船用资材集中采购的优势及风险防控_熊华林.pdf

第 31 卷 第 2 期2023 年 2 月Vol.31 No.2Feb.,2023船 舶 物 资 与 市 场 MARINE EQUIPMENT/MATERIALS&MARKETING0 引言工业是国家的基石，而造船业是国家工业体系中的明珠。据中国船舶工业行业协会数据，2021 年全球共有 1600 多艘新船订单,合计约 11985 万载重吨，我国接单 6230 万载重吨，占比约 49%。2022 年前三季度全国造船完工量2780万载重吨,手持船舶订单量10256万载重吨。从大数据可知，船舶订单多，船用资材采购量大。在这样的大背景下，怎么降本增效是各大船企重点关注的问题。集中采购凭借众多优势，很好地解决了这问题。基于此，船企整合资源进行集中采购，是一条势在必行的道路。1 船企传统采购弊端1.1 内部制度弊端造船业是综合密集型产业，发展造船业对于提高制造业的总体水平有深远的影响。船舶行业由于其本身的特殊性，很多船型基本上属于个性化需求、为船东量身打造，技术变更引起的采购计划经常变动，这增加了船企资源整合的难度。技术变更导致的采购计划变动，很可能会出现采购成本增加、交期紧张的问题，这些都会给采购部门带来很大的物资供应压力、成本压力。每次有订货任务，采购人员商务谈判后先做比价表，以支撑订货的合理性，然后再上船企的内部审价会，审价过程往往以价格为主导，确定最终的合同方。提到船企与供应商之间的关系都会说“伙伴关系”、“合作双赢”，但在采购实操过程中，很多都是低价竞争的局面，缺少船用资材集中采购的优势及风险防控熊华林（中国船舶集团物资有限公司，北京 100032）摘 要：在复杂多变的后疫情时代，如何提高船用资材的供应能力从而提质增效，是每个船企关注的问题。集中采购作为一种高效的采购方式，对船企的降本增效有着积极的作用。本文通过对船舶行业传统采购的回顾，阐述集中采购的原则、优势，并分析集采过程中存在的风险，提出相应的风险防范措施。关键词：船用资材；集采原则；风险防控中图分类号：F253.2 文献标识码：A DOI:10.19727/ki.cbwzysc.2023.02.001 引用格式熊华林.船用资材集中采购的优势及风险防控 J.船舶物资与市场,2023,31(2):01-03.收稿日期：2022-11-16作者简介：熊华林（1982-），男，本科，经济师，研究方向为船舶大宗物资采购及风险防控。供应链合作思维。以价格为导向，不管供应商原材料上涨、人工成本上涨等因素，只强调价格本身是种“自欺欺人”的行为，采购成本除了价格之外，还包括物流成本、财务成本、仓储成本等，采购只以价格为导向，往往会在采购过程中，获得所谓的“实惠价格”，却增加了总体成本。纵观国内外大集团、大公司没有一家通过低价竞争而取得商业成功的。另外，采购作为船企重要的经营行为，很多船企采购决策流程冗长，加上信息化建设不完善，存在无效审批、审批时间过长的情况，严重影响采购效率。1.2 采购人员弊端船舶行业由于船用资材采购量巨大，物资保障工作繁重。繁杂众多的日常事务耗费了采购人员大量的精力和时间，其中包括：商务谈判、办理审批、合同签订、催交货、验收入库、质量跟踪、处理发票等。很多人认为采购岗位没有任何技术含量，几乎不需要培训就可以胜任。殊不知，一个真正合格的采购人员要掌握的知识非常广，谈判技能熟练度、市场行情敏锐度、产品技术掌握度、财务知识熟悉度、供应商了解度等，这些知识的学习积累都需要花费大量的时间，由于工作忙，加上船企缺乏培训，导致很多采购人员明显感觉能力不足。另外，由于采购岗位经常与钱和货打交道，很多人把采购当成有利可图的岗位。为了防微杜渐，很多公司都施行换岗制，即：从业 3 年或 5 年的采购人员必须转岗。从专业角度来讲，采购人员与采购物资和行业打交道的时间越长，对行业趋势、供应商情况、产品价格等判断越精准，但企业的转岗制度不容许这样。船舶物资与市场第 31 卷 第 2 期 02 这就形成了恶性循环，采购人员变成了跟单员，没有专业性，只是一味追求低价格，而低价格往往又伴随着低质量。催交货、质量跟踪耗去采购人员的绝大部分精力，其他方面投入精力有限。2 集中采购原则2.1 集中管理原则1）坚持物资采购分类集中，形成规模优势和专业优势，从而达到降本增效的目的；2）坚持供应商集中，将采购量向中大型优质供应商集中；3）平台集中，通过平台全面的、规范的、专业化的服务，降低采购风险、提高采购效率，真正达到保供应、保服务的目的1。2.2 公开透明原则 利用电子商务平台，在船企内形成公开透明的采购环境，并接受全社会的监督。通过规则公开、过程公开和结果公开，使得整个采购活动能够经受得起各级监管机构的监督检查，最大化地防止采购风险。2.3 效率原则充分利用电子商务平台，采用现代化的、信息化的管理手段，通过不断地优化电商平台的功能，优化供应商结构，优化采购流程，提高船用资材的采购效率。3 集中采购优势3.1 实现规模优势，有效控制成本企业在实施传统采购的过程中，采购量小次数多，需要耗费大量的人力、时间等。集中采购进行资源整合，降低采购的次数，有效节约了多次采购所耗费的资源。同时由于有量的优势，在与供应商的商务博弈中，往往处于主动地位，获得更优的采购价格。3.2 有利于资源的总体协调，减少库存成本通过资源的整合，集采订单一般集中在一家或几家供应商手上，供应商数量减少，更有利于物资到货的协调，可以做到按需到货。由于供应商到货时间更精准，从而降低船企的库存成本。这种资源的调配做到极致，能做到零库存。3.3 提高资金利用率集中采购减少了船企总体的采购次数，由于采购的规模优势，资金的使用更加集中。采购部门可以根据采购计划做出精准的资金计划，同时财务部门也可以根据资金计划来实现资金的高效管理，从而有效降低财务成本2。3.4 供应商的管理优势集中采购的实施，订单资源势必向有实力的供应商集中，这就减少了供应商的数量。供应商数量少，在供应商的准入、考核、评价、退出等各个管控环节更好管理，可以做得更精细。供应商获得足够的订单，也会在生产、交货等多方面进行调整，来配合船企的生产。3.5 有利于降低廉洁风险每个企业的采购部门都是敏感部门，传统的零星采购次数越多，期间产生的廉洁风险就会越大。但承担大规模资材采购的集中采购，由于涉及的部门比较多，在采购的决策、审批的流程上更加完善，相应的监管制度更加严格，从而有效降低了廉洁风险。4 集中采购存在的风险4.1 政策风险国家或地区的政治格局发生变动、经济政策的变动、法律法规的出台等带来的风险，属于不可抗力，有不可预见性，只能通过完善船企的风险防控体系，快速调整经营策略来规避风险。例如：由于突发事件造成的欧洲各国工业原材料短缺，导致相关船企采购欧洲的进口机电设备无法准时交货，有部分船企果断取消订单，调整订货策略。4.2 采购人员风险1）集中采购工作人员在采购过程中出现腐败现象，未能认真履行自己的工作职责；2）集采人员由于自身专业技能不足，没能达到集中采购应有的效果；3）集采人员出于某些原因，没有按规定流程实施集中采购，出现重大缺漏。4.3 市场风险市场行情出现剧烈波动，原材料大幅上涨，供应商资金断裂等，使供应商无法履行合约，船企出现断供风险。有的船企建造出口船，进口的机电设备往往用外币来结算，期间有可能出现汇率风险和利率风险。4.4 监管风险集采执行部门与管理部门之间权责不清，出现问题相互推诿，造成谁都可以管又谁都不管的真空局面。另外，监管机制不健全、制度不完善，缺少监管的应对措施，给船企带来巨大的监管隐患。4.5 供应商风险供应商有意瞒报或提供虚假材料，入围合格供应商，但由于资质不足、产能不足，不能按期交货，影响船企正常生产。另外，供应商不诚信，在产品质量上以次充好，售后服务差，产生合同纠纷，给船企带来合约风险。5 集中采购防范风险对策5.1 集中采购流程规范化按照国家相关的法律法规，以电子商务平台为依托，第 2 期 03 设计规范的集中采购流程。船舶行业由于其物料繁杂的特点，可以先整合资源建立集中采购目录，目录内的船用资材实施集采。未进入目录的船用资材，在条件成熟后逐步加入集采目录实施集采。另外，要充分利用电子商务平台，按照全过程“标准化、流程化、数字化、网络化”的原则实施集采3。5.2 建立完善的供应商管理制度供应商的选择是集中采购的基础,而供应商选择的优劣,直接影响着集中采购的成本、品质与效果。一流的船企要和世界一流的核心供货商形成长期战略联盟，要力争在最短的时期内,将核心供货商总量限制在合理数量以内,并且要保证核心供应商的总采购额占比。另外,要鼓励供应商之间的公平竞争,一方面可以促使质优价廉的企业进行规模营销、规模制造来降低成本；另一方面能够促使优秀的企业全面掌握船企的生产要求,创造更有针对性的、优秀的商品与服务,从而展开更高层次的合作。供应商的管理工作，要做到：1）成立供应商管理部门，对供应商的准入、考核、评价、退出等制定详细的规章制度，定期对供应商进行回访，了解供应商的基本情况。2）对供应商进行分级管理，可以把供应商分成临时供应商、合格供应商、核心供应商、战略供应商。每个级别的供应商，可以享受不一样的优惠条件。例如，每个级别的供应商佣有不同的货款支付周期，核心、战略供应商有更高预付款比例等，从而激励起供应商升级的欲望。3）采购部门对每次供应商来货的综合情况进行评分，年度的综合评分将是供应商升降级的重要指标。4）多引进行业内有实力的供应商，鼓励供应商之间的竞争。当实施集采时，选择供应商的范围要尽可能的广，把有资质有实力的供应商尽可能多的纳入进来，以形成真正的市场竞争效应。5）船企是制造密集型企业，属于核心企业，要有意识的建立供应链，这将是未来抗风险、谋发展的重要举措4。5.3 完善监管制度，实行全程监管监管是集中采购工作顺利进行的有力保障，在防范暗箱、违规操作、遏制腐败方面，有着不可替代的作用。监管工作要做到：1）决策主体与采购主体要分离，不能即做球员，又做裁判；2）在集中采购开始前，严格检查采购信息的公开发布，防止供应商信息不对称的情况；3）集采过程中检查是否“公开、公平、公正”，抑制腐败行为的发生。5.4 建立完善的验收制度、付款制度船舶行业的集中采购从订货到交货，再到安装调试，最后到船舶成品交付，总流程长达 2 年，加强闭环管理至关重要。闭环环节中，以验收和付款最为敏感，也是最容易发生采购风险的 2 个环节，是管理工作的重点。船用资材由于本身的复杂性，完善的验收制度是保障质量的前提。验收环节一般分工厂现场数据验收和到货外观验收。验收应做到方案公开、过程公开、数据公开和结果公开。验收的结果要与付款制度相挂勾，只有产品验收合格，采购人员才能办理付款手续。同时，在每个环节对供应商的表现进行打分，项目完全闭环后产生综合得分。通过这种评分制，将结果反馈给集中采购部门和供应商管理部门，对供应商的评级和订单的获得将产生直接影响。5.5 加强降本增效激励机制在集采过程中，为使订货过程透明高效，往往通过成立专家谈判小组的方式，进行集体谈判。由于专家们长年参与商务谈判工作，谈判热情、动力难免会有所松懈。为调动专家谈判小组的积极性，可以根据降本增效的效果，给予一定的奖励。提高相关人员的积极性，更好地帮助船企降本增效。6 结语通过回顾船用资材传统采购的弊端，阐述集中采购的优势、要遵循的原则，分析了集中采购存在的风险以及防控措施。对于大型的船舶企业，船用资材的集中采购是十分重要的环节，不仅可以降低船企在船用资材方面的采购成本，而且能够帮船企争取到更多资源，提高采购效率。只要各船企坚持集采，集中采购将是助推高质量发展的强劲动力。参考文献：1 封其迪.大宗物资集中采购的风险管理措施分析 J.中国市场,2021(36):164-165.2 刘文杰.企业物资集中采购及其风险控制 J.中国集体经济,2021(30):48-49.3 王剑波.国有企业招标采购风险分析与管控探讨 J.中国市场,2021(32):165-167.4张冠卿.国有大型企业集中采购规范化建设的探索与实践J.中国集体