办公室管理排好（出）.doc

《办公室管理》复习资料 一、单项选择题 1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ 决策性 ）。 2．办公室布置要注意（各种沟通、保密 ）。 3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）。 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。 5．在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。 6．传真机的使用哪一项是不对的？（随时随地可向对方发送 ）。 7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（接通电源可立即复印操作）。 8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（录音时需将监听开关至于“ON”位置）。 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（应设置电脑的桌面屏幕保护功能）。 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（制造 ）。 11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（让员工们随意领取办公用品）。 12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）。 13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（可以按照文员自己的习惯进行工作）。 14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 ）。 15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）。 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（标准的零用现金单据有一个签名）。 17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）。 18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。 19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。 20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）。 21．文员在接打电话时，正确的做法是（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。 22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（按私人公务标准分拣）。 24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开）。 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）。 26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 ）。 27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（爱好 ）。 28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名 ）。 29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（感谢信）。 30．以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手 ）。 31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（初次写信，或有过激言行的）。 33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（作会议记录时离开会议室接听电话）。 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致）。 36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，关录音机）。 37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称）。 38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（圆桌型 ）。 39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（审查功能）。 40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（发表意见）。 41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）。 42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）。 43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（说话的技巧），了解要求约会者的心理。 44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认）。 45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（代替上司制定约会计划）。 46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）。 47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。 48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助）。 49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（各自只能当面递送，寄去是不礼貌的）。 50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”）。 51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰）。 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（以右为尊）。 53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（查证消息的可靠性）。 54．文员协助举行宴会时，不用考虑（有无休息室）。 55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）。 56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）。 57．以下餐巾的使用方法是正确的（用来擦嘴唇嘴角）。 58．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 ）。 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服送达）。 61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（由过程先说）。 62．接受忠告的正确反应是（切勿感情用事）。 63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（有共同利益的话题）。 64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（骑边章）。 65．值班人员不应该做以下哪类事情？（签发文件）。 66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告，统计报表等）。 67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（按通讯者特征立卷）。 68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（归档范围、归档时间、归档耍求）。 69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（归档时间）和归档要求。 二、判断题 1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ∨ ） 2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ × ） 3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ × ） 4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ∨ ） 5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ × ） 6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ × ） 7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ） 8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ × ） 9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ × ） 10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ × ） 11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ∨ ） 12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ ∨ ） 13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ∨ ） 14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ × ） 15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ ） 16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ） 17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× ） 18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ × ） 19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ × ） 20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ∨ ） 21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ∨ ） 22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ∨ ） 23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ） 24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ∨ ） 25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ） 26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ∨ ） 27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ × ） 28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ×） 29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ∨ ） 30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ × ） 31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ∨ ） 34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ × ） 35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ × ） 36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的。（ × ） 37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（ × ） 38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ∨ ） 39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ∨ ） 40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ∨ ） 42．如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（ ∨ ） 43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ × ） 44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ∨ ） 45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ∨ ） 46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ∨ ） 47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ × ） 48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ∨ ） 49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ × ） 50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ × ） 51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。（ ∨ ） 52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ × ） 53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ × ） 54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ × ） 55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ） 56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ × ） 57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ × ） 58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ × ） 59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ × ） 60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ × ） 61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ × ） 62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ × ） 63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ∨ ） 64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ∨ ） 65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ∨ ） 66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ × ） 67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（ × ） 68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ × ） 三、简答题 1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ 答：(1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2．文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； 作用：①参谋作用；②补缺作用；③增进关系作用； 方法和要求：①适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；②适时。考虑时机；③适地。看场合；④适度。 要注意掌握分寸。 3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？ 答：1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 答:注意事项a.要获得上司的许可。b.对方如果有文秘人员,一般由文秘人员办理;。c.如果用写信的方式,在等到对方收到信猴,再打电话给对方的文秘人员以确认;d.要正确告知对方赴约者的姓名.职务.目的.时间.地点.方式\所需时间等等.关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方,这样让对方能够有所选择.。e.告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知.。f.对方越忙越必须早一点联络,时间应尽量有弹性g.尤其时连续参加2个约会时要,充分考虑路上交通所需时间.。H.如果上司出差,不要在他回来当天安排约会,可能会发生飞机误点和其他情况.。i.决定时间,地点时,要注意对方的业务情况.工作场所等.。j.对方不能确定接受时,要求约会的这一放最好再联络一次.。k.已经越好且需要预定会议室时,就要立即预约,如果对于该地点没充分把握,应该事先调查路线.如何前往.房间大小.桌子的配置等. 决定时间地点应注意:1.星期以早上.周末下午每个人都会很忙碌,尽量不要安排约会;。2.即将下班之前的那段时间,公司内也会很忙碌.。 3.午餐前后约会则会影响吃饭时间;。4.对方的休息日.节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;。5.公司有重大活动的那一天不宜安排约会;。6.地点必须选择对方比较方便的地方;。7.地点还应考虑约会的礼仪规格.是否需要保密.是否需要就餐等因素 5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答:包括电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表;固定活动日期一览表,使用提示性备忘录准备;约会表准备特殊提示卡,准备交往提示文件 6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答:a.会议名称;b会议纪录人的姓名.盖章;c.时间(开始时间.结束时间).d.会议地点;c,议题;f.主持人.主席;g出席者名单;h会议的经过情形及结论;I.相关资料;j.下次会议预定日期. 7．提高会议效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法规,合理确定会议目标(,确定必要的与会者,减少会议数量,缩小会议规模,简化会议程序,缩短会议时间,控制会议经费 8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答 ：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。” (4)一定要简短、扼要、流畅；。(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； (6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答:1.清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么;2要具体了解对方的立场和意向3.以诚恳的态度围对方着想而发言 10．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 答:1.单位印章;2套印章;3钢印;4.领导人签名章;5其他印章。印章的刻制,必须按照有关规定执行,不得私自刻制;印章在正式启用前,为让有关单位知晓新印模,必选选定启用日期,提前向有关单位发出正式启用通知,附上印模;公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用,做到制度化规范化;加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正.完整,不歪斜,更不能颠倒. 11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答:有13类14种:1.命令.2决定.3公告.4通告.5通知.6通报.7议案.8.报告9.请示.10.批复.11意见.12函.13会议纪要. 12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。5)主送机关． (6)正文、附件。7)发文机关、成文日期、机关印章。8)注释、阅读(发送)范围。9)主题词。(10)抄送单位、印发说明． 13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答：1拟稿；2核稿，是指拟稿人员的上级负责对初稿的审查和核实；3签发，指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出；4编号，5缮印对已经签发的文件，由文秘人员定稿进行誊清、复印或排版印制；校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按照定稿核对校正；7用印，是指在完成的文件上加盖机关印章；8登记；9分发，指对准备发出的文件进行分装和发送。 14．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？ 答：(1)    文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷； (8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 15．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 36页 答：进言是指文员主动对上司提出意见，建议，批评或规劝。进言的作用：1）参谋作用。2）补缺作用。3）增进关系作用。 进言的方法和要求是：1）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事，发生了错误，疏漏需要纠正，补救的事，反复思考确认认为是合理的事。2）适时。考虑时机，重大的，紧急的事应立即进言，一般的事，要看上司空闲，心情好时进言。3）适地。看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出，对上司的提醒，则应在个别场合悄然提出。4）适度。要注意掌握分寸。显而易见的事点到为止 四、设计题 1． 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜 答:电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边， 新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条： 各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里， 公司印章放人办公桌带锁的抽屉内， 墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层． 2．某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？ 来电单位 来电号码 来电者姓名 分机 来电时间 年 月 日 时 分 BP机或手机 内容摘要： 上司批示 处理结果 记录人 3.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、 答：接待方案设计：1。）先了解来宾的人数，身份，性别，来意，日期，交通工具的班次与具体时间，内容和日程的初步要求，何时返回，返程交通工具等。2）再按来并客和上司的要求制订计划，包括接待规格，内容，日程，经费，人员，任务分配等经上司批准后逐项准备办理。3）按照计划在招待所或宾馆预定膳食，客房，或床位，准备车辆等。4）在预定日期，时间，随车到机场，车站，码头，去迎接客人。5）将客人接至招待所或宾馆后即与对方文员或相应人员商定日程安排。6）将商定日程汇报上司，接着安排双方会合或会谈事宜，并准备好需要的资料。7）如安排参观访问，应陪同，介绍，并负责交通，餐饮，休息，安全等。8）客人商议结束返回时，应提前代办车船，机票并将客人送到车站，码头，机场。9）接待结束后，应马上与经办人员一起认真进行小结并向上司汇报。 4．康桥宾馆位于南京路45号，有会议室、餐饮停车场，某企业准备在该酒店于11月15日9:00~12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的计划办公室主任让小付拟一个会议通知，他应该考虑哪些问题？ 答:1.会议的名称;2出席会议者的姓名或组织.部门的名称;3.日期.时间(开始到结束的预定时刻)4.地点（具体在几楼几号会议室);5.议题(或议事日程);6,主办者的联络处.电话号码等.7.开会所在的,建筑物名称,几楼.电话号码(必要时可附上地图8.其他:注意事项.是否具备餐点.有否停车场,或当天应备的资料,都要详细说明 5．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 答：文秘人员在 会议上发言,应该先吧讲的内容彻底考虑依稀,作好构思,简略记下发言要点,条例清楚,重点突出, 会议开始,能迅速了解与会者简况,并用简洁、亲切的语言使到会者的注意力集中到中心议题上来,.给其他与会者发言的机会,认真倾听他们意见,最后进行总结,统一认识.做好笔记,专门存放. 6．麦格公司为了了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答 (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、八至二三十人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 7．某个下雨天，利达公司的新产品推介会结束了，办公室人员在会后该做些什么工作？ 答:1.制作议事录并分发;2如有必要,应寄答谢卡给出席者,应立即制作,发送;3.将议事录核开会的各项资料分发给会议缺席者;4.会议有关文件的整理和保管. 8．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天，一天工作8小时，会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。 答：(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支 (2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时； (5)n——参加会议人数为50人(46+4)； (6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和800(200+100+10×50) (7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元) 9．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案.(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用.(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 10．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？ 答:(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2)制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。 (3)为商务洽谈收集资料。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。 (5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件：行李准备识别标签。 (6)安排差旅费。(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。 11．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？ 答: (1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气 12．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？ 答:(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等； (3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡. (8)文秘人员应准备一张节日礼物单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 13．上海某企业欲与德国某企业合作， 答：a.向德国企业发出邀请.邀请函写明议题.时间.地点,人数.(包括职务)以及差旅.食宿,会务等费用承担情况.b.准备足够的同声翻译,准备中德文字的文件.c.向上级主管部门申报,获准,以便办理出入境等手续. 14．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答:清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等;征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品;赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理 15．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？ 答:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕 应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管.加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记.加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整 五.案例分析 1.某经理办公室人员小赵正在看统计报表，一个实习生小林走进来要找经理谈谈自己的见解，小赵客气的告诉小林经理外出了，有事情跟他说，于是小林就对小赵说自己的观点，在话语中不断提到“像我们这样的小公司……”小赵听了不高兴，就讽刺了小林一番，小林生气的走开了。小赵还在闷闷不乐时，3名因工作违纪被解雇的职工吵吵嚷嚷进来要找经理的事，不听小赵解释，非要找经理，正好经理来了，3个人揪住经理不放……你认为小赵这两件事做得怎样，若有失误，应怎么做？ 答：（1）不能说“经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能提上司做主； （2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； （3）对提重要意见的来访者，应该认真记录，汇报上司； （4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为经理结尾解围，可以请保安或拨打110. 2.东华公司的小沈法语很好，小陈很喜欢打扮，在一次正式会议上，小沈打扮的花枝招展，使古总的一身名牌显得黯淡无光 在古总与客人发生争执起来，小沈也指责客商，结果生意砸了小沈和小陈的正确做法是？ 答：（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； （2）小沈的穿着突出自己，影响了古总的形象；（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（5）小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总与客商争执，她应该采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处，找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 3.博洋公司召开订货会，刘小姐租用放映机，以下3题如何回答： 答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办；（3）马上想总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后退役半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司家急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应之上提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案） 4.小李去机场接客人，怎样做才正确的 答：（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（2）在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放