【电子文档】电子文件管理规程--行政人事CLUB.doc

电子文件管理规程 1 目的 建立电子文件的管理规程，规范电子文件的管理程序。 2 范围 适用于本公司所有的电子版本的质量管理体系文件。 3 职责 相关岗位操作人、各部门负责人、质量管理部QA。  4 工作程序 4.1 电子文件：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、硬盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。  电子文件包括：公司所有纸质文件相对应的电子版的文件、检验仪器操作平台软件及运行时所形成的检测数据（包括生成的记录、图谱、曲线等）、生产设备运行时所记录的实时数据文件（如打印的曲线）等。  4.2 制定原则：  4.2.1 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录与源文件放置在同一文件夹里。  4.2.2 电子版本文件的名称必须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“QP-01 文件控制管理规程”。  4.2.3 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本交给质量管理部。  4.2.4 未递交电子版本的文件，QA部门不予发放纸质文件。  4.2.5 每个子文件夹中设置一个“旧版文件”文件夹，每次文件升级后，将相应的旧版文件移至“旧版文件”文件夹中。 4.2.6 对于在检测和生产过程中，有电子数据处理系统的，应当制订相应的操作规程，规定只有经授权的人员方可输入或修改数据，并且更改、删除数据的应当有记录，应当使用密码来控制系统的登录，关键数据输入后，应当由专人独立进行复核。  4.3 电子文件的归档  4.3.1 公司质量管理有关的电子文件的归档管理由质量管理部QA负责，各部门、车间电子文件由各部门、车间指定人员负责。  4.3.2 文件起草人将批准的文件送至文件管理QA处，同时将最终电子版本交至文件管理QA处，文件管理QA在电脑中建立相应的文件夹，对文件进行分类保存。  4.4 电子文件的查看权限：部门递交电子文件时，由QA文件管理员设置电子文件的修改密码，电子版文件不得随意更改、删除和复制，如需复制、删除和修改，必须经过QA经理批准，同时要保留修改的痕迹。  4.5 注意事项： 4.5.1 文件管理QA每年12月底将整理归档的电子文件，备份至移动硬盘或U盘上，保存在公司资料室，保存期限为长期。  4.5.2 电子文件仅用于存档，而不作为执行依据，各车间、部门需按照QA部门发放的纸质文件为准。 第 2 页 共 2 页