【行政体系】公司行政管理制度汇编.docx

[日期] [公司名称] 目 录 前 言 - 2 - 第一章 员工守则 - 3 - 第二章 考勤管理制度 - 4 - 第三章 日常行政工作管理条例 - 7 - 第四章 接待礼仪 - 11 - 第五章 公文及印章管理 - 14 - 第六章 例会制度 - 18 - 第七章 档案管理制度 - 18 - 第八章 办公用品管理制度 - 25 - 第九章 保密制度 - 27 - 第十章 固定资产管理制度 - 30 - 第十一章 车辆管理制度 - 33 - 第十二章 合同管理制度 - 35 - 前 言 良好的职业风范可以体现员工的基本素质并帮助企业树立良好的形象。为了规范公司内部管理，树立公司整体的良好形象，特制定本制度。以规范和指导有关行政管理方面的政策和程序。 1. 公司综合部是负责制订及实施有关行政政策和程序的部门。 2. 本制度将根据实践的发展不断充实和修订，综合部热忱欢迎各部门员工提出修改意见。 3. 公司保留随时修订部分或全部政策、规章制度以及公司运作方式的权力。 4. 本制度未提及事宜，按公司相关规定执行。 5. 制度的最终解释权归西安xx实业有限公司。 公司行政管理制度 第一章 员工守则 热爱公司，用心做事，讲究效率，追求卓越 1. 行为准则 1.1尽忠职守，服从领导，诚实守信。 1.2尊重他人，团结合作。 1.3遵守公司一切规章制度及工作守则。 1.4维护公司信誉，不做任何有损公司信誉的行为。 1.5倡导文明礼貌与品行修养，不出口秽语，不动手伤人，不窥人隐私，不得进行人身攻击。 1.6养成良好的个人生活习惯，戒不良嗜好。 2、工作态度 2.1对本职工作认真负责。 2.2努力提高工作技能，工作效率。 2.3员工之间应通力合作，互相配合，不得推诿扯皮、相互拆台或搬弄事非。 2.4待人接物态度谦和，与同事和谐相处，对人诚恳友善。 3、工作纪律 3.1按规定时间上下班，不迟到、不早退。 3.2不串岗、不旷工、不干与工作无关的事情。 3.3服从上级的工作安排，一经上级主管决定，应严格遵照执行。 4、 会议要求 4.1召开会议提前做好准备，讲求实效。 4.2遵守纪律，按时到会。 4.3做好记录，保持安静，不做与会议无关的事。 4.4进入会场，严禁手机铃响，必须调整至震动、静音或关机状态。 4.5公司领导做会议重要讲话时，严禁随意进出会场。 第二章 考勤管理制度 员工考勤是公司进行正常工作秩序的基础，也是计发员工工资和员工考核的重要依据，所有员工必须按照公司规定的工作时间出勤。 公司考勤统一由综合部监督管理，综合部负责全体员工每月考勤汇总与统计,严格执行考勤制度，按实际出勤情况记录，不得虚报、漏报。 5、公司考勤时间 5.1公司实行五天工作制，具体时间如下： 5.1.1上午：9：00--12：00； 5.1.2下午：13：30--18：00； 5.1.3周六、周日全天休息； 5.2公司有权根据工作需要重新调整工作时间。 5.3如有紧急事务或临时突发任务，应服从公司的工作安排。 5.4 考勤周期为每月全月有效工作日，每月15号发放上月工资。 6、考勤方式 6.1公司实行指纹考勤，每天正常打卡两次时间为： 6.1.1 上午9: 00前一次； 6.1.2 下午18: 00后一次； 7、异常考勤处理：员工不能按照规定时间打卡出勤视为异常考勤。有以下形式： 7.1特殊情况不能按时指纹考勤时，次日本人应及时填写《员工异常考情申报表》（见附表1）经主管领导审批签字后交与前台登记。 7.2每月如有未打卡且未补办相关手续的情况，累计三次以上（含三次）按照旷工处罚。 7.3 工作期间，如需外出办公，需在前台填写《员工外出公务登记表》（见附表2）交由上级主管审批签字后方可外出。 8、迟到、早退 8.1每月内如有迟到10分钟以内的情况，累计三次不做迟到处罚，迟到第四次罚款20元，第五次罚款20元，第六次罚款100元，若再出现迟到现象，公司将劝其离职。迟到10分钟以上30分钟以内，罚款以第四次迟到计。 8.2每月迟到30分钟以上一小时以下的每次罚款50元，累计超过三次或一次性超过1小时的按旷工处理。 8.3早退依照以上第（1）和第（2）条迟到的规定进行处理。 8.4未提前办理请（休）假手续，未告知本部门主管，也未在综合部登记者,视同旷工。 9、旷工 9.1有下列情形之一的将视为旷工： 9.1.1未经请假或请假未经批准而不到岗、擅自离岗的。 9.1.2假期已满，逾期未归而又无正当理由的。 9.1.3不服从工作调动，未按调令期限内报到上岗工作的。 9.1.4无故未打卡的，并未告知本部门主管，也未在综合部登记者。 9.1.5每月累计三次以上超过10分钟打卡或一次性超过1小时的。 10、旷工处理办法 10.1旷工半天（1—4小时），扣发1天薪资，旷工一天（5—8小时）扣发三天薪资，依次类推。当月累计旷工3天，将按自动离职处理，公司不负责一切善后事宜，并保留追究相应责任的权利。 10.2综合部有权对所有人员工作情况进行抽查。 11、请假制度 11.1请假应遵循工作延续原则，在请假前应和直接上级进行协商，做好工作交接同时填写《请假单》（见附表3）并完成请假审批流程方可离开，否则按旷工处理。请假在一天以内经直属主管批准即可。一天以上三天以内需经副总裁审批。三天以上则需副总裁审批，并呈报执行总裁批准方可。 11.2请假手续不全者，综合部在进行考勤统计时，可按旷工处理。 11.3病事假期间不发工资（工伤除外）。 11.4如遇紧急情况，不能提前办理请假流程者，应至少提前2小时电话请假，若是员工应先向部门主管请假，由副总裁批准后方可休假，同时向综合部报备，收假后次日应补办请假手续，否则视为旷工。 11.5请假超过三小时按半天计算，超过六小时按全天计算。 11.6请假理由不充分或妨碍工作时，可酌情不予批假，缩短假期或令延期请假。 第三章 日常行政工作管理条例 12、职务守则 12.1公司倡导守法、廉洁、诚实、敬业的职业道德。 12.2凡违反职业道德，给公司造成经济损失者，公司将依法追究经济赔偿，情节严重，涉嫌犯罪的，将提请司法机关追究其刑事责任。 12.3在职员招聘或任用上，公司倡导举贤避亲、亲属或好友回避的原则，为人才提供一个公平的竞争环境，公司内如有亲属关系的职员，相互间应回避从事业务关联的岗位，根据经营需要，公司可做出相应的岗位调整。 12.4职员在经营管理活动中，不准索取或者收受业务关联单位的利益，否则将构成受贿。一经发现或为公司造成的一切损失，全部由个人承担，公司同时保留法律诉讼权。 12.5在对方馈赠的礼物价值较小（按公认标准），接受后不会影响正确处理与对方的业务关系，而拒绝会被视为失礼的情况下，才可以在公开的场合下接受，接受后交综合部统一处理，受礼不报者视为受贿，将严肃处理。 12.6职员宴请客户或者接受客户的宴请，应提前或在接受宴请的次日向部门领导进行说明。 12.7职员不得利用工作之便，做私活或为自己谋取利益。 12.8职员不得挪用公款谋取个人利益或为他人谋取私利。 12.9职员在与业务关联单位的联系过程中，对超出正常业务联系所需要的社交活动，应谢绝参加。 12.10违反以上任何一条者公司将予以重处，情节严重者将以辞退处理。 13、工作纪律 13.1在工作场合应讲普通话，语气温和，音量适中，并注意礼貌用语，员工间见面要微笑礼貌互相问候。 13.2员工着装应符合职业要求，工作期间应着商务装。公司有统一着装时，员工应遵从规定。女士着淡妆，只可佩戴简单小巧的配饰。男士不得蓄胡须，留奇怪的发型。保洁人员须着工作服，注意服饰整洁。 13.3工作时间若出现言谈粗鲁或与同事发生争吵的每次给予500元处罚，打架者给予开除处理。 13.4对客户态度恶劣或者与之发生冲突者，每次进行经济处罚1000元，情节严重者将给予开除处理。 13.5正常工作日期间，考勤时间未到岗者按公司考勤管理制度执行。 13.6办公人员在办公区域内禁止吸烟。 13.7上班时间不得聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时， 可在会议室内进行。 13.8公司员工行动电话应保持全天开通，所有员工不得关机，如果发生手机丢失或换号，必须在4小时内上报前台人员，更新通讯录。 13.9做好商业保密，机要文件放在档案柜，电脑设密码，桌面不要放一些涉及到部门机密的文件；未经许可，不得随便翻阅同事的工作夹、笔记本、电脑、抽屉或其他物品。 13.10 非前台工作人员禁止在前台工作区域内长时间停留或群聚。 13.11公司内部会议，除特殊情况（需提前向会议负责人请假）外，皆需准时参加。 13.12下班前，须各自整理好工作台面。最后离开的公司人员负责关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。 13.13 员工不得在电梯内谈论公司事宜。 14、办公室日常卫生管理标准及花草维护标准 14.1地面无果皮纸屑、污水及杂物。 14.2书柜内各类书籍资料摆放整齐，无灰尘，应定期进行归整。 14.3各部门办公区域文件柜内资料摆放整齐有序，无灰尘。 14.4办公桌上无浮尘，电脑主机，键盘及显示器上无灰尘。 14.5墙壁、灯饰品、窗户阳台，铝塑板台面，空调等无蜘蛛网、灰尘。 14.6传真机、打印机、考勤机、电话机等电子设备由专管员定期进行维护与保养，每天擦拭一遍，保证办公设备无灰尘、浮土。 14.7沙发及靠垫应摆放整齐，玻璃茶几应每日进行擦拭，无污迹。 14.8下班前桌面物品收拾干净，所有垃圾筐垃圾倒掉，工作椅等摆放整齐。 14.9厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。 14.10花卉维护标准见。 15、试用期员工管理办法： 15.1试用期员工进入公司一周内，直属上级领导应根据岗位要求为其制定明确的学习工作目标，加强员工归属感，树立试岗信心。 15.2新员工试用期为1-3个月，未转正期间只发放工资总额的百分之八十，转正后全额发放。 15.3试用期结束前十天，员工需填写《员工试用期转正综合评定表》（见附表5）提交综合部，经直属上级领导审批后，报执行总裁审批。公司应一周内与通过审批的员工签订劳动合同书。未通过审批的试用期员工，应按照公司相关规定办理离职手续。 15.4对于在工作试用期间表现优秀及对公司做出较大贡献的员工，公司将酌情提前给予转正。 15.5试用期内，有下列情形之一的，公司有权终止试用： 15.5.1 无故旷工1天及以上者。 15.5.2 每月事假累计超过3天，病假累积5天者。 15.5.3 严重违反公司其他相关行政管理制度者。 16、员工离职管理办法： 16.1辞职 16.1.1辞职即辞去职务，是劳动者向用人单位提出解除劳动合同或劳动关系的行为。 16.1.2 员工因故辞职，应填写《员工离职申请表》（见附表6）。 16.1.3 公司正式职员离职应于一个月前提出书面申请，试用期职员或未签定劳动合同者离职申请应于七日前提出。 16.2辞退、除名 16.2.1 辞退是用人单位解雇职工的一种行为，单位对严重违反劳动纪律或企业内部规章或不能适应工作岗位要求，但未达到被开除、除名程度的员工，依法强行解除劳动关系的一种行政处理措施。 16.2.2 除名是指用人单位专门对无正当理由经常旷工，经批评教育无效，且旷工时间超过公司规定期限的员工，依法采取的一种强行解除劳动关系的行政处理措施。 16.2.3 凡出现下述情况者，公司有权对其作出辞退或除名处理： 16.2.4 员工严重违反公司规章制度，损害公司利益。 16.2.5 员工未办理相关手续擅自离职，公司对其作除名处理，除名决定生效后，从上次工资发放日后，不再计发任何薪酬。 16.3 工作移交事项 16.3.1 现款、有价证券、帐表凭证； 16.3.2 原物料、财产设备、办公用品、公章； 16.3.3 技术文件、业务等有关资料； 16.3.4 其他应交办事项； 16.3.5 以上事项均需填写《离职交接表》（见附表7），上报公司相关领导审批； 16.4 处罚办法 16.4.1 如员工离职时未提前一周提交《离职交接表》或未办妥离职手续，由此造成公司经济损失，员工本人将承担全部责任，必要时公司有权追究其法律责任。 16.4.2 凡违纪辞退、除名的员工，公司不作任何补偿。 第四章 接待礼仪 17、商务礼仪概念 17.1 商务礼仪，即人与人之间在交往中相互表示友好和尊重的道和道德准则和行为规范。因此，我们把行政礼仪界定为商务交往中的艺术，是商务活动中的必要条件和重要保证。 18、商务接待礼仪规范 18.1 前台人员接待礼仪 18.1.1 前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！xx实业”。 18.1.2 当听到电梯间铃声时，前台人员应起身开门面带微笑主动迎接客人，并细心询问客人所要拜访的部门，如没有事先预约，最好将来访客人引领到会议室等待并为客人准备好茶水，然后通知相关部门。未经工作人员带入，严禁访客进入工作场地，如出现此类情况，应一律礼貌劝阻。 18.1.3 如果来访者具体要求找谁，但没有预约，前台应打电话通知相关同事或领导秘书，询问是否方便接待，由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应将客人引领到会议室并为客人准备好茶水。 18.1.4 如公司领导事先通知前台人员会有客人到访，前台应提前做好迎接准备，客人到访后直接将客人带至领导办公室。前台人员在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。 18.1.5 在陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。 18.1.6 在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。 18.1.7 在客人准备离开时，前台人员应及时起身开门，并将客人送至电梯口按下电梯按钮，面带微笑礼貌说“欢迎下次光临”。 18.1.8应聘人员由前台专职接待，将应聘人员安排在会议室等候，递上茶水并通知相关部门进行面试。 18.1.9 工作期间，前台不得互相攀谈私事，无论何种情况至少留守一人，不得擅自离岗。 18.1.9 收发公司邮件及所订阅的报刊杂志，做到及时传达发放。 19、商务秘书接待礼仪 19.1在新形势下，秘书要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。 19.2每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，做到处处留心，谨言慎行。 19.3面谈时，应当在访客落座后端茶水。放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当每隔15分钟入内一次添加茶水；访客离开后，立即清理会客现场，若访客有物品遗漏，应立即联系并将物品交给对方。 19.4 “出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。因此，每次见面结束，都要以将再次见面的心情来恭送对方回去。通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起来，主动为客人取下衣帽，与客人握手告别，同时选择最合适的言词送别，如希望下次再来等礼貌用语。 19.5 当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可结束告别仪式。 19.6 及时有效的做好上级领导临时交办的各项工作任务。 第五章 公文及印章管理 20．公文的种类 20.1决议：适用于对重要事项或者重大行动做出决定。 20.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 20.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。 20.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。 20.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。 20.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。 20.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。 20.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。 21、发文 21.1凡以公司名义制发的文件，一律综合部起草，一般文件由主管副总签发；重要文件需经执行总裁审批后签发。 21.2复印公司内部传阅文件，尽量使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。 21.3发文要有记录，文件接收人需要在《发文登记表》（见附表8）签名。 22、公文立卷、归档及销毁 22.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。 22.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。 23、公文基本格式 23.1本条例适用于西安xx实业有限公司发文以及公司内部各部门的公文处理。 23.2公文标题： 23.2.1标题是一般出发文公司（部门）＋事由＋文种组成。 23.2.2标题中不可以用标点符号。 23.2.3标题字号为二号或小二，字体为仿宋字体。 23.3发文字号：包括公司、部门代号，年份，序号。 23.4正文： 23.4.1正文内容要观点明确，条理清晰。 23.4.2结构严谨。 23.5附件：是指附属正文的文件、图纸或有关资料。 23.6公司署名与成文时间 23.6.1公司（部门）署名应当用全称或规范的简称。 23.6.2成文日期是指总经理签发同意的日期。 23.6.3标明发文部门及印发时间。 23.7主题词：文章标题中的关键词。 23.8抄送：需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的部门。 23.9印章：公司（部门）发文，均需要加盖发文公司（部门）公章，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，即“骑年盖月”。 24、用纸、印装格式 24.1公司（部门）正式发文均需采用国际标准A4型（长397mm,宽210mm）纸张，左侧装订，不足五页，左上角四十五度角装订，标明页数。 24.2通告、公告需张贴的文件根据要求另行确定标准。 25、书写要求 25.1文章正文由左至右，横排书写。 25.2正文字号一般规定为四号字体，行间距为单倍行距。字体为仿宋字。 26、密级分类 26.1密级分类为：绝密、机密、秘密 26.2一般文件及其制度划分为秘密；涉及公司商业、管理内容的文件密级由主管副总确定等级。 26.3绝密文件的借阅需由主管副总签字方可借阅；机密等级、秘密等级文件由行政总监签字。 西安xx实业有限公司文件 关于XXXXXXXX的通知 经公司研究决定： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX． XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX． 以上通知自公布之日起执行。 附件：1、XXXXXXX 2、XXXXXXX 西安xx实业有限公司（章） 年 月 日 主题词：　　　XX　　　　XXX　　　　XXX　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 抄　送：　　　总裁、副总裁、公司各部门　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 西安xx实业有限公司综合部　　　　　　　　2013年2月3日印发 27、公司印章管理 27.1公司的印章由公司指定专人统一管理。 27.2用章需填写《用印申请单》（见附表9）由各部门主管领导签批。 27.3用章时，严格进行登记记录，申请人要在《印章使用登记表》（见附表10）上进行登记，登记项目有时间、编号、用印部门、内容、用印次数、经办人姓名、盖印人姓名等。 27.4各种印章均需专门加锁，置于柜里。对于重要印章，存放保险柜里。 27.5印章保管专员因故请假时，应提前向主管领导进行印章的交接，并由主管领导安排其他人负责。 第六章 例会制度 28、周例会 28.1 为了实现有效管理，促进公司上下的沟通和合作；提高各部门执行工作效率，追踪各部门工作进度；集思广益，提出改进性和开展性的工作方案，结合公司实际，制定本规定。 28.2 本公司例会为周会，召开时间为每个星期五下午，节假日除外。 28.3例会具体流程如下： a.主持人检查人员到会情况，宣布会议开始； b.公司重大事件宣布，如没有直接进行下一步； c.各部门首先展开批评与自我批评； d.各部门汇报本周工作情况，下周计划，提出问题； e.各部门发言全部完成后，副总裁评价； f.副总裁的工作计划安排； g.相关部门对副总裁的安排提出异议，解决； h.会议其他事项； 会议结束，主持人宣布散会。 第七章 档案管理制度 29、档案管理 29.1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用，根据《档案法》和《商业企业档案管理暂行规定》，结合公司实际，制定本规定。 29.2本规定中所示条例适用于公司总部及所属各公司。 29.3本规定中所称的档案，包括过去和现在发生的一切与公司业务经营管理相关的，且具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录资料，以及公司全体员工在参加企业内外商务活动中所获取的具有参考价值的文件材料。 29.4档案工作实行统一领导，分级管理的原则。公司总部办公室设立档案管理专员，负责全公司的档案管理工作，实行统筹规划，集中管理，统一制度，监督和指导，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，并保留相关知情权。 30、档案管理工作要求 30.1对需要进行归档处理的材料，必须定期向指定的档案管理人员移交，任何人不得占为已有。办公室负责统筹安排全公司的档案资料管理工作。 30.2档案管理专员定期收取有关资料，各部门及个人应积极配合，及时将当月所有资料整理汇总到档案管理专员。原则上，各单位在提供档案资料时，必须包括文本原件及复印件各一份，如因客观原因，在提供合理说明的情况下，可以只提供作备份文件。 30.3公司内部所有档案资料一律按照规定的文件密级进行设立，由专人专柜保管。一般性文件档案资料（往来传真、信件）和重要资料（法律文件）等要设立专人分开保管，以确保档案资料完整性、保密性和安全性。 30.4档案管理时，要注意保持档案库的干燥、通风、整洁和卫生，做到防火、防霉、防潮、防盗、防丢失。 30.5已经失效的档案资料要及时进行清理和销毁。销毁档案时，资料必须经过责任人认真鉴定，并且进行登记，送公司领导批准后方可进行销毁。 31、档案的建立 31.1建立档案，要充分使用科学合理的管理手段和方法，包括对高科技的应用，如刻录机、光盘，或音像制品。为了便于保存，一经整理好的文字档案资料，都必须通过刻录光盘处理以备份。 31.2通过刻录光盘对档案资料进行保存，事先应对有关文字资料进行统一整理，进行处理。整理时，各单位根据文件内容进行分类设置，但必须在光盘外装扉页上列出文件目录，以便于日后查找。 31.3设立文字资料档案，案卷厚度一般为1.5cm-----2cm 左右。装订前做好文件资料的分类和检查，对有破损和褪色的材料，应及时给予修补；纸面过大的文件，要按文件盒的大小折叠整齐；对于字迹较难辨认的文件，可能的话，应附上抄件。案卷标题要标明文件内容提要，文字要简练，用黑色钢笔书写，字迹工整、端正。 31.4建立档案工作程序 31.4.1区分全宗，确定立档单位。 31.4.2分类，依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 31.4.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 31.4.4案卷排列。立卷按永久（50年以上）、长期（16-50年）、短期（15年以下）分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。 31.4.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 31.4.6对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 31.4.7每年对档案进行一次清理； 31.4.8清除不必要保存的材料； 31.4.9对破损和褪色的材料进行修补和复制 31.5立卷要求 案卷厚度一般为1.5cm---2cm左右。装订前做好文件资料的分类和检查，对有破损和褪色的材料，应及时给予修补；纸面过大的文件，要按文件盒的大小折叠整齐；对于字迹较难辨认的字体，可能的话，应附上抄件。案卷标题要标明文件内容提要，文字要简练，用黑色钢笔书写，字迹工整、端正。 31.5.1案卷按照发生时间、部门排列，永久、中期、短期档案分开保管，每个案卷要编上序号，并注明入卷日期，卷号。 31.5.2指定相应档案的责任人 31.5.3有关材料的日常收集、积累 31.5.4项目或年度结束时整理材料 31.5.5材料清理、鉴别、补全、去除 31.5.6确定保存期限、密级 31.5.7材料分类、编目、摘要、登记 31.5.8装订成册 31.5.9立卷上架、归档、保管 31.6往年文件资料立卷处理，卷内文件要把文件和底稿，文件和附件，请示和批复按关联内容放在一起。当年文件资料按时间顺序和业务内容分组存档. 31.7根据卷内文件之间的联系，进行系统编写，填写案卷封页，确定保管期限、案卷排列、借阅范围等。准确详实做好档案资料的目录索引，设立案卷目录和卷内目录，方便查找。具体分类参见附页。 31.8档案密级设立如下： 31.8.1绝密。凡对公司具有重大影响，一经泄露将给公司经营带来重大经济及其它损失的文件。包括： 1) 股东会、董事会讨论通过的项目建设资料；公司各类投、融资计划及方案；关乎机构成立、合并、撤销、更名、启用印章等文件资料； 2) 股东会、董事会、总裁办公会会议纪要（及记录），及录音声像资料，会后形成的决策性文件； 3) 董事长或总裁的专项重要批示；公司上级主管部门及有关政府部门具有相应密级的文件；分公司和合作公司上级报文件、有关法律文件及重要函件、传真等； 4) 公司开展业务所形成的协议书、合同等文字性相关资料。 5) 企业财务报表、凭证、账本、审计等文件。 31.8.2机密。公司内部行政、业务的相关文件。属极为重要并一经泄露会给公司造成损失的文件属机密文件。包括： 1) 公司、上级主管部门及有关政府部门具有相应密级的文件、经理工作会议纪要（或记录）、项目会议纪要（或记录）、其他专项工作会议的纪要或记录、副总裁以上领导的工作批示等。 2) 关于公司领导、职工的升级、定职、任免、调动、除名、退职、工资、奖惩、职工等文字资料 3) 企业编制的会计预算、决算、统计年报、财产移交清册； 4) 公司颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿； 5) 公司及各级职能部门管理文件，日常管理中形成的工作报告、年度计划、综合性报告、专题报告、工作总结等； 6) 以公司名义加盖公司公章或法人印章，向上级主管单位的汇报、请示、报告； 31.8.3保密。凡对公司具有较大影响，一经泄露将给公司经营带来一定损失的文件属秒密级文件。 1) 以公司名义与有关单位签订的各种合同、协议书等，如租赁及装修合同，对外服务合同。 2) 关乎公司历史沿革、大事、年鉴、反映公司重要活动时间的简报、声像资料、荣誉奖励证书、具有纪念意义和凭证性的事务资料、录音、录像资料 3) 部门业务文件和往来资料， 4) 人事文件（员工个人原始资料、员工试用、聘用合同，员工解聘、晋升） 5) 行政管理制度。 6) 公司及各职能部门在日常经营管理活动中形成的通知、知照性文件 7) 不宜向公司以外人员透露的商务传真、信函等。 8) 30.8.4一般性档案。除上述以外的归档资料。 32、档案的保存和借阅 32.1档案的保存 32.1.1实物形式保存。将各种文件资料整理装订成册，或以软盘数据形式保存资料。 32.1.2电子信息形式保存。将有关文件资料按管理规定的形式输入电脑储存，以软盘、硬盘储存的形式等形成资料信息库； 32.1.3每月月底，要对所有档案进行整理和盘查。要注意保持档案库的干燥、通风、整洁和卫生，做到防火、防霉、防潮、防盗、防丢失。 32.2档案的借阅 32.2.1借阅文件档案，借阅人需按要求办理借阅手续。借阅绝密级、机密及秘密级档案，应有总裁的书面批准；借阅一般性档案，应有主管副总裁的书面批准。借阅档案时，必须填写《档案借阅申请表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅； 32.2.2案卷一般仅供在线档案查阅； 32.2.3借阅文件档案，必须在二个工作日内归还档案室。借阅期限不得超过五个工作日。如需再借，应办理续借手续。续借手续与初借手续相同。外借时须办理登记审批手续，保密以上级别的文件对外借阅时，须报总裁签字批准后方可办理。 32.2.4外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经主管副总裁并总裁批准后方可借阅，且不得带离档案室； 32.2.5借阅人如需抄摘具有密级的档案内容，须经主管副总裁书面批准且经档案管理人员审核后方能进行； 32.2.6借阅人应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，借、收双方须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，管理人员应及时报告主管领导，公司将对责任人进行行政或经济处罚。 32.3借出档案资料时，应以信封加密封袋。归还时，档案管理员负责检查文件档案是否完好。若发现文件有破损。或有缺页，应及时报告综合管理部，并做好相应的记录。借阅逾期未还的档案资料，档案管理员应及时催还或督促办理续借手续。 33、档案的销毁 对已经失去作用的档案资料要及时进行清理和销毁。销毁档案时，资料必须经过责任人认真鉴定。对已经超过保存期的档案，综合管理部要组织统一予以销毁。 33.1各类档案按其相应的保管期限进行鉴定，超过保管期限且无保存价值的档案，由综合管理部负责统一销毁。销毁前，档案管理人员应编制销毁清册，经鉴定人员审核并签字，报公司批准后，方可销毁。被销毁档案经与销毁清册核对无误后，由二人以上人员负责操作，操作人员应在销毁清册上签字。销毁清册应存档备查； 33.2档案管理人员应在档案目录中的相应位置，对被销毁的档案注明“已销毁”字样，同时标注销毁日期和销毁清册号。 34、档案管理人员的要求 34.1档案管理员必须严格遵照档案管理制度的要求，建立系统科学的档案管理方法及操作程序，开展建立档案、档案分类、档案借阅、档案销毁的管理工作。结合实践经验，建立适合企业特点的档案管理制度和办法，跟踪各类档案的后续管理工作，及时向部门领导进行汇报档案进展情况。 34.2严格遵守公司关于档案管理制度和保密制度，具有极强的保密工作意识和敬业精神，不随意传播档案内容，不向任何人泄露机密文件，不私自将档案资料带出公司外。涉及公司职员人事档案内容，保证员工个人的隐私不受侵犯，不随意泄露个人资料。提高警惕性，密切注意档案文件的来去。 34.3定期检查档案管理场所的电器设备、防盗、消防器材的状态，确保秘密档案材料安全。对保密材料须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。根据保密制度，确定保密材料的传阅，统一掌握，不得自行扩大和修改传阅范围，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。不得私自复制档案材料。复印件视同原件管理，保密材料严格按领导批准的份数打印的印刷，不得擅自多印多留。 第八章 办公用品管理制度 35、目的：为了减少办公经费开支，有效节约成本，提高办公人员的工作效率。 36、职责：综合部负责办公用品的统一申购、登记、保管、分发、报损、盘点等管理。 37、规定内容 37.1为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都由综合部统一负责。 37.2申购手续： 37.2.1综合部于每月的25日汇总申购下月办公用品。 37.2.2如平时耗量过大，每周可补申购一次，其余时间概不予办理。 37.2.3各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。 37.2.4各部门根据最终申购量填写《低耗品采购申请表》（见附表11），须清楚写明品名、规格、数量、用途、预算价格及需用日期等。 37.2.5由综合部负责填报《低耗品采购申请表》，并报批；所有物品必须经过审批后方可购买。 38、办公用品分发 38.1办公用品不得重复领取，综合部统一建立《办公用品领用登记表》（见附表12） 38.2部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。 39、办公用品保管 39.1所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。 39.2办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。 39.3库存品切实履行先入库后领取原则。 40、办公用品盘存 40.1办公用品每季第三个月的20日盘点库存。盘点工作由综合部负责。 40.2盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。物品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。 40.3价值在100元以上的办公用品发生故障，须报综合部联系进行维修。 41、离职回收 41.1员工调职/离职时需按《办公用品领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按折旧进行扣款，未交回物品按原价扣款。 41.2部门负责人调职/离职时需按照《办公用品领用登记表》记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按折旧进行扣款，未交回物品按原价扣款。 第九章 保密制度 42、总则 42.1为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 42.2公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 42.3公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 42.4公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 42.5对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。  43、保密范围和密级确定 43.1公司秘密包括 43.1.1公司重大决策中的秘密事项。 43.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 43.1.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 43.1.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 43.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 43.1.6公司职员人事档案