01-【管理制度】-04 -采购部规范化管理.docx

采购部规范化管理 目录 第一章 采购部组织结构与责权 2 第一节 采购部职能与组织结构 2 第二节 采购部责权 9 第三节 采购部管理岗位职责 11 第二章 采购计划管理 16 第一节 采购计划岗位职责 16 第二节 采购计划管理制度 18 第三节 采购计划管理表格 20 第三章 供应商开发与管理 25 第一节 供应商开发与管理岗位职责 25 第二节 供应商开发与管理制度 31 第三节 供应商开发与管理表格 38 第四章 采购价格、谈判与合同管理 42 第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责 42 第二节 采购价格、谈判与合同管理制度 46 第三节 采购价格、谈判与合同管理表格 50 第五章 采购进度控制 54 第一节 采购进度控制岗位职责 54 第二节 采购进度控制管理制度 56 第三节 采购进度控制管理表格 57 第六章 采购质量控制 59 第一节 采购质量控制岗位职责 59 第二节 采购质量控制管理制度 61 第三节 采购质量控制管理表格 66 第七章 采购结算管理 68 第一节 采购结算岗位职责 68 第二节 采购结算管理制度 69 第三节 采购结算管理表格 72 第八章 采购成本控制 76 第一节 采购成本控制岗位职责 76 第二节 采购成本控制管理制度 78 第三节 采购成本控制管理表格 81 第九章 采购绩效管理 85 第一节 采购绩效管理岗位职责 85 第二节 采购绩效管理制度 87 第三节 采购绩效管理表格 93 第一章 采购部组织结构与责权 第一节 采购部职能与组织结构 一、采购部职能 采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下列职能。 （一）建立采购部组织 结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。 （二）建立健全采购管理制度体系 根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。 （三）采购计划管理 在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。 （四）供应商管理 根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。 （五）采购价格管理 建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。 （六）采购合同管理 组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。 （七）采购进度控制 监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。 （八）采购质量控制 建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。 （九）采购成本控制 严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。 （十）采购绩效管理 定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。 二、采购部组织结构 不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。 （一）按企业规模设计采购部组织结构 1.中小型企业采购部组织结构 中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。 采购部经理 采购专员 采购专员 图1-1 中小型企业采购部组织结构示例 2．大型企业采购部组织结构 大型企业采购部组织结构如图1-2所示。 采购总监 采购计划主管 采购办公室 采购计划专员 采购预算专员 采购专员 A 采购主管 采购合同主管 采购专员 B 采购 合同 专员 采购 结算专员 文员 供应商质量 专员 采购成本控制专员 采购部经理 经理助理 图1-2 大型企业采购部组织结构示例 （二）按职能设计的采购部组织结构 根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。 采购部经理 采购质量主管 采购结算主管 采购成本控制主管 采购绩效主管 采购检验专员 采购结算专员 采购成本分析专员 采购绩效专员 采购总监 供应商管理主管管 采购合同主管 计划专员 预算专员 供应商 关系 维护 专员 采购 合同管理专员 采购计划主管 进度控制主管 采购跟单员 总监助理 图1-3 按职能分工设计的采购部组织结构示例 （三）按专业分工划分的采购部组织结构 若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。 采购部经理 采购助理 来源 开发 专员 询价 专员 比价 议标 专员 决标 签约 专员 履约 专员 图1-4 按专业分工设计的采购部组织结构示例 （四）按采购物资类别设计的采购部组织结构 按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。 一般物料组 采购主管 采购员A 采购部经理 采购助理 采购员B 采购员A 采购员B 零部件组 采购主管 采购员A 采购员B 机器设备组 采购主管 主要原料组 采购主管 采购员A 采购员B 图1-5 按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例 （五）按采购地区设计的采购部组织结构 按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。 国内采购经理 国际采购经理 总监助理 内勤 A区 采购主管 B区 采购主管 内勤 亚洲区 采购主管 欧美区 采购主管 采购专员 采购总监 采购专员 国际采购专员 国际采购专员 图1-6 按采购地区设计的采购部组织结构示例 （六）按采购渠道设计的采购部组织结构 按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。 采购部经理 采购助理 采购总监 网络采购主管 驻厂采购主管 市场采购主管 驻厂采购专员 网络采购专员 市场采购专员 图1-7 按采购渠道设计的采购部组织结构示例 （七）按行业设计的采购部组织结构 1．超市采购部组织结构 超市采购部的组织结构如图1-8所示。 采购总监 采购办公室 核算员 数据分析员 录入专员 采购合同管理专员 家居百货采购经理 食品采购 经理 生鲜采购 经理 买手 里手 排面员 总监助理 A类产品采购主管 B类产品采购主管 C类产品采购主管 D类产品采购主管 鱼类 采购组 肉类 采购组 蔬菜类 采购组 熟食类 采购组 面包类 采购组 图1-8 超市采购部组织结构示例 2．酒店、宾馆采购部组织结构 酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。 采购部经理 采购副经理 采购主管 收货主管 仓储主管 办公室 采购专员A 采购专员B 收货专员A 收货专员B 仓储专员A 仓储专员 B 统计员 报关员 文员 图1-9 酒店、宾馆采购部组织结构示例 3．工程项目采购部组织结构 房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式，工程项目采购部的组织结构如图1-10所示。 工程项目总监 工程项目招标采购经理 工程材料采购经理 项目经理 招标采购主管 招标采购专员 招标采购文员 材料采购主管 材料采购专员A 材料采购专员 B 材料设备经理 项目采购主管 材料采购专员 A 材料采购专员 B 图1-10 工程项目采购部组织结构示例 第二节 采购部责权 一、采购部职责 （一）生产制造企业采购部职责 从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。其岗位职责如图1-11所述。 职责1 根据生产计划和安全库存编制不同时期的物资采购计划，经批准后实施 编制采购预算，经批准后实施 审查各类请购申请，核查采购的必要性、请购规格与数量是否恰当 收集、整理供应商资料，建立供应商管理档案，定期评估供应商 做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存 收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标 实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算等 做好市场供求信息及价格调查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 负责国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理工作 其他相关职责 职责9 职责10 图1-11 生产制造企业采购部职责 （二）商场、超市采购部职责 对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。其具体职责如图1-12所述。 职责1 确定商品定位取向，开发引进适销商品 通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构 确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的陈列效果 根据市场需要，组织、审核并落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力 管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息 根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性 跟踪分店销售情况及配送中心配送信息，及时补充货源 及时处理滞销、损坏的商品 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 负责商品资料的维护工作，保证商品资料信息的准确性 负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通工作 职责9 职责10 跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据 负责商品采购合同档案管理工作 职责11 职责12 其他相关职责 职责13 图1-12 商场、超市采购部职责 二、采购部权力 采购部的权力如图1-13所示。 权力1 建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议 设定采购方式、支配额度内资金 代表公司选择、评估、确定合格的供应商 在计划范围内，代表公司对外签署采购合同 在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力 有处理公司废旧物资、损坏物资的权力 对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力 对请购方式、手续权限、进度控制有监督权 权力2 权力3 权力4 权力5 权力6 权力7 权力8 对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权 其他相关权力 权力9 权力10 图1-13 采购部权力 第三节 采购部管理岗位职责 一、采购总监岗位职责 采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。采购总监的岗位职责如图1-14所示。 职责1 参与企业规划目标、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行 根据企业经营目标制订采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持 组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督、检查执行情况 审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神 组织建立物资采购的供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理 指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制 汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业月度预算分析和平衡会议 审查部门预算外的临时性采购需求，审核临时采购计划，报总经理批准后执行 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 完成上级领导交办的其他工作 职责9 图1-14 采购总监岗位职责 二、采购部经理岗位职责 采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。 职责1 执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经采购总监审批后执行 根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本 监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况 参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理 负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时 审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率 组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势 主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈上级领导审阅 负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法 职责9 职责10 负责采购人员的绩效、培训等管理工作 负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务 负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务 完成上级领导交办的其他任务 职责11 职责12 职责13 图1-15 采购部经理岗位职责 三、采购主管岗位职责 采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。 分派、指导、监督采购人员的日常工作 编制单项物资的采购计划，并监督实施 在采购部经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用 协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益 制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库 参与供应商信息的分析以及供应商的选择与评估工作 签订和送审小额采购合同 职责1 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 编制单项采购活动的分析总结报告 完成上级领导交办的其他工作 职责8 职责9 图1-16 采购主管岗位职责 四、采购稽核员岗位职责 采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。 职责1 对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核 对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核 对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核 检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否依据相关规定办理 完成上级领导交办的其他工作 审核合同内容是否合法并检查合同的执行情况 对采购物资的质量与数量进行稽核 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 图1-17 采购稽核员岗位职责 第二章 采购计划管理 第一节 采购计划岗位职责 一、采购计划主管岗位职责 采购计划主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。采购计划主管的岗位职责如图2-1所示。 职责1 根据企业经营发展战略及生产销售计划，组织制订年度、季度、月度采购总体计划与预算 汇总企业物资材料的月度申购计划，结合年度计划，制订详细的月度采购计划 组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况 监控采购计划的执行并协调采购进度，组织编制增补计划或临时计划 实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪 平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况随时调整采购供货期 监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道 定期向采购经理汇报采购计划的执行情况及存在的问题 职责8 职责9 完成领导交付的其他工作 职责10 图2-1 采购计划主管岗位职责 二、采购计划专员岗位职责 采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体如图2-2所示。 职责2 分析原材料、零部件历史消耗数据，依据生产计划编制物料需求计划 依据物资需求计划和物资的库存情况编制各阶段采购计划 对非计划备货物资，根据订单要求编制临时采购计划，以满足供货要求 完成领导交办的其他工作 职责3 职责4 职责5 参与编制企业物资采购计划，并监督实施 职责1 图2-2 采购计划专员岗位职责 三、采购预算专员岗位职责 采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。 职责1 协助采购计划主管编制企业年度采购预算方案并报相关领导审批 协助采购计划主管监督采购预算的执行情况 根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案，层层上报 对采购预算执行情况进行分析和报告 完成上级领导交付的其他工作 职责2 职责3 职责4 职责5 图2-3 采购预算专员岗位职责 第二节 采购计划管理制度 一、采购预算管理制度 下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。 制度 名称 采购预算管理制度 编 号 执行部门 第1章总则 第1条目的 为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。 第2条适用范围 本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。 第3条职责 1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。 2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。 3公司总经理负责审批采购预算。 第2章采购预算的编制 第4条编制采购预算的目标 1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。 2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 第5条采购预算的编制依据 1生产经营所需的物资数量。 2预计的物资期末库存量。 3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。 4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。 第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。 1采购环境。 2公司销售计划。 3物资使用清单。 4存量管制卡。 5物料标准成本的设定。 第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。 第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。 第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。 第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。 第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。 第3章采购预算的执行与调整 第12条采购预算的执行 1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。 2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。 3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。 第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。 第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。 1公司经营方向发生变更。 2受重大自然灾害的影响。 3公司内部重大政策调整。 4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。 5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。 第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。 第4章附则 第16条本制度自公布之日起执行。 第17条本制度由采购部负责解释。 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 第三节 采购计划管理表格 一、采购申请单 编号： 日期： 年 月 日 申请部门 部门编号 项目编号 需求时间 收货地址 联系人 联系电话 申请理由 采购对象 □固定资产 □生产用料 □办公用品（家具、文具） □办公用品（其他） □低值易耗品 □其他 采购项目描述 名称 规格 用途 数量 需求日期 预计单价 金额 预算情况 年度预算 已用预算 部门可用预算 预算编号 尚余预算 审核 财务部 申请人 使用部门经理 预算负责人 二、生产请购单 编号： 日期： 年 月 日 请购项目 品名 规格 料号 部门 数量 用途 说明 需要日期 预算编号 总经理 生产部经理 采购总监 经办人 料别 □原料 □物料 □设备 □零配件 □其他 交货情况 □一次交货 □分批 询价记录 供应商 名称 单价 总价 交货期及品质 供应商 选择 参 考 资 料 库存量 可用天数 请购量 可用天数 前次购买 单价 供应商 总经理 采购部经理 主管 副总 采购专员 三、设备采购申请表 序号 名称 型号 规格 零件 编号 数量 单位 参考 单价 要求到 货时间 购买 单价 备注 1 2 … 申请 部门 经办人 备注 负责人 审批 意见 设备部经理 采购部经理 主管副总 总经理 完成 情况 订货期 年 月 日 订货人 预计 到货期 月 日 （如在 月 日前收不到货，请与订货人联系） 收货期 年 月 日 收货人 数量型号是否相符 有无合格证 有无说明书 收货情况简述 供应商 资料 名称 联系人 地址 邮编 电话 传真 开户行 账号 四、物资采购计划表 编号： 填写日期： 年 月 日 物资名称 规格 部门 全年采购总量 单价 金额 每月采购计划 1月 2月 3月 …… 数量 金额 数量 金额 数量 金额 …… …… 批准日期： 年 月 日 审核日期： 年 月 日 编制人： 五、订单采购计划表 编号： 年 月 物资名称 品名 规格 适用产品 上旬 中旬 下旬 库存量 订购量 单号 用量 单号 用量 单号 用量 第三章 供应商开发与管理 第一节 供应商开发与管理岗位职责 一、招标采购主管岗位职责 招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图3-1所示。 职责1 参与编制并严格执行企业的招（议）标采购管理制度和流程 制订采购招标工作计划并及时组织落实 负责从邀标、资格预审、考察、标书编制、选型封样、发标、答疑、回标，到评标、清标、议标、定标等全过程的组织管理工作 组织招标后合同的谈判、起草、评审和签订工作，并跟踪、监督合同的执行情况 协助进口物资采购手续的办理及报关报验工作 参与采购物资验收，协助办理入库等工作 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 严格执行招标采购预算，控制采购成本 收集、整理、审查供应商有关资料，参与供应商及年度合格供应商的评价工作，与供应商良好关系 完成上级领导交办的其他工作 职责7 职责8 职责9 图3-1 招标采购主管岗位职责 二、供应商管理主管岗位职责 供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。 职责1 根据企业战略规划和年度运营计划分析资源供应市场，制订并实施供应商开发与管理计划 负责定期对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估，形成评估报告，经审批后传递给相关部门 结合企业运营需求，建立完善合格的供应商资料库 建立、维护与供应商之间的关系，解决存在的问题 协调、配合部门内部或其他相关部门的工作 负责指导、培养、监督、考核下属人员的工作，提高工作效率 负责企业采购物资的质量监控与审核，确保采购行为符合有关政策法规和道德规范 参与产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认与维护工作 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 完成上级领导交办的其他工作 职责9 图3-2 供应商管理主管岗位职责 三、供应商管理工程师岗位职责 供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对供应商进行评估及考核，具体如图3-3所示。 职责1 建立、健全供应商评价体系及标准，对供应商进行考核 了解供应商的生产流程和关键控制点，协助解决生产过程中或质量控制方面的问题，避免出现质量问题 与供应商紧密配合，迅速解决供应商产品的质量、交期问题，并不断提高采购质量 对各供应商进行准确记录，定期分析并及时提出相关问题和改进建议 完成上级领导交办的其他工作 对供应商进行考核评估，并根据供应商的考核结果进行等级管理 向本部门或其他部门人员提供相关的培训支持 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 图3-3 供应商管理工程师岗位职责 四、供应商开发专员岗位职责 供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的领导下，负责供应商开发的日常管理工作，提高企业对供应商的管理能力，具体如图3-4所示。 职责1 协助供应商管理主管制订和实施供应商开发计划 负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商 制定和完善供应商开发流程，并监督流程的贯彻执行情况 协助产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认及维护工作 完成上级领导交办的其他工作 参与制定和完善供应商开发管理资料库 参与供应商定期评价活动 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 图3-4 供应商开发专员岗位职责 五、供应商管理专员岗位职责 供应商管理专员的岗位职责是协助供应商管理主管处理相关日常事务，建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发，维护与供应商的关系，及时完成上级安排的工作任务，具体如图3-5所示。 职责1 负责协助供应商管理主管进行供应商关系的维护与拓展工作 定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告 完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用 协助供应商管理主管处理与供应商的关系以及其他日常行政事务 定期检查采购记录，检验对采购员是否在合格供应商处进行采购 协助供应商管理主管对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督 配合供应商管理主管利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 协助供应商管理主管拜访供应商及不定期回访合作的供应商 职责8 定期对市场进行调查，收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告 完成上级领导安排的其他工作 职责9 职责10 图3-5 供应商管理专员岗位职责 第二节 供应商开发与管理制度 一、供应商管理制度 下面是某企业供应商管理制度，供读者参考。 制度 名称 供应商管理制度 编 号 执行部门 第1章总则 第1条目的 选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。 第2条适用范围 本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。 第3条权责 1采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。 2采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。 3总经理负责合格供应商的审批工作。 第2章合格供应商的标准 第4条评价合格供应商 公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。 1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。 2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。 3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。 （1）进料的检验是否严格。 （2）生产过程的质量保证体系是否完善。 （3）出厂的检验是否符合我方要求。 （4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。 （5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。 4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。 5能有效处理紧急订单。 6有具体的售后服务措施，且令人满意。 7同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。 8样品通过试用且合格。 第3章供应商的评价程序 第5条供应商初步评价 1质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。 2采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。 3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。 第6条供应商的现场评审 1根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。 2对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。 3对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。 第7条《供应商质量保证协议》的签订 1采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。 2《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。 第8条提出样品需求 1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。 2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。 第9条样品的质检 1样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。 2经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。 3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。 第10条确定合格供应商的名单 1在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。 2原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。 3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。 4接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。 5适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。 第4章供应商的监督与考核 第11条考核对象 供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。 第12条考核方法 公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。 第13条考核频率 对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通