01-【管理制度】-28-化妆品公司行政管理制度.doc

XXX化妆品有限公司 行政管理制度 行政管理制度 XXX化妆品有限公司 目 录 第一章 总则 … ………………………………………………………2 第二章 规章制度建设及管理办法 ……………………………………2 第三章 公文使用管理规定 …………………………………………3 第四章 仪容仪表管理规定 ……………………………………………6 第五章 出差管理规定 ……………………………………………… 7 第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定 …………………………8 第七章 物品管理规定 ……………………………………………… 9 第八章 印章管理规定……………………………………………… 14 第九章 文印管理规定 ……………………………………………… 18 第十章 会议管理规定 ……………………………………………… 19 第十一章 车辆使用管理规定…………………………………………22 第十二章 钥匙管理规定………………………………………………30 第十三章 档案管理规定………………………………………………31 第十四章 保密管理规定………………………………………………39 第十五章 计算机及网络管理规定 ……………………………………43 第十六章 固定电话使用管理规定 ………………………………… 45 第十七章 员工考勤管理规定………………………………………… 46 第十八章 信息报告管理规定 …………………………………………49 第十九章 对外宣传及公共关系管理办法………………………………52 附件 第一章 总则 第一条 为加强公司的行政事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。 第二条 本制度所指的行政事务管理包括：《规章制度建设及管理办法》、《公文使用管理规定》、《仪容仪表管理规定》、《出差管理规定》、《图书、报刊、信函等资料管理规定》、《物品管理规定》、《印章管理规定》、《文印管理规定》、《会议管理规定》、《车辆使用管理规定》、《钥匙管理规定》、《档案管理规定》、《保密管理规定》、《计算机及网络管理规定》、《固定电话使用管理规定》、《员工考勤制度》、《信息报告管理办法》、《对外宣传及公共关系管理办法》等规定。 第三条 管理中执行“一个上级原则”，接受直接领导管理，非特殊情况不得越级请示、报告，不得越级指挥，但员工可以越级申诉。 第四条 本管理办法适用于美炫风化妆品有限公司，其他业务公司可参照执行。 第五条 本制度经正式审批通过后生效实施，原有相关规定同时废止。由综合部负责解释、补充。 第二章 规章制度建设及管理办法 第六条 为规范公司制度管理，特制定本办法。 第七条 制度分为根本制度、基本制度和业务管理制度三类。 一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依据。主要包括公司章程、纲领等。 二、基本制度是指公司各项工作或业务活动的重要管理规定。主要包括行政管理制度、人力资源管理制度、财务管理制度、经营管理制度等。 三、业务管理制度是指公司各部门及因工作需要制定的适用于其部门或其公司的管理规定、流程、细则或办法。 第八条 制度按照“务实适用”的原则制定。 第九条 公司制度由公司组织研议拟定，报公司总经理办公会审议通过，提请公司董事长审批并下发。 第十条 制度应用词确切，语句通顺，符合企业发展实际，应充分考虑其他相关制度规定，避免相互抵触。 第十一条 企业制度由综合管理部统一编排文号，统一存档和下发，底稿由综合管理部统一存档。 第十二条 与重大经营管理活动相关的制度的制定与修订工作由业务部门负责，公司综合部为归口管理部门形成专项提案列入议事日程，报公司领导班子审核批准。 第十三条 各类制度文本发放至有权保管人时应办理交接手续，文本保管人调动或离职时，制度文件列入移交内容。 第十四条 制度颁发后，由制定部门负责监督实施。 第十五条 公司综合部负责组织本公司各部门对现行各类制度进行修订。 第十六条 修订后的制度下发后，原来的制度同时废止。 第三章 公文使用管理规定 第十七条 股东会及董事会文件、公司管理文件等公文，是传达公司决策、管理、指令、报告经营情况、与外部联系或商洽工作的重要工具。 第十八条 公文由综合部实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。 第十九条 文件起草按职能分配，由各主管部门负责。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义，文字要简洁明了、词意表达正确。 第二十条 各部门及各有关人员，对公文中涉及政府、公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第二十一条 各类文件、资料按照保密等级分为绝密、机密、秘密、内部文件、公开文件五种。涉密文件及内部文件应严格控制知情范围，由承办人按阅批权限承办，阅后妥善保管归档。 第二十二条 发文的程序为：拟搞、审核、签发、复核、印发、归档、销毁等。 一、拟稿 （一）以公司名义下发的公文和对外公函，根据其业务内容，由主办部门套用公司发文格式进行拟稿，并填写主题词、抄报、抄送、日期、打印人、校对人、承办人、份数。草拟公文应注意以下事项： 1.内容要符合政策、法律、法令及地方性行政规章 ； 2.反映情况要客观，实事求是； 3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范； 4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确； 5.结构层次次序，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （二）编号、登记、规范文件格式：主办部门将草拟好的文件电子版发送至综合部进行编号、登记、规范文件格式。 1.以公司名义行文，用“美炫风发字[××××]×号”格式（见附件1）； 2.以公司名义发函，用“美炫风函字[××××]×号” 格式（见附件2）； 3.公司会议纪要，用“美炫风纪字[××××]X号” 格式（见附件3）； 4.公司各部门向公司请示、报批有关事项，使用《XXX化妆品有限公司》格式（见附件4）； 5.公司简报,用“20XX第X期（总第X期）”格式（见附件5）； 6.公司红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他发文一般不用公司红头文件格式。一般事项发文，无需签批、落款为具体部门的，不用字号。 （三）公司发文文体、字号要求： 1.文件眉头统一为“XXX化妆品有限公司文件”。字体均用一号红色黑体； 2.文件号一行用四号宋体。 3.文件标题用三号黑体字，一级标题用小三号黑体，二级标题用小三号仿宋加粗。 4.文件正文字体为仿宋小三号。 5.正式文稿一律采用A4打印纸。 6.主题词用小三仿宋，并加粗。 7.其他文件的格式、字体要求，参照发文标准，参见附件1。 二、审核、签发、复核 （一）由主办部门打印公文及其附件，并填写《发文审核表》（见附件6），由主办部门负责人、分管领导审核文件内容，综合管理部负责人审核文件格式，报总经理以上领导审批签发，印章保管人方可盖章。若需其他有关部门会签的，应先会签，然后再送领导审批签发。 （二）经领导签发的公文，原则性的内容、条款不得改动，如需删改，需经原签发人同意。 三、印发 （一）主办部门将经领导签发的公文及《发文审核表》送到综合部办理盖章； （二）以公司名义下发的公文，原则上由综合部统一登记发送。对公司以外的单位发业务联系函，盖章后由主办部门送至相关单位，并办理好签收手续,将对方签收的原件在5个工作日内交综合管理部存档。 四、归档 公司所有发文，主办部门和相关部门应有复印件存档，并由主办部门将文件原稿、对方签收件、《发文审核表》、审核稿件各一份送综合管理部存档。有领导批示的，还应附批复件。 第二十三条 公司所有文件实行统一的归口管理。公司收文的处理程序为：收文、登记、审核、分文、传送、办理、立卷、归档。 第二十四条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复；一般文件三天内批复。 第二十五条 各级领导阅、批公文应仔细认真，不得圈阅，须签署明确、具体意见的，阅完后要签名并注明日期。 第四章 仪容仪表管理规定 为了树立和保持公司员工良好的职业形象,进一步规范化管理，特制定本管理规定。 第二十六条 个人仪容仪表及着装要求 一、员工个人形象应保持端庄、大方，头发保持干净清爽，女员工妆容应以淡妆为主，禁止以浓妆艳抹形象出现在办公场合。 二、所有员工工作期间外出办事、出差等同于正常上班，均应着正装上下班，以展现公司规范管理的品牌形象。 三、节假日上班着装要大方得体，不可着奇装异服，女员工不可着抹胸、吊带裙、热裤等过于暴露的服装，不可穿拖鞋上班。 四、员工不按规定着装者，每次罚款50元，其直接上级领导负连带责任，处以罚款100元。 第五章 出差管理规定 第二十七条 员工出差必须依下列程序办理： 一、出差前应填写《出差申请表》（见附件7），由部门领导签字确认，报经营班子分管领导审批；部门领导及以上人员出差须报总经理审批。因紧急事务未按程序办理申请的，由执行该项公务的员工在出差返回后3个工作日内补办有关手续。 二、出差人员凭《出差申请表》到财务管理部填写《借款单》，按审批程序预借差旅费；并将《出差申请表》交综合管理部相关人员处进行存档及考勤登记。 三、出差人员出差返回后五个工作日内必须报账，并结清出差借款，未能结清的借款,财务部有权在其当月和以后月份的工资或其他补贴中扣回，直至扣清为止。 第二十八条 出差超出预定时间，须报经出差审批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延长出差期限的,须及时报经出差审批人同意并在出差结束后提交相关证明至综合管理部，否则按旷工处理；未经批准，超出预定出差期间的费用不予报销。 第二十九条 出差费用的报销：出差费用包括交通费、住宿费、伙食费、通讯费、招待费等，其标准按公司财务制度相关规定执行。 一、交通费、住宿费在标准内凭票据实报销，超标自付。 二、伙食费、市内交通费在标准内凭票据实报销。 三、通讯费超出标准部分，按相关规定执行。 第六章 图书、报刊、信函等资料管理规定 第三十条 图书、报刊、信函由综合管理部统一管理。指定专人负责登记、分类、发送，并及时整理、存档以备查阅。 第三十一条 各部门负责人可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理；否则，费用自理。以公司名义购买的书籍需到综合部办理出入库，并盖公章后才能借出。 第三十二条 图书借阅 一、公司员工经所在部门领导同意，综合部办理借阅登记手续，可借阅公司所存各类图书、杂志。 二、专业性强的工具书（如：规程、规范、定额等）可以随项目长期借用。 三、一般图书每人每次最多可借阅两册，借阅时间不得超过一个月，如有特殊事由需续借者，务必办理续借手续。 四、损坏、丢失图书、资料，责任人应照原价双倍赔偿，并负责购买或协助购买。 五、员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时必须随时收回，借书人不得拒绝。 第三十三条 综合部图书管理人员每隔半年清点库存书籍1次，并将清单上报综合部经理。 第三十四条 各部门订阅的报刊、杂志需由综合部指派专人收发。 第三十五条 报纸在阅览后，请务必归回原位；过期的报纸由综合部统一回收管理。 第三十六条 员工调岗、离职时，还清所借阅图书、资料后，方可办理相关手续。 第三十七条 公务信函由综合部收发人员登记后统一寄发，挂号信和特快专递需经所在部门负责人批准，登记后方可邮发。 第七章 物品管理规定 为更好的控制公司的办公成本，合理使用办公费用，规范办公用品的采购和领用，特制定本规定。 第三十八条 物品分类 一、固定资产：单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品，如车辆、电脑、复印机等。 二、低值易耗品：不属于固定资产，但价值较高或使用时间较长的物品，如铁皮柜、打印机等。 三、办公用品：办公使用的消耗性物品，分为耐用办公用品和易耗办公用品两大类。 （一）耐用办公用品包括计算器、裁纸刀、剪刀、笔筒、直尺、订书机、卷筒纸盒、档案（文件）盒、书立、垃圾桶、烟灰缸、电话机等。 （二）易耗办公用品包括公共所需办公用品和员工个人所需办公用品： 1.公共所需办公用品包括：打印纸、传真纸、复写纸、纸杯、杯托、茶叶、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。 2.员工个人所需办公用品包括：透明胶、胶水、水性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、钉书针、卷筒纸、面巾纸、档案袋、文件夹、回形针、大头针、铁夹、笔记本、荧光笔、橡皮、涂改液、装订夹、光盘等。 第三十九条 物品的采购 一、物品的采购遵循“统一采购，货比三家”的原则。 二、办公用品的采购 （一）定点采购原则 由综合管理部和成本合约部视情况在每年年初进行市场询价比较后，确认2-3家作为定点采购单位。 （二）季度定期性采购 综合部按季度定期申购公司常备办公用品，建立常备办公用品库。采购时间一般为每季度第一个月的10日前，可根据具体情况调整。 （三）月度补充性采购 各部门于每月向公司上报下月办公用品采购计划（详见附件8），由综合部负责收集、统计、审核。综合部根据统计结果，比照常备办公用品库存情况对需采购的物品进行调剂，对库存紧张或无库存的物品可进行补充性采购。文员负责制作当月常用办公用品补充采购计划表，经综合部经理审核，报公司领导审批通过后，于每月5日前完成当月采购工作，并办理入库手续。 （四）预算内日常应急性采购 在日常工作期间，如各部门需在预算内应急采购无库存或库存紧缺的物品，须填写库存外(预算内) 办公用品申购表，经本部门负责人确认，报董事长核同意后，由文员联系定点供应商落实采购。 （五）预算外采购 预算外物品的申购程序按公司现行规定执行。 三、大宗物品的采购达到招标要求的须按招标管理规定办理，未达到招标规定要求的需要进行多家询价，力求价廉物美。领用时按照计划采购清单领用。 四、特殊物品无法统一采购时，必须事前征得分管领导同意后方可自行采购。 五、固定资产和大批量低值易耗品的采购必须由使用部门提出申请，经公司领导同意后方可进行采购。 六、采购单件物品在500元以上的，必须填写呈批件，经领导审批同意后,由招投标采购专员进行采购。 第四十条 物品的保管 一、公司的物品由综合部进行登记造册（见附件9），集中保管；单价物品价值超过500元的，还应配备图像资料。 二、常备办公用品库由文员担任保管责任人，具体负责办公用品采购计划的收集、汇总、统计、分析，办公用品采购工作的实施，办公用品的入库登记、保管、分发以及各类相关报表的制作等工作。 第四十一条 物品的领用 一、部门和个人领用物品时需到公司综合部办理领用手续。 二、领用新购固定资产时，领用人必须在《出入库单》中“保管人”一栏签字，经综合部经理和保管人签字后方可领用，并由保管人将《出入库单》送财务部登记备案。 三、员工如需领用办公用品的，在文员处填写办公用品签领表，经部门负责人确认后方可领用。 四、耐用办公用品于员工入职时，由员工本人向综合部按标准领用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新重新办理领用手续；发生遗失的，由领用人在《办公用品领用登记表》（见附件10）中“备注”栏写明原因并办理领用手续。 五、各部门须领用墨盒、碳粉等办公耗材的，按照“凭旧领新”原则，向文员退还旧耗材，填写办公用品签领表后，经本部门负责人确认后方可领用。 六、领用低值易耗品时领用人必须在《低值易耗品领用登记表》（见附件11）中签字确认，特殊情况如由各部门自行购买的低值易耗品，必须到综合部办理登记备案；发生遗失或损坏的，需向综合部报告并签字确认。 七、公共场所所需办公用品由文员按上月用量标准按月进行分配，领用人可依据当月用量进行合理调整。 八、部分办公用品领用标准 （一）水性笔：员工入职时领取1支； （二）反尾夹：各部门每半年各型号限领一盒； （三）皮质笔记本：经理级以上人员每半年限领一本，对基层员工不提供皮质笔记本； （四）普通软抄笔记本：基层员工每人每半年限领一本； （五）水性笔芯：每人每次限领1支； （六）耐用办公用品：员工入职时按标准领取。 九、员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并在《员工离职移交手续清单》中的“移交事项”对应栏签字，复印一份交综合部存档，由综合部对所退还物品进行重新登记。如因调岗或离职须移交固定资产价值较高的低值易耗品给其他人员的，由综合部组织验收后，确认无误后，方可办理移交手续；如移交清单中发生物品损坏或遗失的，根据财务部意见办理责任人赔偿事宜。 第四十二条 物品的后续管理 一、综合部应对固定资产和价值较高的低值易耗品进行编号，贴上标签，年末由综合管理部门协同财务部对所有物品进行盘点核对。 二、办公用品应由综合部每月进行数量、金额统计后报财务部备案（见附件12） 三、固定资产和价值较高的低值易耗品使用地点发生变化时，综合部和财务部应及时更正有关备案资料，保证帐、卡、物一致。 四、固定资产和价值较高的低值易耗品发生外借和出售，必须由综合部填写呈批件，经领导同意后，报财务部备案；若发生遗失、损坏、报废或被盗丢失，必须由相关部门书面上报综合部，由综合部查明原因，并填写呈批件报领导审批后，由财务部作出相应的处理。 五、固定资产和价值较高的低值易耗品如需搬出办公场所时，须填写《放行条》（见附件13），报部门领导及综合部经理同意后方可搬离。未经许可，严禁私自搬离。 六、管理人员违反规定致使物品流失的，由其本人负责追回，无法追回造成公司损失的，由责任人负责赔偿。 第八章 印章管理规定 第四十三条 印章的刻制和收缴 一、刻制印章要严格履行手续。刻制单位、部门及有关业务专用印章，必须有上报批准的正式公文，由需要刻章的单位提出申请，并详细写明印章的样式、规格和名称，报公司领导领导批准。公司领导批准后，由综合部出具证明，交指定人员到公安机关指定的部门办理刻制事宜。 二、刻好的印章详细登记印章刻制单位、使用单位、启用日期、保管人员，并留下印模，作为鉴别真伪的依据。 三、公司只能刻制一枚法定代表人印鉴；如需更换法定代表人印鉴时，应将旧法定代表人印鉴交回公司综合部封存后集中销毁。 四、印章如因各种原因报废停止使用时，由综合部将原印章收回封存或销毁，并将印章停用日期、收缴部门、收缴人姓名、收缴日期、封存或销毁人姓名及日期等登记存档备案。 第四十四条 印章的保管 一、公章、合同专用章由法定代表人保管。 二、财务专用章、法定代表人印鉴由法定代表人授权财务部负责人负责保管。 三、印章保管人员出差或其他特殊情况不能到岗，其不得私自委托他人保管，须办理委托经总经理批准，并填写委托保管印章书，办理好托管交接手续。 四、保管人员变动时，应及时办理交接手续并提交综合部备案。 第四十五条 印章适用范围 一、公章 凡是以公司名义发出的信函、公文、介绍信、委托书、证明等相关材料均应加盖公司公章。 二、合同专用章 “合同专用章”主要用于公司对外签订的一切合同。 三、财务专用章 “财务专用章”主要用于财务收支凭证、报表、税务、工商、银行相关单位等资料确认；预算、结算书审核；材料价格以及内部单位财务往来的审定。 四、法定代表人印鉴 “法定代表人印鉴”主要用于需要法定代表人签字的协议、文件等书面文本，由法定代表人审批后方可使用。 第四十六条 印章的使用 一、公章、合同章、业务印章的审批： （一）重要文件：签署合同（协议）使用公司印章必须填写《合同审批表》（见附件15）及盖合同审批章，根据审批程序报领导审批完毕后方可盖章；重要正式发文必须按照公文管理规定审批程序（见公文管理规定）审批完毕方可盖章；重要业务文件可由经办人部门负责人及经营班子分管领导在《XXX化妆品年有限公司用印审批表》（见附件16）签批方可盖章。 （二）财务相关文件：如报表、投融资须提供的材料等财务相关文件，由公司财务总监（分管财务、成本）审批方可使用。 （三）普通文件：日常对外业务联系和业务办理事项等一般事务性的函、委托书、证明、复印件等需加盖公章的，由部门负责人（含）以上领导审批后方可盖章。如员工因私办理个人业务需要盖章的，如收入证明、在职证明等还需填写《XXX化妆品年有限公司用印审批表》，经相关部门审核后方可盖章。 （四）五险一金等相关福利的文件:由综合部负责人（含）以上领导签批方可盖章。 （五）劳动合同:由董事长或董事长授权的人员签批方可盖章。 （六）业务印章根据公司相关制度规定使用。 二、档案留存 （一）用印凭据：《用印审批登记表》、《合同审批登记表》或领导签发文件的原件交综合部留存； （二）用印材料：所有对相关单位的正式发文、合同（协议）或其他重要文件都必须在综合部留存原件一份以上（含对方签收件），其他相关部门根据需要留存复印件；合同（协议）还须将电子版发至综合部备案。如因业务需要暂不能留存原件的，办理完毕之后必须在5个工作日内交综合部存档。 三、公司所有印章均不允许盖在空白纸和空白介绍信上，特殊情况需在空白纸或空白介绍信上盖章须报请经营班子分管领导审批，由批准人承担连带责任担保。印章保管人应对所盖空白纸张进行登记（数量）、回收。对不符合用章规定的合同（协议）、介绍信、公函等文件，印章保管人有权拒绝盖印。 第四十七条 印章的借出 （一）如无特殊情况，公司各类印章应由印章保管人进行妥善保管。 （二）如因特殊工作情况需要，经业务发生部门负责人申请，填写《印章借出审批表》（详见附件17），可办理相关印章借出手续。其中，公章、合同章及法定代表人印鉴须经公司总经理以上领导审批同意后，方可借出；业务印章须经公司分管经营班子以上领导审批同意后，方可借出。 （三）印章借出人为临时保管责任人，其应为公司正式员工，在保管印章过程中，须按照公司制度要求，履行印章保管责任，正确、规范实施用印。 （四）印章借出后，临时保管责任人应对用印文件进行详细记录，并在印章归还的同时补充填写《印章借出审批表》中的“用印文件记录”项目。 第四十八条 其他 （一）启用其他业务章，应同时制订适用范围，并以公司正式发文形式周知。 （二）公司部门之间往来不宜使用业务专用章，由各部门经理签字即可。 （三）对外行政工作应使用公司公章。公司公章在特殊情况下，经公司总经理批准可以代替业务专用章。 第九章 文印管理规定 第四十九条 公司文件的打印、复印、传真，经部门领导批准后，由指定承办人负责文件的打印、复印、传真。承办人应认真做好本职工作，按时完成任务。 第五十条 私人资料不得在公司打印、复印或用公司传真机传递。 第五十一条 文印承办人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。 第五十二条 承办人员在接收传真后应及时送达收件人,因接收文件、传真疏忽造成文件、传真件未能及时送达的,或未送达的,视造成损失程度给予处罚。 第五十三条 公司内部使用的文件资料打印时应注意节俭,打印纸能两面使用的尽量两面使用。 第五十四条 作废文件，须用碎纸机粉碎处理，不可随便放置。 第十章 会议管理规定 第五十五条 会议召集与通知 一、会议按不同级别和性质采用不同的召集办法： （一）公司或董事会会议按相关公司章程的规定召集。由董事出席会议，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实。 （二）公司经营管理会议主要包括经营班子会、总经理办公会、全面预算会、运营分析会（年度会议、季度会议、月度会议）、项目研讨会、总结考评会、业务专题会等。会议由总经理决定召开或由经营班子提议召开，公司经营班子成员出席，其他人员可根据会议议程由总经理指定出席或列席。会议由总经理指定人员主持。各类会议的承办部门为综合部，其中业务会议由主管该项业务的部门负责组织，综合部协助。 （三）公司业务层面专项会议：如经营计划会、财务分析会、行政人事会等。由公司相关部门提出，经营班子分管领导批准后召开。会议由主办部门负责组织落实，公司综合部协助。 （四）公司各部门或内部工作会议由各部门负责人召集并确定出席及列席人选，需要公司领导参加会议的，须向公司相关领导汇报，确定参加时间及事项。会议由主办部门组织落实，综合部提供协助。 二、会议通知的内容包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席/列席），需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。 三、会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议组织部门应提前通知参会人员，并根据本管理办法重新组织、布置会场。 第五十六条 会前准备 一、大型会议须提前两天知会公司综合部，便于安排会场及相关保障工作；专业会议须提前一天知会公司综合部；部门会议须提前半天知会公司综合管理部。 二、会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议时间、议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、填写会议通知单通知与会人员等。会议主持人应该根据议题的内容事前进行相关信息搜集和整理，并将议题和相关资料分发给与会人员。 三、会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。组织会议部门需提前一天跟公司综合部明确，并在《会议室使用审批单》中注明。 四、会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责。各种会议召开前，公司综合部联系落实会议准备事项。如要求同时进行多个会议的，由公司综合部根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。 第五十七条 会议主持人应控制会议进程，提高会议效率。 第五十八条 会议形成的决议，会议主持人要明确任务、目标、责任者，监督实施，保证落实。 第五十九条 会议记录及纪要 一、各类会议应指定会议记录员，会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。 二、如需形成会议纪要的，会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，按照公司发文的审批程序，需由与会人员在会议纪要上签名的，会议记录员须及时督促签署，并提请公司总经理签发。会议纪要应统一编号、及时整理、规范格式和文字，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。 第六十条 会议考勤、秩序、违纪、监督检查 一、与会人员应提前到会，会议过程禁止吸烟，不得喧哗，不得来回走动，不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议组织者书面请假方可，紧急情况可先口头请假，会后补办假条。 二、迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。重要会议与会人员应按照台卡对号入座，坐姿（站姿）端正，将手机关闭或调至振动状态，会议期间不准接听电话，有重要电话须离开会议室接听，禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。 三、与会者到会必须有准备，均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求言简意赅。不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。 四、涉及到秘密事项的会议与会人员负有保密义务，记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。 五、公司综合部负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。 六、会议中手机响、接电话每次罚款50元；迟到、早退三十分钟内罚款30元，超过30分钟罚款60元；无故缺席（含请假未批）按旷工处理，所扣基本工资不足100元按100元处罚。 七、接到会议通知后如有特殊情况需请假的员工,必须在会议召开半个小时前向分管经营班子或总经理书面请假，并立即报公司综合部备案，紧急情况可先口头请假，会后补办假条。会议开始后请假的不予以受理，并根据第六点情况进行处罚。 八、公司组织的培训活动参照第六点，第七点执行。 九、会议的考勤、违纪记录和处理意见，由会议主持部门负责人在会议结束后转交给公司综合部。 十、会议决策的执行情况由会议主持部门进行跟踪和监督。 第十一章 车辆派车管理规定 第六十一条 为公司的经营管理活动提供良好的服务，结合公司实际情况，保证安全运行、合理派车、特制定本办法。 第六十二条 出车管理 一、在日常工作中，以下情况可安排用车： （一）财务部其他因公存、取现金伍仟元以上的业务（特殊情况另行处理）； （二）需要到较远地方办理的工作业务； （三）因公运输拾公斤以上物品； （四）前往无公交车到达的地点办理业务； （五）公司经营班子以上领导特许的紧急事务； （六）公司集体活动统一用车。 第六十三条 为降低办公成本，综合部要严格按照用车范围派车。如因紧急公务需要且无车辆可调派的，经部门负责人同意，综合部确认后，员工可搭乘出租车出行，费用列入所在部门办公管理费用。 第六十四条 公司经营班子以上人员出差可派长途车，其他人员出差原则上不派长途车，以下情况由分管领导确认，报总经理特批后方可派长途车。 （一）有政府相关部门或重要合作单位人员需陪同前往。 （二）经理以上人员2人以上或其他员工4人以上共同前往同一目的地。 第六十五条 《派车单》必须严格按照格式要求填写，写明出发时间及实际返回时间。实际返回时间为车辆返回公司后，由综合部时填写并存档。 第六十六条 公司所需派车车辆须报董事长同意，综合部负责车辆的出借登记。 第十二章 钥匙管理规定 第六十七条 公司所有钥匙由综合部指定专人负责管理、配制，对公司所有原始钥匙必须留一把加以编号、存档，以便复制。 第六十八条 部门负责人负责管理本部门的钥匙（包括门、抽屉、柜子等钥匙），不得任意自制。特殊情况自行配备的需报综合部备案登记。 第六十九条 钥匙不得擅自借给他人使用，特殊情况需借用钥匙的，需做好相关登记（见附23）。钥匙丢失后应立即向综合管理部门报告、备案，因钥匙丢失所产生的损失由保管人承担，并视情节轻重给予处分。公共区域的钥匙由综合部统一管理，任何人不得私自配制，违者一经查出，每次处以500元的罚款。 第七十条 离职时应将所保管的钥匙退还综合部并做好相关登记。 第十三章 档案管理规定 第七十一条 档案管理：由综合部负责归口管理。 第七十二条 档案管理的范围： 一、公司各种行政文件； 二、公司各种会议记录； 三、股东会议的有关文件； 四、各部门的工作报告； 五、公司领导及有关人员外出考察、参加各种业务活动所收集的有关资料； 六、各种信息情报资料； 七、公司各种设施、设备、用品的说明使用资料； 八、公司法律诉讼资料； 九、公司人事资料； 十、公司对外宣传的相片、影音材料等； 十一、公司的所有合同（协议）等资料； 十二、公司的采购档案资料。 第七十三条 档案的收集 一、公司各部门的重要档案需报综合部备案的，应安排专人整理，于每年2月10日前将档案、档案目录及电子版移交综合部，并办理签收登记手续。 公司各部门需在本部门留存的档案资料，应安排专人整理、保管，于每年2月10日前报送上一年档案目录（含电子版）至公司综合部备案。 二、及各部门上报文件。和各部门上报公司的文件及董事会相关文件，由董事长秘书或总经理秘书呈办（承办程序见公文管理规定）完毕后，每半年将档案原件移交公司综合部文档管理员存档。 三、文件的档案由档案管理人员负责整理、保管，并于每年2月10日前将上一年档案目录、营销类及其他重要合同、文件等档案（含电子版）报送至公司综合部备案。 四、公司及工商变更、建立等资料，经办人必须在办理完毕后5个工作日内报公司综合部存档备案。 五、公司综合部必须及时补充完善员工成长档案。 第七十四条 档案的整理 一、综合部每年年初必须对上一年度的档案资料进行全面整理建档。 二、各种档案资料按业务类别分类。 2.1行政管理类： 2.1.1各种会议纪要； 2.1.2行政公文； 2.1.3处罚决定； 2.1.4信息情报资料； 2.1.5各种设施、设备、用品的说明使用资料； 2.1.6车辆有效复印证件； 2.1.7各种营业执照资料等； 2.1.8对外宣传的相片、影音材料。 2.2人事管理类 2.2.1员工成长资料包括： 员工任职材料（求职材料、入职申请表、面试登记表、录用审核表、转正申请表、转正审批表、员工异动材料、劳动关系声明、劳动合同、培训协议、身份证（复印件）等相关材料） 员工考评材料（员工绩效考核、任职条件考核、工作述职、岗位评定、参与公司内外培训及考试等相关材料） 员工奖罚材料（公司以正式发文形式对其进行通报表彰或批评的文件、荣誉证书（复印件）；党政部门或社会团体所授予的聘书、荣誉证书（复印件）等相关材料） 员工资证材料（所拥有的专业资格证、职称证、学历证等（复印件）相关材料） 员工综合材料（反映员工成长信息的其他材料） 2.2.2人才储备资料； 2.2.3考核资料； 2.2.4员工福利资料； 2.2.5员工花名册； 2.2.6人力资源规划资料。 2.3财务管理类（由财管部门负责）： 2.3.1会计凭证类； 2.3.2会计账簿类； 2.3.3会计报表类； 2.3.4其他类。 2.4专题项目类： 2.4.1项目可行性分析报告； 2.4.2企业章程； 2.4.3董事会决议； 2.4.4工商营业执照； 2.4.5产权变更有关文件、材料； 2.4.6给政府有关部门的申请报告； 2.4.7合资企业合同书； 2.4.8合资双方法定代表证明书； 2.4.9合资双方委派的董事名单； 2.4.10进口设备清单； 2.4.11有关政府批文； 2.4.12历年经营业绩资料。 2.5经营计划类： 2.5.1月、季、年度发展计划； 2.5.2中长期发展规划； 2.5.3经营分析总结报告； 2.5.4业务报表； 2.5.5业务考核。 2.6合同管理类： 2.6.1合同正本； 2.6.2营业执照复印件； 2.6.3授权委托书； 2.6.4双方来往的信函； 2.6.5双方的电报、传真； 2.6.6变更解除合同的文件资料； 2.6.7补充协议。 2.7综合类。 三、综合部对所有资料按以上类别分类后，按不同类别、时间、项目、性质等逐一排列，用标准档案盒保存。 四、每个档案盒上必须填上档案层级、类别、起止时间并按序号填写档案盒内的文件名。 五、档案盒内的每份文件，第一页的左上方必须盖上写有该文件名的专用档案章，并在文件右下角填写页码，以便文件的查阅。 六、不能装订的有关文件资料，如营业执照、法人代码证书等，必须用文件册装存，其文件册上必须注明袋内物品的名称。 七、综合部将所收集的文件资料按要求建立档案后，多余的文件资料必须再清理一次，确定没有必要保存的，应在综合部经理的监督下一次性销毁。 八、会计档案的保管按财务相关管理制度执行。 第七十五条 档案的保管期限分为永久、定期两种。 一、永久保管的档案：凡是对公司有长远利用价值的文件材料，以及在维护公司等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。 二、定期保管的档案：在一定时期内，公司进行工作、总结经验有考察利用价值的材料。 第七十六条 档案的密级确定（参照《保密管理规定》）。 第七十七条 档案的查阅、借阅、复印 一、档案查阅、借阅、复印审批：公司员工查阅、借阅、复印档案室档案，必须经本部门领导签批同意；及外单位人员查阅、借阅、复印公司档案室档案，对接的承办部门人员必须经本部门领导签批同意，人员借出的档案还须在该企业档案管理人员处备案，经该企业行政部负责人签字后方可自行复印。 二、档案归还：公司档案室的档案办理