01-【管理制度】-02-公司接待管理制度.docx

企业管理制度系列 Enterprise Management System 行政后勤管理制度 公司接待 管理制度 （含来客接待住宿、用餐申请单、礼品领用申请单等） 企业必备管理制度模板·2015年5月 公司接待管理制度 说明：本制度适用于公司各部门（尤其是营销部门、项目部、行政部门）各种对外接待工作，不含公司内部聚餐、外勤工作用餐开支，有利于公司对外接待工作的规范化管理，提高客户满意度，并促进客户关系维护以及业务拓展。 附件中包括：来客接待住宿、用餐申请单、礼品领用申请单等。 一、目的 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、卓有成效”的原则，特制定本制度。 二、范围 本制度适用于公司、营销部、项目部、行政部门等各种对外接待工作，不含公司内部聚餐、外勤工作用餐开支。 三、相关定义 1、宾客指：对口政府、行政事业单位的领导及分管人员；公司各项业务合作单位的领导、主管及相关来往人员；总经理的亲友。 2、接待费用含：招待客户的住宿费；餐饮费；旅游费；娱乐费；烟酒费；礼品费等。 四、接待标准 宾客级别划分及相应接待人标准 级别 宾客主要包含人员 公司接待负责人 陪同人员 A级 市县书记、市县长、处长、局长、总经理。（含副） 总经理或副总经理 总经理或副总经理指定 B级 科长、股长、总监、部门经理、部长。（含副） 总经理或副总经理指定下列一人：办公室主任、部门负责人、项目经理 原则上不超过3人 C级 一般科员、办事员。 总经理或副总经理指定下列一人：办公室接待员、部门主管、项目主管 原则上不超过2人 接待标准级别划分表 级别 住宿 餐饮 旅游 娱乐 烟 (包/人) 酒 (瓶/3人/天) 特产、礼品 (元/人/天) (元/人) （元/人) (元/人) A级 5星 B级 4星 C级 3星 1、宾客的级别划分原则上参考其职务，如需提高接待级别的，事前应向总经理申请。需提高接待级别的情况主要含：代表更高级别职务的领导出席的；事件关乎重大，需提高接待级别方能解决的。 2、总经理的亲友，由总经理指定接待级别。 五、接待程序 1、宾客的接待由相应负责人负责统筹安排，事前做好吃、住、行、费用及陪同人员的预算及方案，提前2天填写《招待费用申请表》。 2、A级、B级宾客的预算及方案申请由总经理核准； C级的由副总经理核准。突发急需的接待，应事前电话请示相应领导，次日补填《招待费用申请表》。 3、接待负责人负责落实预算及方案的执行情况，宾客有会见公司领导意愿的，须沟通、安排好双方约谈的时间、地点。 4、接待工作结束后，接待负责人对接待成果做最终评价，汇报对象为预算及方案核准的相应领导。 六、接待细则事项 1、宾客到达机场（车站），需安排好车辆及迎接人员前往迎接，A级宾客如需预订机场贵宾厅迎送的，需提前安排好贵宾厅。 2、接待人员需在A级宾客入住的客房内准备好：茶叶、水果、会议资料、会议礼品等物品。 3、吃住行前应事前了解宾客的爱好、禁忌，在费用控制范围内，尽可能满足宾客的合理需求。对于不合法、不合理需求须婉言拒绝。 4、接待负责人按接待标准、人数及天数申请烟、酒，申请经批准后在办公室领取，接待结束后剩余的烟、酒须交回办公室保存，以备下次再用。 5、接待工作程度注重合法、合理、适度，接待人员的着装打扮、言谈举止注重端庄、礼节。酒席间“喝酒不开车、开车不喝酒”。 6、宾客回程前，了解其喜好为其准备适量的特产、礼品，并妥善安排人员送机（站）。 7、每次接待工作结束后，须总结行程、费用及取得成效。对有特别嗜好、兴趣与特点的宾客需详细记载，以便之后接待作参考。 七、费用控制及报销 1、接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致，节约开支、争取成果，充分考虑及认清每次接待的目的，合理接待。 2、费用的支出原则上不得超出相应级别，如确实有必要超支，须事前请示总（副总）经理核准。 3、未办理《招待费用申请表》的任何接待，一律不得报销。 4、接待人员在接待工作结束后2天内必须将所有票据整理报账，一例一贴，按实报账，不得任何虚假，“假一罚十、假百辞退”。 5、烟酒由办公室统一管理，适量库存。烟酒费用按月据实结算（银行转账方式支付）。 6、由办公室挑选多家合适的酒店、饭店、娱乐场地等，签订接待合同作为定点接待用地，据实发生的费用，按月结算（银行转账方式支付）。确定各职位签单付款人员名单，不在此名单中人员需现金或电话确认签单。 《定点酒店、饭店、娱乐场签单限额表》 职 位 当月累计签单金额上限 总经理 不限 副总经理 5000元 办公室主任、部门经理、项目经理 2000元 八、附则 1、本制度解释权、修改权归公司行政办公室； 2、本制度附相关表单：《来客接待（住宿）申请单》、《来客接待（用餐）申请单》、《礼品领用申请单》、《招待费用申请单》、《招待日程、费用统筹安排表》； 3、本规定自动列入公司规章制度序列中； 4、本规定自总经理签发日起生效。 签发人： 日 期： 附件1： 来客接待（住宿）申请单 申请时间：20 年 月 日 申请部门 申请人 申请事由/来访目的 来宾情况 来宾单位 主宾姓名及职务 来宾性别及人数 住宿时间 来宾级别说明 住宿条件要求 房间数 套间 间；单间 间；标间 间 入住时间 月 日 时 离开时间 月 日 时 行政部 意见 分管领导意见 主要领导审批意见 附件2： 来客接待（用餐）申请单 申请时间：20 年 月 日 接待部门 经办人 接待就餐日期 月 日至 月 日中餐 餐、晚餐 餐 来宾情况 来宾单位 主宾姓名、职务 来宾人数 来访事由 来宾级别说明 用餐地点 陪餐人数 行政部审核 接待标准 领导审批意见 用餐经费结算 ￥： 元 大写： 备 注 附件3： 礼品领用申请单 申请时间：20 年 月 日 接待部门 经办人 来宾情况 来宾单位 主宾姓名、职务 来宾人数 来访事由 来宾级别说明 礼品份数 补品种类 礼品单价 领导审批意见 礼品领用情况 礼品发放人 礼品领用人 备 注 版权所有：北京未名潮管理顾问有限公司