合同管理制度.doc

合 同 总则 合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现(包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误)的主要控制和保障手段，是公司内部管理系统的重要组成部分。 本合同管理制度的适用范围：设计类、工程类、采购类、营销广告类合同。 公司的合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签订管理、合同档案管理、合同履行管理。 合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。 合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。 合同档案管理的主要目的在于规范合同档案管理，使公司对合同档案管理更加标准化、规范化、科学化。 合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到既定的质量标准，付款项无差错，实现合同目的。 目录 第一章 合同计划管理 3 第一条 合同签订计划 3 第二条 合同申请 3 第二章 合同签订管理 4 第三条 合同签订原则 4 第四条 合同分类管理 5 第五条 合同编号管理 6 第六条 合同审签流程 7 第七条 合同审签权限 9 第八条 合同审签注意事项 9 第三章 合同档案管理 11 第九条 合同归档及签收制度 11 第十条 合同台帐（电子版）登记制度 11 第十一条 合同借出、查阅制度 12 第四章 合同履行管理 13 第十二条 质量控制 13 第十三条 付款控制 13 第十四条 合同履行结果评估 14 第一章 合同计划管理 第一条 合同签订计划 1.1合同签订计划的目的 为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。 1.2合同签订计划提交日期 1）年度（半年度）合同签订计划：需求部门于每年的12月5日前提交下年度部门合同签订计划（年中提交下半年度合同签订计划），由合同部归类整理后形成下年度公司合同签订计划（下半年公司合同签订计划）。 2）年度合同签订计划表详见附表1； 1.3合同签订计划上报流程 1）部门负责人审核； 2）中心负责人审核； 3）合同部登记备案。 第二条 合同申请 2.1合同申请 需求部门须根据合同类别及金额大小，提前10-30天提出合同申请。 2.2合同申请表（见附件2）应包括内容：合同期限、承包内容及范围、承包方式、价格及付款方式批准、质量要求及标准、质保期等相关内容。 第二章 合同签订管理 第三条 合同签订原则 3.1合同签订的前提 公司所有合同签订前，必须经过客户论证、招标(报价)或价格批准(本制度有特殊规定的除外)，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。 3.2合同签订过程中各责任部门及基本分工 3.2.1成本中心 1）合同部：负责合同文本起草或审核；组织合同谈判；审批发起、督办；修改及校对。 2）预算部：负责工程类合同的价格批准、计价依据及结算办法等的制定；工程量的统计。 3）招采部：负责采购类合同及分包工程的客户批准、采购内容、价格批准、付款方式及结算办法等。 3.2.2工程中心 负责工程类合同（不含分包工程）的客户批准；付款方式、承包范围及内容、工期、工程概况等。 3.2.3拓展中心 设计部：负责合同所需图纸；质量、验收要求及标准；设计类合同的设计内容及要求、价格批准、结算方式、付款方式等。 综合部：负责与政府或其职能部门有关的合同的价格批准；合同对外经办等。 法务部：对重要合同文本进行法律审核。 3.2.4营销中心 负责营销类合同的客户批准；合同范围及内容；价格批准、付款方式等。 3.2.5财务中心 负责合同税务是否合法有利、审核付款方式是否合理。 3.3合同签订过程中的各类责任人 3.3.1主责任人：由合同部负责人担任。 3.3.2技术责任人：由合同所涉业务的专业技术人员担任。其中，设计合同的技术责任人为设计部负责人，材料、设备采购合同的技术责任人为设计部专项技术人员或工程部专项技术人员；工程承包合同的技术责任人为工程中心负责人或其指定人员；营销类合同的技术责任人为营销中心负责人或其指定的专业人员。若某些合同不涉及专业技术条款的，则该类合同无需设技术责任人。 3.3.3财务责任人：由财务中心负责人担任。 3.3.4资产责任人：由成本中心负责人或其指定下属部门负责人担任。 3.4各审核责任人必须按照审签的流程、权限行使权利、承担义务，且验收、审核环节缺一不可。如若违反，则违反人员按照公司有关追责制度及考评制度承担相应责任。 第四条 合同分类管理 1）设计类合同 2）工程类合同 3）采购类合同 4）营销（广告、顾问、策划）类合同 5）行政服务类合同 6）土地出让类合同 7）房屋租赁类合同 8）其他类合同 说明：本合同管理制度主要适用于前4类合同。 第五条 合同编号管理 5.1合同编号原则 合同编号从左向右，分别为公司集团拼音缩写、子公司拼音缩写、项目名称拼音缩写、合同类别拼音缩写、提交审批的年份、序号。 5.2合同编号方法（从左向右排序） 1）集团公司拼音缩写：“KH” 2）子公司拼音缩写，具体如下： 子公司名称 编号 子公司名称 编号 DC HT HX ………… 3）项目名称拼音缩写，具体如下： 合同类别 编号 合同类别 编号 注：营销类及行政服务类合同无须项目编码 4）合同类别拼音缩写，具体如下： 合同类别 编号 合同类别 编号 设计类 SJ 工程类 GC 采购类 CG 营销类 YX 行政服务类 HF 土地出让类 TD 房屋租赁类 FZ 其他类 QT ………… 5）年份+序号 例：***有限公司开发的***项目2017年签订的第5份，属设计类的合同，则合同编号为：***-**SJ-2017005。 第六条 合同审签流程 6.1合同审签流程（一），适用于设计类、工程类、采购类合同 6.1.1合同部根据合同申请（或评标结果）起草合同文本，并与客户协商一致； 6.1.2合同部将合同文本分别提交各中心的负责人进行审核： 1）工程中心责任人审核确认合同文本所涉工程内容(包括验收等内容)、现场管理是否完整、准确且与招标/报价结果一致，付款方式是否合理； 2）拓展中心责任人审核确认合同文本所涉质量技术要求(包括验收、服务等内容)是否完整、准确且与招标/报价结果一致； 3）成本中心责任人审核确认合同各项条款，合同文本是否符合招标/报价结果； 4）财务中心责任人审核确认财务数据表述是否准确无差错，合同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规，符合公司利益； 6.1.3合同部整合各中心的合理修改意见，并形成新的合同文本； 6.1.4常务副总审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的； 6.1.5公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的； 6.1.6董事长审核批准合同文本。 6.1.7合同文本批准后，合同部安排客户签订合同。在合同文本交证章管理员盖章前，必须确保合同文本与审批后的合同文本完全一致。 6.2合同审签流程（二），适用于营销类合同 6.2.1需求部门负责价格批准、客户确认并提出合同申请（除户外广告发布合同外还须附合同样稿）； 6.2.2需求部门配合合同部起草或修改合同文本，并与客户协商一致； 6.2.3合同部将合同文本分别提交各中心的负责人进行审核： 1）需求部门中心责任人审核确认合同文本所涉内容是否符合要求； 2）财务中心责任人审核确认财务数据表述是否准确无差错，合同所涉税务条款是否符合国家、省、市现行法务法规，符合公司利益； 3）成本中心责任人审核确认合同各项条款（付款方式）是否符合公司利益。 6.2.4合同部整合各中心的合理修改意见，并形成新的合同文本； 6.2.5常务副总审核确认所有合理意见是否均已得到落实，确认合同文本能否实现合同目的； 6.2.6公司总经理审核确认合同文本能否实现合同目的； 6.2.7董事长审核批准合同文本。 6.2.8合同文本批准后，合同部安排客户签订合同。在合同文本交证章管理员盖章前，必须确保合同文本与审批后的合同文本完全一致。 6.3特殊合同流程 所谓特殊合同是指需与政府职能部门推荐客户或公司董事会指定客户签订的合同，凡各部门需签订该类合同的，均可适用本流程。 流程简述： 部门/项目经理提交《特殊合同申请》(详见附表4)并提交合同文本至合同部负责人→总经理批准《特殊合同申请》→常务副总审核合同文本→总经理审核合同文本→董事长批准合同文本→常务副总核对无误后交证章管理员用章。 注： “特殊合同批准流程”为需授权的流程，仅取得授权后才能启动该流程。 6.4合同特殊流程 此流程仅适用于税务、开票、办理手续及证件的合同。 需求部门负责价格批准（若有）并提出《合同特殊流程申请》→合同部起草合同文本→总经理批准《合同特殊流程申请》→财务中心负责人审核合同→总经理批准合同文本→常务副总核对无误后交证章管理员用章。 注： “合同特殊流程”为需授权的流程，仅取得授权后才能启动该流程。 6.5简易合同流程 合同金额低于（）万元的，适于本流程 需求部门负责价格批准（若有）并附合同样稿→合同部审核→常务副总（或总经理）批准合同文本→证章管理员用章。 第七条 合同审签权限 合同审批权限一览表 合同类别 合同最终批准权限归属 董事长 设计类 工程类 采购类 营销类 行政服务类 土地出让类 房屋租赁类 其他类 注：以上审批权限仅仅说明了合同的最终批准人，在实际报批合同时，合同管理制度中规定的各专业审批环节仍缺一不可，各部门须按公司审批流程执行。如任何合同须执行“特殊合同批准流程”的，则最终审批权均归属董事长。 第八条 合同审签注意事项 8.1合同审签时效 8.1.1总、分包合同及大额合同审批时间控制在10日以内，零星合同（金额小于（ ）万元）审批时间控制在2天以内。 1）纸质审批（现行） 审批人员 审批时间 各部门责任人 2小时 各中心责任人 半天 常务副总、总经理、总经办 1天 董事长 2-3天 2）OA系统审批 审批人员 审批时间 各中心责任人及下属部门 1天 常务副总、总经理、总经办 1天 董事长 2-3天 8.2合同用章制度 合同部在将合同文本提交证章管理员加盖公章（合同章）之前，必须保证合同文本中所有须填写的内容已填写完整，所有已具备的附件均与合同正文一起交证章管理员盖章(需双方盖章)；对于经批准后同意在合同原文本上作修改的，则必须在修改处加盖双方公章（合同章）。 证章管理员在加盖公章（合同章）之前必须核对须加盖公章（合同章）的合同文本与经批准的合同文本是否一致，合同文本中所有须填写的内容是否已填写完整，所有附件是否均已提供，核对无误后方可加盖公章（合同章）；对于合同文本页数在两页以上的合同，除需在签署页上加盖公章（合同章）之外，还需加盖骑缝章；对于合同文本中有涂改之处的，经相关流程批准确认是经合同双方认可所做的修改，则必须加盖双方公章（合同章），同时提醒主责任人要求合同对方单位加盖公章（合同章）。 8.3合同移交 合同盖章后，由合同部在客户领取合同时，与需求部门进行移交；在合同移交时，需求部门应在合同移交表（详附件5）中签字确认。 第三章 合同档案管理 第九条 合同归档及签收制度 9.1合同归档 证章管理员在合同盖章后，将合同移交给合同部，由合同交接至其他相关部门。 1）合同原件 公司内部；财务中心1份、档案室1-2份。 客户：按客户要求 2）合同复印件 需求部门1份、预算部1份 3）合同电子版 归档部门：合同部 其它管理人：成本中心负责人、常务副总 合同部每月28日整理好本月签订的合同，将整理好的合同发送给成本中心负责人、常务副总。 合同电子版统一密码：****** 9.2合同签收 公司内部在进行合同交接时，应在合同交接表（详附件3）签字登记；客户在领取合同时，须在合同移交表（详附件4）中签字。 第十条 合同台帐（电子版）登记制度 10.1合同台帐管理部门及更新 合同台帐（电子版）由合同部进行管理，于每月28日定期更新并发送至成本中心负责人。 10.2合同台帐（电子版）表单（详附件5） 第十一条 合同借出、查阅制度 11.1合同借出期限 合同借出须先提出合同借出申请（附件6），同意后方可借出；其期限不得超过1天，超过1天的须运营总监批准同意后方可。 11.2合同查阅 合同查阅是指在档案室查阅合同的有关条款，但不得带出档案室。 11.3特殊合同借出、查阅 凡属特殊合同的，均须运营总监批准同意后方可。 11.4合同借阅其它规定 1）借出的合同原则上不得带出公司，若确有须要的，须在合同借出申请中注明； 2）借（查）阅人对所借出合同档案必须妥善保管，保守机密，保证安全，任何人不得随意在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散，不得私自复制、调换、污损、划线等，更不能擅自复印转借，更不得损坏和丢失。  3）在借（查）阅期间发生的一切问题，一律由借（查）阅人负责。 4）合同档案仅供本公司利用，公司外单位或个人需借阅时，应由本单位相关人员陪同，并由本公司人员办理相关借阅手续，所有合同档案均需经运营总监批准后，方可借阅。 11.5合同借阅除上述规定外，还需遵守公司档案管理的相关规定。 第四章 合同履行管理 合同移交完成后，各项付款及成果验收的责任人及参与人员可通过合同原件或复印件查询自己负责的合同相关工作内容，作为提示做好本项工作及查询各项工作进展的辅助手段。 第十二条 质量控制 12.1合同履行过程中，部门负责人及相关责任人必须共同就对方所提供的各项阶段性成果或合同履行过程中的各关键环节进行严格的质量把关，并按各类成果验收单的验收内容、流程及权限进行验收，确保对方所提交的最终成果满足我方要求。 12.2合同履行过程中，若合同对方到期未履行其应履行的义务(成果)的，则部门负责人必须在该项义务(成果)届期之日启动催告程序，即向对方送达要求限期履行该项义务并(或)承担相应违约责任的函告。 12.3合同履行过程中，我方向对方交付的任何资料或函件必须经对方书面确认或签收，以确保证据效力。 第十三条 付款控制 13.1合同需求部门、财务责任人及相关人员可以通过合同及其复印件查询每笔付款是否到达应付时间，付款条件是否具备； 13.2对于已经达到付款时间，但对方相应的义务仍未履行完毕的，参照本章10.2款执行。 13.3对于不设条件的付款(即到期即须付款的，如定金、预付款等)，按公司内部付款流程审批同意后可付款；对于设条件的付款，则必须经成果验收程序，确保与该项付款相应的条件已成就后方可付款，保证做到无成果验收合格证明及付款批准书不予付款。 第十四条 合同履行结果评估 本条主要适用于总包合同、分包合同、大型设备采购合同等。 每份合同履行完毕，公司均由两个中心(拓展中心、财务中心)对该份合同的履行结果联合作出评估，其中拓展中心负责评估合同约定的每项成果是否均已验收合格且达到质量目标要求，财务中心负责评估合同的履行结果有无给公司造成经济损失，由合同部统一负责向两个部门征询评估结果。 14