中小型房地产企业财务管理制度.doc

xxx有限公司 财务管理制度 总 则 为加强财务管理，根据国家有关法律、法规，结合公司具体情况，制定本制度。本制度适用于公司对财务工作的管理，公司各部门领导和职员办理财会事务，必须遵守本制度。 第一章　财务机构的设置及职能： 公司设财务部，其主要职责是： 1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益； 2、建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律； 3、负责资金管理、资产管理、融（筹）资信贷、成本管理； 4、参与工程项目招标、预（决）算； 5、了解掌握有关政策、税收； 6、配合公司领导协调财政、银行、税务、审计及相关部门的关系；接受财政、税务、审计等部门的检查和监督； 7、完成公司交给的其他财务工作。 第二章：会计人员的设置及职责： 公司财务部人员设置：财务经理、主管会计、出纳、收款员（现在暂不设置此岗位）。其岗位职责如下： （一）、财务经理： 1、 决定部门内的人员配置。 2、协助总经理建立健全企业内部财务管理制度和工作流程，并监督制度的执行情况。 3、配合公司领导进行融资工作，合理、有效的使用用资金。 4、督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高效益。 5、督促、指导本部门人员工作。 6、配合公司领导协调财政、银行、税务、审计及相关部门的关系；自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。 7、负责审核记帐凭证、管理总帐，按时编制报表；按时缴纳各项税款。 8、及时、准确的向公司领导提供财务资金、成本、费用信息；并定期进行经济活动分析。 9、负责财务档案的管理工作。 10、完成总经理交付的其他工作。 （二）、主管会计： 1、按照会计法和有关会计制度、会计准则等规定，做好会计核算工作，做到手续完备，数字准确，账目清楚。 2、充分发挥会计的反映和监督职能，认真做好经营活动财务分析，协助财务经理定期检查、分析公司成本、费用和利润的情况，挖掘增收节支潜力，及时提出合理化建议。当好公司领导的财务金融参谋。 3、负责会计凭证审核和编制工作，发现问题及时汇报，认真编制财务报表及纳税申报，做到内容完整、数字准确、及时报送。 4、正确运用和登记总分类帐和明细分类帐，做到帐帐、帐证、帐表三相符，及时、准确编制成本表、费用表、销售月报表正确反映本企业经济活动情况，为公司经营管理提供会计资料。 5、管理销售台帐，并负责与销售部定期核对无误，督促销售房款回笼，并审核销售部门业绩。 6、做好债权债务的管理和清对工作。严格审查有关合同规定的预付帐款条款，掌握预付帐款的支付情况。根据部门资金计划编制公司月度资金计划，并考核资金使用效果。 7、负责固定资产和低值易耗品的日常核算工作，并定期协同办公室清点资产。 8、负责工资、费用、成本、利润、税金等核算计提及审核工作，发现问题及时处理。 9、根据开发经营的进度，作好资金筹措调整，及时安排资金周转调度。根据销售合同及实际工程进度，办理预收款的收取及房款的结算。 10、根据工程承发包合同，会同工程部等职能部门审核工程备料和工程进度款的拔付、回笼和结算工作。 11、按期计算工程成本，竣工后核算实际成本，销售后及时计算经济效益。 12、核算公司应缴纳的税费，并作出相关财务报表、凭证、帐目。 13、配合人事管理部门对各部门、各员工工作进行业绩考核，奖罚处理。 14、负责会计档案的装订、保管工作。 15、与出纳定期核对现金库存余额及帐实相符情况。 16、完成公司财务经理交办的其他工作。 （三）、出纳： 1、在部门经理的领导下，按照国家财会法规、公司财务制度的有关规定，严格资金使用审批手续，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务，保证资金安全； 2、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现；银行账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄； 3、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任； 4、支付工程材料款和工程进度款时，都必须通过银行办理转账结算，原则上不得直接兑付现金； 5、正确编制涉及现金、银行的记帐凭证，登记现金和银行存款日记帐，做到月结月清。并与实际库存现金核对无误，银行存款按时与银行对帐单核对，每月末及时编制编制库存现金盘点表和银行存款余额调节表，并及时编制资金周报和月报上报有关领导； 6、为了及时发现和防止现金收付差错，各单位财务部负责人或指定的其他财务人员每月终了后应会同出纳人员盘点库存现金一次，保证账账相符、账款相符。出现诸如人员变动或其他异常情况应随时对库存现金进行盘点，发现长短款应查明原因及时处理； 7、认真审查临时借支的用途、金额和批准手续，控制使用限额和报销期限； 8、负责督促出差或采购人员及时报帐，坚持“前帐不清，后帐不借”的原则； 9、按时办理工资发放及其他员工福利工作； 10、负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，签发支票时，要登记“支票使用登记簿”和“印签使用登记簿”； 11、公司财务章和法人章要分开保管。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作； 12、完成财务经理交办的其他任务； （四）、收款员： 1、售楼现场负责向客户收取房款，向客户开据收据，及时将所收房款交存公司银行账户，并填制收款明细表与出纳交接； 2、根据收款手续制作销售明细资料并交财务部主管会计核对无误后登记入账； 3、与销售部门协调一致，办理与财务有关的其他事宜； 4、完成总经理或财务部经理交付的其他工作； 第三章 费用报销制度 一、费用报销的总的要求及审批流程： （一）、 费用原始单据要求： 1．所有费用须取得正规有效的税务发票（或行政事业性收据），不得以其他票据充抵。如确因合理原因无法取得发票，应由经手人说明，按财务部门要求取得其他合适的票据代替或进行妥善处理。 2．发票应写明：接受单位名称（xxx有限公司）、业务发生日期、品名（服务内容）、规格型号、数量、单价、金额；对于品名规格较多、无法在一张发票上列明的，应另附销售（服务）单位盖章的明细单作为发票附件；接受单位名称不得使用如“xxx”等简称；发票要求金额计算正确、大小写一致；出票单位印章齐全；无涂改（挖补）现象。 3．报销附件齐全。要求验收的，应将验收单作为报销附件；报销人预先在财务部门借款的，应注明借款额；签订了合同的还应在报销单上注明合同日期和名称。 （二）、费用报销单填写： 1．差旅费用报销一律由出差人填列公司统一使用的《差旅费报销单》，报销单应详细列明：报销人所在部门、填报日期、报销人姓名、职务、出差事由、出差起止日期、单据及附件张数、起讫地点等基本内容，并按《差旅费管理制度》规定填列机票费、车船费、住宿费、出差补助、其他费用金额。并在“出差人”一栏签名。 2．其他费用一律由经手人填列公司统一使用的《费用报销单》，详细列明报销所属部门、报销日期、单据及附件张数、报销款项用途、金额等内容。并由本人在“领款人”一栏签名，不得由他人代签或由他人仿签。 3．报销人应在报销单“用途”一栏简要列明费用发生时间、地点、事由（特殊情况除外），如招待费报销应填写“×月×日招待××公司×××等几人，陪同人员：×××”、“交办公区××年×月×日至×月×日电话费”、“购××部用××物品×件”等，禁止简单填写 “招待费”、“电话费”、“办公用品费”等。否则，审核人有权退回重新填写。 （三）、 原始单据粘贴： 1．使用公司统一的《原始单据粘贴单》，沿装订线边沿由上往下、由左往右进行粘贴。要求单据厚薄分布均匀、排列整齐、单据上边及左边边沿保持平整。 一张粘贴单无法粘贴完时，可分几张粘贴。 2．数量较多的定额发票如停车费、市内交通费、招待费等。应将相同票面金额进行分类，按金额大小顺序从上往下粘贴，以利财务审核。 3、 除财务制度规定可以按月累积、一次报销的费用外，不同经济内容或不同时间发生的业务，应分别填列报销单，不得混合报销；同一经济内容应合并报销，不得人为拆分。否则，审核人有权退回报销单据。 （四）、 报销审批流程： 1．经手人按规定要求粘贴单据、填列费用报销单； 2．部门负责人审核计算：主要审核是否符合费用管理制度、费用内容及金额是否真实、是否与请示内容相符合； 3．财务部审核： (1) 是否符合费用管理制度、费用支出是否经过相应的核准程序、费用审批应附的验收单、其他必须的附件是否齐全； (2) 发票及附件是否符合本办法第三条要求； (3) 费用报销单填写是否符合本办法第四条要求、原始单据粘贴是否规范； (4) 是否存在不同经济内容或不同时间发生的业务混合报销，或同一经济内容拆分报销现象； (5) 是否有应扣还的账面借款及其他应收、应扣款项，并计算实际付款金额； (6) 审核完后在单据上签字。 5．总经理批准。 6．出纳： (1) 按照实际批准的金额，冲减未入账借款后计算实际付款额； (2) 由报销人在“收款人”一栏签名，并同时支付报销款项； (3) 在费用报销单上盖“付讫”戳记。 7、 总经理离开公司且报销人确实需要当时报销费用的，由出纳电话请示总经理同意后报销付款，总经理回公司后当天，出纳应取得总经理补签。 二、借款管理 为加强员工借款管理，减少资金不合理占用，规避借款坏账风险，提高工作效率，制定本办法。 本办法适用于公司员工借款管理。 （一）、 借款分类及管理 1、 员工借款分为临时借款、备用金借款。 （1）．临时借款是指员工因业务原因须以现金支付相关款项，临时向公司借支一定额度的现金，待业务结束后报销还款的行为。主要包括：公关招待费、差旅费、汽车修理费、零星采购费、会议费、福利活动费、以及其他临时借款。 （2）．备用金借款是指员工因业务需要须以现金支付相关款项，且发生频率较高、发生金额相对固定，须向公司借支一定额度现金，在一定期限内用作业务周转的现金，如车辆加油费、过桥过路费、伙食费、公司领导及其他部门需多次周转使用的日常业务招待费或其他费用等。 2、 员工借款前必须合理预计额度，由部门负责人进行审核。超出合理额度的部分，财务部门有权核减，按合理额度审批。 3、 备用金由使用人根据业务性质或预计金额提出申请，报部门负责人、主管副总、财务负责人、总经理审批。 4、 备用金额度的有效期为一年，到期须重新核定。 5、 临时工和试用期员工不予借款，有业务需要时，由同行员工或部门负责人借支。 6、 借款必须用于公司业务需要，禁止各类私人借款。 （二）、 借款程序 1、 临时借款及备用金借款均由借款人填写《借款单》，说明所属部门、日期、借款用途、金额、预计还款日期等内容。 2、 借款10,000元（含）以上，须提前一天通知财务部，以便提前进行资金安排。 （三）、 借款审批： 1．临时借款及备用金借款由部门负责人、分管副总、财务负责人、总经理批准。 2．借款人将审批后的《借款单》交财务部，出纳现金会计据此付款； 3．财务负责人或总经理离开公司，相关人员确实需要当时借款的，由出纳电话请示相关领导后先行借款后补批准手续； 4．临时借款严格遵循“前清后借”的原则。所有借款人在发生新的借款时，财务部主管会计必须审核是否有未归还的借款，凡有未还借款，且无正当理由者，不予再借。 （四）、 报销、还款 1、 临时借款必须在业务活动结束后三个工作日内报账还款，特殊情况向财务负责人说明情况，申请延期。否则，财务部门可在其工资、奖金中扣还。 2、 借款报销实行“一单一清”管理，报销总额超过借款的，由财务扣除借款后补付现金；报销总额小于借款额的，必须由借款人归还剩余现金。如有新的业务活动需要继续借款，应重新填列《借款单》并按规定程序审批，不得以报代借，拖欠以前借款。 3、 备用金借款报销时由财务补足备用金。 4、 备用金借款期限为一个季度，借款人应于每季度最后一月25日以前归还，并重新办理借款手续，以避免不合理挤占备用金。 5、 每月末，主管会计对个人借款进行清理，编制《员工借款余额表》（见附件）报总经理，并催收。对经催收三日内仍未归还的，可报总经理批准从借款人工资或其他个人收入中扣还。 6、 借款人调动、离职时，需还清所有借款，否则不予办理离职手续。 （五）、 损失处理 对借款未能收回，且借款人已离职的，按下列顺序处理： 1．调入总公司，由综合部联系调入单位代为扣还； 2．向借款人直接催收，金额较大时可通过司法途径追还。 3．办理离职手续时，财务部门因工作疏忽漏扣借款的，漏扣部分由责任人全部承担。 4．借款人所属部门负责人明知借款人有调出、辞职、被辞退可能，仍同意借款，造成坏账损失的，由部门负责人全额承担。 5．其他情形的，根据业务的实际情况，由责任人承担。 三、招待费用管理 为规范招待费用管理，合理控制业务招待支出，提高企业经济效益，结合公司实际情况，制定本制度。 本制度所称招待费指公司日常经营过程中需要支出的各类交际性餐饮费、住宿费、交通费、娱乐费、各类赠送礼品（券）、公司自备烟酒等。本制度适用于公司招待费用管理。 （一）、 招待费用的申请、审批 1、 招待活动由总经理批准后方可进行。其他人员无权安排招待。 2、 招待活动按业务性质、招待对象、对业务的影响程度，分为工作餐、日常一般招待活动及重要招待活动三种规格。由主管副总或总经理视具体情况确定招待规格及费用控制标准。 3、 工作餐标准不得超过每人次（ ）元；日常一般招待活动视招待对象按每人次（含陪同人员）（ ）元进行总额控制；重要招待活动视具体情况灵活处理。招待活动应尽可能使用公司自备烟酒。（应由综合办专人保管） 4、 费用申请、审批流程： ⑴、招待费用申请采用《工作联系单》形式，由经手人事先填写《工作联系单》说明招待对象、事由、人数、规格、预计金额等。也可预先口头请示，但事后必须补填《工作联系单》。 ⑵、公司组织的各类评审会、业务联谊会等支出金额较大、持续时间较长的活动须由经办部门出具书面计划或方案，详细说明活动名称、事由、地点、估计人数、费用项目及标准、计划达到效果、预计费用额度等，由部门负责人签署意见，报分管副总、财务负责人、总经理审批。 5、 招待礼品（券）、公司自备烟洒管理办法： ⑴ 申请：部门负责人填写《工作联系单》，说明事由、礼品（券、烟洒）名称、数量、金额，根据第七条第1款规定的审批权限进行审批后，向综合部领取相关礼品（券、烟洒）。 ⑵ 综合部按管理清晰、操作简便的原则建立起各类有价证券、烟、洒及礼品明细账，同时制定出入库、领用登记及审批操作规程，各部门应严格按规程进行操作，否则，综合部有权拒绝发放所需招待用品。 （二）、报销时限：日常招待活动结束后三个工作日、大型招待活动（会议）结束后七个工作日内，经手人必须报销费用、归还借款。 （三）、 单据填列： 1．招待费用必须由主要经手人填列报销单并由公司陪同人员在报销单据上签名。不得由其他人员签名、报销。 2．报销人应在报销单据上说明招待事由、招待对象（单位名称或部门名称）、陪同人员，特殊情况可另附便签说明，否则财务有权拒绝报销。 3．每次招待活动必须由经手人按单笔招待费用报销，不得将多次招待费单据汇总报销，也不得将同一笔招待费用人为拆分报销。 以上所称“单笔”，指单次业务招待发生的支出，具体界定办法如下：凭票报销的，不同出票单位、不同招待时间为不同笔；单独赠送礼品的，每次赠送为一笔；同一次招待中赠送礼品可归为一笔；短期内对同一招待对象的多次招待支出（如陪同业务单位外出旅游期间发生的车船费、餐饮费、住宿费等），可归为一笔。 4．所有费用报销均需提供正规有效发票，发票应填写：单位全名（商丘万象实业有限公司）、日期、服务内容（品名）、数量、金额。无正当理由，不得以其他票据充抵。对于确实无法取得发票的，由经手人书面说明情况报财务部备案并进行妥善处理。 四、差旅费管理 ⑴ 公司员工到本市范围以外地区执行公务可享受差旅费补贴; ⑵ 公司职员出差根据需要,由部门经理决定选用交通工具; ⑶ 公司职员出差期间,住宿费用及补贴按以下规定执行: ① 房租标准: A,部门经理以上职员,房租标准为（ ）元/日; B,一般职员,房租标准为（ ）元/日. ② 伙食补贴,市内交通补贴标准 伙食补贴每人（ ）元/日;市内交通费每人（ ）元/日. ⑷,实际报销金额超出公司的补贴标准,需由部门经理或带队经理说明原因,报经公司主管领导审批后支付 ⑸, 睢县工程项目期间工程人员统一食宿，管理人员可以乘座班车往返睢县和商丘，在睢县的餐补标准：早餐10元、午餐20元、晚餐20元，以餐补表签到为准，后勤部每周上报餐补签到表，报财务审核，经总经理签字后，一次性补后勤部。后勤部除水、电、房租公司统一报销外，其他费用均由餐补中支出。 五、车辆费用报销 ⑴ 公司车辆维修保养由行政部统一管理,应指定维修点，行政部应对车辆使用、维护等情况进行登记。 ⑵ 司机必须经常维护和保养所驾驶的车辆，保持良好的车况，车容整洁，防止不必要的磨损和损坏。 ⑶ 发现公务车辆、专用车辆故障时，应将情况报告给行政部（综合部），属正常维修的，需列明具体维修内容、故障原因、是否需要更换配件、预计修理费用等，按照财务审批手续报请公司主管副总审批；不属正常维修的，相关费用由个人承担；公务车辆、专用车辆的保养应报公司行政部（综合部）统一安排。 ⑷ 行政部（综合部）每季度对维修价格进行监督、核对。车辆维修费用原则上以转账方式结算，未经允许不得在定点厂家之外维修，否则不予报销。 ⑸ 严格执行车辆使用标准。从商丘—睢县的班车定点定线。去睢县工程项目部原则上不鼓励私车使用，如遇特殊情况，私车使用人当日报综合部备案。私车使用补助标准：去睢县油补130元，过路费来回50元。使用人应取得正规发票报财务部予以报销，特殊情况说明原因，由总经理签字后予以报销。 第四章 财产管理制度 一、公司财产的范围 ⑴ 公司财产包括固定资产和低值易耗品; ⑵ 凡公司购入或自制的机器设备,动力设备,运输设备,工具仪器,管理用具,房屋建筑物等,同时具备单项价值在1000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产; ⑶ 凡单项价值在1000元以下或价值在1000元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品. 二、公司财务部负责公司所有财产的会计核算 ⑴ 公司本部使用的所有固定资产及公司所有办公用品用具由办公室归口管理; ⑵ 公司各施工工地使用机器设备,动力设备,工具仪器等由工程部归口管理; ⑶ 各归口管理部门负责组织公司财产的保管,维修并制定相应的措施,办法. 三、财产的清查,盘点 ⑴ 公司财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作,年终必须进行一次全面的盘点清查; ⑵ 各部门的年终财产盘点必须有财务人员参加; ⑶ 财产盘点清查后发现盘盈,盘亏和毁损的,均应填报损益报告表,书面说明亏,损原因. 第五章 资金审批、付款制度 一、　材料供应与款项支付： ⑴ 工程部应于每月26日前报下月材料款支付计划至财务部。 ⑵ 工程部按照施工进度，通知采购人员采购材料，材料物资因工程建设、安装业务直接送到施工现场，工地指定人员负责材料验收、清点数量，核对规格、型号，验收人员必须认真履行验收手续，验收合格后及时填制验收单并签字；对验收不合格的材料及时通知工程部和采购人员，查明原因。验收单一式三联： 第一联存根，由验收人保管；第二联交采购人员；第三联转交财务核对。 ⑶ 采购人员应根据合同和实际供货情况，及材料的付款计划填列付款单并由工程部审核签字（付款单后附：验收单、供货方的销售清单和发票），报财务部审核单据无误后，经总经理审批后，与供货商结算材料款项， ⑷ 对于施工过程中其他如水电费、管理费等由我公司代付的款项，应由工程部门及时办理有关手续，送交财务部入账。 二、施工工程用款审批与款项支付： ⑴ 工程部应于每月26日前报下月工程款支付计划至财务部，包含在建工程款及工程尾款。 ⑵ 项目施工阶段：工程部根据监理意见核定工程进度，填写《付款单》提示付款，预算部门（或部门主管领导）审核工程进度同意支付工程进度款，工程部通知附施工单位开据收据作为《付款单》的附件，报财务部审核，审核无误后财务部送交总经理审批后付款。 （注：付款时扣除施工单位在施工过程中由我公司代付的水电费、管理费等款项） ⑶ 项目竣工验收阶段：工程部提供签证等原始凭据（需有监理单位签章），预算部门编制决算并督促施工单位开据正式发票送交财务部，财务部审核后经领导审批入账。 ⑷ 项目工程尾款：财务部审核工程款的支付计划，报领导审批后支付工程尾款。 第六章 销售收款制度 一、销售收款：　 ⑴ 销售部门根据客户交款情况填写《收款通知单》。 ⑵ 业务员带领客户至收款员处交款，收款员核对无误进行收款并开据收据给客户，同时在《收款通知单》上签字返回两联分别至销售部和销售代理登记台账，另一联粘贴收据记账联后入账，财务部据此登记台账。 ⑶ 每月28日前销售部应报送当月收款明细表和应收房款余额表至财务部进行核对，核对无误后，财务部据此审核销售业绩。 ⑷ 房屋销售后，销售合同等有关资料应及时在财务部备档，其他销售变更事项应及时通知财务部。 第七章 工程成本管理制度 一、财务部主要负责工程成本的总体控制工作： ⑴ 参与有关工程经济合同的谈判工作,及时准确地了解公司各项工程成本的构成及用款计划; ⑵ 负责工程进度款的复核工作,参与工程造价的确定和最后决算的审定工作. 二、工程中间结算程序 ⑴ 施工单位于每月25日之前,将工程进度结算报送工程部审核,工程部结合工程施工图纸,施工进度计划以及其他文件资料提出审核意见,并在5日内送财务部会签; ⑵ 财务部根据有关文件资料,施工单位领用的供应材料数额,以及与施工单位其他经济往来等情况,并参考公司财务状况提出付款意见,报送公司主管领导审批. 三、工程决算程序 ⑴ 施工单位应将工程决算书以及各项经济签证资料按工程中间结算同样的程序报工程部复核,财务部会签; ⑵ 财务部根据各种经济签证,合同以及经审定的工程决算数和材料结算数,扣除已付工程数及垫付的各项费用,结算应付工程尾数,提出付款方案,报公司主管领导批准; ⑶ 大工程办理决算时,应由公司主管工程领导牵头,由工程部,设计部,财务部及其他有关部门人员组成工程决算小组,按照上述本制度<>规定的职责范围联合进行专项工程决算; ⑷ 房屋工程全部竣工验收合格交付使用时,商品房由工程部,销售部办理竣工房交接验收入库手续,财务部凭交楼入库手续办理竣工房成本结算. 附则 1、本制度由xxx有限公司财务部制定并负责解释。 2、本制度不完善的地方，由总经理同意另行修定。 xxx有限公司财务部 20xx年x月xx日