新形势下事业单位档案管理的改革思考.pdf

第14期（总第5 45 期）新形势下事业单位档案管理的改革思考新潮电子本刊特稿陈娟(四川省达州市广播电视台，四川达州6 35 0 0 0)摘要：随着我国社会经济的不断发展，事业单位在社会发展中发挥着重要作用，而档案管理工作对提高单位整体管理水平具有一定促进意义。当前阶段下事业单位面临诸多问题需要进行改革，为了更好地解决这些难题，本文从新形势入手分析了传统模式与新型技术手段相融合所带来的影响以及未来工作重点和方向，针对目前存在的体制机制、人才培养等方面结合现实情况提出一些建议。关键词：新形势；事业单位；档案管理；改革在我国的社会经济发展过程中，事业单位档案管理是必不可少的一部分，对国家经济建设具有重要意义。随着时代不断进步和社会信息化进程加快，新形势下档案管理工作也面临着一系列改革问题待解决!。因此，相关部门人员应对高校档案馆以及其他各方面资料信息库进行全面了解，掌握及整理工作内容与方式方法并积极创新实践活动内容，来促进我国事业单位档案管理水平提升，从而为社会主义事业的发展提供有效保障。一、事业单位档案管理改革的主要内容事业单位档案管理制度的改革，能够促进社会经济发展，提高人们对物质生活水平以及精神文化层次要求，从而有效改善人民群众对美好生活向往之情。随着我国社会主义市场经济体制不断完善和深化建设步伐加快、信息技术飞速普及及移动互联网技术的广泛应用使得信息资源共享成为现实。在新形势下，加强事业单位档案管理工作是顺应时代潮流趋势，是结合实际情况提出的必然选择与目标,同时也能够提高人们对于档案管理创新意识，从而促进社会经济发展。事业单位的档案管理是指对单位在生产经营和运行过程中所发生的各项相关文件进行收集整理、分类归档，并通过专业人员将这些资料记载到系统当中,以便于后期查询与使用。原始记录包括:所有已录人资料及其他有关材料、各类凭证、收据、各种报表以及账目名称及其编号等档案信息内容的整理工作及保管工作等。以上都属于原始管理范畴内的档案文作者简介：陈娟(19 7 3一),女,汉族,四川达州人,大学本科，研究方向：事业单位档案管理，件，归档和存档工作是档案管理的重要内容，也是事业单位在进行档案管理工作时必须要具备的一项基本职能3。随着信息化技术不断发展，电子化、数字化程度越来越高。传统纸质资料容易丢失或者损坏现象非常普遍且不易发现,应加以防范与解决,而新型电子文档由于具有较多优点使得其在保存方面有了更大便利性、安全性等诸多方面明显有优势，得到人们广泛关注和重视，因此事业单位对相关档案管理工作也提出更高要求及挑战。二、事业单位档案管理改革的意义（一）有利于提高事业单位经济效益档案管理工作的开展，能够有效地帮助事业单位对其经济效益进行全面提高。在新形势下，事业单位需要不断完善自身管理体制。通过全面改革创新发展理念,加强内部控制以及提升管理水平等措施来实现单位整体综合实力和核心竞争力的增强与稳定发展。与此同时还要进一步强化单位财务信息质量水平和工作效率能力等方面,要有一个良好可预期的效果目的，从而促进整个行业的持续健康快速进步与有序成长。另外，在新形势环境下事业单位需要不断完善自身体制建设。事业单位的经济效益，是指单位在一定时间内所创造出来的社会价值。随着时代不断发展，事业单位也需要跟随时代进步而改变自已原有管理模式和工作内容。因此要想提高档案管理工作效率就必须对其进行创新改革来提升自身竞争力，促进单位整体水平持续稳定上升与前进，同时还要结合实际情况采取相应措施保证档案管理质量提升以及效益最大化，从而推动整个行业经济的可持续性健康快速发展。（二）为国家提供更加科学有效的宏观调控手段事业单位档案管理的改革，有利于为国家提供更22本刊特稿多更加科学有效地宏观调控手段。主要体现在以下几方面：第一,对社会资源进行优化配置。在市场经济条件下，各行各业都是以市场为主导向方向发展经济活动。第二，通过利用计算机技术来实现信息共享和动态监管等工作目标是现代科技与传统产业相融合所呈现出来的新特征。第三,事业单位档案管理方式要有一定创新性。在传统的事业单位档案管理中,往往是通过对行政单位内部文件进行记录，但是随着社会经济发展水平不断提高以及人们思想观念和意识上出现了变化。这种情况下就需要将其与国家宏观调控政策相结合起来。而为了更好地适应这一改革趋势，相关工作人员应该加强创新力度、积极探索新模式、寻找新方法来完善自身工作内容等方面的改革措施，为事业单位档案管理提供更为科学有效的宏观调控手段,从而促进我国社会经济发展水平不断提高以及社会和谐稳定程度进一步增强等作用。（三）有利于为群众提供一个良好的服务环境在事业单位中,档案管理部门的工作对象是社会公众,而他们对这些信息需求具有一定的敏感性。因此需要相关，工作人员能够及时了解到有关本单位发展现状以及政策法规等方面内容。同时还可以根据实际情况做出相应措施调整和改进方案，来满足群众对于服务质量、效率与效益要求上不同程度的要求,并且通过对档案管理部门提供的文件资料进行整理分析后,为相关人员制定出更加合理化完善的工作计划奠定基础。随着社会的不断发展,事业单位也在逐渐壮大,其工作性质和内容都有了一些改变,因此对档案管理工作提出更高要求。而新形势下信息化技术已经成为时代发展潮流中不可或缺组成部分。通过利用现代化科技手段进行管理能够有效地促进工作人员与群众之间信息交流、沟通以及协作关系建立起更加良好和谐有序、相互信任融洽等氛围,形成一种良性循环状态。并且可以在一定程度上减少事业单位的工作量并提高其质量，从而为广大社会公众提供一个更好更方便更高效的服务环境。三、新形势下事业单位档案管理现状（一）信息化建设投入力度不强在事业单位档案管理工作的实际工作开展过程中，对信息化建设投人力度不够，导致其发展进程缓慢。主要表现在两个方面：一方面是部分单位对于信息化建设有待加强。一些事业单位在进行财务管理时没有全面利用先进技术手段来帮助实现信息资源共享，另一方面就是相关软件开发和应用水平不高、不23新潮电子能够满足当前时代需求等问题都会影响到档案管理工作的效率与质量，在综合作用下出现了很大程度上的阻碍,进而导致其发展进程缓慢甚至停滞状态。信息化建设是事业单位档案管理的基础，但是在实际工作中，部分单位却没有充分意识到这一点。主要表现在以下几个方面：一是对计算机网络设备投人不够。由于很多工作人员都不重视电脑网络设施的维护和更新、软件硬件配置是否能够正常运行等问题。二是缺乏专业化人才队伍来进行相关管理工作。三是缺少系统规范性文件编制人员以及档案管理部门管理人员，对事业单位信息化建设重要性认识不足，致使在实际工作中无法有效发挥出其应有作用。(二）缺乏专业性人才档案管理是一项专业性很强的工作，需要对工作人员进行长期培训，以确保他们在岗位上能够胜任。然而当前社会中缺乏档案管理人员，很多人员没有接受过正规教育和培养。因此，导致了许多新人职人员无法适应现有的管理工作模式与要求等问题发生。同时还有部分人员由于自身素质不高、业务水平有限而不能及时地开展管理工作等等原因，都会使得事业单位出现一些问题,影响到整个行业的发展状况以及整体工作效率，不利于促进事业单位健康有序可持续发展目标实现等。在事业单位的档案管理过程中,部分管理人员缺乏对新型科技手段和新技术应用能力。对于现代化信息技术进行利用时没有及时更新相关信息知识。在工作实践当中，工作人员还未意识到现代信息化发展带来的机遇与挑战性作用。同时由于工作人员自身素质水平不高、专业技能欠缺等原因导致了管理工作效率不高以及无法满足实际需求等问题出现。此外还有一部分事业单位档案管理部门人员对档案管理人员缺乏必要重视程度不足，致使其不能全面掌握现代化信息技术和技术手段应用情况下所面临的相关信息内容。（三）档案管理制度缺乏科学性和规范性在当前的档案管理工作中,缺乏完善、科学规范地管理制度是导致事业单位档案管理问题出现和发展的主要原因，由于相关工作人员对单位内部情况了解不到位，缺乏健全完整而统一地系统化、专业性强且具有权威性的规章制度体系及标准等内容,在实际操作过程中难以形成可参考依据与标准规范来指导档案管理工作活动开展和实践效果等问题出现。在事业单位中，档案管理工作的不稳定，主要表现在：第一,档案管理部门对相关资料没有进行系统整理和收第14期（总第5 45 期）第14期（总第5 45 期）集。很多单位都有自己已固定的办公场所或者是临时性组织机构，这些地方由于缺乏相应专业人员或管理人员而导致其工作人员无法及时地掌握本行业信息。第二，事业单位内部缺少统一标准规范及工作流程规定等方面存在问题造成了大量重复记录和数据缺失，从而影响到了整体管理工作效率以及质量水平的提升，也不利于档案管理部门对整个业务活动进行有效监督与控制。四、改革深化事业单位档案管理的对策（一）提高档案管理人员素质和管理水平高校档案管理工作需要有一支专业的队伍,才能保证高质量、高效率地完成。因此，对事业单位而言，要不断提升工作人员素质和管理水平。首先可以从招聘入手进行选拔人才，其次是在人事制度上进行改革与完善，最后就是建立健全激励机制来鼓励工作人员积极性。另外还应该注重培养管理人员自身综合素养以及职业道德等方面，只有这样做才会使档案管理工作的质量得到提高、工作效率也能够大大增加,进而保证事业单位在新形势下更好地服务群众。档案管理工作人员的素质和水平对事业单位档案管理工作质量有着直接影响，因此,提高相关管理人员综合能力，使其能够胜任新形势下社会发展所需要的工作要求。第一是要做好对相关工作人员进行培训教育和指导。通过加强对专业知识以及业务能力等方面内容的培训来提高他们对于新型技术、数字化信息处理方式及方法等都具备一定了解并掌握程度。第二就是要重视员工队伍建设工作力度不断加大，在事业单位内部建立健全完善的人才管理机制与激励制度体系，以保证档案管理工作能够顺利开展并且可以有效落实下去。（二）建立健全完善科学有效的档案管理体系首先,在档案管理的过程中,要建立起完善、科学有效的制度体系。第一点是事业单位要对本单位内部进行全面系统地梳理。第二点则是对于相关工作人员以及上级领导等人员提出明确要求。第三方面就是将档案管理工作落实到各个环节当中去以保证其工作能够得到切实有效实施与执行，其次就是做好相关记录和信息资料收集工作,确保所有档案在处理过程中都有一定的依据，从而为今后的管理提供重要参考。事业单位档案管理体系的完善，有利于促进事业单位档案工作规范化，提高工作人员对自身职责认识，从而提升单位整体形象。因此要想实现这一目标就需要从以下几方面入手：第一是建立健全相关制度。在进新潮电子行管理工作时应明确其目的和意义并将这些内容纳人到规章制度中去。第二就是做好相应考核机制建设与建设工作等一系列措施来加强管理力度的实施效果以及保障档案体系可以长期稳定运行等，从而促进事业单位整体形象得到提升、内部员工素质也能得以提高。（三）做好事业单位档案信息化建设工作档案信息化是事业单位档案管理工作的重要组成部分，在对原有基础上进行完善之后需要将其与其他相关信息相结合起来。因此要对现有资源合理配置、充分利用。首先就是做好系统规划工作和建设方案设计等方面的准备，其次就是建立一个统一规范、标准一致化管理平台来实现数据共享，最后则是搭建起一套完备科学有效的档案信息化管理系统以及数据库系统等内容，从而保证事业单位能够在第一时间内掌握最新动态资料,为其提供必要的技术支持及应用服务。事业单位要积极进行档案资源的管理，在原有基础上实现创新，将其作为促进社会发展进步的重要条件。加强部门间以及人事部门之间相互合作、协作机制建设等方面来提高档案管理工作效率和质量，从宏观层面出发制定完善方案并实施落实情况与措施进行保障工作，在原有基础上通过创新手段实现新形式的应用及发展，以促进事业单位内部人员积极性的提升。五、总结与展望随着时代的不断前进社会经济发展也是日新月异,这就需要档案管理工作在管理过程中要坚持创新和改革。事业单位作为政府职能部门之一其本身就是一个服务型、为公众提供物质产品与精神生活等方面的工作单位。所以说为了适应新形势下社会需求以及提高自身竞争力水平就要做好对本职岗位相关信息进行及时更新处理及完善的工作，从而促进我国社会主义市场经济体制健康有序发展，同时也需要做好档案管理工作在管理过程中创新性改革措施，实现事业单位整体效益最大化。参考文献：1乔琳,乔旸.探讨事业单位档案管理改革模式 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