信息化背景下如何创新文书档案管理.pdf

190西部资源WESTERNRESOURCES西部资源WESTERNRESOURCES信息化背景下如何创新文书档案管理陈卫健曹文清王强（内蒙古自治区地质调查研究院，内蒙古呼和浩特010020)【摘要】科技信息化高速发展的今天，为推动信息化文书档案管理工作，提高文书档案管理成效，应该实现文书档案管理的创新。以工作模式创新、信息技术文书档案创新为契机，强化档案管理工作思想观念，完善档案信息化管理系统，拓展专业化档案管理队伍，开展文书档案加密防护工作。【关键词】信息化建设；文书档案管理；创新随着计算机技术的飞速发展，其被诸多行业以及领域应用。人们从传统的纸张书本阅读，改变为线上电子图书阅读，多样化的电子文档应运而生，传输信息的形式转变，利用计算机技术和设备，将各种传统介质的文书档案整合成各种数据库，逐渐取代纸张记录信息的形式，然后通过网络和信息系统提供的档案信息服务。在此背景下，一定要紧跟信息化时代档案管理发展的步伐，不断创新，并调整文书档案管理模式，利用新时代技术不断提升档案管理水平，通过应用信息化技术，创新文书档案管理模式，让档案管理更加高效，档案管理模式更全面，促进档案管理工作高质量发展。文书档案管理彰显重要意义，对档案管理工作者来说，也要不断创新思维，完善信息化管理系统，强化档案管理法治意识，强化文书档案加密防护工作。这样才能将文书档案管理工作做优做强。本文针对信息化背景下如何创新文书档案管理展开分析。1信息化背景下文书档案管理工作创新的意义1.1使文书档案工作更加高效快捷随着信息技术的发展，计算机信息水平不断提升，文书档案管理工作引人信息技术，实现工作模式的创新，让文书档案管理工作变得更加高效便捷。利用计算机进行文书档案的处理也可以缩短工作时长，同时应用计算机进行工作，也可以使质量和效率不断提升。与传统的文书档案工作相比，利用计算机信息技术进行文书档案的管理和操作能减少工作的失误。传统模式的文书档案管理工作，需要时刻保持细心谨慎的态度，如果发生错误就需要重新进行档案整理，使工作的时间延长。与传统文书档案管理工作相比，信息化的文书档案管理能够让工作人员在搜寻档案时通过检索功能，轻松获取，可以根据日期、关键词等要点进行快速查找，进而使查阅速度不断地提升。1.2文书档案传递工作安全迅速文书档案传递工作也是文书档案管理工作的关键内容，融人信息技术，也能够让文书档案的传递工作变得更加迅速安全。由于利用信息技术能够让文书档案传递受作者简介】陈卫健（1 9 7 6 一），男，现从事档案管理工作。到信息化保护，所以，为文书档案工作人员减轻烦恼。需要创建畅通、安全的内部网络，让文书档案实现迅速的流转。同时利用此种传递方法，也可以防止传统纸质文书档案在流转过程中出现损坏、丢失等问题，进而能够保证完整性。但是需要引起重视的是数字化文书的安全问题。2.当前档案管理工作存在的问题2.1档案管理制度与时代发展脱节目前，我国档案管理工作已经逐渐实现了信息化，但在落实过程中，缺少完整健全的信息化管理制度体系，还需要调整和优化。当今文书档案管理工作效率和品质都在提升，但存在不足。当下，文书档案管理信息化已经受到关注，能够明确文书档案信息化的重要性。对其引人许多的资源实现了信息化，彰显一定效果！。但是在实现文书档案管理创新过程中也缺少人力、物力、财力的支撑。一些企业规模不大，为了节约成本，并没有针对档案管理的基础设施以及管理模式加大投人力度。这种方式并不能彰显文书档案管理的优势，致使档案的利用率降低，进而对档案管理工作信息化建设产生不利的影响。很多单位也没有投人资金支持，这就让档案管理设施不能得到完善。例如，数据丢失、资料查询困难等，进而没有办法彰显档案管理功能 2 。2.2档案管理法制意识不够强基于当下的社会背景，法治化建设速度提升。当今时期，档案管理工作未能紧跟法治化发展步伐，导致有些企业没有深入落实依法管档。企业的员工没有较高的法律意识。当今，档案管理工作法律法规一定要提高宣传力度。但是，当下是以经济利益，作为评价企业运行状态的准则，致使许多企业的管理层仅重视业务3 。对档案管理人才队伍没有进行扩充，让档案管理工作过于单一，形式化、浅表化。2.3档案管理人员专业水平不高许多档案管理人员职业素养以及专业水平不高，这也是当下档案管理工作创新发展中非常重要的影响因素。当下，档案管理工作人员专业水平不高的主要原因在于传统的档案管理观念根深蒂固，致使在短期内不能实现档案西部资源191WESTERNRESOURCES西部资源资源综合2023年第3 期管理模式的转型，同时这些工作人员的管理水平以及管理能力不高，针对新型的档案管理技术不够熟知。所以，档案管理工作人员的专业水平还需要不断提升(4。另外，单位对档案管理工作人员不够重视，对培养和管控要求不高，进而让档案管理人员能力难以提升。部分企业并没有设立专业的人员进行管理，很多企业设置的都是兼职人员，仅是对档案进行收集、存储等，致使档案管理水平一直难以提升。传统档案管理工作，只需要做好文件归档、资料分类等，对其专业水平没有过高的要求，有些档案管理人员的年龄偏大，对电脑、扫描仪等办公设备不能熟练操作，无法实现信息化管理。一方面，有些领导并没有意识到档案管理工作的重要性，即便不断完善档案管理的软件和硬件设施，但对于管理人员也没有进行培训，致使在操作过程中并不熟练，整体工作水平不高，出现了资源浪费 5 。另一方面，档案管理人员能力不足，并没有针对信息技术进行学习，针对档案管理工作，缺少自我提升、自我创新的热情，让信息化的管理工作的优势难以彰显。3.信息化背景下创新文书档案管理的路径3.1强化档案管理工作思想观念在当下信息化快速发展的环境中，针对文书档案管理工作要不断强化信息化建设观念。这是非常重要的一个环节，也是推动信息化文档工作发展的基础。也要提高信息化管理建设的重视程度，尤其是企业领导也要肩负起档案管理责任，针对管理工作各个环节都要做好把控工作。带领企业其他成员做好组织和建设工作，并设立考核机制，不定期调研和分析，促进工作高效进行。此外，也要深人开展档案管理工作组织部门的完善，同时应该健全工作责任，不断提高思想认识，在组织层面处理周全。要加大预算投入，确保经费支出符合标准，对于当下档案管理工作中出现的不足之处，也应该进行调整和改善，保障能够让资金的作用充分发挥。3.2完善档案信息化管理系统目前，针对数字化的办公系统也要做好利用，同时针对此项工作要不断健全完善。此项工作不但要遵守信息化建设原则和管理方法的要求，也要不断扩大档案管理信息化应用规模。利用打印机、复印机等办公设备，保障硬件基础设施完善的情况下，不断推动文书档案信息化，补齐短板 7 3.3拓展专业化档案管理队伍要想促进企业文书档案管理工作效率和质量提升，推动文书档案信息化，就要保障人才队伍完善，这也是基础条件。文书档案管理人员也应该具备较高水平的信息化管理技能。目前，我国许多地区在开展信息化管理系统建设过程中，初期都是招纳许多专业人才。所以，在档案管理工作信息化建设中，一定要创设文书档案管理专业化队伍。对此，企业可以组织定期开展专业技术培训，不断提高档案管理的能力。同时，不同职责的管理人员也要制定操作准则。应该配备专业人员开展定期的系统检查和维护，这样才不断强化系统的安全性能 8。同时也应该不断扩充档案管理人才队伍，融合当下现实需求，不断提升档案管理质量。3.4开展文书档案加密防护工作在开展文书档案管理工作时，有效应用信息技术能够让文书档案管理水平和品质得以提升。同时，也应该提高重视程度。网络信息技术能够为人们供给更多的信息和数据，其海量的信息为人们提供了便捷，能够便于人们搜寻信息，但是也存在信息泄露的安全隐患。所以，需要针对信息技术合理应用，对于较为私密，以及安全需求较高的文书档案，要加密设置，并开通访问权限的限制功能，对文书档案的预览范围进行限制。通过这种方式能够对企业的文书档案信息技术模式应用做好安全保护，保证安全9。加密的文书档案在进行系统录入时，也应该加以标注，这样也便于后期查找和搜寻，同时保障信息安全，这些文档也要经过重复审查。4.结论总而言之，在当今信息化时代背景下，文书档案管理工作融人信息技术，提升档案管理效率。但是，信息技术的应用会产生许多问题，阻碍信息技术作用和功能的发挥。所以，档案管理人员一定要提高信息化档案管理水平，深人探究档案管理与信息技术内在联系。参考文献1李赫恩.探析信息化背景下文书档案管理工作的创新 J.四川劳动保障，2 0 2 2（0 8）：3 5.2刘珊珊.煤炭行业信息化背景下档案管理工作的创新与实践 J.内蒙古煤炭经济，2 0 2 2(1 4)：6 9-7 1.3曾慧燕.信息化背景下高校文书档案无纸化管理的应用研究 J.黑龙江档案，2 0 2 2（0 3）：1 7 5-1 7 7.4孙晓彤，薛梅.数字信息化背景下医院教学档案管理的创新措施探究 J.文化产业，2 0 2 2（0 8）：1-3.5】杨晓文.信息化背景下档案管理创新路径研究 J.辽宁经济职业技术学院，辽宁经济管理干部学院学报，2 0 2 1 0 6)：44-46.6孟爽.信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究 J.数字通信世界，2 0 2 1（0 8）：2 41-2 42.7陆泓羽.基于信息化背景下事业单位文书档案管理探析J.中小企业管理与科技（下旬刊），2 0 2 0（1 2）：1 9-2 0.8高玲俐.基于信息化背景的文书档案管理工作创新路径探索 J.信息记录材料，2 0 2 0,2 1(1 0)：8 3-8 4.9禹梁娟.信息化背景下医院人事档案管理的改革和创新策略 J.办公室业务，2 0 2 0（1 3）：1 3 7-1 3 8.