旅游公司档案管理规定.doc

旅游公司档案管理规定 一、 公司管理档案的范围及管理权限的划分 1、 公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件： （1） 公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； （2） 业务来往方面的文件材料（含合同、对方资料、银企联系函件等）； （3） 政府、项目批文、合同； （4） 上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料； （5） 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等）； （6） 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸； （7） 公司月度、年中、年度工作计划； （8） 公司签订的各类合同； （9） 公司有效证件、印章； （10） 公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等； （11） 公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等； （12） 其他具有法律效益力及保护价值的文件。 （13） 各项目相关资料分类存放。 2、 档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下： （1） 报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等； （2） 相关业务单位函件管理； （3） 公司媒体宣传资料； 二、 公司档案管理准则 1、 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。 2、 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。 3、 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。 4、 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。 三、 档案管理、归档文件整理 1、 部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。 2、 归档时限 各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。 3、 归档文件的整理 (1) 归档材料必须时办理完毕的正式材料。 (2) 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。 (3) 归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。 (4) 不同年度的文件分开存放。 (5) 合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。 四、档案的销毁 1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。 2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。 五、档案保管 1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。 3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料；对破坏褪色的材料进行修补和复制。