物业会计档案管理制度.docx

物业会计档案管理制度 第一条为加强对会计档案的科学管理，更好地为公司经营管理服务，特制定本制度。 第二条本制度所指的会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计工作资料，它们是记录和反映经济业务的重要史料及依据。 第三条会计档案的管理要求是建档及时、存放有序、查找方便、保管妥善。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。 （1）会计凭证：包括原始凭证、计账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。月末结账后，会计档案管理人员应将当月的会计凭证连同所附原始凭证进行顺序整理，分册装订，并加具封面，填写凭证所属时间、本月总册数及本册序号、本册凭证连续编号起止号码，装订好的账册装入会计专用凭证盒。凭证盒应注明单位、凭证名称、所属期间、册数和凭证号数。当月凭证装订整理完毕，经检查无误后，放入会计档案专用文件柜保存，同时在会计档案保管清册中登记。 （2）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片和辅助账簿。年终结账后，会计档案管理人员应将本年度有关账簿编号归档，登记造册。 （3）会计报告：指财务指标快报，月、季度财务报告，年度财务决算报告，包括会计报表、附表、附注与文字说明及其他。月末，各项会计专用报表应统一装订，加具封面，封面注明单位名称、报表所属时间、单位负责人及财务负责人签字。向外报送的报表应注明报送日期。会计报表应放入会计报表专用档案中，同时在会计档案清册中登记。公司年度决算报表要与月报、季报分别建档。年度决算报表应同公司的财务状况说明书、报表编制说明、审计事务所出具的年度审计报告或上级单位的决算批复一起归档，每年一卷。 （4）其他会计工作资料：包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表和银行对账单等。会计档案清册是分别记录会计凭证、会计账簿、会计报表等立卷、归档情况的详细资料，清册应定期登记，定期核对，以免会计档案资料丢失。银行余额调节表及银行对账单应分银行账户按年归档。 第四条本公司利用计算机进行会计核算，应保存打印出的纸质会计档案。会计档案的保管期限分为永久和定期两类，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。其中，会计凭证需保存15年；会计账簿除银行日记账和现金日记账保存25年外，其他的需保存15年；财务报告中的月度、季度报告保存3年，年度财务决算报告永久保存；其他类会计档案中银行对账单和银行余额调节表保存5年，会计移交清册保存15年，会计档案清册和销毁清册永久保存。 第五条会计档案的保管。会计档案日常应由财务部指定会计档案管理员保管。当年会计档案，在会计年终后，可暂由本单位财务部门保管一年。会计档案的保管期限，从会计年终后的第一天算起，期满之后，原则上应由财务部门编造清册移交本单位的档案管理部门。移交清册应将移交内容填列完整，并由移交人、接受人及监交人签字确认。如档案部门不具备保管条件，可暂由财务部门保管。 第六条会计档案的调阅。会计档案调阅时，应由档案管理员调出所需账册，调阅人当时查看。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，提出书面申请，经公司主管领导审批后方可借出，并按时归还。 第七条档案部门接受保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务部门经办人共同拆封整理，以分清责任。档案部门对于违反会计档案管理规定的，有权进行检查纠正，情节严重的应当报告公司领导或财政、审计机关处理。 第八条撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部会计档案一并移交给指定单位，并按规定办理交接手续。会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。 第九条对于尚未了结的往来账款，应将有关证件资料抽出另行立卷，由档案部门保管到结清账款时为止。销毁时，应由档案部门和财会部门共同派员监销，并在销毁清册上签章。会计档案销毁清册应一式三份，分别由公司档案管理部门、财务部和总经办各执一份。 第十条本制度自××××年××月××日起实施。