅行计划和旅馆信息2、制定约会计划3、为商务洽谈收集资料4、决定旅行用品5、行李问题6、安排差旅费7、建立旅行旅馆信息资料库8、办理旅行保险,（二）与上司一起旅行,1、旅行安排2、设备安排3、行为举止4、工作交待（三）差旅的预定工作1、订票2、预定飞机票3、预定火车票4、预订旅馆,（四）国（境）外旅行,1、申请护照2、办理签证3、办理“黄皮书”4、购买机（车、船）票5、办理入出境手续6、旅行过程安排（五）旅行结束后的工作,