002 记录控制程序.doc

XXXX有限公司 记录控制程序 版本/修订状态： B/1 XXX有限公司 记录控制程序 文件编号： SJ/QP-002 文件版本： B 生效日期： 2004.11.01 发文编号： 编制 综合部 审核 批准 记录控制流程图 责任部门 流程描述 备注 相关部门 综合部 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 N 1 Y 确认记录形式、备案、标识 销毁并记录 2 1 归档 借阅并记录 是否超过有效期 编目 建立记录清单 收集 使用记录 1 《记录归档及处理登记台帐》 2 《借阅登记台帐》 1. 目的 建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯。 2. 适用范围 适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。 3. 职责 3.1 综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。 3.2 各职能部门负责本部门记录的控制和管理。 4. 工作程序及要求 4.1记录清单建立、备案、标识 4.1.1 各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。 4.1.2 综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。 4.1.3 各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。 4.1.4综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下： 记录编号 版本/修改状态 公司及记录的拼音缩写 SJ/JL — ××× — ×/× 4.2记录的使用 4.2.1各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。 4.2.2记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。 4.2.3记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。 4.3记录收集的内容 各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）： a. 管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录； b. 过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录； c. 供方评价记录及合格供方的质量记录； d. 有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录； e. 设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录； f. 对过程、设备、人员的鉴定记录； g. 进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录） h. 检验、测量、试验设备的校准检定记录； i. 不合格品控制的有关记录 j. 持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录 k. 内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录； l. 各种培训记录； m. 与服务有关的记录； n. 与统计分析有关的记录； o. 搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录； p. 来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录； q. 可靠性分析、验证记录； r. 其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录； s. 对顾客或供方的PPAP相关记录； t. 满足法律法规和顾客要求的记录； u. 效益、效率、成本相关记录。 4.4 记录的编目、归档、贮存 4.4.1 各部门对记录进行分类并按顺序编好目录。 4.4.2 各部门所产生的记录自行归档，对要归档的记录应按记录的时间顺序或编号序进行分类装订，对已归档的记录，记录管理人员要填写《记录归档及处理登记台帐》，且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅。 4.4.3贮存 4.4.3.1 各部门自行贮存本部门所产生的质量记录。贮存环境要适宜，防止损坏或丢失。 4.4.3.2记录的保管要做到台帐清晰，便于识别、查阅、存取。 4.4.3.3记录保存期限如下： a. 内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年。产品风险分析、措施记录保留15年； b. 生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年（当顾客有特殊要求时，按顾客要求执行）； c. 质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）必须在其生产的当年和下一个日历年予以保留； d. 以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，本要求不替代任何政府规定的要求； e. 所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存。 4.5记录的查阅、作废处置、监督检查 4.5.1查阅 4.5.1.1记录借阅要履行借阅手续，借阅人要在《借阅登记台帐》上登记，签名，标明借阅份数和返还日期等。 4.5.1.2归档的记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏，丢失。 4.5.1.3合同要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。 4.5.2作废处置 4.5.2.1超出保存期限的记录，如无继续保存的价值，各部门应进行作废处理。 4.5.2.2记录需作废处理应列出处理清单，经部门经理批准、综合管理部备案后方能进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。 4.5.3综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查。 5. 相关文件目录 5.1《文件控制程序》 6. 相关记录及保存期 6.1《记录归档及处理登记台帐》 长期保存 6.2《表格管理样册》 长期保存 6.3《借阅登记台帐》 长期保存 4