267Excel大型会议组织筹备流程表单.xlsx

XXXX集集团团会会议议组组织织流流程程工工作作阶阶段段工工作作内内容容负负责责人人完完成成时时间间节节点点控控制制明明细细备备注注是是否否完完成成内内容容日日期期倒倒计计时时一一、会会议议申申请请1拟定会议名称、时间、地点、人数、酒店等相关信息，做费用预算表会议申请部门负责人40天名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息2会议申请部门提交申请至总裁会议申请部门负责人40天3会议批准后成立会务组及职责确定组长35天岗岗位位名名单单组长副组长文秘组后勤组车辆组其他4会务组召开预备会议组长、副组长33天工作落实二二、会会场场选选择择5根据会议要求筛选酒店/会场后勤组33天6根据参会人员的类别确定房间预订的类型/会场情况，提前致电酒店人员做好准备/商讨价格后勤组30天三三、一一期期准准备备7会议通知副组长、文秘组30天会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料准备、须知、其他8资料收集（1）文秘组30天确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要求）9撰写具体日程组长、副组长、文秘组30天确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议结束时间10制作房间分配表文秘组30天11制作桌签文秘组25天12制作会议条幅/参会挂牌后勤组25天13预订巴士/接送车辆后勤组、车辆组25天14会议礼品准备后勤组22天15会议设备准备后勤组22天包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等16会议文具准备后勤组22天包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签到表、签到簿等17会议旅游项目准备文秘组22天咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送情况、旅游保险、18借备用金后勤组20天19安排打前阵会务组副组长20天包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）四四、二二期期准准备备20与酒店签订入住合同组长、副组长、文秘组15天21 与旅行社签订旅游合同组长、副组长、文秘组15天22缴纳订金后勤组15天注意收据等资料的保存23资料收集（2）文秘组15天确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护照信息（签证）等24汇总信息并安排接机/接站（外籍嘉宾订购机票）文秘组、后勤组、副组长安排15天25资料收集（3）文秘组10天确定演讲人员的演讲资料26根据具体日程排版所有演讲资料文秘组10天27打印、装订演讲资料文秘组7天28运送物品后勤组7天包括会议礼品、会议设备、文件材料、用餐酒水等29会场布置后勤组、副组长安排2天包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌30会场设备检查后勤组2天包括电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等31房间检查后勤组2天32客房布置后勤组2天包括水果、糕点、文件材料等33联系大巴/接站司机、确认后勤组2天司机姓名车牌联系电话到达时间五五、三三期期准准备备34会场检查组长、后勤组会议前3小时布置相关设备会议材料其他35高层领导、嘉宾房卡提出/提前办理入住手续文秘组、后勤组会议前3小时引领36房间分配表交至酒店前台文秘组会议前3小时37大巴/接车跟踪后勤组、车辆组会议前3小时乘车人员到齐出发时间预计抵达时间38领导、嘉宾抵达接待会务组会议前1小时39迎接参会人员会务组会议前1小时确认参会人员到达情况40突发状况应急处理会务组/六六、会会议议中中41会前签到文秘组会议前30分钟42领导、嘉宾会场引领组长安排会议前10分钟43会场服务会务组、酒店会议中倒水、特殊情况44摄像、照相后勤组会议中45会议记录文秘组会议中46茶歇准备后勤组会议中47餐厅准备后勤组餐前1小时48就餐地点指引后勤组餐前10分钟49叫早服务酒店1天50会场清洁与整理酒店/51突发状况应急处理会务组/七七、会会议议后后期期52联系大巴/接车司机接送后勤组、车辆组结束前3小时53领导、嘉宾接送后勤组会议结束日54参会人员安排文秘组会议结束日55乘车人员集合上车文秘组会议结束日56费用结算组长、后勤组会议结束日57物品收回文秘组、后勤组会议结束日58会务工作总结会务组/59感谢组长/向有关嘉宾发送感谢信60会议跟踪管理文秘组、后勤组/会议文章、资料的收集会会议议参参会会人人员员统统计计表表序号个人信息公司姓名职位联系电话邮箱*暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考联络人:XXX 电话:XXXXXX 电话:XXX航班信息住宿信息*身份证号码（如需要）到达航班号/火车班次到达时间是否需要接站离开航班号/火车班次出发时间是否需要送站入住日期会会议议参参会会人人员员统统计计表表参加XX日晚宴参加XX日活动如有其他需要请在此注明退房日期房间标准（单人间/双人间）住宿信息*会议预算表（杭州）示例会议名称会议时间会议地点参加人数25人预算费用序号项目明细数量费用合计1组织费会议场租金2天5400/天 10,800.002设备租金2天1200/天 2,400.003会议茶歇3次（25份/次）50/份3,750.004餐费（午）2天*3桌1500/桌 9,000.005资料打印费25人25/份625.00单项总计 26,575.006接待费住宿费（标间）3天*2间650/间3,900.007住宿费（单间）3天*1间650/间1,950.008餐费（晚）2天*3桌3000/桌 18,000.009酒水、饮品2天1000/天 2,000.00单项总计 25,850.0010交通费机票往返*4人3000/人 12,000.00总计 64,425.00会议预算表（香港）示例会议名称会议时间会议地点参加人数25人预算费用序号项目明细数量费用合计（HKD）1-4组织费会议场租金&设备租金&会议茶歇&餐费（午）2天517/人(28日)+638/人(29日)$28,875.005资料打印费25人25/份$781.25单项总计$29,656.256接待费住宿费（标间）3天*2间1925/间$11,550.007住宿费（单间）3天*1间1760/间$5,280.008餐费（晚）2天*3桌4000/桌$24,000.009酒水、饮品2天1000/天$2,500.00单项总计$43,330.0010交通费机票往返*4人3500/人$17,500.00总计$90,486.25合计（RMB）23,100.00625.0023,725.009,240.004,224.0019,200.002,000.0034,664.0014,000.0072,389.00物物料料清清单单类类别别完完成成序序号号物物品品数数量量备备注注负负责责单单位位会会议议用用品品1会议条幅后勤组2参会挂牌3桌签4备份U盘5一切设备所需电池6便签纸7信封8A4纸9白板纸10白板笔11签字笔12应急药品会会议议文文件件13会议须知文秘组14日程安排15参会人员统计表16房间分配表17车辆接送分配表18酒店地图19会议桌、饭桌分配表20会议PPT打印文件21会议材料汇总U盘会会议议设设备备准准备备22投影后勤组23笔记本电脑24数据传输线25接线板26摄像机27照相机28录音笔29激光笔30其他采采购购清清单单31备用金32红酒33白酒34矿泉水35面包小吃36水果37咖啡38茶叶39口香糖40其他会会议议设设备备准准备备后勤组司机接送时刻表张XX 电话：XXXXX日期星期出发时间午餐出发地点需接人员司机接送时刻表张XX 电话：XXXXX到达时间目的地司机接送时刻表张XX 电话：XXXXX午餐晚餐午餐晚餐备注