药品采购管理制度.docx

药品采购管理制度 第一章 总则 第一条 为加强药品采购管理，保证药品供应并符合质优价廉的要求，特制定本制度。 第二条 本制度的制定，依据国家《药品管理法》、《药品管理法实施条例》、《药品经营质量管理规范》（以下简称GSP）、《合同法》等有关法律、法规和公司的《质量管理制度》等相关制度、规定。 第三条 采购人员服从上级安排，遵守公司劳动纪律，积极主动，团结协作，不推卸责任。 第四条 采购人员采购商品时，必须坚持按需进货、质优价廉的原则。 第五条 采购中心必须定期组织所属人员学习，全体人员必须努力学习、更新知识，不断了解市场动态。 第六条 采购人员必须加强责任心和使命感，要为上、下游客户提供良好服务。经营与销售员、保管员及质管部等联系，掌握相关情况。 第七条 廉洁奉公，维护公司利益，不得利用职务之便牟取私利。不得擅自提高购货价格、擅自压货和提前支付货款。 第八条 积极采取各种措施降低购货成本。 第九条 建立供应商档案，收集市场信息，密切关注市场、价格变化，积极为公司引进新品种。 第十条 勤进快销，减少库存资金占用，提高库存周转率，确定最优补货时间和补货量，努力避免缺货或积压情况。 第十一条 采购部根据缺货品种、购进价格、库存情况等指标对采购员进行考核，并以考核结果作为奖罚依据。（具体办法另订） 第十二条 接待供应商要热情，但不得浪费，中午严禁饮白酒。不得以陪客户为由在上班时玩牌。 第十三条 积极应对药品招标，配合销售分公司做好投标过程中所需要做的一切工作。 第十四条 本制度适用范围为采购中心全体人员。 第二章 定义 第十五条 首营企业：首营企业为购进药品时，与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。 第十六条 首营品种：首营品种为本企业向某一药品生产企业首次购进的药品（含新规格、新剂型、新包装等）。 第十七条 供应商：与我公司发生供货关系符合相关规定的生产企业和经营企业。 第十八条 一般付款：由采购人员根据公司制定的付款条件及供应商资质情况、销售情况、库存情况、合同履行情况等将应付货款支付供应商。 第十九条 预付款：在所购货物发出之前，购货方将货款预先支付给供货方的支付方式。 第二十条 缺货品种：因生产批量少或近期不生产，或因价格、原料等原因，无法保证市场供应的品种。 第二十一条 采购合同：采购人员购进药品时与供应商或生产企业签订的合同。 第二十二条 季度采购计划：由部门负责人每季度制定的采购计划共分两类，根据销售情况和品种库存下限制定的采购计划，调整合理库存。 第二十三条 下限品种：低于所设定的库存限量标准。 第二十四条 协议客户：因业务需要，就购进、销售、回款等方面签定协议的供应商叫协议客户。 第二十五条 购进价格：商品购进的实际价格。 第二十六条 压货：供应商对需要进行采购的商品进行超计划量供应的行为。 第二十七条 协议品种：供需双方因业务需要，就购进、销售、回款等方面签定协议，协议书中所规定的品种。 第三章 采购 第二十八条 必须严格遵守《药品管理法》、《药品管理法实施条例》和GSP管理规范等法律法规。认真审核供货单位和销售人员的法定资格，考察供货单位的质量保证能力和合同履行能力。严禁从非法渠道购进药品。 第二十九条 对急救药品的采购应做到及时准确，在采购过程中同销售分公司保持联系，对不能解决的急救药品采购员向采购销售部门报告。 第三十条 麻醉药品，精神药品，毒性药品的采购分别严格按照《麻醉药品管理办法》《精神药品管理办法》《医疗用毒性药品管理办法》中有关要求进行。 第三十一条 采购中心与销售分公司对药品购销协议执行情况进行及时沟通和链接。 第四章 首营企业和首营品种 第三十二条 首营企业和首营品种管理执行公司《质量管理制度》。 第五章 采购合同 第三十三条 采购员在购进的每一单药品前必须与供应厂商签订购销合同。 第三十四条 购进合同必须有如下要素构成： 1.合同的标的； 2.数量； 3.价格、金额、付款方式和付款天数； 4.履行的期限，地点和方式； 5.质量条款； 6.违约责任。 第三十五条 采购合同中必须明确的质量条款。 1.工商间购销合同中应明确： （1）药品质量应符合质量标准和有关质量要求； （2）药品附产品合格证； （3）药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效期； （4）药品包装符合有关规定和货物运输要求。 2.商商间购销合同中应明确： （1）药品质量符合质量标准和有关质量要求； （2）药品附产品合格证； （3）购进进口药品，供应方应提供符合规定的证书和资料； （4）药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效期； （5）药品包装符合有关规定和货物运输要求； （6）明确药品的生产企业。 第三十六条 在与供应商洽谈中对供货价格、供应商、付款期限发生变化，单笔合同数量、金额波动较大以及合同购进数量加库存大于库存上限等情况。必须经部门经理审批后方可签订正式购货合同。 第六章 购进成本管理 第三十七条 同品种、同规格、同厂家按照价格优先原则进行采购。 第三十八条 每月定期组织购进、销售、审计监察部门人员座谈会，对采购品种、价格进行分析。 第三十九条 对实行国家调整价格的药品，价格下调的，维持采购价格同比不变，发生采购价格同比上涨，必须经部门经理同意后方可采购；价格上涨的，采购价格同比不得高于原同比购进价格。 第四十条 采购人员采购新品种时必须通过询价比价后方可签订采购合同。 第七章 采购付款 第四十一条 预付款制度 1.采购人员在提交一联预付款申请及采购合同复印件，在部门经理签字后，转财务和分管领导进行审批后转财务付款，采购人员通知厂家在货到二周内将发票送到我公司。 2.所有预付款发票必须在预付款汇出后二周内到达，二周内不到的发票由采购人员负责督促索取。 3.采购人员在收到预付款的发票和药品入库单后应在2个工作日内办理完毕结账手续。 第四十二条 一般付款制度 1.采购人员按照公司付款规定对供应商进行排款，排款根据供应商的库存，药品销售情况、合同履行情况及供货能力等进行。 2.采购人员与新开户供应商洽谈时必须说明我公司付款期限、付款方式、付款依据、付款时间等。 第八章 发票审核制度 第四十三条 发票的审核和管理按财务制度执行。 第四十四条 采购内勤在收到供货厂商提供的供货发票后，对发票本身进行审核，同时根据合同，审核发票的价格，供应商，数量等要项，立刻与采购人员进行联系。由采购人员进行解决。 第四十五条 采购内勤对计算机录入发票信息必须完整，准确。发票工作要求不超过一个工作日。 第四十六条 采购内勤对经过质量验收人员确认的入库单进行再次审核，并同供应商提供的发票一起转交财务。 第四十七条 所有涉及到采购发票流转的各个环节，包括：采购内勤、财务，收发人员对每一张发票的接受，流转必须有签收程序。 第四十八条 采购内勤发现供应供货厂商所提供的发票与货物验收不一致的情况后应立即与采购员联系。 第九章 缺货管理 第四十九条 每周组织对管品种结构进行分析，适时补充货源，调整品种结构。 第五十条 采购员每天对所管品种进行微机梳理，排出下限品种，对一些因客观原因一时无法补充的品种，及时向有关领导汇报，采购应急措施。 第五十一条 对已经缺货的品种，无特殊原因应在3-5天内补充货源，确保正常供应。 第五十二条 对销售部门提出的缺货申请必须当时做出明确答复，发现品种缺货，也必须及时向销售部门及时反馈信息，并写明缺货原因。 第五十三条 对开票大厅开出的缺货品种，当日必须有回复。 第十章 资料 第五十四条 合同按月装订整理、存档，存档三年。 第五十五条 采购合同由采购员负责进行整理归档，每月整理一次，合同装订，归档，存档三年。 第五十六条 按照《合同法》的要求签订购货合同，合同签订后采购员整理、存档。签订购货合同，必须按规定明确必要的质量条款及运输方式。 6