44 -【案例】-制造业采购管理制度.doc

采购管理制度 1 目的 为规范公司采购流程，明确各部门在采购活动各环节的职责、有效降低采购成本，确保采购到质优价廉的物资、设备、用品等资源，制订本制度。 2 范围 本制度适用于公司生产、技术、研发等部门需求物资的采购,含设备、工具、原材料、辅材、劳保用品等。办公物资由行政部负责采购。样品或者资质认证/实验所需材料的采购由技术部或研发部自行完成。 3 定义 3.1 采购：是指公司为满足企业生产及经营活动的需要从供应市场获取产品或服务作为公司资源的过程。 3.2 应急采购：指因需求部门主观失误(如沟通失误或请购人遗忘等)或生产建设中的突发事件引起的为完成急迫任务而进行的采购。 4 职责 采购一般由需求部门填写请购单，仓库负责核准请购物品的库存量，采购部门负责将物资采购到位，财务负责盖合同专用章并依据合同约定付款，验收小组负责检验，仓库管理员负责入库，公司领导负责各环节的最终审批。 4.1 请购部门：请购人需详细填写《请购单》诸要素，请购部门主管负责审核所请购物品的必要性和请购单诸要素的完整性，部门负责人审核签字后的请购单送分管领导审批。负责向采购部门确定到货的时间节点。在请购物品技术含量较高时，请购部门需配合采购部门完成采购工作的各环节。 4.2 仓库：仓库负责主料、辅料、工具、劳保用品等请购物品的收货、验收组织及保管。其中仓库管理员负责核对请购单、供应商送货单（销售单）与实物的一致性，凭验收单（验收报告）开具入库单。 4.3 设备中心：负责设备类物资的验收组织及保管、维护、维修等。 4.4采购部门：负责收集供应商信息，并进行询价、比价、价格谈判、组织采购项目评审会、意向供应商实地考察、拟定采购合同等环节；需根据请购部门要求的时间通知供应商按指定的时间地点发货；对于验收中出现的品质问题，需与供应商沟通进行产品替换或售后服务，必要时进行退货。 4.5 财务部：负责审核请购单、合同会签表，加盖合同专用章，根据合同约定支付货款。 4.6公司领导(分管领导)：负责审批请购单，负责审批比选方案并确定意向供应商，负责审批采购合同并签署，负责审批付款申请单/借支单/费用报销单。 4.7 验收小组：由需求部门、采购部、品质部、设备部/仓储中心等部门的相关人员组成。负责对采购到的物品进行品质鉴定并出具验收单（验收报告）。 5 流程图 5.1 生产原材料/设备首次采购流程图 5.2 工具/辅材/劳保用品采购流程图 5.3 应急采购流程图 6 其他说明 6.1 请购的时间规定： 6.1.1请购预留时间表： 物资金额预算 （单位：万元） 设备类物资 （单位：工作日） 其他类物资 （单位：工作日） ＜1 ≥5 ≥3 ≥1&＜10 ≥15 ≥10 ≥10&＜50 ≥30 ≥15 ≥50 ≥60 ≥30 6.1.2以上时间是指请购部门需较到货时间提前相应工作日向采购部提交经领导审批通过的请购单的时间差。 6.1.3请购单需求时间不符合以上规定的，采购部有权按以上周期延迟交付。 6.1.4 每周最后一个工作日（单休周六，双休周五）上午8-12点为各部门提交下周采购计划的时间段，每月25日为各部门提交下月月度采购计划的时间，超出以上时间段原则上不接受请购单。临时提交的请购单顺延累计至下周或下月采购计划，应急采购除外。 6.2 采购项目审批及流程节点管控 6.2.1基本资料：请购单、询价比价单、发票、验收单，以上资料适用于所有类型的物资采购。此外还需送货单（小额零散采购和设备采购除外）、入库单（设备类除外）。 6.2.2采购项目管控等级表 管控类型 管控项目 ≤2000 2千-1万 1-10万 10-50万 50-100万 ＞100万 审批等级 需求部门审核 √ √ √ √ √ √ 采购部门审核 √ √ √ √ √ √ 财务总监审核 √ √ √ √ √ 分管副总审批 √ √ √ √ 总经理审批 √ √ √ 设备、工具类 物资管控 是否开评审会 √ √ √ 是否现场考察 √ √ √ √ 是否签订合同 √ √ √ √ √ 主材、辅材类 物资管控 是否开评审会 √ √ √ 是否现场考察 √ √ √ 是否签订合同 √ √ √ √ 办公、劳保用品管控 是否开评审会 √ √ √ 是否现场考察 √ √ √ 是否签订合同 √ √ √ √ 6.2.3以上审批等级是指请购需求（单）的审批等级；管控措施是指对同类产品首次采购过程中除提供基本资料以外的风险控制措施。其中召开评审会是指由采购部召集各相关部门负责人确定采购物品的供应商，超过50万的还需邀请供应商评标；现场考察是指由采购部对意向供应商的生产或办公场地进行现场考察以确定供应商的资信和生产能力；签订合同是指签订采购商品的购销合同。 6.2.4 以上管控金额等级是指设备类单台金额或其他类单批次采购总金额。 6.3日常稽核办法: 由行政部牵头组织，每月随机从行政部、生产部、财务部、技术部、研发部中抽调3人（部门负责人或其指定代表人）组成稽核小组，按照上月所有采购物品（由仓库提供所有入库物品清单）的10%-20%进行随机抽查，对抽查到的采购物品进行市场询价，稽查小组按照询价结果填写《采购稽查单》报公司备案。 6.4为利于公司风险控制和财务办理付款，采购部应该在合同谈判中加入“我方支付预付款或分期款之前要求供应商提供收款收据，在支付主要货款之前要求供应商提供全额增值税发票。”的条款，对确实无法与对方达成共识的，应在合同中明确对方提供收据和发票的时间节点。 6.5根据月度、季度、年度的供应商评价结果，原材料/设备类的第二次及以后采购可以根据实际情况减少“确定供应商”环节。 6.6办公类物资（含办公用品及办公类固定资产）由行政部负责采购。样品及资质认证/实验所需材料由技术部或研发部自行采购。 7 附件 附件1：《请购单》 附件2：《询价比价汇总表》 附件3：《合同会签表》 附件4：《采购稽核单》 8 附加说明 本制度采购部制定，并负责解释和归口管理。 附件1： 请 购 单 请购部门/科室 请购用途： 请购人签字： 日期： 年 月 日 采购类型：□原材料 □辅材 □设备 □工具 □办公用品 □劳保用品 请购项目如下（本采购单另附明细 页） 序号 名称 规格型号 颜色/材质 品质档次 数量/单位 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 要求完成日期： 年 月 日 办公类物资预估金额： 申请部门负责人审核： 年 月 日 仓库/行政部核准： 年 月 日 采购部负责人审核： 年 月 日 财务部负责人审核： 年 月 日 公司领导审批： 年 月 日 备注： 附件2： 询价/比价汇总表 时间： 年 月 日 物料 名称 规格 数量 公司名称 公司资质 公司以往业绩 报价 工期 付款方式 联系人 备注 采购部意见： 审核意见： 经办人： 采购部负责人： 请购部门负责人： 分管副总： 日期： 日期： 日期： 日期： 备注：需要由技术审核的物资采购必须经技术副总审批，其它只需分管领导审批即可 附件3： 合同/协议会签表 合 同 名 称 合同类型 □ 新签 □ 续签 □ 变更 合同金额 元 对方单位名称 联 系 人 联系方式 承 办 部 门 　 承 办 人 　 申请时间 合同主要内容 合同谈判人员 　 会签意见及签名 ※ 与合同内容无关联之部门无需签名。 ※ 会签意见不够填写时，可另 附页面描述。 承办部门 　 负责人（签字）： 年 月 日 行政部 负责人（签字）： 年 月 日 技术部 负责人（签字）： 年 月 日 财务部 　 负责人（签字）： 年 月 日 生产部 负责人（签字）： 年 月 日 营销部 负责人（签字）： 年 月 日 分管副总 负责人（签字）： 年 月 日 总经理 负责人（签字）： 年 月 日 附件4： 采购稽核单 稽核 日期 年 月 日 稽核 方式 稽核 地点 　 　 入库 日期 入库 单号 供应商名称 物资 名称 规格 型号 采购 数量 采购 价格 采购 金额 询价1 询价2 询价3 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 稽核小组综合意见： 改进建议： 稽核小组成员签署： 公司领导意见：