02-1记录控制程序.DOC

中建二局记录控制程序 版本：A 修改状态： 第 5 页 共 5 页 1 目的 确保提供符合顾客要求和质量管理体系有效运行的证据。 2 适用范围 适用于局总部、区域公司及所属各项目经理部对记录控制。 3 相关文件 《中华人民共和国档案法》96年版； 《中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成一般要求》(GBT11822/89)(1996.7.5日通过)； GB/T19001-2000idtISO9001-2000质量管理体系 要求； SBC.QS.01.00-2000中建二局质量手册; SBC.QS.02.01-2000《文件控制程序》。 4 定义 采用上述文件有关术语的定义及下述定义。 4.1 记录 为证明产品特性满足质量要求的程度或为质量管理体系运行的有效性提供客观证据的文件、资料、各种记录表、软盘等。 5 职责 5.1 局总部各部门 5.1.1 办公室负责本部门记录的控制；组织记录的归档与管理，收集完善局重点工程的档案；对区域公司的记录归档和工程档案的收集、整理工作进行检查。 5.1.2 工程项目管理部负责本部门和业务系统记录的控制；检查区域公司的工程技术资料和交工资料的收集整理工作。 5.1.3 其它各质量管理体系责任部门负责本部门和所主管业务系统记录的控制。 5.2 区域公司部门 5.2.1 办公室负责本单位记录的控制；组织记录的归档与管理；检查项目经理部的工程技术资料归档工作。 5.2.2 工程技术科负责本部门和业务系统记录的控制；检查、审定项目经理部的工程技术资料和交工资料的收集整理工作；组织交工资料归档。 5.2.3 其它各质量管理体系责任部门负责本部门和所主管业务系统记录的控制。 5.3 项目经理部 组织各业务人员真实、准确、及时、完整地填写各项工程施工记录和质量管理体系运行记录；负责交工资料的收集、整理、报审、保管，及时归档。 6 工作程序 6.1 记录的范围 局总部记录分为质量管理体系运行记录和工程交竣工记录。 6.1.1 工程交竣工记录 一般包括: a）图纸会审记录; b）设计变更记录、洽商记录; c）施工组织设计(施工方案)及其审批表; d）开工报告; e）技术交底记录; f）施工日志; g）原材料、半成品、成品、设备、器具等合格证、进场记录、试验报告、验证记录; h）施工过程检验试验记录、各种测试记录、试运转记录和调试记录; i）隐蔽工程验收记录; j）基础、结构验收记录; k）工程质量检验评定记录; m）单位工程验收记录; n）竣工图及其它资料; p)设备运转和维修验收记录。 6.1.2 质量体系运行记录详见各有关质量管理体系程序文件和第三层文件的记录表格。 6.2 记录的标识 6.2.1 各部门、各单位的记录必须使用程序文件和第三层文件规定的规范化的格式和统一式样；如采用地方政府主管部门要求的格式，有编号有标识的，不另做标识；在实施中不得采用不规范的记录。 6.2.2 质量管理体系运行记录通过其名称、编号等内容进行标识。一般的编号方法如下： QS.××.××－×× 记录顺序号 文件编号 该文件处在质量管理体系层次号 质量管理体系代号 如“收文登记薄”编号为QS.02.01-01。 6.3 记录的填写 6.3.1 记录由各文件规定的责任人员负责填写。 6.3.2 记录必须用蓝黑、黑颜色墨水笔书写。 6.3.3 记录书写必须工整，字迹清晰，易识别。 6.3.4 记录中的内容和数据不得更改。如记录确实有误，并有充分证据证明其记录有误时，经原主管部门负责人批准，由原记录人对记录进行更正，更正后附原有证据，并在证据上签上原记录人和批准人的名字及更正时间。 6.3.5 工程交工资料中的数据不准更正。 6.4 记录的收集、整理 6.4.1 局总部机关各部门、各单位形成的记录，由资料员分类，依日期顺序收集整理好。收集整理时做到准确、完整、齐全、分类、编目清楚，保管条件符合要求。 6.4.2 项目经理部记录的收集整理。 a) 由项目技术负责人根据工程所在地建设行政主管部门颁布的交工资料目录和内容规定，在项目质量计划中明确所需记录； b) 记录应明确责任人员，并负责各自分管的记录的收集、整理； c) 每月２５日至２８日，由责任人员将自己负责完成的记录交到项目资料员处，统一保存或各自分类编目保存； d) 记录交接资料员做好接收记录； e) 项目资料员将收到的各类记录按月度进行汇总、整理、分类、编目、标识； f)质量管理体系运行记录由责任人员分类，编目保存。 6.5 记录的归档 6.5.1 各部门、区域公司质量管理体系运行记录中除工程合同、管理评审计划和报告、质量分析会记录交档案室归档外，其余记录由各单位、各部门自行归档。记录交接时双方应做好记录，归档时间在次年１月上旬或工程竣工后２个月内完成。 6.5.2 工程项目交工资料的组卷、归档。 a)交付给顾客和地方档案馆记录按工程所在地建设行政主管部门有关规定执行； b)交局档案室归档的工程项目交工资料按局重点工程档案归档计划执行； c) 交区域公司档案室归档记录的要求 (1) 由项目经理、技术负责人和资料员负责归档； (2) 小型工程的成套交工资料交付顾客时间在工程交付后不超过20天； (3) 中型工程的成套交工资料交付顾客时间在工程交付后45天内完成； (4) 大型以上工程的成套交工资料交付顾客时间在工程交付后120天内完成； (5)重点工程的成套交工资料交局档案室时间在工程交付后180天。 6.5.3 归档记录由档案管理员按档案管理规定，确定检索方法，以便于查找。 6.5.4 质量管理体系运行记录保存期为５年。工程技术档案的保管期限根据国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》附表《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。 6.5.5 项目质量管理体系运行记录待项目竣工后移交区域公司办公室，并办理交接手续。 6.6 记录的借阅 6.6.1 借阅部门记录必须经部门负责人批准。到档案室借阅记录须经主管领导批准，在办公室办理手续，填写《文件借阅登记表》QS.02.01-07。 6.6.2 借阅人员不得在记录上任意画线或做其它标记;不得擅自涂改、污损、拆散、转借或丢失记录,如发生上述情况,由相关部门追究该借阅者的责任。 6.6.3 局各级各部门的记录均属内部信息，未经授权人批准，任何单位和个人不得外借，不得让外单位人员查看。 6.6.4 顾客代表要求查看某些记录时，经主管领导批准后可以查看。 6.7 记录的贮存、保护 记录的贮存保管要防止丢失和损坏。 6.7.1 档案室应有防潮、防虫、防火、防盗设施。 6.7.2 档案室要建立健全各项档案管理制度，并按制度实施。 6.7.3 各部门应有专人保管好本部门所形成的记录。 6.7.4 项目经理部要设专人统一保管项目的各项记录。 6.8 分包方记录的控制 6.8.1 有关部门和区域公司在同分承包方签订合同时，在分包合同中要规定对分包工程记录的表格、范围、内容、标识、填写、保管、总包审批、传递到总包单位资料员的要求,具体要求按本程序中的有关规定执行。 质量记录控制程序 主题:记录 版本:A 第 6 页 共 5页 6.8.2 分包方记录的收集 在分包合同中应明确工程交竣工记录的移交期限,确保各种记录的收集及时、完整、准确。 6.9 记录的处理 作废的和过期失效的记录，由部门提出，经主管领导批准后，由主管部门负责按《文件控制程序》6.8.1规定销毁,并填写销毁记录QS.02.01-05。 7 记录 本程序所涉及的记录,按本程序第6章进行控制。 7.1 《文件借阅登记表》QS.02.01-07。 7.2 《销毁文件登记表》QS.02.01-05。