文件控制程序.doc

文件控制程序 1　目的 保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态，及时获取并使用所需文件的有效版本，防止文件丢失、误传，确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。 2　范围 适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料，包括相应外来文件的控制。 3　职责 3.1　综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作，并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。 3.2　综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。 3.3　综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。 3.4　工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。 3.5　工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。 3.6　计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。 3.7　物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。 3.8　生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。 3.9　各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作，并负责制定文件现行状态的清单。 3.10　各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。 4　管理内容与方法 4.1　文件的分类 ——管理方针和管理目标； ——质量、职业健康安全和环境管理手册； ——质量、职业健康安全和环境体系程序文件； ——为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件，包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等； ——质量、职业健康安全和环境记录。 4.2　文件的编制 文件由承担其管理职能的部门组织编制。 4.3　文件的审批和发布 4.3.1　质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核，总经理批准发布。 4.3.2　程序文件由综合管理部组织审核，管理者代表批准和发布。 4.3.3　技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和发布。 4.3.4　管理文件由综合管理部组织审核，主管副总经理批准和发布。 4.3.5　对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后，由法定代表人或其授权人签署。 4.3.6　需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购买的文件经综合管理部登记后分发。 4.4　（受控）文件的编号、发放、更改、评审及存档管理 4.4.1　文件编号按《文件编号规定》附录B执行。 4.4.2　受控的文件应做好标识，标明文件归口管理部门和分发号等。 4.4.3　文件的发放由公司综合管理部负责，其受控文件应填写《内部文件发放登记表》，按批准的发放范围发放；非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。 4.4.4　文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。 4.4.5　受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。 4.4.6　文件领用人应对受控文件妥善保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时，应到综合管理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。 4.4.7　当受控文件丢失后，应到综合管理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丢失文件作废。 4.4.8　当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。 4.4.9　受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理，并填写《文件更改申请表》，当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖“作废”标志。 作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监督： ——文件的管理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录； ——为任何原因而保留作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。。 4.4.10　质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中，随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时，应及时评审（间隔期不超过12个月），必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和适宜性。 4.4.11　更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采用换页或升版的方式进行。 4.4.12　外来的上级管理部门文件，其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。 4.4.13　受控文件的存档按《档案管理规定》实施。 4.4.14　文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的管理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施控制。 4.4.15　管理文件如有网络版本，由文件管理部门提供只读共享，网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。 5　相关文件 附录B《文件记录编号规定》 《工程图纸、资料管理规定》 《档案管理规定》 6　相关记录 《传真样式》 《签报》 《会议办理会签单》 《发文稿纸》 《内部文件发放记录表》 《文件更改申请表》 《文件收回登记表》 《文件销毁申请表》 《文件销毁登记表》 《收文登记》 《发文登记》 7　附录 附　录　A  流程图 附　录　B  《文件记录编号规定》 附　录　C  《传真样式》 附　录　D  《签报》 附　录　E  《会议办理会签单》 附　录　F  《发文稿纸》 附　录　G  《内部文件发放记录表》 附　录　H  《文件更改申请表》 附　录　I  《文件收回登记表》 附　录　J  《文件销毁申请表》 附　录　K  《文件销毁登记表》 附　录　L  《收文登记》 附　录　M  《发文登记》   附　录　A (资料性附录) 流程图 A.1　管理体系内部文件控制流程图                                   A.2　管理体系外部文件控制流程图 附　录　B （规范性附录） 文件记录编号规定 B.1　目的 为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。 B.2　范围 适用于公司企业标准的编号。 B.3　管理内容与方法 B.3.1　企业标准文件记录编号格式 Q / GDCF  X X XX .XXX ― XXXX     企业标准代号   企业名称代号   企标版本号   企标分层代号   职能部门代号     企标、记录顺序号     企标批准年号                 B.3.2　编号格式注释 B.3.2.1　企业标准代号： 用字母Q表示。 B.3.2.2　企业名称代号： 国电常州发电有限公司简称“国电常发”的汉语拼音字母（大写）的字头组成，即用“GDCF”表示。 B.3.2.3　企标版本号： 以大写字母A、B、C……表示，目前采用“A”版本号。 B.3.2.4　企标分层代号： ——质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示 ——程序文件用数字2表示 ——作业性文件用数字3表示 ——记录性文件用数字4表示 B.3.2.5　职能部门代号： 职能部门名称 代号 职能部门名称 代号 综合管理部 01 财务部 04 计划部 02 物资部 05 工程部 03 生产准备部 06 B.3.2.6　企标、记录顺序号 企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号（2003年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序）。 B.3.2.7　企标批准年号 用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。 B.3.3　文件编号中符号的运用 在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线“/”分开；在企业名称代号与标准代号之间用空格分开；在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点“•”分开；在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线“—”分开。 如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-2003. 如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-2003，表示公司综合管理部2003年颁布的第2张记录表式。 B.3.4　记录流水号的编号规定 B.3.4.1　记录流水号的编号格式         B.3.4.2　记录流水号编号注释 记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。 B.3.4.3　记录流水顺序号 记录流水顺序号用三位数阿拉伯数字表示。 B.3.4.4　记录识别号（可选） 记录识别号用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别号位数由部门控制，并可相应增加分割符。 B.3.4.5　记录流水号中符号的运用 在记录部门编号与记录流水顺序号之间用圆点“•”分开，记录顺序号与记录识别号之间用“－”分开。 如01.010，表示公司综合管理部填制某记录的第10个记录。 01.010-NS，表示公司综合管理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。