【行政体系】行政管理职位工作手册.doc

资料来源微信公众号:行政人资CLUB 本书共分为十二个章节，从行政部职能描述、行政组织管理、办公事务管理、网络信息管理、文书档案资料管理、员工提案管理、行政人事管理、财务物质管理、车辆司机管理、安全保障管理、后勤服务管理到行政法律服务管理进行了讲述。读者可以结合企业实际情况随时拿来修改、运用，建立行政管理制度体系。 表格（结合企业实际情况随时修改、运用） 制度（形成企业个性化文本） 流程（使整个管理知识体系一目了然） 要点（深入解析企业管理所需技巧） 实用工具大全 行政管理制度工作手册 99 目 录 第一章 行政部职责描述 4 一、行政部职能 4 三、行政部工作职责 4 一、行政总监 6 二、行政部经理 7 第二章 行政部组织管理 9 二、行政部组织管理工作模板 9 三、行政部组织管理工具表单 12 第三章 办公事务管理 14 二、办公费用管理工作模板 14 三、办公费用管理工具表单 16 三、公关接待管理工具表单 19 三、会议管理工具表单 20 三、印章管理工具表单 21 第四章 网络信息管理 23 一、计算机网络管理知识准备 23 三、计算机网络管理工具表单 24 第五章 文书档案资料管理 26 一、文书管理工作知识准备 26 二、达成工作目标的四个工作事项 26 三、文书管理工具表单 27 三、档案管理工具表单 29 二、信件管理工作模板 32 三、信件管理工具表单 32 二、资料管理工具表单 33 第六章 员工提案管理 36 一、员工提案管理知识准备 36 二、员工提案管理工作模板 37 三、员工提案管理工具表单 39 第七章 行政人事管理 42 二、达成目标的四个工作事项 42 二、招聘管理工作模板 43 三、招聘管理工具表单 44 二、培训管理工作模板 46 三、培训管理工具表单 46 二、员工日常管理工具表单 50 二、员工出差管理工具表单 51 第八章 财产物资管理 53 二、达成目标的两个工作事项 53 三、财产物资管理工具表单 53 二、固定资产管理工具表单 55 二、办公用品管理工具表单 58 第九章 车辆司机管理 60 二、车辆司机管理工具表单 60 第十章 安全保障管理 63 二、达成目标的三个工作事项 63 三、劳动安全工具表单 63 一、安全保卫管理工作模板 66 二、安全保卫工作工具表单 67 一、消防安全管理工作知识准备 70 三、消防安全管理工具表单 71 二、突发事故处理工具表单 71 第十一章 后勤服务管理 76 一、员工宿舍管理工作知识准备 76 二、员工宿舍管理工作模板 77 三、员工宿舍管理工具表单 79 三、员工餐厅管理工具表单 82 一、环卫绿化管理工作知识准备 85 二、环卫绿化管理工作模板 87 三、环卫绿化管理工具表单 89 一、其他后勤服务管理工作模板 91 二、俱乐部管理工具表单 92 第十二章 法律服务管理 95 二、达成目标的四个工作事项 95 二、法律服务管理工作模板 96 二、达成目标的四个工作事项 99 第一章 行政部职责描述 一、行政部职能 行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下五个方面。 1．参谋职能 行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋”。 2．沟通协调 行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。 3．行政事务处理 行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。 4．后勤保障 行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤（卫生、餐厅、倒班宿舍）管理、安全保卫管理等行政工作。 5．监督控制 行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相关制度的执行情况进行检查、监督与控制。 三、行政部工作职责 行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反馈信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。行政部的工作职责如表1-1所示。 表1-1 行政部工作职责一览表 行政部工作职责 职责细分 备注 1．日常办公事务管理 （1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制 （2）会议组织、协调，会议内容的记录与传达 在建立办公自动化系统方面有 给予协助的职责 2．办公物品及设备管理 （1）负责制定办公物品及设备采购、保管、发放与使用制度 （2）负责办公物品及设备的采购事宜 （3）负责办公物品的保管、发放、使用 （4）办公设备日常保养与故障维修 计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修 3．文书资料管理 （1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理 （2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅 （3）做好文书资料以及内部信息的保密工作 使得公文处理科学、合理、规范 4．车辆司机管理 （1）办公车辆的调度管理 （2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作 （3）对司机人员的安全驾驶教育、考勤等日常管理 提高工作效率，确保公司领导和各部门用车，圆满完成各项任务 5．人事日常事务管理 （1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 （2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理 （3）组织员工开展各种形式的活动 协调、指导和监督企业内部的各种关系 6．后勤保障事务管理 （1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理 （2）企业员工餐厅、员工宿舍的日常管理 （3）企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修 （4）企业日常安全保卫及消防管理 后勤保障关系到各项工作的基本运行 7．涉外事务管理 （1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等 （2）企业对外宣传、公关联系 （3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 树立企业信誉，建立良好的企业形象 8．法律事务管理 （1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益 （2）协助处理日常涉法事务及合同管理 （3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判 （4）代理企业涉讼案件 规范公司法律事务工作，做到依法治理企业 一、行政总监 岗位名称 行政总监 所属部门 行政部 直接上级 总经理 直接下级 任职资格 1．学历、专业知识 本科及以上学历，拥有行政管理、人力资源管理、物业管理、秘书学等相关专业知识 2．工作经验 3～5年大、中型企业人力资源管理或行政管理相关工作经验 3．业务了解范围 掌握行政管理、后勤管理、日常事务管理等行政后勤管理知识，熟悉日常安全管 理、治安管理等治安安全管理相关知识，了解绩效管理、员工考核与考勤等人力资源管理相关知识 工作职责 职责细分 1．制定规章制度 （1）组织制定行政管理、办公事务管理、总务后勤管理的有关规章制度 （2）对规章制度的执行情况进行监督、检查和指导 （3）定期组织对各项制度进行修正和完善的活动 2．会议安排与接待管理 （1）负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议，指定人员做好会议记录和会议 内容的传达工作 （2）根据总经理的指示，编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作管理 3．后勤保障管理 （1）根据企业发展要求，安排、组织、指导员工餐厅、宿舍的日常管理工作 （2）负责企业内部办公及生活用水、用电的管理工作 （3）审批各项改善员工工作、生活条件的意见和建议 4．行政性财产物资管理 （1）组织编制企业行政性财产、物资的采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出 （2）监督企业办公用品、办公用固定资产的购买、保存及发放、维修管理工作 （3）审核、审批企业办公用车、基础建设和固定资产购买等的申请 5．治安与环境 卫生管理 （1）负责企业内部的治安管理工作 （2）监督、检查企业办公区域、生活区域的清洁卫生管理工作 （3）监督、检查企业办公区域、生活区域的环境绿化管理工作 6．所辖部门管理 1）负责指导、管理、监督分管部门人员的业务及工作，使其不断提高工作效率 2）负责分管部门员工的培训、考核、日常考勤等工作 9．部门内部管理 1）负责本部门员工的配备、选拔 2）配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作 3）配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核 二、行政部经理 岗位名称 行政部经理 所属部门 行政部 直接上级 行政总监 直接下级 任职资格 1．学历、专业知识 大学本科学历，拥有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识 2．工作经验 三年以上大、中型企业行政工作经验 3．业务了解范围 全面了解国内外企业行政管理的发展趋势和方向，掌握企业行政事务的处理办法 工作职责 职责细分 1．制定行政管理制度 （1）组织编制各项行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行 （2）负责对各项行政管理制度的执行情况进行监督和检查 2．行政性财产物资管理 （1）制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度 （2）依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买 （3）组织对企业行政性财产物资进行登记造册，定期进行盘点，并负责办公用固定资产的维修和保养工作 3．车辆调度管理 （1）企业行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用 （2）安排好企业行政车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，组织建立企业车辆和司机档案 （3）控制企业的交通费用 4．内外关系协调 （1）安排每月、每周总经理办公会议及其他各种日常会议，协调总经理和企业各部门之间的工作，上传下达，协助相关部门开展相关重大活动 （2）协调与政府有关主管部门（如工商局）、行业相关管理机构、协会、商会及其他相关企业的关系，并代表企业出席各种会议 （3）妥善安排外来人员的来访与接待工作 5．后勤保障工作 （1）根据企业的年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿舍管理、员工餐厅管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等 （2）对企业的安全保卫、消防、环境和卫生进行统一管理，确保企业生产经营安全、顺利地进行 6．文书档案管理 （1）制定企业的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员对企业文件、档案进行建档保管 （2）草拟、审核企业的重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等 （3）及时处理重要的来往公文、来电、信函，督促、检查领导批示，审核和修改以企业名义签发的有关文件 （4）企业印章、法人章和办公室印章管理 7．基建工程及物业管理 （1）负责企业及各分支机构基础设施的出租、租赁等工作 （2）代表企业实施甲方的功能，组织对工程的建设、设计、监理等进行管理 （3）负责企业及分支机构的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作 8．办公费用控制 （1）负责编制企业年度办公费用预算并监督实施 （2）按照企业年度费用预算，严格控制各项办公费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用（如电话费、办公用品费用、房租等） 9．部门内部管理 （1）负责本部门员工的配备、选拔 （2）配合人力资源部组织部门人员的技能培训，指导下属员工的工作 （3）配合人力资源部对本部门所属员工进行业绩考核 第二章 行政部组织管理 二、行政部组织管理工作模板 （一）行政部组织结构设计实例模板 由于企业所属行业、规模以及内部要求的不同，企业行政部的组织结构也不尽相同；而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织结构也会有所不同。 1．按职能分类设计的行政部组织结构 按职能分类是指按行政部管理分工为基础，按专业化原则进行设计，具体内容如图2-4所示。 行政总监 行政部经理 安全保密主管 人事行政主管2 行政事务主管 安 全 专 员 办公专员 秘 书 总务后勤主管 行政 专 员 后勤专员 宿舍管理员 餐厅管理 员 保洁员 绿化员 接待专员 公关专员 司机 前台接待主管 公关事务主管 公务 车辆 主管 图2-4 按职能分类设计的行政部组织结构图 2．按企业规模大小设计的行政部组织结构 （1）大中型企业行政部组织结构如图2-5所示。 基建科 配电房 机械设备科 电气维修科 环境保卫部 经理助理 环卫科 物业管理部 经理 公务车队 文书档案科 公共关系科 福利保障部 经理助理 员工宿舍管理处 生活委员会 福利保障部 经理 内部采购部 经理助理 办公品采购科 福利品采购科 设备采购科 内勤采购部 经理 集团行政部 行政经理 集团行政部 行政总监 员工餐厅管理处 前台服务 总经理办公室 主任 保安科 环境保卫部 经理 图2-5 大中型企业行政部组织结构图 这种结构的主要特点表现在以下四个方面。 ①适合大中型现代企业行政事务管理的需要。 ②决策性工作基本都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，如内勤采购部、福利保障部、物业管理部。 ③负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进行行政管理外，对其他部门如企业管理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。 ④这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对比较固定的岗位。 （2）中小型企业行政部组织结构如图2-6所示。 文书档案组 办公室主管 保安主管 白班警卫 夜班警卫 总务主管 清洁组 绿化组 公务车队 公共关系组 前台接待组 员工餐厅组 生活区主管 员工宿舍组 文娱组 电气维护组 物业主管 机械维修组 配电房 土木工程组 行政经理 行政副总 图2-6 中小型企业行政部组织结构图 三、行政部组织管理工具表单 （一）行政部组织结构与责权表 部门 行政部 部门负责人 行政部经理 直属领导 行政总监 行政部组织结构图 部门编制 经理级 人 主管级 人 专员级 人 部门职责 部门权力 相关说明 编制人数 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 （二）行政办公工作一览表 部门： 人数： 填写日期： 年 月 日 序号 工作内容概述 （三）行政办公职位规范表 职位名称 直接上级 直接下级 管辖范围 直接责任 主要权力 职务代理人 条件要求 第三章 办公事务管理 二、办公费用管理工作模板 （一）办公费用报销规定模板 办公费用报销规定 第一条 办公费用种类 1．办公用品及低值易耗品采购费。 2．车辆使用费。 3．交通补贴费。 4．应酬招待费。 5．其他。 第二条 办公用品及低值易耗品采购费报销规定 1．行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。 2．各部门急需或特殊的办公用品，经批准后可自行购买。审批权限划分如下所示。 （1）单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部经理批准。 （2）单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物以备核实。 （3）行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。 3．原则上不报销办公用品的装卸费用。 第三条 车辆使用费报销规定 1．车辆使用费的种类 车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。 2．行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制定当月车辆费用开支计划。 3．各项费用的核算报销方法如下表所示。 费用核算报销办法一览表 费用项目名称 费用核算报销方法 油费 1．驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程 2．由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，交行政部经理签字验核 路桥费、洗车费 1．驾驶员每月汇总报销一次 2．由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核 车辆维修 1．报销前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单 2．由行政部根据车辆维修情况进行复核，经行政部经理签字验核 驾驶补贴 按加班标准计算，每月在工资中列支发放 第四条 交通费报销规定 1．交通补贴 （1）交通补贴具体标准见“公司补助管理办法”。 （2）交通补贴在员工工资中发放。 2．员工外勤不能按时返回就餐者可给予误餐补贴，误餐补助的标准为每人12元。 3．员工外勤每天交通费标准为20元，经批准可乘坐出租车并报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予报销外勤交通费。 第五条 应酬招待费报销规定 1．根据“公司对外接待办法”等文件中规定的接待标准接待。 2．应酬招待应事先提出申请，经批准后方可实施。 3．原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。 4．应酬招待活动一般在企业确定的定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处结算或用现金结算。 第六条 对外宣传费用控制 对外宣传活动，不仅考虑其效果，而且要核算其成本，力求成本与效益的统一。一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出包括以下五个方面。 （1）活动费用。包括制作费、摄影费。 （2）人工费用。包括支付给记者的公关费。 （3）日常费用。包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费。 （4）印刷费。 （5）捐款。 三、办公费用管理工具表单 （一）办公费用计划表 编号： 单位：元 科目 上年度平均数 本年度预算数 变动量 变动率（%） 备注 一季度 二季度 三季度 四季度 固定费用 01 薪资支出 02 间接人工 03 租金支出 04 办公费 05 邮电费 06 水电油料费 07 保险费 08 医保费 09 社保费 合计 变动费用 01 加班费 02 差旅费 03 运 费 04 维护费 05 交际费 06 样品费 07 包装费 08 燃料费 09 职工福利费用 10 杂项购置费用 11 会务费 12 培训费 13 劳务费 14 间接材料费用 15 消耗品费用 16 保 健 费 17 其他费用 合 计 费用总计 （二）办公费用申请单 编号： 部门： 填写日期： 年 月 日 单位：元 费用类别 金额 用途说明 附件张数 合计 人民币（大写） 报销人签字： 审核人签字： 主管领导签字： （三）通信费用报销单 编号： 填写日期： 年 月 日 部门 使用人 通信工具类别 （ ）固定电话 （ ）移动电话 （ ）其他 号 码 费用（合计） 人民币（大写） 审批意见： 主管领导（签字） 审核（签字） 总经理（签字） 费用明细 （五）车辆费用报销单 编号： 填表日期： 年 月 日 驾驶员 部门 车号 预支期间 年 月 日至 年 月 日 车型 项目 张数 金额 （单据粘贴处） 合计 金额（大写） 财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名 （六）招待费用报销单 编号： 填表日期： 年 月 日 姓名 职务 招待事由 附件 张 部门 招待对象 招待人数 客人 人，陪同 人 备注 日期 招待地点 餐饮费 住宿费 礼品礼金 其他费用 金额合计 十 万 千 百 十 元 角 分 金额 （大写） 合计 财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名 三、公关接待管理工具表单 （一）公务联系单 送抵时间 签 收 人 已阅签字 转出时间 联系事项 签 复 填 表 人 （二）参观许可证 许可证编号 发证日期 印章 参观单位 参观日期 参观者姓名 职务 单位 参观区域 参观内容 参观目的 参观路线 相关部门签章 主管副总 生产部 行政部 营销部 公关主管 三、会议管理工具表单 （一）会议记录表 编号： 填写日期： 年 月 日 会议时间 地点 主持人 记录人 会议名称 参 加 者 会议议题 会议过程 会议决策 记录审核人 审核结果 （二）年度会议计划表 会议名称 主持人 开会地点 会议召集单位 开会日期 会议主要工作人员 开会时间 与会者应备资料 会议宗旨及议题 会场标示资料 与会单位 会场拟分发资料 人数 三、印章管理工具表单 （一）印章使用登记表 盖章时间 文件名称 发文号 公章类别 盖章次数 使用人 批准人 备注 （二）印章使用审批表 编 号 用章部门 盖章时间 公章类别 盖章次数 文件发文号 文件名称 备 注 用章人（签章） 批准人（签章） 注：请在备注栏中简要说明盖章用途 （三）印章使用申请单 单 位 申请日期 年 月 日 用印类别 用印份数 文件名称 文件说明 申 请 人 核 准 人 （四）印章管理登记表 种类 区分 名称 印章内容 管理责任人 办理责任人 备注 公司 印章 名印 公司名印 公司名称 行政部经理 行政部经理 部门 印章 部门印 行政部印 公司名称、部门名称 行政部经理 行政事务主管 分店 工厂名 分店印 公司名称、分店名称 ××分店经理 分店 行政科长 职务 印章 董事、经理 职务名称 行政部经理 行政事务主管 金属制 部长印 财务部经理印 （银行专用） 公司名称、职务名称 财务部经理 财务主管 第四章 网络信息管理 一、计算机网络管理知识准备 （一）局域网相关知识 1．局域网的基本构成 局域网由计算机、传输媒体、网络适配器、网络连接设备、网路操作系统等构成。 2．局域网的传输媒体 局域网的传输媒体包括同轴电缆、双绞线、光缆等，其性能比较如表4-1所示。 表4-1 传输媒体性能比较表 传输媒介 价格 电磁干扰 频带宽度 单段最大长度 非屏蔽双绞线 最便宜 高 低 100米 屏蔽双绞线 中等 低 中等 100米 同轴电缆 中等 低 高 185~500米 光缆 最高 没有 极高 几十千米 3．局域网交换机的选择 局域网交换机是组成网络系统的核心设备。对用户而言，选择局域网交换机最主要的指标是端口的配置、数据交换能力、包交换速度等。因此，在选择交换机时要注意以下事项：（1）网络管理能力；（2）交换端口的数量；（3）交换端口的类型；（4）主干线连接手段；（5）系统的扩充能力；（6）交换机总交换能力；（7）是否需要容错能力；（8）是否需要热切换能力；（9）是否需要路由选择能力；（10）能否与现有设备兼容、顺利衔接。 （二）网络维护相关知识 网络维护的主要工作包括故障检测与排除、网络日常检查及网络升级，具体内容包括以下3个方面。 1．故障的检测与排除 故障处理过程包括发现故障迹象、追踪故障的根源、排除故障和记录故障解决方法等四个主要部分。 2．网络检查 网络检查是指在网络正常运转的情况下对服务器状态和网络运行情况的动态信息加以收集和分析的过程。有些数据最好每天检查一次，而有些数据则较长时间检查一次即可。 3．网络升级 一般在网络管理中需要考虑的是必须进行的升级，这些升级能够保证网络正常运转。虽然网络操作系统的升级通常是最迫切的，但硬件和软件也需要及时升级。 三、计算机网络管理工具表单 （一）计算机故障维修记录卡 部门： 填写日期： 年 月 日 单号： 机器编号 规格 数量 故障损坏说明 预估修理费 使用人 备注 （二）计算机网络报修登记表 序号 报修时间 报修部门 报修原因 维修人 维修情况 完成时间 备注 1 2 3 4 5 异常情况说明 （三）计算机网络设备档案表 设备使用部门： 设备名称 设备 品牌 规格 型号 销售 号码 销售 公司 设备 价格 购买 日期 维护公司 维护年限 年维修费用 故障现象及维修情况 维修人 维修时间 更换配件记录 故障记录 备注 第五章 文书档案资料管理 一、文书管理工作知识准备 （二）公文的一般格式 公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。 1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。 3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。 4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。 5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。 6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。 7．文字一律从左至右横写横排。 8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。 二、达成工作目标的四个工作事项 （一）文书管理 企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。 （二）档案管理 档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。 （三）信件管理 处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。 （四）资料管理 企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。 三、文书管理工具表单 （一）发文登记表 发 文 收件单位 联系人 内容 有无附件 密级 速级 签收 备注 文号 日期 （二）收文登记表 收 文 发文 日期 来文 单位 文号 事由 份数 有无 附件 签收 日期 收文 单位 文号 事由 份数 有无附件 寄件人 签收 （三）公文传递单 填写日期： 年 月 日 收文 送文编号 文件名称 发文 签收 备注 （四）公文会签单 发文单位 发文文号 发文日期 年 月 日 时限 □普通件 □急件 □特急件 密 级 □普通 □秘密 □机密 □绝密 内容 会签 顺序 单位 接文时间 交文时间 行政部转呈时间 1 月 日 时 月 日 时 月 日 时 2 月 日 时 月 日 时 月 日 时 3 月 日 时 月 日 时 月 日 时 备注 三、档案管理工具表单 （一）档案索引表 序号 档案号 档案名称 建档日期 储存位置 档案内容 处理 （二）档案明细表 全宗 号 目录 号 案卷 号 借出 归还 日 期 单位名称 经手人姓名 管理人员签字 日期 管理 人员签字