【电子文档】电子文档证书管理规范--行政人事CLUB (2).xls

标标题题 电电子子文文档档证证书书管管理理规规范范文 件 编 号:版 本 号:A1生 效 日 期:页 次:1/2一、目 的：为规范公司所有电子扫描件证书的管理，防止电子档证书的误用、滥用，特制定此规范。二、适用范围：适用于集团内各分子公司取得的各项主体资格证、资质证和荣誉证。三、职责权限：企划部主管：批准申请部门的电子档证书使用申请。企划部认证专员：负责公司所有电子档证书的归档管理，并依据使用部门的申请进行发放和登记。各分公司主管：对本部门人员的用证申请进行审核。四、作业内容：4.1 所有证书办理回来以后，均要到企划部扫描，并进行电子档备案，然后将证书正本交总经办秘书存档管理。4.2 证书扫描后将扫描件发给认证专员进行统一存档。4.3 各分公司业务部门需要用到证书电子档复印件时，应该提交证书复印件使用申请，经部门主管和企划部主管批准后，到企划部认证专员处打印，也可以到总经办借原件复印。打印和复印证书必须要有记录。4.4 公司内各部门人员不得保存电子档证书，不得随意复印和传播。4.5 企划部认证专员应当及时更新和发布最新的证书信息，以防止过期证书的误用。五、作业流程：拟 制/日 期 审 核/日 期 批 准/日 期运 作 流 程权 责 人 员相 关 文 件表 单申 请 人主管审批企划部主管复核打印/电传记录/备案申请人/办事处部门主管/业务经理企划部主管企划部专员/申请人企划部专员电子版证书使用登记表