LY-2-2-001 业务部部门手册.doc

东莞市隆宇电子有限公司 部门手册 文件编号: LY-2-2-001 文件版本: C版 制订部门: 业务部 制订日期: 2010 年 04月 19日 修订日期: 2016 年 7月 15日 页次/页数: 1/ 12 会 签 部 门 品质部 核 准 审 核 制 订 制造部 人事行政部 资材部 工程部 业务部 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 2/12 修 订 履 历 制订日期 修订页次 原版本 新版本 修 订 摘 要 2010-4-19 A 新版发行 2014-11-18 A B 版面格式修正 2016-7-15 3.5.12 B C 按新编码重新修改文件编号 格式统一 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 3/12 发展战略 方针、政策、目标 一、 经营理念： 制度（System）、 创新（Innovation）、发展 （Grow） 诚信（Reliability）、品质（Quality）、 高效（Efficient） 二、 企业发展思想 做一个长久性的、有规模的、高技术的百年老字号公司 三、 和谐发展理念 与时消息 与时谐行 与时俱进 四、 品质（经营）方针： 我们承诺质量保证 我们秉承诚信做人 我们发扬创新精神 我们追求高效卓越 我们完善制度管理 我们展望美好明天 五、 用人原则： 有德无才 培训使用 有德有才 破格重用 无德有才 限制使用 无德无才 坚决不用 六、 品质政策： 我们用优质材料、先进工艺、科学方法、制造合格产品，准时送交给顾客。 七、 质量目标： 客诉率：≤5‰ 人员流失率≤10% 进料检验合格率：≥99% 制程直通率≥98% 成品检验合格率：≥98% 客户满意度：≥85分 生产计划达率：≥95% 交期达成率≥99% 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 4/12 1、 目的： 1.1定义部门內部组织架构,权责功能,部门成员工作职掌,重要的作业程序依据，以确保部门能有效发挥组织功能. 1.2.本手册为部门内部管理及作业程序提供指引 1.3.本手册可供新进人员当培训教材用，同时让新人快时间了解部门组织功能、自己的工作职责 2、 适用范围： 适用于本部门管理和权责划分。 3、 权责部门： 3.1业务部负责对部门手册制定、修改、废止之起草工作及监督。 3.2总经办负责本办法制定、修改、废止之核准。 3.3其他部门协助签核并监督本手册正常实施。 4、 定义： 无 5、 作业流程： 无 6、 作业内容： 6.1部门手册所述内容是根据公司及部门作业需求而定，必要时可另行起草相关文件相辅助或补充以之完善 6.2 部门手冊为部门重要文件之一,应由部门主管亲自保管,部门主管若有异动时, 必需列入交接. 6.3 部门手冊內所涉及之附件僅提供基本格式或样张,故附件之更新以实际资料为主, 并不对本手冊之版本造成影响. 6.4 部门手冊修訂时机: 6.4.1 条文不适用时得修订之. 6.4.2组织异动时,权责功能变动时得修订之. 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年 7月 15 日 制订部门 业务部 页次/页数 5/12 7、组织架构： 业务跟单 业务组长 业务员1 业务员2 业务员2 业务员1 国外业务经理/主任 业务组长 业务副总 国内业务经理/主任 业务部组织编制 国外业务经理/主任 1人 业务员 若干 国内业务经理/主任 1人 内、外贸业务组长 各1人 业务跟单 若干 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 6/12 8．1国外业务经理/主任： 姓名 职 务 经理/主任 职 称 职员 呈报 系统 报告对象（上一级） 业务副总 职务代理人 组长 督导对象（所 属） 业务组长 工 作 任 务 1、 业务部门整体工作的规划、开展 2、 公司决策的宣导、实施、执行 3、 下属问题的积极处理 4、 部门人员的工作分配、调整 5、 进行市场调查，发现有市场潜力的地区和客户。 工 作 职 责 1、 公司整体规划、制度的贯彻、监督执行，工作开展直接对总经理负责； 2、 部门人员的日常管理，运作流程的实施、监督； 3、 业务市场的主导开发，客户关系的维护； 4、 客户来访事项的协调、安排； 5、 主导总结工作，不断寻求新的工作方法：业务工作以生产特长为目标，实现公司效益最大发挥和订单配合； 6、 主导部门人员培训各类产品专业知识，提升面对市场的综合能力； 7、 客户异常问题的沟通、协调； 8、 完成业务副总交办的其它工作 工作权限 1、 提供客户资料、样品需求、报价等内容有审核权，核准确认须报批总经理批准 2、 日常管理事务的推展、决策事务的上报、执行权 3、 部门人员设置、工作规划的建议、执行权 职 务 说 明 1、 大专或本科以上学历，市场营销专业，3年以上工作经验，1年以上本行业或相近行业销售管理经验； 2、 通晓国际贸易业务知识，掌握公司所经营产品国内外行业动态，掌握市场营销相关知识，具备财务管理、法律等方面的基础知识，了解公司产品的技术知识，熟悉国外客户的开发流程，有丰富的参展开发客户的能力； 3、 熟练使用WORD、EXCEL等办公软件，具备网络知识，熟练的英语应用能力； 4、 具有很强的领导能力，判断与决策能力，人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 7/12 8．2业务组长： 姓名 职 务 业务组长 职称 职员 呈报 系统 报告对象（上一级） 业务 经理/主任 职务代理人 业务员 督导对象（所属） 业务员 工作任务 1、 完成上级下达的销售回款与工作目标； 2、 按计划及要求拜访客户； 3、 按要求建立客户档案，并保持良好的客情关系； 4、 收集市场动态与竞品信息，及时上报上级领导； 5、 完成上级领导交给的其他工作任务。 工 作 职 责 1、 以公司的政策为核心； 2、 遵从公司下达的任务及工作反溃； 3、 协助部门经理/主任进行业务团队的日常事物管理、事项落实的监督； 4、 终端的工作布置； 5、 加强与客户的客情沟通； 6、 客户出现的问题及时反溃与耐心讲解； 7、 注意各品牌的终端活动； 8、 制定好与终端客户的周期拜访； 9、 做好对产品的维护以及宣传活动； 10、提前制定好每日/周/月的计划草稿一份。 工作权限 1、 不销售公司外的其他任何产品； 2、 对下属团队的监督管理权、部门工作的建议执行权； 3、 享有国家劳动法要求之工资福利的权利。 职 务 说 明 1、 大专及以上文化，2年以上本职工作经验，了解本公司产品知识 2、 具有独立开发市场、处理客户问题的能力 3、 熟悉业务专业知识，对市场判断、营销计划制订熟悉，能够独当一面的能力，有市场信息收集、分析能力； 4、 熟练使用WORD、EXCEL等办公软件，具备网络知识，有一定的英语基础； 5、 具有较强的领导能力，人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务； 6、 国外业务组长须具备良好的英语能力，熟悉外贸流程及业务开发。 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 8/12 8．3业务员： 姓 名 职 务 业务员 职 称 呈报 系统 报告对象（上一级） 业务组长 职务代理人 业务员 督导对象（所属） 工 作 任 务 1、 新客户开发（电话或拜访）； 2、 老客户或潜在客户回访、跟踪； 3、 整理客户清单，建立自己的A.B类客户表；并针对分类表，分析客户需求，列出对每一客户的进攻方略并执行； 4、 商务谈判、合同签订、及时回收应收账款； 5、 监督产品的品质与服务的状况，为客户把关。 工 作 职 责 1、 在业务经理的指导下，执行业务部门的销售目标和计划，定期完成销售目标，并计划往后的目标； 2、 执行部门销售策略，开拓市场销售渠道，发觉潜在目标群体，让产品更好销售出去； 3、 熟悉销售技巧，分析目标客户的心理，完成销售任务； 4、 每一个客户资料都要做好记录，同时做好客户回访工作，代表公司为客户做各项服务工作； 5、 定期建立客户跟踪表，定期跟踪客户，做好客户反馈意见登记，将情况和客户意见反馈上级； 6、 建立客户档案，做好销售资料的管理，销售资料要保管好，不能丢三落四的。 7、 收集潜在客户资料和新客户资料，分析客户的需求情况，为销售工作做好准备； 8、 分析市场销售竞争对手，发掘潜在竞争对手和竞争市场； 9、 及时了解客户需求，提供最好的回访产品服务； 10、解决客户就销售和服务提出的投诉； 工作权限 1、 做好业务、提高销售； 2、 确保订单正常、充裕 3、 享有国家劳动法要求之工资福利的权利 职 务 说 明 1、 高中及以上文化，有业务经验两年以上 2、 有广博的知识、不仅包括业务知识，还包括其他相关领域的知识； 3、 非常了解客户心理，懂得客户的需要； 4、 良好的人品及心态、不会因为被人拒绝而气馁、沟通表达能力强、有和陌生人攀谈交往的强能力、在交际中被客户认可； 5、 国外业务员须具备良好的英文听、说、写能力，熟悉国外业务的开发流程； 6、 有驾照、会开车。 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 9/12 8．4业务跟单组长： 姓 名 职 务 业务跟单组长 职 称 呈报 系统 报告对象（上一级） 业务主任 职务代理人 业务跟单 督导对象（所属） 业务跟单 工作任务 1、 交货准时负责业务工作的开发及管制 2、 负责顾讯息的取得，传达及监督有效运作，确保交期、数量、品质符合顾客要求，为提升顾客满意度的目标，多方充分沟通 3、 负责对顾客满意度的调查进行测量和监控 4、 建立客户基本资料档案，订单管制和成本分析，报价 工 作 职 责 1、 执行公司各项规章制度以及上级指令，工作对公司总经理负责和顾客负责 2、 根据客户订单和原材料的情况进行评估和合理回复交期 3、 参与品质活动以及质量问题改善，制定并且实施纠正和预防措施 4、 负责确认审批本部门的相关资料和文件，完成上级交办的其它工作任务 5、 开展教育和培训业务跟单良好的工作作风和职业道德、协同其它部门建立良好的企业文化 6、 避免公司材料呆滞、积压，造成资金积压 7、 催货款，所有到期货款由各责任业务负责跟催 8、 严守公司机密，（含客户信息，单价等）报价后追踪客户是否有订单，并了解客户需求量，如多少K/月，是否提前备料、生产。 9、 接单时确认是否送样报价、是否为新机种、单价是否为确认单价，客户采购单内容必须认真阅读核实，与客户确认交期，以满足客户交期和避免公司材料呆滞、积压，造成资金积压 工作权限 1、 有权按客户订单安排组织协调异常 2、 确保订单正常、充裕 3、 合理分配业务工做作量，和管控 4、 对属下的工作争议有申诉权 5、 享有国家劳动法要求之工资福利的权利 职务说明 1、 中专及以上文化，有业务经验两年以上 2、 具有电子行业跟单经验，沟通协调能力好，心态良好，品行端正 3、 具备业务团队管理经验，能协调部门间问题，帮助下属解决问题 4、 国外业务员须具备良好的英文听、说、写能力，熟悉国外业务的开发流程 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 10/12 8．5业务跟单： 姓名 职 务 业务跟单 职称 呈报 系统 报告对象（上一级） 业务跟单组长 职务代理人 业务跟单 督导对象（所属） 工作任务 1、 积极主动服务顾客，建立良好的合作关系 2、 负责顾客讯息的取得，传达及监督有效运作，确保交期、数量、品质符合顾客要求，为提升顾客满意度的目标，多方充分沟通 3、 顾客要求事项，要及时回复 工 作 职 责 1、 日常工作电话、传真、电子邮件等文件的及时处理及回复； 2、 协助业务与客户之间的日常工作沟通和信息传递； 3、 熟悉公司产品，客户资料，客户成品编码及隆宇成品编码，并能够熟练运用到工作沟通中； 4、 《客户资料表》《客户联络表》：新老客户信息资料建档，存档管理（订单合同、交易方式、币别、是否需开票17%、付款票期、付款方式、付款时间）； 5、 新老客户新产品信息导入，做到及时传递给工程部，做好客户与工程之间的信息传递，同时跟进样品承认状况，跟踪客户下单； 6、 报价管理：新老客户报价、调价的跟进及相关资料的整理归档；《报价单汇总表》 7、 样品管制：样品申请（填写样品制造通知单），跟进样品交期，建立寄送样品清单《样品记录表》及《快递清单记录表》存档； 8、 订单管理：建立各客户的《订单管制表》，接收订单——订单评审（产品名称、规格、数量、价格、交期）——下达订单（填写生产制令单）——跟踪落实订单，并及时回复客户交期； 9、 跟踪生产货期及品质监控检验，确保按期按质按量交货； 10、 标签打印：根据订单要求，数量进行打印标签（条码标签、A4纸标签），并建立在《标签发放管制表》； 11、 成品出货管理：至少提前一天打《出货通知单》给相关部门，跟进及验货安排、出货安排，物流运输的联系，开立《送货单》等相关工作的跟进； 12、 客诉管理及退货处理：收集并记录客户投诉的信息，及时传递到公司相关部门责任人，跟进各部门的改善进度及结果，并及时回复客户； 13、 库存消货管理：了解公司库存成品状况，及时请求客户帮忙消化，避免造成仓库压力过大，屯积公司成本；《库存量明细汇总表》 东莞市隆宇电子有限公司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年 7月 15 日 制订部门 业务部 页次/页数 11/12 续上表 工 作 职 责 14、 对账管理：根据客户规定的对账日期，整理单据，《出货明细表》进行对账，并跟进对账单的及时回签，提供发票； 15、 应收货款管理：根据对账单，及时进行货款的催收，如有回款异常要及时报备上级处理； 16、 服务管理：维护客户关系，收集客户相关信息，了解客户需求，做到全心全意为客户提供更满意的服务；《客户满意度调查表》 17、 内部相关部门日常工作的沟通及协调； 18、 客户来访：联络、接待、安排等相关工作内容的跟进； 19、 每天工作日计划，准时在当天9：00前上交给总经理； 20、 按时完成周报，周一发送给总经理；《业务周报表》 21、 及时将重大的客户相关信息上报给总经理； 22、 按时完成上级交办的其它工作任务； 工作权限 1、 严守公司机密，（含客户信息，单价等） 2、 所有到期货款由各责任业务负责跟催 职 务 说 明 1、 女性优先，中专及以上文化，有一年以上工作经验； 2、 对电子产品有一定的认识，沟通协调能力好； 3、 做事有条理，良好的数据观念； 4、 国外业务跟单须具备一定的英文能力； 5、 稳定、责任心强、抗压能力强，良好沟通能力； 6、 适当出差、独立维护老客户关系。 东莞市隆宇电子有限司 标题: 部门手册 文件编号 LY-2-2-001 文件版本 C版 制订日期 2016年7月15日 制订部门 业务部 页次/页数 12/12 8、附录 8.1 附件一：经理/主任工作职掌 8.2 附件二：业务组长工作职掌 8.3 附件三：业务员工作职掌 8.4 附件四：业务跟单组长工作职掌 8.5 附件五：业务跟单工作职掌 9、部门程序一榄表 项次 编 号 文件名称 版次 制订日期 修订日期 应用单位 1 LY-2-2-001 部门手册 C 2010-4-19 2016-7-15 业务部 2 LY-2-2-002 订单评审管制程序 D 2010-9-10 2016-8-3 业务部 3 LY-2-2-003 顾客服务管制程序 D 2010-8-10 2016-8-15 业务部