2第二章 采购管理.doc

千方百剂医药管理系统初级认证 第二章 采购管理 第一节 采购业务GSP 一．关于购进的GSP条例 1. 企业应制定能确保购进的药品符合质量要求的进货程序。 2. 企业进货应确定供货企业的法定资格及质量信誉。企业购进的药品应为合法企业所生产或经营的药品。 3. 企业进货应审核所购入药品的合法性。 4. 企业进货应对与本企业进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验证。 5. 企业进货应按购货合同中质量条款执行。 6. 企业购进的药品除国家未规定的以外，应具有法定的批准文号和生产批号。 7. 企业购进的进口药品应具有符合规定的、加盖了供货单位质量检验机构原印章的《进口药品注册证》和《进口药品检验报告书》复印件。 8. 企业购进的药品的包装和标识应符合有关规定和储运要求。 9. 企业对首营企业应进行包括资格和质量保证审核。审核由业务部门会同质量管理机构共同进行。除审核有关资料外，必要时应实地考察。经审核批准后，方可从首营企业进货。 10. 企业进货对首营品种应填写“首次经营药品审批表”，并经企业质量管理机构和企业主管领导的审核批准。对首营品种（新剂型、新品种、新包装等）应进行合法性和质量基本情况的审核，包括核实药品的批准文号和取得质量标准，审核药品的包装、标签、说明书等是否符合规定，了解药品的性能、用途、检验方法、储存条件以及质量信誉等内容，审核合格后方可经营。 11. 企业货计划时应以药品质量作为重要依据，并有质量管理机构人员参加。 12. 企业签订进货合同应明确质量条款。购销合同中应明确：药品质量应有关质量要求；药品附产品合格证；药品包装关规定和货物运输要求；购入进口药品，供应方应提供符合规定的证书和文件。 13. 购进药品应有合法票据，并按规定建立购进记录，做到票、帐、货相符。购进记录应注明药品的品名、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等项内容。购进记录应保存至超过药品有效期1年，但不得少于3年。 14. 购入特殊管理的药品，应严格按照国家有关规定进行。 二．相关名词解释 1. 批准文号：国家颁布的准许该药生产的号码。 2. 生产批号：药品生产企业在生产该药时的一个号码。 3. 首营企业：首次发生业务往来的单位。 4. 首营药品：第一次从药品生产企业购进的药品，包括新剂型、新规格、新包装。 5. 特殊管理药品：指四大类药品，即毒性药品、麻醉药品、一类精神类药品、放射类药品。 第二节 GSP流程控制采购 采购管理作为进、销、存管理的重点五一节主要对采购订货及合同、采购入库及退货、采购付款等方面进行重点管理。 一．GSP设置 千方百剂的进、销、配送业务有两个操作模式，即：自动生成GSP报表和采用GSP流程控制。无论采用这两个模式中的哪个模式，在完成业务之后，相应的GSP报表均可得到。 采用GSP流程控制进行采购业务时，先要进行GSP设置。采购入库设定为“GSP流程控制”，并选定：进货退货也设定为“GSP流程控制”，设置界面如下： l “是否进行首营品种判断”：如果进行采购业务时，该药品为首营药品，并未通过首营药品审核，系统将提示“该药品未通过首营审核”，并且无法保存该单据。 l “是否进行首营企业判断”：首营企业未通过首营企业审核时，在进行采购业务时系统就提示“该企业未通过首营企业审核”，并且无法保存该单据。 l “是否进行质量保证协议判断”：根据GSP要求，在向供货方采购药品时，必须签订《质量保证协议》。选上此项时，系统就会判断该供货企业是否在“GSP管理”中的“进货与验收”“质量保证协议”中登记，如果未登记，系统将提示。并无法保存该单据。 l “是否进行合格供货方判断”：在进行采购业务时，系统会判断该供货商是否已在“GSP管理”中的“进货与验收”“合格供货方档案”中登记，如果未登记，系统将会提示，并无法保存该单据。 l “购进记录表”“购进药品质量验收”，为灰色，表示为必选项目。 l 进货退货GSP流程控制三个项目都为灰色，表示为必选项目。 二．采购业务 1. 采购计划 企业根据自己来务的吞吐量制定一个合理的采购计划，并传递至相关部分审核之后保存单据。保存后的数据将为采购合同所调用。在此单据中可使用“跟踪最近进货单位及价格”，该功能可以将最近一次从该单位进该药品时的进价调出来供参考之用。可进入[采购管理]/[单据查询]/[采购计划查询]中查询。 2. 采购合同 采购合同的数据来自于采购计划审核后的数据。使用调单功能将采购计划审核后的数据调入，审核后保存该合同。可进入[采购管理]/[单据查询]/[采购合同查询]中查询。 3. 购进记录 购进记录的数据来自于审核后的草稿数据。使用“调草稿数据”功能将数据调入使用，并且可以修改调入的数据的数量、单价以及进货单位等信息。该记录是GSP要求的四大记录之一。可在单据的界面中使用“查询过滤”按钮查询购进记录。 4. 到货请验 当供货商将此次购进的药品发至公司待验库（区）时，仓库保管员用此单据通知验收员进行验收。此单据的数据来自于购进记录。可使用“调草稿数据”功能将数据调入使用。并填写相关内容。可在单据的界面中使用“查询过滤”按钮查询。 5. 质量验收 直接使用“调草稿数据”将到货请验单的数据调入即可，在“质量验收类型”一类处选择相关的内容，就会根据验收类型的不同而生成不同的质量验收记录。在验收数量一栏处填写请验的数量，合格数量处按实填写根据验收后的合格数量，拒收数量一栏处就会根据合格数量自动生成拒收数量，保存该单据以后，系统会自动生成一张“拒收报告单”。该记录是GSP要求的四大记录之一。可在单据的界面中使用“查询过滤”按钮查询质量验收记录。 6. 入库通知单 将质量验收记录中的数据调入后，保存该单据。 7. 采购入库单过帐 入库通知单保存以后，生成的只是采购入库单的草稿数据，需要进入[其它]/[业务草稿]中将该采购入库单的草稿数据过帐，过帐以后，库存才会增加。 8. 财务变化 当采购入库单过帐以后，财务中的相关数据也会发生变化，如果本次采购已用现金或者银行存款结清货款，则财务上的现金或者银行存款科目余额减少，库存商品科目余额增加。如果未付款，则应付帐款增加，库存商品增加。并可采用“付款单”付款。具体内容请见第七章财务管理。 GSP流程控制采购业务完成，相关的GSP报表也填制完成。 三．采购退货业务 1. 采购退货单 填制采购退货单，填制完成后审核并保存，该单据的数据将为退货出库复核所调用。 2. 出库复核 对需要退回供货商的货物进行最后一次检查，确保无误。可使用“调草稿数据”调取采购退货单的数据以供使用。审核保存后，出库复核记录统计完成。 3. 退回记录 调用出库复核记录的数据，便可完成退回记录的统计。 4. 财务变化 退货业务完成以后，财务上相关数据也会发生变化，如果退货以后，供货商已经用现金或者银行存款支付了货款，则现金或银行存款科目余额增加，库存商品科目余额减少，如未收到供货商退还的货款，则应收帐款科目余额增加，库存商品科目余额减少，可使用收款单收款。具体内容请见第七章财务管理。 第三节 自动生成GSP报表 一．GSP设置 将采购入库和进货退货设定为“自动生成GSP报表”模式，并选上所有项目，选上这些项目以后，系统将会自动生成这些项目的报表。 二．采购入库 l 在进行GSP设置时，选定了“采购计划、采购合同、购进记录、质量验收记录、”，这些项目都会由“采购入库单”自动生成。 l 填制采购入库单，并可直接过帐，过帐以后，所需的GSP报表可自动生成。 l 过帐采购入库单以后，财务上相关数据也会发生变化。详情请看第七章财务管理。 三．进货退货 l 填制采购退货单，该单据可直接过帐，过帐以后，出库复核记录和退回记录由系统自动生成。 l 财务上相关数据也会发生变化。具体内容请见第七章财务管理。 第四节 采购业务常见问题 一．采购入库单做完以后，库存并没有发生增加现象。 发生上述的这种情况，有可能是用户使用了GSP控制采购业务，在此种模式下，采购入库单做完成并审核以后，只是生成的入库单的草稿数据，需要到“业务草稿”中将其过帐处理，库存才会增加。 二．做了采购计划以后，在采购合同中无法将采购计划的数据调入。 未采用GSP流程控制，即使采用了GSP流程控制，采购计划未选择。 三．质量验收记录表在非流控制下是否可以修改？ 不能修改，只能在严格流程控制中可以修改。 第五节 商品受托代销 当客户发生商品受托代销业务时，即可运用千方百剂提供的“商品受托代销”功能。 1．GSP设置 l 受托代销的GSP设置只能以自动生成GSP报表模式进行。 2. 受托代销商品入库 利用“受托代销商品入库单”，将受托代销商品进行入库处理。 3. 受托代销结算 与委托方进行结算货款时用此结算单。 4. 委托代销商品退货 需要将受托代销商品退还给委托主时，用“受托代销商品退货单”进行操作。 5. 帐务处理 l 受托代销商品入库，库存增加；资产负债表中的“代销商品款”增加； l 受托代销商品退货，库存减少；资产负债表中的“代销商品款”减少； l 受托代销结算，库存不变，但相对应的应收应付款、现金、银行存款和代销商品款等科目发生变化。 6. 受托代销查询 l “受托代销入库单统计查询”可对所有受托代销商品的入库单进行统计查询； l “受托代销退货单统计查询”可对所有受托代销商品的退货单进行统计查询； l “受托代销商品查询”可对所有库存代销商品进行查询，所有查询均支持“明细帐本、药品分布、批次详情、单品查询”等多种查询功能和方式。 第六节 采购退补 一．采购退补单 在采购时供货商将货款结算错误时，就需要用“采购退补单”，将错误的结算单价及金额修改正确。采购退补单过帐以后，“损益表”中的“退补差价”发生相应变化。同时，需要用“库存商品成本凋价单”对错误单价修改正确。 二．采购退货退补单 作用与采购退补单一样，但唯一不同之处是用于本企业与从本企业采购的商家之间。 第七节 相关查询统计与分析 一．单据查询 1. 合同查询 查询某一段时间内的合同，是指一个总的合同，在这里除了可以查询到采购合同还可以查询到销售合同，并可以通过“查询凭证”，查看到原始的合同。 2. 采购合同统计查询 可以此查询到采购合同的明细项目。 3. 采购计划查询 查询采购计划的相关内容。 4. 采购入库单查询 采购入库单过帐以后，均可以此模块中查询。 5. 采购退货单查询 采购退货单的详细情况查询。 6. 退补查询 查询采购退补和采购退货退补。 二．往来结算查询 可对采购入库业务中发生的所有按单结算和按行结算的情况进行查询。可按结算方式、往来单位以及是否完成结算进行查询，可查看结算过程及相关凭证。 三．采购报表 可在此模块中查询到采购日报表、采购月报表、任意时间段报表。采购日报表是对选定日期当天的药品采购实际数量进行的统计报表，是采购入库减去采购退货的实际数量和金额的统计。采购月报表是对选定的月结存信息表中的某一月的药品采购实际数量的统计报表，是某一月的采购入库减去采购退货的数量和金额的统计。任意时间段的采购报表可对选定的任一时间段内的药品实际采购数量和金额进行统计，是采购入库减去采购退货的数值。 四．采购成本表 是对选定时间段内的实际采购商品的合计数量、合计金额、含税金额等进行统计与查询。通过“成本明细”可显示该药品的品名、规格、厂家、成本单价、含税单价和入库数量等。 五．药品进货分析 对所有采购入库商品进行统计查询。用户可根据自己的需求录入查询条件。可通过“明细帐本”对选定药品在一定时间段内发生的所有采购业务进行查询，同时也可以查看某笔业务所对应的采购入库单。 六．单位进货销售分析 通过该分析报表，可以查看到某个供货商或全部供货商的供货情况，并且还可以查看到选定供货商供货详情，以及所供应的商品销售情况。 七．商品进货销售分析 可以查看到某种药品或某些药品的进货情况。 8 地址：成都市人民南路南延线天府大道高新孵化园软件孵化器A栋3楼 电话：028-85310000 传真：028-85311100