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Clerk Office 2003 Training Material 文员Office 2003培训教材,Excel training manual-Intermediate Material Excel培训手册 中级班教材,使用公式公式中的运算符公式中的运算顺序引用单元格创建公式 创建公式的方法创建简单公式创建包含引用或名称的公式创建包含函数的公式使用函数常用函数财务函数日期和时间函数数学与三角函数统计函数函数的输入手工输入利用函数向导输入求和计算扩充的自动求和条件求和,建立数据清单建立数据清单的准则使用记录单数据排序对数据清单进行排序创建自定义排序数据筛选自动筛选高级筛选分类汇总分类汇总的计算方法汇总报表和图表插入和删除分类汇总插入图表表示数据复杂的数据链接使用数据透视表创建数据透视表编辑数据透视表controll toolbox usage(控件工具箱),课程大纲,使用公式,公式中的运算符 算术运算符,使用公式,公式中的运算符2.文本运算符“&”号,可以将文本连接起来.3.比较运算符,使用公式,公式中的运算符4.引用运算符,例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为:A4=SUM(B4:F4),使用公式,公式中的运算顺序 如果在公式中要同时使用多个运算符,则应该了解运算符的优先级.算术运算符的优先级是先乘幂运算,再乘、除运算,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。公式中出现不同类型的运算符混用时,运算次序是：引用运算符算术运算符文本运算符。如果需要改变次序,可将先要计算的部分括上圆括号。,使用公式,引用单元格相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不变:$A4 列变行不变:A$4,创建公式,公式是指对工作表中的数据进行分析和处理的一个等式,不仅用于算术计算,也用于逻辑运算、日期和时间的计算等。一个公式必须具备3个条件：以等式开头;2.含有运算符和运算对象;3.能产生结果公式的3个基本组成部分:数值:包括数字和文本单元格引用操作符,创建公式,创建公式的方法使用编辑栏直接在单元格中输入创建3种类型的公式创建简单公式;2.创建包含引用或名称的公式3.创建包含函数的公式,使用函数,函数是指预定义的内置公式,可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查找工作表的信息。函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。函数结构函数名称：如果要查看可用函数的列表,可以单击一个单元格并按Shift+F3键；参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、数值、错误值（如#N/A）或单元格引用。参数工具提示：在输入函数时,会出现一个带有语法和参数的工具提示。输入公式：“插入函数”对话框。函数的参数函数的参数是一个函数体中括号内的部分,逻辑值:FALSE:需要完全一致 TRUE:相似值亦可转换,使用函数,函数的类型 1.常用函数:常用函数指经常使用的函数,如求和或计算算术平均值等.包括SUM,AVERAGE,ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN,SUMIF和PMT.它们的语法和作用如下表:,使用函数,函数的类型 2.财务函数:财务函数用于财务的计算,它可以根据利率、贷款金额和期限计算出所要支付的金额,它们的变量紧密相互关联。如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type)=PMT（0.006,360,-300000)其中,0.006是每一笔贷款项的利率,360是款项的数目,-300000是360笔款项的当前金额(在计算支付金额时,表示当前和将来金额的变量至少有一个通常是负数),注:Rate 贷款利率。Nper 该项贷款的付款总数。Pv 现值,或一系列未来付款的当前值的累积和,也称为本金。Fv 为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额,如果省略 fv则假设其值为零,也就是一笔贷款的未来值为零。Type 数字 0 或 1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。,使用函数,函数的类型 3.时间和日期函数:,主要用于分析和处理日期值和时间值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODAY、WEEKDAY 和 YEAR等。,例：函数DATA语法：DATE(year,month,day),在单元格中插入当前日期和时间 插入静态的日期和时间当前日期 选取一个单元格,并按 Ctrl+;当前时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+Shift+；当前日期和时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+;,然后按空格键,最后按 Ctrl+Shift+;插入会更新的日期和时间使用 TODAY 和 NOW 函数完成这一工作。,小贴士,使用函数,函数的类型 4.数学与三角函数:5.统计函数:统计函数是用来对数据区域进行统计分析。,主要用于进行各种各样的计算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND、SIN、TAN 和TUUNC等。,例：ABS函数语法：ABS(number),函数是一种特殊的公式,因此所有的函数要以“=”开始。使用方法如下：1.选中要输入函数的单元格 2.单击Insert菜单中的 命令,弹出如图所示的对话框：,使用函数,3.在上图的对话框中,选择函数分类下面的函数类型及函数名下面的对应函数名。4.单击确定按钮,弹出如图所示的相应的调用函数对话框：,使用函数,函数的使用(SUM),SUM函数函数名称：SUM主要功能：计算所有参数数值的和。使用格式：SUM（Number1,Number2）参数说明：Number1、Number2代表需要计算的值,可以是具体的 数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。特别提醒：如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5),则可以求出前5名成绩的和。,函数的使用(AVERAGE),函数名称：AVERAGE主要功能：求出所有参数的算术平均值。使用格式：AVERAGE(number1,number2,)参数说明：number1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区域）,参数不超过30个。特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。,函数的使用(IF),IF函数函数名称：IF主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)参数说明：Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。说明:函数 IF 可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。如果函数 IF 的参数包含数组，则在执行 IF 语句时，数组中的每一个元素都将计算。,函数的使用(COUNTIF&SUMIF),COUNTIF函数 函数名称：COUNTIF主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。使用格式：COUNTIF(Range,Criteria)参数说明：Range代表要统计的单元格区域；Criteria表示指定的条件表达式。特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现,SUMIF函数函数名称：SUMIF主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range）参数说明：Range代表条件判断的单元格区域；Criteria为指定条件表达式；Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。,函数的使用(SUBTOTAL),SUBTOTAL函数函数名称：SUBTOTAL主要功能：返回列表或数据库中的分类汇总。使用格式：SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,.)参数说明：Function_num为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字,用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算（如图6）；ref1,ref2,代表要进行分类汇总区域或引用,不超过29个。,应用举例：如图7所示,在B64和C64单元格中分别输入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63),并且将61行隐藏起来,确认后,前者显示为62（包括隐藏的行）,后者显示为61,不包括隐藏的行。特别提醒：如果采取自动筛选,无论function_num参数选用什么类型,SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行；SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域,不适用于数据行或水平区域。,函数的使用(VLOOKUP),VLOOKUP函数函数名称：VLOOKUP主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数说明：Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列：、-2、-1、0、1、2、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。,函数的使用(VLOOKUP),VLOOKUP函数Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值#VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值#REF!。Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。说明如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值#N/A。如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错误值#N/A。,函数的使用(DATE&TRUE),DATE函数 函数名称：DATE主要功能：给出指定数值的日期。使用格式：DATE(year,month,day)参数说明：year为指定的年份数值（小于9999）；month为指定的月份数值（可以大于12）；day为指定的天数。应用举例：在单元格中输入公式：=DATE(2003,13,35),确认后,显示出2004-2-4。特别提醒：由于上述公式中,月份为13,多了一个月,顺延至2004年1月；天数为35,比2004年1月的实际天数又多了4天,故又顺延至2004年2月4日。,TRUE返回逻辑值 TRUE。语法TRUE()说明可以直接在单元格或公式中键入值 TRUE，而可以不使用此函数。函数 TRUE 主要用于与其他电子表格程序兼容。,经验交流与分享,课间休息5分钟!,Excel 具备了数据库的一些特点,可以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数据清单,数据清单中可以使用（记录单）命令实现行的增加,修改,删除与查找等操作。A.数据的自动计算利用此功能,我们可以进行包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、计数等在内的数值计算。而自动求和的计算最为简单。其操作步骤如下：选中要进行计算的区域;单击常用工具栏中的 Auto sum按钮,则下一单元格中将出现计算的结果。,数据的自动计算与排序,如果要自动求平均值,就可按下面的操作进行：选中要进行计算的区域在状态栏中单击鼠标右键,弹出如图所示的快捷键菜单。单击Average命令,则在状态栏中就会出现求均值的结果。,数据的自动计算与排序(续1),数据的自动计算与排序(续2),B.数据的排序排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步骤如下：1）单击某一字段名。2）单击工具栏的 升序按钮或 降序按钮,则整个数据库该列被排序。3）单击Data菜单中的sort命令,弹出sort对话框如图所示。,4)在sort by下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击Ascending或Descending单选框,再次单击OK按钮,即可完成排序。如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。,数据的自动计算与排序(续3),数据的筛选,自动筛选高级筛选第一步:建立条件区域;第一行条件区域输入列标签。说明:请确保在条件区域与数据清单之间至少留了一个空白行,不能连接。其他行条件区域输入筛选条件。说明:1.单列上具有多个条件:如果对于某一列具有两个或多个筛选条件，那么可直接在各行中从上到下依次键入各个条件;2.多列上具有单个条件若要在两列或多列中查找满足单个条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有条件;3.某一列或另一列上具有单个条件若要找到满足一列条件或另一列条件的数据，请在条件区域的不同行中输入条件;未完 下页续,数据的筛选,高级筛选第一步:建立条件区域;输入筛选条件:4.两列上具有两组条件之一若要找到满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，请在各行中键入条件5.一列有两组以上条件若要找到满足两组以上条件的行，请用相同的列标包括多列。条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。,数据的筛选,第二步：选定需要筛选的数据清单中任一单元格；第三步：选择菜单”Data/Filter/Advanced Filter”第四步：在“条件区域”编辑框中，输入条件区域的引用，并包括条件标志。第五步：若要更改筛选数据的方式，可更改条件区域中的值，并再次筛选数据。注：如果需要将筛选结果放到另一位置，请选择”Copy to another Location”,数据的筛选,通配符以下通配符可作为筛选以及查找和替换内容时的比较条件:,分类汇总的概述分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法.Data/Subtotal,分类汇总,确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。单击要分类汇总的列中的单元格。在上面的示例中，应单击“运动”列（列 B）中的单元格。单击“升序排序”或“降序排序”。在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在上面示例中，应单击“运动”列。在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。在上面的示例中，应选中“销售”列。,分类汇总,要分类汇总的列分类汇总,步骤:,如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复选框。如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。单击“确定”。注释 可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。,分类汇总,要分类汇总的列分类汇总,删除分类汇总删除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。单击“全部删除”。,分类汇总,删除分类汇总删除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。单击“全部删除”。,分类汇总,1.选中所需要的数据:如图,数据透视表的使用,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。,源数据第三季度高尔夫汇总的源值数据透视表C2 和 C8 中源值的汇总,数据透视表的使用(续1),何时应使用数据透视表如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。在上面所述报表中，用户可以很清楚地看到单元格 F3 中第三季度高尔夫销售额是如何通过其他运动或季度的销售额或总销售额计算出来的。由于数据透视表是交互式的，因此，您可以更改数据的视图以查看更多明细数据或计算不同的汇总额，如计数或平均值。数据是如何组织的在数据透视表中，源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。在上例中，“运动”列成为“运动”字段，高尔夫的每条记录在单个高尔夫项中进行汇总。数据字段（如“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的单元格 F3 包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“运动”列包含“高尔夫”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。,数据透视表的使用(续2),创建数据透视表打开要创建数据透视表的工作簿。请单击列表或数据库中的单元格。在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中，遵循下列指令，并单击“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。按向导步骤 2 中的指示进行操作。按向导步骤 3 中的指示进行操作，然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表版式。通常，可以在屏幕上设置报表的版式，推荐使用这种方法。只有在从大型的外部数据源缓慢地检索信息，或需要设置页字段来一次一页地检索数据时，才使用向导设置报表版式。如果不能确定，请尝试在屏幕上设置报表版式。如有必要，可以返回向导。,在屏幕上设置报表版式从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至此处”的拖放区域。如果没有看见字段列表，请在数据透视表拖放区域的外边框内单击，并确保“显示字段列表”被按下。若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用，请单击该字段旁的。对于要将其数据显示在整列中的字段，请将这些字段拖到标有“将列字段拖至此处”的拖放区域。对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖到标有“请将数据项拖至此处”的区域。只有带有 或 图标的字段可以被拖到此区域。如果要添加多个数据字段，则应按所需顺序排列这些字段，方法是：用鼠标右键单击数据字段，指向快捷菜单上的“顺序”，然后使用“顺序”菜单上的命令移动该字段。将要用作为页字段的字段拖动到标有“请将页字段拖至此处”的区域。若要重排字段，请将这些字段拖到其他区域。若要删除字段，请将其拖出数据透视表。若要隐藏拖放区域的外边框，请单击数据透视表外的某个单元格。注释如果在设置报表版式时，数据出现得很慢，则请单击“数据透视表”工具栏上的“始终显示项目”来关闭初始数据显示。如果检索还是很慢或出现错误信息，请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”，在向导中设置报表布局。,数据透视表的使用(续),